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C'est le moment de terminer ses projets annuels, le regard déjà tourné vers 2018. Et les prochains mois seront liés à la conformité ou ne seront pas ! Fabien Lerays, VP Customer Services EMEA de PeopleDoc était l'invité de du média Parlons RH. Il répond aux questions de Thomas Chardin sur la digitalisation RH et les problématiques de compliance RH. 

Surtout, il détaille 3 cas pratiques pour comprendre les atouts du digital RH en matière de conformité réglementaire, en France comme à l'étranger. Retrouvez Fabien en vidéo à la fin de cet article pour visionner le webinar complet !

 

Cas pratique n°1 : le CSP RH pour harmoniser et fluidifier l'offre de services RH des organisations complexes

team-fabien-lerays.png"Mettre en place des processus en conformité avec une actualité légale qui évolue vite n'est pas chose aisée. L'utilisation d'une plateforme pour gérer les processus administratifs RH permet aussi à la fonction de se décharger des problématiques légales et de se concentrer sur son coeur de métier. Notre client Natixis a mis en place un CSP RH digitalisé centraliser les activités RH pour délivrer un meilleur service aux salariés, avec une problématique de taille : 40 filiales et 6 conventions collectives. "

Comment structurer et harmoniser l'offre de services RH ? Côté collaborateur, comment contacter la fonction RH ? Comment assurer la conformité des réponses apportées aux collaborateurs ?

Les équipes voulaient répondre à un double objectif : d'une part pour que  les collaborateurs puissent formuler leurs demandes en un point unique et centralisé, et obtenir des réponses précises et rapides de la part du service « Questions et Demandes ». D’autre part, pour hiérarchiser les demandes et les traiter efficacement, avec la possibilité de mesure de la performance et de la qualité de ses services.

Le résultat : avec le CSP RH digital, "70% des demandes salariés trouvaient une réponse en self-service". Un gain de temps et d'efficacité pour les RH ! Surtout les réponses apportées sont conformes car la nature des réponses apportée est décidée en amont (Lire le retour d'expérience de Natixis).

Cas pratique n°2 La gestion des rôles et des habilitations

team-fabien-lerays.png "Nous traitons des données sensibles dans les RH : comment donner la bonne information à la bonne personne ? Il est très difficile d'assurer une gestion sécurisée au format papier. Surtout, l'accès aux dossiers salariés, dans cette configuration, est rarement centralisé, et son accès difficile. Notre client Suez-Sita, avec 20 000 dossiers salariés au format papier, faisait face à cette problématique."

PeopleDoc a apporté sa solution de Gestion documentaire RH pour unifier, organiser et sécuriser les dossiers des salariés. Cette solution a été appliquée à tous les systèmes de gestion, à tous les formats de documents et dans tous les pays. 

5 millions de documents ont été digitalisés selon leurs règles de sécurité et d'archivage pour que les gestionnaires RH puissent ensuite alimenter ces dossiers directement au format digital. Avec une gestion très fine des droits et habilitations, les collaborateurs peuvent accéder aux pièces de leur dossiers, comme leurs entretiens individuels (Lire le retour d'expérience de Suez-Sita).

 

Cas pratique n°3  Echelle locale ou mondiale : l'enjeu de sécurité et de traçabilité en commun

La conformité est loin d'être uniquement un enjeu mondial. A l'échelle d'un pays, nombreuses sont les entreprises qui ont besoin de sécuriser et réglementer leurs processus d'embauche. Par exemple : le secteur du retail qui doit gérer l'émission et la signature de contrats depuis la boutique jusqu'au siège par exemple, ou les organisations qui ont en charge la gestion de campagnes d'embauches saisonnières. 

Et les organisations internationales font aussi face à cet enjeu, notamment en matière de rétention des documents : 

team-fabien-lerays.png"Le digital permet de gérer facilement les règles de rétention des documents, en fonction de l'environnement légal de chaque territoire. Chez Biogen, la problématique concernait la gestion des documents expirés, très difficile au format papier ! Notre plateforme digitale facilite la conformité réglementaire, avec par exemple un rappel automatisé des dates de fin de validité des documents RH. "

En bref : avec une plateforme Digital RH, l'actualité légale est une opportunité pour l'organisation 

Face aux évolutions légales, le digital permet de sécuriser les flux de données, garantir la conformité réglementaire et optimiser l'offre de services RH !  

 

Stress Less avec  PeopleDoc !

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