Le contexte sanitaire accélère l'adoption de nouvelles organisations du travail et avec elles, la nécessité de repenser les espaces de travail. Avec des collaborateurs tantôt à domicile, sur site ou en tiers lieu, il convient de proposer une expérience favorisant la collaboration et l'engagement. Si l'organisation du travail s'annonce "phygitale", nos espaces de travail basculent en mode hybrides. Explications.

L'adoption des nouvelles organisations du travail s'accélère

La crise accélère la transformation des organisations : 93 % des dirigeants qui souhaitent des changements au sein de leur entreprise, envisagent ces évolutions d’ici un an (47 % d’ici six mois), révèle une étude Opinion Way dévoilée en octobre.

L’accent est mis sur :
  • un renforcement du télétravail (39 % des répondants) ;
  • une réorganisation des processus (35 %) ;
  • et une transformation numérique (29 %).
Ces engagements forts révèlent une prise de conscience collective du besoin de réinventer l’entreprise pour « retrouver les voies de la croissance ou simplement survivre » dixit l'enquête.

Les organisations prennent donc le virage – à une échelle inédite – de la flexibilisation du lieu de travail. D’après le cabinet américain Forrester, spécialiste des études de marché sur l’impact des technologies dans le monde de l’entreprise, « le travail à distance se stabilisera [en 2021] à un niveau trois fois plus élevé qu’avant la pandémie » (Predictions 2021 : Employee Experience). D’autant plus que d’après une étude de l’International Workplace Group, 85 % des entreprises établissent un lien entre une plus grande flexibilisation du lieu de travail et une meilleure productivité.

Pour autant, l’idée du télétravail à temps plein ne fait pas recette. Si 85 % des DRH souhaitent voir la pratique du travail à distance se pérenniser, ils recommandent cependant un modèle alternant distanciel et présentiel sur la durée (étude ANDRH).

L’organisation du travail s’annonce donc « phygitale » ! Le terme – contraction de « physique » et « digital » – était jusqu’à récemment consacré uniquement au retail pour exprimer la mutation des magasins physiques avec pour objectif de personnaliser l’expérience des clients et d’augmenter les ventes. Avec des collaborateurs tantôt sur site, à domicile ou en tiers lieu, l’expression concerne désormais aussi le monde du travail.  


Espace de travail hybrid : l'avènement du Digital Workplace

📖 Voir Glossaire : Digital Workplace

Dans son rapport intitulé « Hybrid Working : creating the next normal in work practices, spaces and culture », Poly, expert de l’évolution des espaces de travail, confirme le phénomène et dresse les tendances à venir :

  • des bureaux à domicile aménagés avec autant d’attention qu’une cuisine en matière d’ergonomie et d’inspiration ;
  • l’envol du coworking en périphérie des villes, se rapprochant ainsi des talents fuyants les mégalopoles ;
  • une modification en profondeur des paysages urbains avec moins de bureaux et la multiplication d’espaces annexes qui deviendront le prolongement de la cuisine ou de la salle à manger des collaborateurs. On pense, entre autres, à ces cafés aux décors semblables à des salons cosy avec un accès continu au WiFi.

Pour s’adapter à ce mouvement, le spécialiste recommande notamment :

  • d’examiner puis de réviser si nécessaire sa politique de travail à domicile en se concentrant notamment sur ce dont les collaborateurs ont besoin pour être les plus productifs. Il peut s’agir de matériel informatique, mais également de bureaux ou de chaises ergonomiques par exemple. Mais aussi de leur fournir à tout moment une attestation de travail, des informations relatives à l’activité partielle, des directives sur l’application du protocole sanitaire ou encore permettre à un nouveau collaborateur de signer son contrat de travail à distance.
  • Et de créer les conditions favorables à la collaboration. Pour Ludovic Girodon, auteur de Dream Team, la nouvelle bible des managers, trois points sont à prendre en compte pour manager ses équipes à distance : la sur-communication individuelle avec les collaborateurs, le maintien d’une ambiance collective avec la mise en place de rituels réguliers et « chouchouter les trois piliers de la confiance » : transparence, empathie et cohérence.

    Lire également : Le défi de l'engagement : les leçons à tirer de la crise avec les témoignages d’Alan (assurance santé) et d’Epsor (épargne salariale) sur leur gestion de la communication et du maintien du lien avec les équipes à distance.

    Ces transformations posent également la question de la sécurité des données. D’après une étude Deloitte de 2018, 63 % des incidents de sécurité sont le fait d’un collaborateur actif au sein de l’entreprise. La fonction RH a plusieurs cordes à son arc pour sensibiliser les effectifs à la protection des données, notamment celles à caractère personnelle – RGPD oblige. Formation, journée de sensibilisation, veille des évolutions réglementaires, partage des bonnes pratiques… sont autant de pistes à exploiter pour assurer la pleine conformité de l’organisation, et ce, même avec des collaborateurs à distance.

 

La fonction RH joue un rôle central pour assurer la continuité d'activité de l'entreprise. Crise après crise, elle le prouve sans cesse. Pour renforcer ses actions, elle doit modifier et transformer son approche de l'expérience collaborateur.  

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