90% des DRH considèrent que c’est leur rôle d’insuffler la culture de la digitalisation au sein de leur entreprise, selon une étude Deloitte. Pourtant, dans le même temps, 48% estiment qu’elles ne sont pas matures sur le numérique.

Vous souhaitez, avant de vous lancer dans un projet de dématérialisation de vos processus, convaincre votre auditoire de ses bienfaits. Mais vous ne savez pas vraiment sur quel KPI vous baser ? Vous vous demandez également comment mobiliser vos ressources internes ? Comment communiquer et à quelle fréquence ? Comment vous organiser pour maximiser l'impact de votre projet ?

Notre ebook répondra à toutes vos questions ! Nous vous partageons les règles à suivre pour mener à bien votre projet de digitalisation RH. L'objectif est de vous accompagner étape par étape ; de la réflexion (pourquoi digitaliser vos processus) en passant par l'organisation (comment constituer vos équipes, choisir vos KPIs, vos outils...), le pilotage (collaborer avec la DSI, mener une conduite du changement, la gestion du calendrier...) et en terminant par le bilan de votre projet (comment évaluer le succès et communiquer les résultats) afin de vous lancer en toute sérénité dans ce nouveau défi et de rassurer les plus pessimistes.

Les étapes à suivre pour un projet de digitalisation RH réussi

La technologie joue un rôle clé pour la fonction RH. Grâce aux solutions digitales, les Ressources Humaines peuvent prendre plus facilement des décisions stratégiques ; elles permettent de délivrer une offre de services de formation “just-in-time” ou à la demande. Les nouvelles technologies permettent aussi d’automatiser des processus chronophages. Autant de bénéfices offerts à votre organisation, mais vous, de quoi avez-vous besoin ? Nous avons constaté que beaucoup de clients se lançaient dans un processus de dématérialisation sans avoir défini leurs objectifs et ne savaient donc pas vraiment pourquoi ils souhaitaient utiliser leurs outils. Résultat : ces derniers étaient mal utilisés. Afin d'éviter cette erreur, suivez nos étapes pas à pas, pour assurer le succès de votre nouveau projet.

Les points clés de cet ebook

    • Il faut s’interroger sur les motivations premières du projet, qui correspondent à l'identité de votre organisation
    • Pas de KPIs sans objectifs clairement définis : monitorer les coûts, fluidifier le travail d'équipe, s'assurer de la pleine conformité réglementaire ... Soyez clairs avec les bénéfices que vous souhaitez retirer de votre projet.
    • Pour chaque besoin, vous aurez un KPI visible, mais ce sont souvent ceux qu'on voit moins qui vous permettent d'analyser en profondeur votre activité.
    • Demandez-vous quelles sont les objections couramment partagées face à la digitalisation des processus administratifs RH, afin de lever les craintes avec une communication efficace. Quel que soit votre projet, quelle que soit la technologie que vous utilisez, la décision sera toujours prise par un membre (humain) de votre équipe.
    • S'il y a bien un principe à mémoriser, c'est qu'il n'y a pas de digital sans collaboration : la coopération entre les fonctions RH et SI passe avant tout par le partage des informations pour le projet d’implémentation. Il est important pour les deux fonctions d'avoir conscience qu'il s'agit d'une problématique commune mais avec un point de vue et une approche différente.
    • Même si les solutions sont faciles à mettre en place il est indispensable de bien anticiper la charge de travail pour éviter aux équipes de travailler en flux tendu.
    • Partagez vos résultats pour évangéliser en interne.
    • Laissez-vous le droit à l’erreur : le digital est fondamentalement itératif et doit s’inscrire dans une logique d’amélioration continue.

Trouver un sens au projet

La digitalisation des processus administratifs RH n'est pas un simple accessoire à implémenter. Pour que son impact soit profond et que vous ressentiez ses nombreux bénéfices, vous devrez vous interroger sur les motivations premières du projet, en adéquation avec l'identité de votre organisation.

Vous pouvez choisir de digitaliser vos processus RH dans le but de moderniser votre entreprise, ou encore de fluidifier vos processus, vous pouvez également avoir des objectifs écologiques, ou alors vous concentrer sur la pleine conformité de votre organisation à l'échelle internationale, ou encore réduire les coûts. Bref, les raisons sont nombreuses, à vous de définir clairement votre besoin.

Pour intégrer la démarche dans une stratégie globale, il sera primordial de communiquer auprès de tous vos collaborateurs, analyser le contexte et comprendre les risques et les challenges en fonction des profils, mais aussi impliquer des key users et respecter l’ADN de l’organisation.


Organiser le projet

Pour réussir un projet de transformation digitale, l’organisation est de mise, n’hésitez pas à investir du temps dans la réflexion préalable avant le lancement. Il est indispensable, une fois que vous avez défini votre besoin, d’en tirer des critères de réussite. C’est aussi le moment où l’on constitue notre équipe avec les profils les plus pertinents, et où l'on choisi le ou les outils que vous souhaitez utiliser pour ensuite établir votre agenda.

L'une des étapes importantes lors de cette phase du projet ; le choix des KPIs (Key Performance Indicators). Ces indicateurs clés sont propres à chaque organisation, vous devez déterminer vos objectifs pour déterminer les KPIs les plus pertinents. C’est la condition sinequanone pour rendre une masse de données RH intelligible. Le jeu en vaut la chandelle car leur analyse vous donnera des informations clés sur le fonctionnement de votre équipe RH, les attentes de vos collaborateurs et des indications pour mener la suite de vos projets.

En matière de Digital RH, quels sont les KPIs les plus pertinents ? La réponse dépend de votre but, notre ebook vous offrira certaines pistes de réflexion que vous pourrez suivre pour déterminer vos objectifs et in fine vos KPIs. Nous vous partagerons également un retro-planning, pour vous offrir un aperçu, à titre indicatif, de l’organisation d’un projet digital.

Piloter le projet

Vous avez tout bien planifié en amont : les KPIs sont définis, les équipes constituées, vous avez choisi votre outil et défini votre agenda. Reste plus qu’à piloter votre projet ! On le sait tous, sans organisation, ni méthode, la gestion de projet n’est pas efficace. Afin de le réussir en respectant les délais, le budget et les ressources, vous et votre équipe devez être organisés et efficaces. Le secret ? Travailler main dans la main avec les équipes techniques, anticiper la charge de travail de toutes les parties prenantes, accompagner et former vos équipes... Et surtout ne pas perdre de vue la raison pour laquelle vous vous êtes lancés dans ce projet.

Comme le digital transforme en profondeur les organisations et les pratiques du travail ainsi que la mobilité et les usages, les entreprises engagées dans la transformation digitale doivent faire face à une forte résistance au changement, et ce à tous les niveaux de l’organisation. Appréhender et dépasser cette résistance est le thème central sur lequel la DRH et la DSI concentrent leur collaboration. Ces deux fonctions doivent ainsi être ensemble au plus proche des clients internes, pour accompagner l’expression des besoins et la mise en oeuvre des solutions. Pour cela, elles doivent trouver le langage commun qui leur permettra de mieux collaborer. Nous vous partageons entre autre, dans cet ebook, nos conseils pour une collaboration efficace avec la DSI ainsi qu'un "dictionnaire" vous permettant de comprendre le langage technique qu'utilise la DSI. Vous comprendrez également comment conduire le changement, gérer le projet ainsi que son calendrier.

Mesurer son succès

Pour comprendre comment vos équipes accompagnent les collaborateurs, les outils d’évaluation de la performance opérationnelle RH sont indispensables. Sans cela, impossible de savoir ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré ou de voir si les objectifs ont été atteints. Les KPIs que vous avez définis vous aideront à repérer d’éventuels dysfonctionnements, grâce à leurs données pertinentes. Une fois converties en informations, ces données vous aideront à prendre les bonnes décisions, que ce soit pour votre équipe, les contenus ou les processus, pour une amélioration continue du service.

Au sein de votre équipe et d’une manière plus large à l’ensemble de votre organisation, il est fondamental de diffuser les résultats pour évangéliser en interne. C’est le début d’une dynamique positive et d’un engouement suscité par le projet.

Enfin, laissez-vous le droit à l’erreur : le digital est fondamentalement itératif et doit s’inscrire dans une logique d’amélioration continue. C’est le moment de corriger le tir si des actions, des messages ont peu ou mal fonctionné.

Prêts à sauter le pas ? Partez confiants grâce aux conseils de nos experts, partenaires et aux retours d'expérience de nos clients !

 

Vous souhaitez vous lancer dans un projet de transformation digitale RH en toute sérénité ? Notre ebook vous accompagnera pas à pas dans la conception de votre nouveau projet ; de la réflexion, en passant par l’organisationau pilotage (collaborer avec les équipes techniques ...) et en terminant par le bilan.

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