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Seuls 22% des décideurs RH considèrent leur fonction mature en matière d’analytics, selon notre étude co-produite avec Markess. Pour autant, l'omniprésence du Big Data dans les médias laisse à penser le contraire. Si le terme est devenu mainstream en 1997,  le concept commence à se développer dès la Seconde Guerre Mondiale. Et  aujourd'hui plus que jamais, les données sont inhérentes au monde dans lequel on vit. Elles sont utilisées dans tous les domaines : science, sport, politique,  marketing, assurance, etc.  Et bientôt les RH ? Sébastien Maire, Partner chez Palmer Consulting a présenté les enjeux et l'univers data lors du Club SIRH (organisé par le Club RH&M) qui a lieu dans nos locaux. Morceaux choisis. 

Quels sont donc les enjeux de la data auxquels les RH sont confrontés aujourd’hui et comment rattraper ce retard ?


Histoire de la data RH : du calculateur à l’utilisation de plateformes collaboratives

Pour Sébastien Maire, Partner chez Palmer Consulting, tout comme les données ne sont pas nouvelles, les Systèmes d’informations RH existent depuis 40 ou 50 ans, en tant que simples systèmes de paie et calculateurs. Ces SIRH étaient utilisés pour des tâches “traditionnelles” comme les calculs ou la gestion des réglementations, mais depuis leurs débuts, on produit donc déjà de la data.

Les années 2000 entrainent un grand changement et font passer les SIRH à l’étape suivante : il n’est plus seulement possible de produire et collecter des données RH mais il est désormais possible de faire de la gestion de données.

"Aujourd’hui, à l’heure du big data général et du big data RH, cette donnée ne doit plus seulement être produite et gérée, elle doit être analysée, traitée mais aussi partagée et communiquée dans l’entreprise. Tout ceux qui en ont besoin doivent pouvoir accéder aux informations de façon simple et rapide. Les SIRH ont beaucoup mûri depuis leur apparition et permettent maintenant de répondre à tous ces objectifs" explique Sébastien Maire. 

“La dimension nouvelle aujourd’hui c’est le collaboratif, ce n’est pas tant regarder le passé et essayer de lire l’avenir, mais c’est surtout de faire en sorte que toute la donnée circule. Tout le monde doit pouvoir profiter de l’information, que je sois dirigeant, DRH, manager, salarié, candidat ou même intérimaire” Sébastien Maire, Partner chez Palmer Consulting.

Il y a une autre dimension à ne pas négliger dans les organisations actuelles : les données ne proviennent plus seulement de l’interne mais sont aussi collectées en externe. De plus en plus d’informations sont captées en dehors de l’entreprise, notamment en raison des nouvelles formes de travail avec des salariés qui peuvent être en dehors des locaux de l’entreprise (remote par exemple).

Savoir utiliser la data RH : Le prédictif et autres nouveaux usages

La question de la finalité est la plus importante. Avoir des données et des algorithmes c’est bien, mais si on ne sait pas quoi en faire, ce n’est pas vraiment utile. Travailler sur la finalité permet aussi de savoir quelles données conserver : est-ce utile d’avoir 200 données sur chaque salarié, si 20 sont suffisantes? Garder plus de données que nécessaire peut entraîner des pertes de temps, d’énergie et d’argent.

Jusqu’ici, les RH utilisaient plutôt la donnée pour faire des constats a posteriori : constater ce qu’il s’est passé et le confirmer avec des données. La data était aussi de mieux en mieux exploitée mais pour faire la même chose qu’avant : améliorer ses processus. Aujourd’hui, la tendance est plutôt à l’anticipation. Les différentes situations commencent à être anticipées à partir des données pour se projeter vers l’avenir de l’entreprise mais aussi capter un souhait de mobilité, un besoin de recrutement ou encore un besoin de formation.

“Il y a des usages nouveaux qui naissent comme la dimension stratégique. Faire du “workforce planning” en RH, veut dire projeter son entreprise à 2, 4 ou 5 ans. C’est projeter l’entreprise en terme d’organisation, de patrimoine de compétences, de postes pénuriques, … Je projette quelque chose de manière stratégique, c’est un des enjeux les plus importants pour une vision anticipatrice"  Sébastien Maire, Partner chez Palmer Consulting.

De nouveaux usages sont donc apparus et la finalité de la gestion des données a complètement changé. Sébastien Maire liste tous ces nouveaux usages :

  • Usage prédictif : principal enjeu de la data qui va permettre d’anticiper de nombreuses situations grâce notamment aux algorithmes développés par des data scientists.

  • Usage économique ;

  • Usage collaboratif : beaucoup de domaines sont déjà horizontaux dans l’entreprise comme le management, l’apprentissage, les processus, etc. Le collaboratif doit être au centre du big data RH pour une utilisation optimale ;

  • Usages managériaux : aide à la prise de décision par l’analyse des données RH

  • Usages sociaux : échanges de données entre les employeurs et les employés mais aussi entre les employeurs et les organisation syndicales par exemple.

  • Sans oublier les nouveaux usages, ceux auxquels on ne pense pas encore. Dans quelques années, ou même quelques mois, il sera, par exemple, peut-être possible de connaître les sentiments de salariés vis-à-vis de l’entreprise !

Cependant il y a une chose à ne pas oublier : avant toute utilisation de data, il faut s’assurer que l’usage qui va en être fait sera pertinent et qu’il servira pour avancer dans un domaine précis. On cherche aussi à traiter les données de façon plus cohérente et globale. Ainsi, on pourra vraiment changer la donne dans nos entreprises.

Mettre la data RH au centre de l’organisation

On sait maintenant que l'utilisation de la data est indispensable et que ses usages ne cessent d'évoluer, mais quelle est la place de ces données dans l'organisation ? Selon Sébastien Maire, une data peut-être pertinente et fiable, ça ne suffit pas pour en faire une bonne donnée. Une bonne donnée RH est une data en lien avec son environnement. Il faut que les données soient liées à une situation précise, liées à l’entreprise. Elle peuvent aussi être mises en perspective de l’activité commerciale, des réglementations, de l’organisation, de la comptabilité, de la finance, du marketing, en fait, de tous les départements et activités de l’entreprise. Une vision générale et globale permet de donner un sens à la gestion et à l’interprétation des données RH.

“Une data RH, il faut qu’elle circule et il ne faut pas avoir peur de la faire circuler. Elle est sensible, on doit y faire attention, elle a ses particularités, c’est vrai, mais si elle est cloisonnée elle perd de sa valeur. Donc décloisonnons la data RH !” Sébastien Maire, Partner chez Palmer Consulting.

Gérer les spécificités de la data RH : Vision à 360 des salariés et data privacy 

Sébastien Maire nous explique que la data RH a de nombreuses spécificités et est pleine de dualités. Elle est à la fois collective et individuelle, privative et publique, quantitative et qualitative. Les RH représentent un domaine d’action particulier et il n’est pas possible de traiter ces données comme n’importe quelles informations. Les données sont aussi dans l’obligation d’être : Fiables, disponibles et accessibles, utiles, compréhensibles, mises à jour régulièrement, historisées et enfin conformes aux différentes réglementations.

Mais en plus de toutes ces spécificités des données RH : pour les utiliser au mieux, "les RH vont devoir faire basculer le centre de gravité de leur SIRH" explique Sébastien Maire. "La plupart du temps, l’outil de référence est l’outil paie. Ces données ont certes des vertus, elles sont fiables, concernent l’ensemble des salariés et sont mises à jour au moins une fois par mois, mais elles présentent pas mal de limites. Dès qu’on parle de gestion de la mobilité, du recrutement, de gestion des talents, on ne possède plus assez d’informations."

Alors quel autre centre de gravité utiliser ? Le mieux c’est de se baser sur les dossiers des salariés qui doivent être gérer comme les CRM qu’utilisent les commerciaux.

“On doit faire comme les commerciaux ont fait avec les CRM. On est passé d’outils qui faisaient juste un enregistrement d'actes commerciaux à des outils de gestion de la relation client. Les CRM regroupent la totalité des données, alimentent les différents systèmes et permettent de recevoir de l’information à travers un guichet unique. Toutes les infos sont mises à jour, fiables, au même endroit et gérées de façon dynamique. On doit faire la même chose dans les RH” Sébastien Maire, Partner chez Palmer Consulting.

Pour Sébastien Maire, la paie devrait donc plutôt être vue comme un processus comme un autre qui consomme et restitue de l’information pour alimenter un dossier salarié qui aurait une vision à 360° des collaborateurs. Les données paie peuvent donc être reliées à une donnée formation, une donnée formation à une donnée recrutement, etc. L’articulation entre les données est un des enjeux les plus importants.

Conduite du changement et big data RH

"Dire “chez nous, ce n’est pas possible, on n'en est pas encore là” au sujet de la gestion des données, n’est pas la bonne réponse. Il est toujours temps de commencer à capitaliser sur ce qui est déjà disponible, en sachant qu’on a seulement besoin de données fiables pour commencer. Pour cela pas besoin d’algorithmes ni de technologies futuristes" déclare Sébastien Maire.

Gérer la data RH nécessite une démarche progressive. Avoir des ambitions c’est bien, mais il faut y aller pas à pas : quelles sont les données que je possède? Où sont-elles stockées ? est-ce le bon endroit ? quelles sont les autres données dont j’aurais besoin ? Ce sont toutes les premières questions à se poser.

“La Data RH c’est comme quand on construit une ville. On se pose la question de savoir où vont être les habitations, les écoles, la centrale électrique, avant de commencer à construire sinon on ne s’en sort pas. Ici c’est pareil, si on laisse les data tourner seules dans des process, on va rapidement atteindre leurs limites, alors que si on réfléchit à comment les lier entre elles, ce sera beaucoup plus efficace et utile“ Sébastien Maire, Partner chez Palmer Consulting.

Sébastien Maire conclut en disant qu'il faut aussi penser aux nouvelles modalités à appliquer. En utilisant les nouvelles technologies comme les tablettes ou des plateformes dédiées, les managers et les collaborateurs RH se sentiront plus proches des informations et y verront un réel intérêt. Un simple changement de support peut donner l’impression d’avoir changer de siècle ! 

 

Pour la 3ème année consécutive, nous avons collaboré avec le cabinet d'études Markess pour comprendre quels étaient les enjeux RH en 2019 : conformité, innovation, expérience collaborateur. 

The Digital Road - 3ème édition

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