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Les entreprises ont des difficultés à enchainer les réformes qui s’accélèrent, toujours plus impactantes et structurantes. Il y a 15 ans, l’évolution de la CSG modifiait 1 ligne sur la fiche de paie. Depuis, avec la DSN, les équipes paie ont été confrontées à un véritable chantier d’entreprise. Aujourd’hui la réforme du  prélèvement à la source impacte les RH mais aussi la DAF, les managers et les salariés. Le rôle des RH : démystifier la réforme pour se focaliser sur les points clés des chantiers. Le point positif : ce n'est pas si compliqué... pour peu qu’on se prépare. Et pour cela, la préfiguration du PAS est un atout majeur. Décryptage.

La communication officielle de la DGFIP 

En septembre, les entreprises ont reçu le message suivant : "Afin de préparer les contribuables à ce changement, il vous est possible de préfigurer le prélèvement à la source sur les bulletins de paie de vos salariés à partir de septembre 2018 et jusqu'à la fin de l'année. Votre éditeur de logiciel de paie ou votre expert-comptable a probablement évoqué avec vous cette possibilité de simulation qui permettra de préparer vos salariés à l'arrivée de cette réforme en janvier 2019."

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1. Le principe de la préfiguration du PAS

La préfiguration permet une véritable communication entre l’employeur et ses salariés. Elle évite les éventuelles anomalies de choix du taux d’imposition par le salarié, ou de mauvaise immatriculation de celui-ci auprès de la DGFIP. Bon à savoir : 

- Les bulletins de paie intégrant une préfiguration du prélèvement à la source s’inspireront de ceux prévus à partir de janvier 2019 et présentés dans l’article 3 de l’arrêté du 9 mai 2018.

- les employeurs sont libres de choisir les mentions à porter sur les bulletins de paie. Ils peuvent faire apparaître : le taux de prélèvement à la source du salarié ; le taux et le montant d’impôt prélevé à la source simulé ; le taux et le montant d’impôt prélevé à la source simulé, ainsi que, pour information, le montant du salaire net après déduction de ce prélèvement simulé.

- L’employeur souhaitant participer à la préfiguration du prélèvement à la source sur les bulletins de paie de ses salariés doit disposer d’un logiciel de paie adapté.

2. La préfiguration du Prélèvement à la Source : le calendrier

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La DGFIP a prévenu que les problèmes d'immatriculation de contribuables peuvent subsister. Si c'est le cas, l'entreprise ne recevra pas le taux du salarié, et il faudra lui appliquer le taux barême. Cela pourrait mettre des salariés dans des situations désagréables pendant plusieurs mois (jusqu'à sa régularisation). La préfiguration permet de déceler les cas particuliers des collaborateurs par les RH et ainsi leur donner l'opportunité de gérer la situation auprès de la DGFIP. Cela permet de créer une relation de confiance et enrichit la marque employeur.

De septembre à janvier 2019, le rôle des entreprises et plus particulièrement des services RH se décompose en trois grandes actions : anticiper, communiquer, préparer.

Anticiper les questions techniques et les inquiétudes des salariés

  • Définir un plan de communication spécifique ;
  • Lister les différents canaux de communication  : partenaires sociaux, emails, réunions…
  • Intégrer s’il est proposé, le parcours de formation de son éditeur pour se former à la préfiguration, à la compréhension du dispositif et aux cas particuliers ;
  • Choisir sa date pour la mise en place de la préfiguration sur le bulletin: d’octobre à décembre 2018 pour les entreprises en exercice civil ou d'octobre à novembre pour les entreprises pratiquant le décalage de paie ;
  • Exécuter la préfiguration et communiquer !

 

Communiquer sur la réforme et l'interlocuteur unique 

 

Accompagner pour ne pas surcharger l'équipe RH

  • Etudier la mise en place de chatbots ; il s'agit de diminuer la charge employeur pour évacuer les questions basiques liés au PAS ;
  • Nommer un chef de projet PAS dédié pour répondre aux sollicitations des collaborateurs et éviter l'engorgement des services RH.

 

3. Dématérialiser pour accompagner le dispositif de mise en œuvre du PAS

Inéluctablement, les entreprises se digitalisent. Les billets de transports, les factures, les déclarations d'impôts... dans la vie quotidienne, on dématérialise. Les entreprises rattrapent peu à peu leur retard. CEGID a accompagné sur la dématérialisation RH en 5 mois 4 fois plus de clients qu’en 8 ans !

3 raisons majeures de cette dynamique :

  1. La protection des données personnelles de type RGPD et la problématique de la data privacy ;
  2. Le prélèvement à la source ;
  3. Une volonté plus présente de modernité et de dématérialisation.

Avec le PAS, de nouvelles informations confidentielles présentes sur le bulletin de paie à protéger pour le prélèvement à la source (PAS) comme le taux d’imposition transmis par la DGFIP et le montant du PAS du mois.  Si la question n’est pas de savoir si votre entreprise va dématérialiser ses bulletins de Paie mais quandLa mise en place du PAS est selon moi une bonne opportunité pour se lancer. 

 

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