Les RH sont soumis à une mission de taille : garantir la conformité d’une organisation, tant à l’échelle locale que mondiale, dans un environnement juridique en évolution rapide. En quoi la technologie peut-elle les aider ? En tout ! répond Nicole Lidenbaum, Director of Product Marketing de PeopleDoc, dont nous traduisons la tribune ci-dessous.

C’est un fait : les lois et les réglementations liées au monde du travail et à la confidentialité des données évoluent constamment, en parallèle des innovations technologiques et de l’émergence de nouveaux modes de travail. Il est primordial de maîtriser ces évolutions car les conséquences pour l’organisation peuvent être lourdes.

ampoule-blue.pngLe RGPD entrera en vigueur le 25 mai 2018. Les sociétés non conformes feront face à des pénalités difficiles à ignorer. Les amendes peuvent s'élever jusqu'à 20 millions d’euros, ou jusqu'à 4% du chiffre d'affaires global annuel d'une entreprise.

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Dans ce domaine, la fonction RH a un rôle crucial puisqu’elle doit garantir la conformité de l’entreprise face à la Loi. Et pourtant, beaucoup d’entreprises n’utilisent pas encore de méthodologie claire ni de ressources modernes pour y parvenir. Nous savons que les nouvelles technologies, ainsi que des solutions digitales peuvent faciliter la gestion de la conformité et diminuer les risques pour l’organisation. C’est d’ailleurs une des missions de PeopleDoc : vous aider à anticiper et à intégrer les évolutions du cadre légal dans votre politique RH, quel que soit le ou les pays dans lesquels se trouve votre organisation. Au sein de notre ebook Why Worry? A Practical Guide to Proactive HR Compliance, nous explorons les bonnes pratiques à adopter pour la gestion de la compliance et nous répondons à une question qui a priori, étonne : en quoi une plateforme de digitalisation RH peut-elle vous aider à gérer la conformité réglementaire ? 

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Ce guide livre des insights spécifiques pour adopter une attitude proactive sur la question de la compliance. C’est-à-dire : sécuriser les données du collaborateur, maîtriser les pratiques juridiques de plusieurs territoires et enfin, améliorer l’engagement des collaborateurs, le tout dans l’anticipation et non la réaction.

La clé de la réussite ? L'utilisation d'une solution modulable, facile à manipuler et qui répond aux besoins stratégiques de votre organisation.

L’objectif : gérer les exigences légales locales et internationales tout en maintenant une pleine conformité réglementaire avec sérénité. La plateforme PeopleDoc peut vous aider. De quelle manière ? 

#1 Gérer la conservation des documents RH

La conservation (ou la destruction) des documents RH des salariés, tels que les bulletins de paie et les dossiers d’assurances peut s’avérer compliquée. Surtout pour des organisations internationales : en effet, les règles de conservation de chaque type de document RH diffèrent dans chaque pays ! Notre conseil : automatisez vos processus ! C’est le meilleur moyen de faire gagner un temps précieux aux RH. Surtout, cela évite les erreurs.

PeopleDoc et le prestigieux cabinet Morgan Lewis se sont alliés pour produire un guide qui met en lumière les obligations de conservation liées à chaque document RH.

Télécharger le guide

#2 Optimiser la recherche de documents et de formulaires

Avec le temps, les différentes versions d’un même formulaire peuvent s’accumuler. Comment retrouver le format le plus à jour ? En utilisant des métatags !

ampoule-blue.png Les métatags, qu'est-ce que c'est ?  Des informations liées au type de contenu (format), à sa source (date, auteur...) ou sur le contenu lui-même (mots-clés, résumés, descripteurs)  placée dans l'entête d'un document RH et qui fournit des informations invisibles pour le lecteur, mais qui permettent à un programme informatique de "lire" et de reconnaître le document. 

Quel intérêt ? Les RH peuvent rechercher rapidement et identifier facilement les versions utilisées dans un dossier salarié. Et surtout, le mettre à jour si besoin. 

#3 Créer des formulaires en ligne

Sans nécessiter de connaissances en code, les RH peuvent créer et updater des formulaires en ligne en quelques clics. Leurs salariés peuvent y répondre en ligne et mettre à jour automatiquement leurs dossiers. Les applications pour les RH sont infinies !

#4 Créer et optimiser des workflows

Les réglementations peuvent parfois impacter directement les processus RH. Avec PeopleDoc, les RH peuvent ajuster leurs workflows sans ressources techniques et en quelques clics !

#5 Analyser en profondeur vos données collaborateurs

Note plateforme permet d'anticiper l’expiration d’un document, ou encore d'identifier tous les documents manquants au sein d’un dossier salarié. Alertés, les RH peuvent ainsi corriger le tir, en demandant par exemple aux salariés de fournir les pièces manquantes. En bref, avec notre module Advanced Reporting, nous aidons chaque jour les RH à adopter une attitude proactive : ils peuvent demander en avance aux collaborateurs la mise à jour de ces documents, directement via notre plateforme !

#6 Partager des documents sensibles en toute sécurité !

Les documents RH peuvent contenir des informations sensibles et nécessitent d’autant plus de paramètres de sécurité lorsqu’ils sont partagés. Avec la possibilité d’attribuer des rôles aux accès qui ont des possibilités de partage, de modification et de consultation prédéfinies, vous pouvez partager les documents avec votre équipe juridique ou des prestataires externes lorsque c’est nécessaire. Chez PeopleDoc, nous nous engageons à faciliter le travail des RH. Notre plateforme complète rationalise et automatise les tâches et donne plus de temps aux RH, chaque jour, pour qu'ils puissent exercer leur métier.

Comprenez comment PeopleDoc aide les RH à maintenir une pleine conformité réglementaire.

Stress Less avec  PeopleDoc !

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