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Alors que le 1er janvier et son lot de résolutions professionnelles semblent déjà bien loin, vous êtes-vous déjà dit : "plus ça change, plus c'est la même chose" (soupir) ?

Si le quotidien et les habitudes ralentissent votre volonté d'innover au travail, nous vous proposons de gagner du temps en listant ci-dessous 5 erreurs à ne plus commettre en 2018 en matière de digitalisation RH.

Comment la Loi Travail a-t-elle influencé la dématérialisationRH des entreprises françaises ? La réponse dans notre Guide Complet sur la Loi Travail - édition 2018 ! Consultez-le ici.

Erreur n°1 : "Pour plus de visibilité et d'efficacité, mieux vaut tout changer d'un coup" 

C'est une des erreurs les plus couramment partagées. En matière de transformation, on pense d'abord à ses effets qu'au processus. En d'autres mots, à la destination plutôt qu'au voyage.

Et pourtant, il n'y pas de méthode plus efficace pour garantir l'échec de votre projet. 

Selon Clément Buyse, DG de PeopleDoc, il vaut ainsi mieux "se concentrer sur des quick-wins dans un premier temps. En tant que premier porteur du projet, la fonction RH doit aussi convaincre le reste de l’entreprise, et cela peut représenter beaucoup de monde ! [...]

C’est fondamental parce que l’enseignement principal de la digitalisation, c’est que l’on ne peut pas la forcer : il n’y a pas de digitalisation sans collaboration. En la matière, le premier prescripteur est devenu l’utilisateur, pas le chef de projet.

Mon deuxième conseil découle de ce principe : il faut encourager le partage d’expérience sur la prise en main des outils et créer du mind-sharing. En digitalisant, on ne pousse pas simplement un outil, mais on intègre une logique d’amélioration continue dans toutes ses missions.

Selon Jean-Michel Estrade SVP HR - Global Employee Services chez Atos, “en concevant les nouveaux processus, il faut surtout se prémunir de la tentation de l'exhaustivité ! Il faut plutôt rechercher la simplification et l'optimisation, et non la perfection immédiate. Si le processus automatisé couvre 90% des situations, c'est déjà un succès en termes d'efficacité et de productivité." Lire sa tribune complète ici

 

Erreur n°2 : "La data... quelle data ?"

En matière de Digital RH, vous disposez d'un guide souvent négligé et pourtant fondamental : des données RH précises et fiables. Apprenez à vous en servir à toutes les étapes de votre projet : la technologie peut vous aider à détecter des goulots d'étranglement dans l'organisation... et à les corriger ! Aujourd'hui, de nombreux éditeurs (comme nous) vous permettent de lire la data RH simplement et sans compétences techniques particulières (si tant est que vous avez déterminé vos indicateurs clés en amont). 

Une fois lus et analysés, partagez vos résultats ! Au sein de votre équipe ou d’une manière plus large à l’ensemble de votre organisation, il est fondamental de pouvoir diffuser les résultats pour les valider et évangéliser en interne.

Ce sera la première étape avant de mener des projets plus profonds. Et puis, c'est le début d'une dynamique positive et d'un engouement suscité par le projet. Par exemple, montrez les taux d'adhésion au coffre-fort par service sur l'intranet, et félicitez les équipes les plus méritantes ! Lire notre article "Formez une équipe de champions de la digitalisation".

Erreur n°3 : "Communiquer le changement avec un poster à la cantine" 

En matière de digitalisation RH, le premier KPI est le taux d'utilisation de vos nouveaux outils. Pour cela, il faut impliquer tous vos collaborateurs, des utilisateurs finaux aux managers en passant par les équipes RH elles-mêmes. L'erreur courante est de penser qu'une communication descendante (flyers, emails...) peut seule favoriser l'engagement et l'appropriation des nouveaux outils. 

Cas pratique : comment impliquer les key users et le management ? 

Former les équipes RH au nouvel outil : cette étape doit intervenir avant la communication détaillée et globale aux salariés. Par exemple dans le cas de ClubMed, des ambassadeurs ont été recrutés pour faciliter la communication et la formation autour de la dématérialisation des bulletins de paie, en répondant à des question simples mais légitimes des collaborateurs ("En quoi ça consiste ?" ; "Comment utiliser l'outil ?").

Une communication interne en 3 étapes chez ClubMed
  1. Un petit-déjeuner réunissant l'ensemble de l'équipe RH a permis de recruter des "Eclaireurs", c'est-à-dire des ambassadeurs qui s'impliquent dans les différents événements de lancement de projet et dans le support aux managers et aux salariés dans la phase d'appropriation des nouveaux usages digitaux.
  2. Des événements "HR Digital Day", et des "Cafés Digitaux" qui ont compris des ateliers brefs de formations.
  3. Une phase de forte disponibilité des «Eclaireurs» pour répondre aux questions des collaborateurs liées à l’utilisation du coffre fort électronique. Le résultat : un taux d'adhésion des collaborateurs de 93% au coffre-fort électronique en deux mois !

Lire : 3 inputs du ClubMed pour réussir son projet de digitalisation RH 

Erreur n°4 : "Pour garantir le succès du projet, on sollicitera des membres de nos équipes - s'ils ont le temps" 

Chez PeopleDoc, nous accompagnons chaque jour un panel très large d’équipes, issues de moyennes ou grandes entreprises dans la digitalisation de leurs processus RH. Notre expérience nous permet d'affirmer sans ambages : en matière de Digital RH, il n’y a pas de réussite sans organisation. 

Un projet de digitalisation des processus administratifs RH ne requiert pas de connaissances techniques approfondies de la part de la fonction RH. En revanche, la clé de la réussite du projet tient surtout à la mise en place d'une équipe dont les rôles et les fonctions seront clairement définis.

Qui sont les membres clés de l'équipe idéale ? La liste ci-dessous est non-exhaustive, et surtout elle n'est pas figée ! La taille de cette équipe dépendra avant tout de la taille et de la structure de votre organisation. 

  • Les chefs de projet sont les chefs d'orchestre du projet. Ils communiquent ensemble au quotidien pour s'assurer de coordonner leurs actions. Ce sont eux qui établissent un rétro-planning... et son suivi.
  • Le sponsor du projet peut être le chef de projet, mais pas nécessairement. Son rôle ? Mettre en lumière les bénéfices du projet au sein de l'organisation, des managers pour faire descendre l'information et mobiliser les collaborateurs.
  • Les interlocuteurs techniques vont créer l'environnement de staging, c'est-à-dire la plateforme sur laquelle seront créés tous les tests avant la mise en production finale du projet Digital RH.
  • Les interlocuteurs fonctionnels vont paramétrer la plateforme en fonction des besoins de l'employeur. A quelle population envoie-t-on les bulletins de paie digitalisés ? Qui doit les recevoir au format papier ? Les responsables de communication s'assureront que les bons messages seront communiqués aux bonnes personnes via les supports qu'ils auront déterminés : flyers, affiches, page web, vidéo, événement offline...

Notre client FM Logistic raconte en détails l'organisation interne de son projet de dématérialisation RH dans notre Guide Complet sur la Loi Travail - édition 2018 ! Consultez-le ici.

 

Erreur n°5 : "C'est dans les vieux pots..."

L'onboarding, une fois mis en place, fait rarement partie des processus réévalués par les services RH. Mais l’intégration "est une condition sine qua non de réussite lorsque l’on sait qu’en France un quart des nouveaux arrivants quittent leur poste durant la première semaine" selon Stéphanie Carbonnel, DRH Groupe de BTP Consultants. "Négliger l’intégration des nouveaux salariés peut engendrer des dysfonctionnements et augmenter le turnover, ce qui est regrettable lorsque l’on connaît le temps, l’énergie et l’argent investis par les entreprises pour recruter." Lire la tribune de Stéphanie Carbonnell.

Comment optimiser ce processus ô combien stratégique ?

Pour Adriana Bokel, Chief People Officer de PeopleDoc, il ne faut surtout pas avoir peur de confronter la théorie au réel ! Sa conviction : la fonction RH doit absolument se réinventer, ou tout du moins challenger la pratique traditionnelle de son métier et l'offre de services au sein de l'organisation. 

adriana-bokel-onboarding.pngAlors VP People Services de Biogen, Adriana a implémenté PeopleDoc notamment pour digitaliser le processus d'onboarding. Pour tester la validité de son nouveau processus (et avec l'accord du service juridique ) elle s'est licenciée puis réengagée. C'est ce qu'on appelle de la détermination !

"Se mettre à la place d'un nouveau collaborateur était compliqué : notre propre expérience s'est vraisemblablement déroulée alors que le SIRH et les processus étaient différents. Me mettre à la place d'une personne qui intègre l'entreprise - au sens propre ! m'a fait comprendre les points de souffrance, les pistes d'amélioration et l'impact du processus du point de vue de son destinataire." Lire la tribune d'Adriana Bokel Herde

En bref : s'il y a une chose à retenir de cet article, c'est qu'en matière de Digital RH, il faut accepter que le processus d'apprentissage est infini. Comme pour toute stratégie digitale, il faut adopter une logique d'amélioration continue pour avancer dans des projets d'innovation riches en savoirs et surtout en aventures humaines. 

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