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Grâce aux technologies analytiques (à la big data), la fonction RH peut désormais optimiser ses recrutements, comprendre comment retenir ses talents et permettre à l'ensemble de l'entreprise de se développer en prenant les meilleures décisions. Mais encore faut-il disposer des données nécessaires, et lorsque l'on détient ces données, savoir les utiliser. 

Nous allons vous donner 3 conseils pour rester dans la course à la Data RH. 

Nous tenterons également de répondre aux questions suivantes :

  • Comment utiliser des données pour créer les équipes les plus performantes ? 
  • Comment prendre les bonnes décisions en se basant sur la data RH ? 
  • Comment se préparer à l’arrivée de l’Intelligence Artificielle dans le monde de l’entreprise ? 
  • Comment mieux comprendre vos employés ? 
  • Comment améliorer la qualité de vos services RH ? 

Découvrez notre suite d’articles sur la Data Rh et ses enjeux dans l’entreprise. A travers les témoignages et les conseils d’experts RH, apprenez tout ce qu’il y a savoir sur le sujet : gestion de la Data RH, utilisation quotidienne, outils à mettre en place et connectivité, gouvernance de la data, qualité et fiabilité des données, la data pour prendre des décisions et bien plus encore ! Cliquez ICI !

La Data et le sport

Pour mieux comprendre le rôle de la data, il peut être intéressant de faire une analogie avec les données utilisées et analysées dans le sport. Aujourd'hui grâce au big data il est possible pour les coachs de déterminer ce qui fait la force et la faiblesse des athlètes pour comprendre leur potentiel. Les sports scientists ont pour objectif de mieux connaître les athlètes, prévoir leurs performances, réduire le nombre de blessures et même de calculer le nombre de médailles potentielles. 

Si l'on transpose ces sujets dans le monde de l’entreprise, on se rend compte que la plupart des RH se posent les mêmes questions que les coachs sportifs : comment identifier les meilleurs éléments ? Comment les mettre dans les meilleures conditions de réussite et comment monter les équipes les plus performantes pour lancer un nouveau produit ? Comment améliorer la gestion de la relation client ou encore améliorer la performance financière de l’entreprise ? Comment connecter les collaborateurs aux services RH indépendamment de leur lieu de travail et de leurs horaires ?

L’analogie avec le sport résonne beaucoup avec le monde des Ressources Humaines qu’on décrit souvent avec les 3 verbes suivants :

  • Attirer
  • Développer
  • Retenir

Comme le coach qui constitue une équipe (il attire), la fait s’entrainer (il la développe) et met en place la cohésion et l’esprit d’équipe jusqu’à la fin du championnat (il les retient), le professionnel RH doit assurer ces 3 grandes missions.

La data est un levier, car son utilisation et son analyse prédictive servent à attirer les meilleurs candidats - on peut penser aux analyses faites depuis longtemps par les équipes marketing pour identifier le contenu qui plait aux différentes cibles : quels messages ? Sur quels supports (site corporate, réseaux sociaux, associations professionnelles, site spécialisé comme Welcome to the Jungle ...) ?

Elle sert également à développer ; utiliser la data pour identifier les talents et composer les meilleurs équipes. Exemple : pour réussir, il faut que les équipes puissent être diverses notamment en termes de background et d’un point de vue des compétences « soft skills » - de plus en plus d’entreprises essaient de mieux comprendre les profils des salariés, en suivant leur performance en fonction des situations dans lesquels ils se trouvent.  Est-ce qu’il y a une taille d’équipe optimale ? Une fréquence idéale de réunions qui permet aux individus de se développer en toute autonomie ?

Enfin la data peut aider à retenir les talents – Lors des People Review, on demande aux managers d’évaluer le risque de départ des salariés et l’impact de leur départ. Ce sont des éléments compliqués à identifier, notamment pour les managers de grandes équipes. La data peut permettre d'identifier plus facilement les facteurs qui influent sur le taux de rétention.

« Le Big Data et l’analyse prédictive ont transformé la manière dont sont composées les équipes et dont les bons joueurs de l’équipe sont choisis. » Le Stratège

La Data, qu'est-ce que c'est ?

Le domaine « People Analytics » rassemble l’ensemble des initiatives qui ont pour objectif principal de fournir un support à la prise de décision, de manière éclairée, factuelle et objective à travers l’exploitation et la modélisation de données RH.

La data RH ou le « People Analytics », c’est le fait de collecter et d’analyser des données RH et des données issues de l'entreprise. L'objectif est de s'en servir comme indicateurs afin de mettre en place des plans d’actions concrets et d’améliorer la façon dont une entreprise réalise ses objectifs et fait du business. Ces informations sont la plupart du temps présentées de manière visuelle avec des graphiques par exemples.

Si beaucoup pensent que la data RH sert principalement à améliorer l’efficacité des opérations RH, les perspectives ou informations qu'offrent ces données permettent également aux entreprises d’orienter leur stratégie.

La fonction RH a toujours été consommatrice de Data, mais elle produit également beaucoup de données. Afin de calculer la paie par exemple, il faut à la fois, avoir l’ensemble des informations liées au contrat de travail et à la rémunération, mais il faut aussi collecter les éléments variables de la paie : prime d’ancienneté, primes exceptionnelles, commissions, rappels sur salaire, heures supplémentaires, absences rémunérées, congés payés, maladie ... Depuis 40 voire 50 ans, les entreprises se sont dotées de systèmes de paie, de calculateurs. Plus récemment beaucoup d’entreprises se sont équipées de SIRH pour gérer de façon plus efficace l’ensemble des données utiles à la gestion de Ressources Humaines. Ces SIRH étaient utilisées pour des tâches traditionnelles comme les calculs, la gestion du réglementaire, le déclaratif.

Aujourd’hui à l’heure du big data, cette donnée ne doit plus seulement être produite et gérée, elle doit être analysée, traitée mais aussi partagée et communiquée dans l’entreprise. Tout ceux qui en ont besoin doivent pouvoir accéder aux informations de façons simple et rapide. Les SIRH permettent à présent de répondre à tous ces objectifs.

Premier conseil : Mettre en place une gouvernance autour de la data RH

Il est  désormais primordial de penser collectif. On passe moins de temps à regarder le passé ou à essayer de prévoir l’avenir, on s'applique à faire en sorte que la donnée circule et qu’elle soit disponible au bon moment pour la personne. Que ce soit le dirigeant, le DRH, les managers, les salariés, voire des candidats ou encore des clients externes, l'information doit leur être communiquée.

Aujourd'hui les RH doivent être agents du changement et pousser l'entreprise à se tourner vers le digital. Il faut que les salariés comprennent l'intérêt de la data, que les managers l'utilisent pour faire leurs bilans de performance. Il faut aussi penser à la stratégie globale de l'entreprise.

Il est primordial pour les RH de placer ce sujet au coeur de leur stratégie car les Ressources Humaines se laissent distancer dans l'utilisation de la donnée. Plusieurs études ont démontré que les responsables RH ne sont aujourd'hui pas en mesure d'exploiter les données concernant les collaborateurs. À peine 47 % des responsables utilisent des données ou des indicateurs, quels qu’ils soient, pour prendre leurs décisions en matière de salaire ou de promotion ! Il y a encore un pas à faire dans l'utilisation de la donnée.

La tendance évolue, cependant, aujourd'hui 41% des entreprises créent activement des applications mobiles pour leurs services, pour les aider dans la gestion des Ressources Humaines, selon une étude Deloitte, RH digitales : plates-formes, personnel et travail. La crédibilité des RH est plus grande quand on se base sur des données, il faut utiliser des chiffres pour appuyer ses propos face à un directeur financier.

Pour donner un exemple concret de ce qui peut se faire, voici l'histoire d'une banque écossaise. Elle a développé un outil interne, en se basant sur les éléments présents dans leur SIRH, système de paie et outil de gestion des talents. Il ont créé deux indicateurs : un indice d'engagement (pour consolider des infos de processus de performance mais aussi de différentes enquêtes faites durant l'année) et indice de maturité du management. Ces indices sont partagés dans l'ensemble de l'organisation, les managers peuvent alors avoir des retours sur leur qualité managériales. 

Pour pouvoir atteindre ces objectifs, l'important pour vous est d'avoir une personne dédiée au sein de votre organisation : la People Analytics. Il se peut que certains de vos collaborateurs (dans le service marketing par exemple) puissent mettre en place avec vous, des indicateurs (engagement des salariés par exemple) pour les analyser ensemble. L'important est de partager et analyser la donnée.

D'ailleurs, plus que jamais le sujet de l'engagement des salariés est un enjeu majeur des entreprises, avec les gig workers. Aujourd'hui les entreprises doivent offrir la même expérience collaborateur à tous les types d'employés. Il est donc primordial de les comprendre. Selon un enquête Deloitte, très peu de RH disent avoir déjà mis en place des processus et politiques robustes pour gérer la main d’oeuvre ”alternative” (8%). Il faut alors mener un travail de fond pour favoriser la rétention.

L'intelligence artificielle peut permettre, associée à l'analyse des données RH, de mieux comprendre les points d'amélioration de l'entreprise pour offrir la meilleure expérience collaborateur. Aujourd'hui, à peine 33 % des équipes RH utilisent l’IA sous une forme ou une autre pour fournir leurs prestations, et 41 % créent activement des applications mobiles pour leurs services, selon l'étude Deloitte, RH digitales : plates-formes, personnel et travail – Tendances mondiales 2017 sur le capital humain.

La crédibilité des RH est beaucoup plus grande lorsque des données sont utilisées. La capacité des RH à collecter et analyser les données permet à leurs équipes d’accroître la valeur ajoutée dans l’organisation. Pourtant, aujourd'hui, selon une étude Gartner, 70% des sociétés accroissent leurs investissements dans l'analyse des talents mais à peine 12% ont le sentiment d'en tirer des résultats. 

Deuxième conseil - Mettre la data au centre de  l’organisation

La Data ne doit pas exclusivement être un sujet RH, elle doit être utilisée par l'entreprise dans son ensemble. La question de l'intégrité des données reste de taille, il faut se demander si elle est bonne ou exploitable. Il faut savoir par où commencer et laquelle utiliser. On dispose de deux types de données : les données structurées (dans le SIRH), et les données non structurées (l'ensemble des données que l'on récupère à travers le processus de performance notamment).

Il faut être plus à l'écoute des salariés en utilisant la donnée perceptive : trouver des indicateurs pour la stratégie de l'entreprise et il est primordial de se demander ce dont les employés ont besoin. Et cette question n'est que très peu abordée. La révolution du digital, va changer le rôle et les métiers que nous connaissons actuellement. Il est donc important de connaître les perspectives d'évolution des collaborateurs dès aujourd'hui pour les aider à se développer. Il faut savoir où se positionnent les salariés.

Des études démontrent que les salariés souhaitent être écoutés et que leurs problématiques soient prises en compte. Aujourd'hui 75% des salariés déclarent qu'ils resteraient dans une entreprise uniquement si on les écoutait et qu'on prenait en compte leur problème. C'est la clé de la rétention. Le simple fait de leur donner des outils que leur permettent d'être écouté, et de comprendre leurs problématiques, permet d'agir sur la rétention. 

On a 20% de données qui sont structurées (les informations que l'on trouve dans la paie, dans le SIRHl; où l'on sait où trouver l'information et ce qu'elle représente) mais on a 80% des données qui sont difficiles à interpréter, mesurer et utiliser. On peut prendre exemple des informations récoltées par les managers lors des entretiens annuels, comment savoir si les salariés sont en phase avec la physionomie de l'entreprise ? Il faut créer des indicateurs qui ont du sens et qui sont partagés. 

Troisième conseil : Mixer data et intelligence artificielle

Il faut utiliser tout ce qui est mit à notre disposition pour imiter un raisonnement humain ou une analyse d'émotion. La nouvelle technologie permet aux RH de mieux comprendre les salariés. Aujourd'hui il est important de savoir quels sont les collaborateurs les plus performants, et l'entretien annuel ne suffit pas. On aimerait également savoir ce qui intéresse les salariés dans leur travail de tous les jours. Cette donnée permet alors aux professionnels RH d'aller plus loin dans leurs opérations, et de se concentrer sur la stratégie globale de l'entreprise.

Aujourd'hui les entreprises sont au fait de ces sujets, puisque 82%, indiquent qu'elles prévoient de commencer à utiliser du big data. Donc pas seulement les informations RH dont elles disposent mais également ce qui est disponible sur des sites publics pour pouvoir les utiliser dans leur service RH. 

L'IA permet d'automatiser un certain nombre de processus et de tâches, afin de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Cela vaut pour les RH mais aussi pour les managers, lorsque l'on demande des validations sur des sujets pour lesquels il n'est plus nécessaire de le faire, la Data peut automatiser et permettre aux différentes fonctions de se concentrer sur leur propre métier.

Il y a un grand potentiel de chiffre d'affaires pour les organisation grâce à l'analyse de données. En 2020, les entreprises qui vont adopter l'IA pensent que leur chiffre d'affaires va augmenter de 20%, d'après une étude Infosys (Amplification du potentiel humain : vers une utilisation ciblée de l’intelligence artificielle, Infosys 2018). L'idée est de pouvoir anticiper les résultats, recommander des actions rapidement pour les managers.

Aujourd’hui plus encore qu’hier, on demande aux leaders RH d’aider le business à prendre les meilleures décisions en se basant sur l’ensemble des données à disposition dans l’organisation.

Chez PeopleDoc, on est persuadé que l'utilisation de la data et de l'IA vont de paire. On encourage à aller plus loin dans l'automatisation en se basant sur l'analyse des données. L'objectif est de rationaliser les processus RH de manière quantifiable, rapide et économique. Les RH font beaucoup de tâches manuelles et passent beaucoup de temps pour effectuer des tâches chronophages. De plus le temps de validation des processus RH est en général très long. La Data peut permettre d'automatiser les processus, afin de gagner en performance. Et réduire le temps passé sur certaines questions (sur les congés, absences) etc. Cela permet aux RH mais également à l'ensemble de l'entreprise d'être plus performant, puisque le temps gagné permet de faire de l'analyse dans l'entreprise au global.

Pour conclure, comme nous dit Michael Jordan : « Un joueur brillant gagne des matchs, mais ce sont le travail d’équipe et l’intelligence qui permettent de remporter les championnats. » En effet, on dispose dans nos entreprises de collaborateurs talentueux et performants que l'on arrive à identifier facilement avec un entretien annuel. Pour autant, la cohésion d'équipe, l'appuie des managers pour développer des équipes performantes, et s'assurer que l'on utilise à bon escient les compétences de chacun est un véritable travail d'équipe. Et c'est ce qui permettra à l'organisation d'être plus performante.

 

 
 
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