Dans le monde des RH et des People Operations, il y a toujours des leviers d’amélioration à activer. L’amélioration continue des processus, à travers l’application du concept d’agilité ou de la méthode Kaizen par exemple, s’est peu à peu généralisée notamment pour offrir une meilleure expérience aux collaborateurs. Mais cette recherche perpétuelle d’amélioration peut parfois sembler sans fin.

Il y a tant à faire ! Alors, comment savoir par où commencer ?

Une matrice de priorisation pour une meilleure perspective


Changement de poste, arrivée dans une nouvelle entreprise ou désire de faire avancer votre organisation actuelle … Le contexte importe peu : dans tous les cas, il vous faudra prendre du recul avant de vous lancer. Pour gagner en efficacité, le meilleur moyen est d’établir une matrice de priorisation qui alimentera votre feuille de route sur un ou deux ans. 

Présentée ainsi, la tâche peut paraître énorme. Mais c’est finalement assez simple : vous devez investir votre temps et vos efforts là où ils seront le plus profitables et auront le plus grand impact. Vous devez aussi vous assurer que les résultats seront à la hauteur de l’investissement. Un gros travail de préparation en plusieurs étapes s'impose.
 

1. Demandez des feedback

Il est normal de partir de ce qui ne fonctionne pas pour avancer. Passez du temps avec les différentes parties prenantes, écoutez ce qu'elles ont à dire, ce qui ne fonctionne pas et les différents problèmes qui peuvent être rencontrés au quotidien. Certains processus ou services se démarqueront et c’est tout à fait normal.

Si cette démarche montrera à tous votre capacité d’écoute, elle ne vous permettra pas de connaître les sentiments réels de vos collaborateurs, ni d’améliorer la productivité au sein de votre service RH. Recueillir le point de vue des différentes parties n’est qu’une première étape dans la création de votre matrice de priorisation, et elle est indispensable si vous souhaitez obtenir le consensus et développer votre capital confiance au sein de l’entreprise.

Malik Kahil et GRT Gaz ont commencé par interroger leurs équipes et obtenir un maximum de feedbacks pour comprendre leurs besoins et les processus qu'il était nécessaire d'améliorer. 

 

2. Définissez la portée de votre projet 

Avant de faire le grand saut, faites le point :

> Listez tous les processus ou services gérés par votre équipe.

> Prenez le temps de définir la portée de votre projet. Si vous souhaitez remanier l’intégralité des processus RH, il vous faudra rassembler toute l’équipe et faire une liste exhaustive des tâches, aussi bien quotidiennes qu’annuelles.

> Suivez votre plan à la lettre et écartez tout de ce qui pourrait vous en faire dévier : surtout quand il s'agit d'un projet à plus faible portée. 

> Des collaborateurs vous feront sans doute des commentaires et proposeront probablement des axes d’amélioration au-delà du projet. Notez-les sur votre feuille de route pour plus tard et concentrez-vous sur le présent.

3. Classez les processus par ordre de priorité 

Lorsque vous classez les processus, pensez en termes d’éléments déclencheurs et d’actions mesurables. Par exemple, si votre objectif est d’améliorer le processus d’onboarding, vous pouvez intégrer les éléments suivants à votre liste :

1. Intégration du candidat,

2. Tâches liées à la pré-embauche,

3. Premier jour dans l’entreprise,

4. Rôle du manager;

5. Questionnaire de satisfaction pour les nouveaux collaborateurs, etc.

Chaque processus aura ses propres caractéristiques, qui vous aideront par la suite à les classer par ordre de priorité : un responsable, des parties prenantes, des processus de communication et de documentation bien déterminés. Au niveau le plus élémentaire, deux paramètres vous permettront d’établir une matrice de priorisation à 4 cases: la portée et le volume.

Matrice de priorisation pour l’amélioration des processus RH

Une matrice plus étoffée peut vous aider à justifier la mobilisation des ressources et vous permettre, si d’aventure vos priorités ne seraient pas les mêmes que celles de vos principaux collaborateurs, de vous appuyer sur des éléments concrets pour défendre votre plan. Pensez également aux questions de conformité et au niveau général d’effort requis pour chaque processus. Il ne faudra pas non plus oublier d’écouter l’avis des différents acteurs du projet, qui pourront vous aider à pointer d’éventuels dysfonctionnements.  

Chacun de ces paramètres peut vous amener à réajuster légèrement votre projet, et donc vos priorités. C’est pour cette raison qu’il vous faut toujours garder à l’esprit votre mission de départ, bien la comprendre et s'y tenir. Si votre but est d’améliorer le niveau de productivité, ne vous occupez pas des processus qui demandent le moins d’efforts aux équipes, même si leur portée ou leur volume est important. Par contre, si par exemple, votre entreprise se prépare à une introduction en bourse, le moindre problème de conformité ne passera pas inaperçu et les processus en lien avec la conformité seront à traiter en premier.

 

Le conseil d’un pro :

Il peut être utile de réaliser un tableau un peu plus élaboré, en attribuant des valeurs à chaque paramètre (exemple : pour la portée, les projets qui impactent un seul endroit valent un point, ceux qui ont un impact sur plusieurs services valent deux points, ceux qui impactent l’ensemble de l’entreprise en valent trois.) Faites équipe avec un pro des tableurs, pondérez et calculez les différentes valeurs à partir de vos objectifs de départ.

4. Commencez le brainstorming

Une fois les différents processus et critères de mesure définis, rassemblez l’équipe pour un petit brainstorming. Si vous pensez aller plus vite tout seul, en vous appuyant sur vos années d’expérience, rappelez-vous d’une chose : vous n'avez que votre propre perspective. La présence d’un représentant des managers, des salariés et de votre équipe opérationnelle -en bref, de ceux qui travaillent sur le terrain- vous aidera à obtenir une meilleure vue d’ensemble et à créer un consensus à l’heure de définir les priorités.

Il est temps de passer au travail d’équipe : arrêtez-vous et discutez de chaque paramètre, laissez de la place à d’autres processus, soyez à l’écoute et montrez-le, faites savoir aux collaborateurs qu'ils sont entendus.  Surtout, laissez l’équipe parvenir d’elle-même à un consensus ou appuyez-vous sur les chiffres : ils parleront d’eux-mêmes ! Outre son caractère enrichissant, cette réunion aura l’avantage d’ouvrir différentes perspectives. Vous aurez ainsi tous les éléments en main pour la suite de votre projet.

 

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