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La fonction RH se voit régulièrement challengée par les différentes réformes du droit du travail. À l'heure où l'on construit déjà ses plans d'actions RH pour 2020, nous vous proposons de faire le tour des évolutions règlementaires majeures de ces dernières années - et la manière dont les RH peuvent faire du digital un allié pour s'y confronter (retours d'expérience à l'appui !).
 


Parmi les enjeux de la conformité réglementaire RH, 2019 / 2020 : 

>Loi travail 

>Ordonnances Macron et télétravail 

> RGPD

>Réforme du PAS 

 

>La Loi Travail 

La Loi Travail est un véritable accélérateur de la digitalisation des entreprises, pourtant la fiche de paie électronique était juridiquement acceptée déjà depuis 2004 ! Il faut toutefois attendre la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 du Code du Travail pour que le processus soit mieux encadré, autorisant alors les employeurs à proposer à leurs salariés de recevoir leurs fiches de paie au format électronique. Avant 2009, l'employeur devait proposer l'envoie numérique au salarié qui devait donner son accord. C'est ce qu'on appelle "l'opt-in". Désormais l'employeur peut décider de dématérialiser ses bulletins de salaire par défaut et son refus revient à la charge du salarié. Une réelle avancée pour faciliter la digitalisation de la fiche de paie et le « zéro papier ».

Chez Bouygues Telecom, l'opt-out a été vecteur de réussite du projet de dématérialisation des bulletins de salaire. Marc Grunenweld, Responsable Gestion du Personnel raconte : "chaque mois, deux gestionnaires du personnel imprimaient 8000 bulletins de salaire. Ils utilisaient après une machine à plier pour les mettre sous pli. C'était un travail pas forcément très intéressant, assez fastidieux et qui utilisait beaucoup de papier. "[Au début du projet] on devait demander aux collaborateurs leur accord pour dématérialiser. On a eu un taux de dématérialisation qui est monté assez rapidement à 30-35%, puis jusqu'à 40%. [En proposant la dématérialisation par défaut] notre taux de dématérialisation a dépassé les 85% !"

Pour en apprendre plus sur la Loi Travail et son impact sur les RH découvrez la 2e édition de notre ebook : "Loi Travail, CPA et Bulletins de paie" 

 

>Ordonnances Macron et télétravail 

Selon une étude Malakoff Médéric Humanis, 29% des salariés français pratiquent le télétravail, ou "remote work" en 2019 alors qu'ils n'étaient que 8.9% en 2010. Si les attentes des salariés ont évolué vers une recherche de plus de flexibilité, les ordonnances Macron de septembre 2017 ont offert un cadre légal pour le télétravail occasionnel, comme à plein temps. Ce qui a changé : le télétravail peut faire l'objet d'un accord collectif ou d'une charte. Une simple entente entre le salarié et l'employeur est également suffisante (à l'écrit comme à l'oral). 

Ces ordonnances ont aussi permis de donner une définition précise du télétravail. L'article L.1222-9 du Code du travail, indique qu'il s'agit de "toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication". Le télétravail régulier, c'est-à-dire celui qui est fixé avec en général un nombre de jours et un calendrier plus ou moins fixés à l'avance, est reconnu par la loi aussi bien que le télétravail occasionnel. Quel impact pour les équipes ? 

"Le télétravail est fabuleux pour nos équipes qui le vivent une journée par semaine et qui apprécient ce confort de travail. La digitalisation et le télétravail sont des facteurs importants de l’augmentation de la productivité dans notre organisation. ” explique Isabelle Bourion, Adjointe Première ligne EDF.

 

> Le RGPD

Le règlement général pour la protection des données, entré en vigueur le 25 mai 2018 a fait couler beaucoup d'encre. Son objectif : renforcer la protection des données personnelles. C'est désormais à l'organisation que revient la charge de la preuve, c'est-à-dire de prouver qu'elle respecte bien le règlement. Par ailleurs, la notion de protection des données personnelles doit être pris en compte dès la conception de nouveaux processus, à tous les niveaux de l'entreprise, avec un principe clé : la minimisation. Pour Arnaud Gouachon, Chief Legal Officer de PeopleDoc en 2018, "ce n'est pas un projet qui a un début et une fin. Avec le RGPD, la protection des données personnelles devient une notion centrale de l'activité de toute entreprise. L'idée principale : minimiser l'usage des données personnelles et communiquer autant que possible auprès des collaborateurs." La gestion digitalisée des règles de rétention RH constitue ainsi un premier axe de travail pour les équipes RH.

 

Rémi Malenfant, HR4HR Enablement Partner chez PeopleDoc ajoute : "la CNIL adopte pour l’instant une posture d’éducation et d’explication, mais l’on peut s’attendre à l’avenir à une augmentation des contrôles (et par là même des sanctions). Face à ces politiques renforcées, assurer la sécurité des données et des documents devient un enjeu prioritaire. Or, pour les entreprises qui gèrent encore le dossier du personnel au format papier, c’est quasiment mission impossible puisqu’il est beaucoup plus complexe de savoir qui a accès à quelle information, combien de copies existent et si ce sont les dernières versions à jour" (lire sa tribune pour le JDN).

 

>La réforme du PAS 

Le PAS est une réforme du mode de recouvrement de l'impôt par l'état, entrée en vigueur le 1er janvier 2019. Avant cette date, l'impôt sur le revenu était payé directement par les contribuables avec un an de décalage. Aujourd'hui, l'employeur doit prélever les impôts directement sur les salaires de ses employés et les reverser à l'état. Les contribuables ont le droit de choisir le taux qu'ils souhaitent voir appliquer (taux neutre ou personnalisé). La déclaration annuelle de revenus reste pour l'instant obligatoire, même si elle pourrait être amenée à disparaître. Dans le même temps, les avantages fiscaux, réduction et crédit d'impôt sont maintenus. 

Côté RH, la réforme a eu deux impacts majeurs : 

- sur le bulletin de paie : généralement modifié en collaboration avec l'éditeur de fiches de paie 

- sur l'expérience collaborateur : les salariés avaient beaucoup de questions sur ce sujet lié à la rémunération et à la connaissance du taux d'imposition.  L'une des missions des RH était de faire preuve de pédagogie et de communication, notamment lors du processus des revues salariales.

"Pour nous en tant qu'employeur, même si on l'a beaucoup craint, c'était avant tout un sujet de communication vis-à-vis de nos collaborateurs. La partie technique était assurée par notre éditeur de système de paie et la partie qui tourne autour du taux de prélèvement était à gérer entre le citoyen employé et l'administration fiscale. Donc, depuis juin dernier on a utilisé notre portail RH comme étant le point central de notre communication autour du PAS, en publiant progressivement des articles plus ou moins généraux sur la mise en place de la réforme et en ayant aussi certaines communications ciblées," explique Edouard Richard, Responsable des Opérations Ressources Humaines chez PWC.

 

Si la charge de travail liée à la mise en place de nouvelles réglementations est non négligeable, la technologie permet de gagner en temps d'implémentation et en sécurité. Surtout, la fonction RH peut se saisir de ces réformes comme des opportunités pour ouvrir le dialogue avec ses employés et managers tout en renforçant la collaboration avec les autres pôles de l'entreprise. 

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