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D’après une étude nord-américaine intitulée « Conduire le changement : Pourquoi les efforts de transformation échouent », publiée par la Harvard Business Review, 70 % des changements organisationnels n’atteignent pas leurs objectifs ! Apprendre à conduire le changement est indispensable pour mener son projet à bien mais aussi pour en tirer des bénéfices.

Nous avons interrogé Fabien Lerays, VP Customers Services EMEA chez PeopleDoc, sur l'importance de la conduite du changement dans le cadre d'un projet de digitalisation RH. Il nous explique les enjeux de cette étape importante, comment la mettre en place et comment l'adapter à son entreprise et à son projet.

Les 3 challenges du digital RH : un projet d’entreprise

“Quand une entreprise mène un projet de digitalisation RH elle peut faire face à plusieurs challenges et le premier est véritablement la conduite du changement. Dans le monde du SaaS, les projets de digitalisation RH ne sont pas les plus compliqués à mener par rapport à d’autres projets SIRH. Les équipes projets peuvent s'appuyer sur une mise en place rapide des solutions, basée sur l'utilisation de best practices et de pré-configurations fonctionnelles dans le paramétrage des outils. Dans ce contexte, il est très important de ne pas minimiser l'importance de la conduite du changement pour faire adhérer les collaborateurs aux solutions mises en place. Le temps dégagé par les équipes projet doit être réinvesti dans la communication et l'accompagnement des collaborateurs.

Second point : les projets de digitalisation RH étant simples techniquement, ceux-ci sont portés en interne par les équipes métier. L’implication de la DSI est nécessaire notamment pour la création d’interfaces avec les solutions. Le deuxième challenge est donc de faire adhérer la Direction des Systèmes d'Information (DSI) dès le début du projet. Cela évitera au projet de prendre du retard en alignant les contraintes de planning de votre DSI avec celui de votre projet.

Le dernier point de vigilance, est qu’il faut se préparer en amont à mener un projet de digitalisation des processus RH. Pensez à mettre à plat vos processus RH, profitez-en pour vous lancer dans une refonte de ceux-ci et dans une réflexion sur l’organisation de ces processus. Il faut vous demander : "quels sont les processus RH que l’on veut dématérialiser ? Comment va t-on les adapter à la digitalisation ?" Après avoir obtenu des réponses claires, on peut alors se lancer dans la mise en place d’une solution. “

L’importance de l’équipe projet et l'implication de tous les collaborateurs

On pourrait croire que puisque les projets de digitalisation ne sont pas les plus complexes, monter une équipe projet n’est pas si important. C’est pourtant primordial !

“Il ne faut pas négliger les équipes projets ! Les projets sont simples et rapides à mettre en place mais c’est justement pour cela qu’il ne faut pas oublier d’investir dans une équipe. Il faut monter un véritable projet avec un chef de projet dédié qui aura la possibilité de mener à bien la démarche et qui lui donnera un rythme au quotidien."

Un petit groupe travaillera sur la transformation digitale de l'entreprise mais la démarche doit être globale et impliquer tous les collaborateurs.

"L’important c’est aussi de s’inscrire dans une vision globale d’entreprise. Pour cela, il est indispensable de nommer des sponsors et des ambassadeurs. La ligne managériale doit absolument soutenir et encourager le projet pour qu’il soit mené à bien et que le changement soit accepté par tous.

Adapter la conduite du changement à chaque entreprise 

“Pour moi tous les secteurs peuvent être digitalisés, en revanche, certains d'entre eux vont demander un peu plus d'efforts pour faire accepter la dématérialisation. Par exemple, lorsque les salariés sont délocalisés et qu’ils n’ont pas forcément accès aux ordinateurs d'entreprise, ni à internet, il faudra les accompagner, leur fournir des formations et des explications, davantage que pour une population de bureaux. Cela leur permettra d'adhérer et comprendre plus facilement le projet.

Pour ce qui est des personnes travaillant dans des bureaux, on peut y trouver des consultants ou freelances qui sont externes et qui vont appréhender différemment ce type de changement mais qui pourront directement tirer profit de ces solutions. Il faut trouver les arguments et les relais qui vont parler et convaincre les différentes populations d'une entreprise d'utiliser les solutions mises en place.”

Mesurer le ROI de son projet de digitalisation : bien choisir ses KPI’s

"Dans tout projet, il faut mettre en place des KPI’s, des objectifs en interne basés sur la vision globale de l'entreprise. Il peut s'agir d'un objectif écologique (réduction du papier), d'un objectif de modernisation (plus de dossiers papiers, promotion d'un intranet), d'un objectif de confidentialité et de sécurisation des données (Compliance) ou encore financier (réduction des coûts). Il faut savoir mettre en place les bons indicateurs pour mesurer et analyser l'empreinte et la portée du projet une fois qu'il a été mis en place.

On peut calculer le ROI, un indice d'investissement financier, le taux de digitalisation, le taux de réduction du papier utilisé, le temps pour retrouver des documents, et bien d'autres encore. L'important est ensuite de communiquer en interne autour de ces KPIs : aux équipes, aux sponsors du projet, aux utilisateurs, et même à l'ensemble des employés."

 

À retenir :

  • Quelque soit le projet et sa complexité, la conduite du changement est indispensable ;
  • La gestion du changement peut et doit être adaptée à chaque entreprise ;
  • Pour mener son projet à bien, il est important d'avoir entamé une phase de réflexion en amont pour déterminer les besoins et enjeux et comment on veut y répondre ;
  • Si l'on souhaite que tous les collaborateurs adhèrent aux changements, il faut les impliquer dès le début dans le projet ;
  • Pour analyser la réussite et la portée du projet, il est important de mettre en place des KPI's.

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