Comment bien suivre les avancées de son projet de digitalisation RH ? Garder un œil sur ses indicateurs de performance est un bon début. Être en mesure de les analyser rapidement pour gagner en efficacité, c’est encore mieux. Responsables SIRH, détectez les anomalies et repérez les tendances qui vous mèneront au succès en ayant une vue d’ensemble sur votre projet. Sans jamais oublier que le diable se cache dans les détails.


Responsables SIRH, utilisez la data pour mesurer et piloter votre projet de digitalisation RH

« Je voulais suivre différents indicateurs comme le taux d’activation des coffres-forts électroniques, le volume de signatures électroniques, la répartition des fichiers archivés pour distinguer les bulletins de paie des autres documents, explique Geoffroy Lacan, responsable fonctionnel SIRH chez Vinci Energies. En clair, je voulais savoir si la digitalisation RH était en marche ou si elle se limitait à la dématérialisation du bulletin de paie. »

En effet, un projet de digitalisation RH passe indéniablement par la case KPIs pour mesurer les efforts entrepris : identifier les avancements mais aussi les points de blocage et mener le cas échéant des actions correctives. Pour être efficace et être le plus réactif possible, il convient de disposer de ces données rapidement afin de suivre l’évolution du projet en temps réel.

📖 Voir Glossaire : KPI RH

Chaque projet SIRH demande à faire parler les données recueillies afin de s’assurer que le chemin emprunté répond bien aux enjeux spécifiques de l’entreprise. A condition bien entendu de disposer d’une data fiable et mise à jour.

Analytics : détecteur de tendances ou le souci du détail

On peut avoir mis en place le meilleur processus RH mais ce n’est pas pour autant que les collaborateurs vont le comprendre et le suivre. En suivant de manière régulière la data, il est alors possible de mesurer l’adoption d’un nouvel outil ou encore d’un nouveau processus par les utilisateurs finaux, en l'occurrence les collaborateurs. « La data visualisation est très intéressante pour moi, ajoute le spécialiste. En un coup d’œil, je peux par exemple voir sur mes tableaux de bord personnalisés les entités juridiques du groupe qui utilisent le plus la signature électronique, le nombre de documents archivés par mois, et ce, hors bulletin de salaire, ou encore la répartition des collaborateurs par pays. »

Ainsi l’analytics permet de mieux suivre l’avancée d’un projet SIRH, en bénéficiant d’une vision claire pour chaque indicateur à un instant T. 

Tous les détails comptent et permettent même de dessiner des tendances. « Durant la période du premier confinement, nous avons enregistré une hausse de l’usage de la signature électronique. La bonne nouvelle, c’est que cela a perduré au moment du déconfinement. On peut donc en déduire que la signature électronique entre bien dans les habitudes des utilisateurs en dehors des documents liés au Covid-19. »

Cela répond d’ailleurs aux attentes de l’entreprise tant sur la question de la digitalisation des processus RH que sur son ambition de diminuer le papier dans un souci environnemental. Cela fait aussi les affaires du groupe qui envisage un déménagement à horizon 2022 et préfèrerait pour l’occasion voyager léger.

L’analyse des données met également en exergue de potentielles anomalies. « Si 100 % des collaborateurs d’une entité juridique de l’organisation rejettent la dématérialisation, alors des relais de l’organisation sont susceptibles, eux, de mettre en place des actions pour comprendre et mettre en place un plan d’action pour accompagner le changement. »

Une vue d’ensemble

L’analyse des données contribue aussi à prendre du recul sur le projet SIRH et mesurer l’état d’avancement global.  La simplicité d’accès à la donnée, mais également sa lisibilité reste primordiale. « J’ai accès à une data juste, mise à jour et facilement lisible. Je n’ai plus qu’à faire une capture d’écran et glisser les éléments sur mes slides », dit-il.

L’analytics facilite la réalisation des reportings, aussi bien sur le fond que sur la forme, et offre une vision éclairée du projet de digitalisation RH. « Au début, on se demande ce que c’est et comment ça fonctionne. Puis, lorsqu’on plonge ses mains dans le module Advanced Analytics, c’est là qu’on mesure la puissance de l’outil. Il y a de nombreuses possibilités en matière de croisement des données, on peut quasiment tout faire », conclut Geoffroy Lacan.

Les indicateurs de performance ne sont pas une fin en soi, mais bien un moyen qui doit permettre de suivre l’évolution du projet pour une amélioration en continu. En ayant un accès simple et rapide aux données, les responsables SIRH se donnent l’opportunité de comprendre ce qui fonctionne - ou pas -, de surmonter les obstacles et de gagner en efficacité. A l’heure où la transformation digitale des organisations s’accélère, la prise de décision doit plus que jamais reposer sur des faits et non du ressenti.

Combien de temps faut-il pour faire signer un contrat de travail à un salarié ? Quelles sont les requêtes les plus récurrentes ? Comment gérer le taux de satisfaction des collaborateurs ? Comment assurer la conformité des données ? Plus globalement, comment améliorer la qualité de votre service RH grâce à la donnée ? Découvrez les retours de nos experts dans ce webinar disponible en replay.

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