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Transavia, la compagnie aérienne low cost du Groupe Air France-KLM, n'en finit plus de se démarquer en misant sur les outils digitaux. Après le réseau social d’entreprise, pour briser les barrières hiérarchiques et créer du lien entre les collaborateurs, et l’application dgBirds qui permet au personnel navigant d’avoir une vue d’ensemble de tous les documents nécessaires au bon déroulement du vol, Transavia  s’est attaqué à la digitalisation des processus administratifs RH.

 Nous avons profité du salon Solutions RH Paris, où Laetitia Joly, Responsable Paie & Administration du Personnel chez Transavia donnait une conférence, pour recueillir son témoignage sur le développement digital RH de Transavia.

 

Offrir à ses collaborateurs le même niveau de services qu'à ses clients

Transavia a commencé à s'attaquer à la digitalisation de ses processus RH, partant du constat qu'il fallait offrir une expérience collaborateur à la hauteur de l'expérience client. « A l’heure actuelle, nous avons une digitalisation très forte au sein de notre entreprise puisque les clients bénéficient déjà de services digitaux : billets électroniques, informations pratiques… Nous voulions donc offrir à nos salariés le même niveau de service que nous offrons à nos clients »  explique Laetitia Joly.

Chez Transavia, la direction a très vite compris l’intérêt de la digitalisation. Proposer une expérience collaborateur « we make our staff feel good » à la hauteur de sa promesse client « we make low cost feel good » est devenu l’une de ses priorités. C’est la direction RH qui a porté ce projet avec pour premier objectif de convaincre les collaborateurs. Laetitia Joly souligne l’importance de la communication positive et de l'évangélisation en interne : « J’étais absolument convaincue des avantages de la digitalisation et présumais que ce projet serait une réussite. C’est important pour engager ses collaborateurs dans une aventure telle que celle-ci et c’est ainsi que j’ai réussi à convaincre les membres de mon équipe. »

Enjeux RH : productivité et protection des données

Transavia, c’est près de 1160 collaborateurs et 250 contrats saisonniers chaque année pendant la période estivale. Le Service Paie & Administration du Personnel encadré par Laetitia Joly compte 5 salariés en CDI et 2 alternants. Si l’entreprise souhaitait mettre en place une solution de digitalisation RH, c’était aussi pour répondre à deux problématiques :

  • La sécurisation des données : « Il fallait sécuriser l’envoi de nos bulletins de paie qui était jusqu’à présent géré par les membres de notre service : impression en interne, mise sous pli et affranchissement. C’était une nécessité pour nous de sécuriser ce processus, d’autant plus avec l’entrée en application du Prélèvement à la Source et les questions de confidentialité sur les taux de prélèvement et les bulletins de salaire » dit Laetitia Joly.
  • La gestion des processus administratifs RH dans un contexte de forte croissance : « Nous avons la chance de connaître une croissance des effectifs de l’ordre de 17% chaque année. Pour autant, nous ne voulions pas augmenter nos effectifs RH. Avec la digitalisation, nous espérions supprimer les tâches chronophages pour nous concentrer sur celles à forte valeur ajoutée », explique Laetitia Joly.

La collaboration Cegid et PeopleDoc au service de Transavia

Transavia utilise le logiciel RHPI de Cegid depuis le 1er janvier 2015. « Quand nous avons voulu mettre en place la digitalisation au sein de notre service RH, Cegid nous a tout de suite proposé l'offre de PeopleDoc. La solution de PeopleDoc est intégrée au portail Cegid donc d’un point de vue technique et pratique, il était pour nous évident de passer par ces deux acteurs. PeopleDoc a également été choisi par la maison mère, Air France, après une sélection pointue, ce qui nous a conforté dans notre choix. C’était pour nous un gage de qualité » raconte Laetitia Joly.

En étant passé par Cegid, Transavia a conservé les mêmes interlocuteurs et le même point d’entrée, en ayant tout de même un chef de projet dédié chez PeopleDoc. « J’ai toujours les mêmes interlocuteurs depuis le début et c’est très rassurant. Par ailleurs, la collaboration entre Cegid et PeopleDoc est fluide et efficace » affirme Laetitia Joly.

La mise en place du projet : 3 modules pour donner un nouveau souffle aux RH.

« Nous proposons enfin des services RH à la hauteur des attentes de nos collaborateurs » affirme Laetitia Joly. En quelques mois, plusieurs modules ont été mis en place :

  • 1.Bulletins de paie électroniques & coffres-forts numériques :

    « Les salariés bénéficient d’un coffre-fort numérique personnel dans lequel ils reçoivent leurs bulletins de paie et autres documents RH comme les contrats et les avenants qu’ils peuvent consulter à tout moment. Ils peuvent aussi profiter de l’espace de 10 Go gratuit pour stocker leurs documents personnels en toute sécurité » explique Laetitia Joly.
  • 2.Signature électronique :

    La signature électronique des contrats et avenants est le deuxième module mis en place par Transavia. « Les salariés n’ont plus à passer au siège pour venir signer leurs documents : ils signent désormais de manière électronique. Notre effectif est composé à 80% de personnels navigant qui sont par définition très souvent en vol. Ils peuvent signer leur document n'importe où, n'importe quand. De même côté RH, aujourd’hui je donne cette interview en dehors de nos locaux et pourtant je peux signer un document à distance si besoin. Nos délais sont ainsi toujours respectés. Nous avons d’ailleurs étendu la signature électronique à nos autres processus RH et signé les attestations employeur et les certificats de travail » affirme Laetitia Joly.
  • 3.Gestion documentaire RH :

    Aujourd’hui, chez Transavia les dossiers du personnel et les dossiers d’embauche ne sont plus au format papier. Tous sont désormais disponibles dans la plateforme PeopleDoc au format numérique. « On suit vraiment le parcours du collaborateur digitalement de son entrée à sa sortie » explique Laetitia Joly.

La communication : indispensable pour mener la conduite du changement

1 mois, c’est la durée légale minimum pour informer les salariés de la mise en oeuvre de la dématérialisation du bulletin de paie. C’est aussi le temps qu’il a fallu aux équipes PeopleDoc et Cegid pour mettre en place les solutions chez Transavia. « Le projet en lui-même a été très rapide », avoue Laetitia Joly.

Transavia a fait le choix de lancer une campagne de communication afin d’accompagner progressivement les collaborateurs dans ce passage à l'ère numérique. L’équipe RH a mis en place tout un dispositif d’information et de communication avec l’aide de PeopleDoc. « Nous avons envoyé plusieurs communications. Nous sommes allés à la rencontre de nos collaborateurs : au siège, dans nos salles de préparation de vols des navigants, etc... PeopleDoc nous a aidé dans notre démarche en participant à des ateliers destinés au CSE et aux collaborateurs afin de répondre à leurs interrogations. Leurs questions étaient finalement simples et légitimes : qu’est-ce qu'un coffre-fort numérique ? La signature électronique a-t-elle la même valeur probante qu’un document papier? » raconte Laetitia Joly.

La conduite du changement a été menée avec succès. « Il fallait soulever les craintes des collaborateurs, parfois le seul frein est le poids des habitudes. Nous avions envie de rassurer les collaborateurs sur la digitalisation RH. Non, ce n’est pas la fin du contact humain, bien au contraire ! » explique Laetitia Joly.

 

icone-checkmark La signature électronique appliquée au quotidien

« Pour la petite histoire, un jour, la direction opérationnelle nous appelle en catastrophe, un personnel navigant a été appelé au pied levé pour assurer un vol. Problème, on devait absolument rédiger un contrat et lui faire signer pour qu’il soit opérationnel dès le lendemain aux aurores... Il était déjà 17h. Il y a quelques temps cela n’aurait pas été possible. Nous n’aurions bien sûr pas pris le risque de faire voler un collaborateur sans contrat de travail. La seule solution aurait été de mobiliser l’équipe RH une bonne partie de la soirée et puis de se déplacer au pied de l’avion pour faire signer le contrat au collaborateur.

Avec la dématérialisation RH, rien de plus simple ! Le temps de faire le contrat et de le valider, on le signe de façon électronique, on le dépose sur le portail PeopleDoc, on appelle le salarié – pour le contact humain  le salarié reçoit un email et un code sur son portable. En deux clics son contrat est signé et plus d'inquiétude, il peut prendre son vol le lendemain en toute tranquillité ! » raconte Laetitia Joly.

Des résultats immédiats 

Pour Transavia, le résultat a été immédiat. Les équipes RH ont absorbé la croissance de l’entreprise sans augmenter l’effectif RH : « nous avons même gagné du temps pour nous concentrer sur d’autres projets » constate Laetitia Joly. 

L’entreprise observe un taux d'activation du coffre-fort de plus de 95%. Seulement 14% des salariés continuent à recevoir leurs bulletins au format papier. « Nous avons également signé électroniquement plus de 1500 contrats et avenants en 2018. Ce sont des chiffres tout à fait honorables ! » ajoute Laetitia Joly. 

Si Transavia constate un gain de productivité RH de plus de 33% et une réduction du coût liée à la gestion des documents RH, l’entreprise a su également sécuriser ses processus RH et répondre efficacement à sa problématique de protection des données personnelles et conservation des documents. « Nous avons pu facilement nous mettre en conformité avec le RGPD grâce à la mise en place de la gestion documentaire dématérialisée et gagner un temps précieux » confirme Laetitia Joly.

Et ce temps précieux, Transavia le met au service des salariés et des sujets de fonds comme l’explique Laetitia Joly : « nous pouvons désormais nous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et renforcer nos liens avec les collaborateurs. Ce projet de digitalisation a contribué à valoriser le travail de tous les membres de l'équipe auprès des salariés. »

Cap sur le tout digital

Conforté dans l’idée que la digitalisation fait partie intégrante du paysage RH, Transavia s’est engagé sur le chemin de la digitalisation RH et entend poursuivre sur cette voie. Après la mise en place des solutions PeopleDoc, l'entreprise se lance dans d’autres chantiers comme l’explique Laetitia Joly - « Nous allons continuer à automatiser des tâches en interne avec l'aide de Cegid, à développer tous nos processus collaborateurs administratifs. Par exemple, nous allons faire en sorte de générer de nouvelles attestations de façon digitale pour répondre encore plus facilement et rapidement à nos salariés. Nous allons également nous attaquer à nos KPIs en interne : nous voulons analyser nos datas, notre activité, la perception de nos collaborateurs, la performance, etc. L’idée est de digitaliser l’ensemble de nos processus RH. »

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