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À l’image des autres fonctions supports, le département RH doit aujourd’hui se réinventer et s’adapter sans cesse aux nouvelles tendances et aux technologies permettant d’alléger la charge de travail (merci l’IA !). Dans ce monde en pleine mutation, on encourage les équipes RH à se focaliser sur des activités ayant un plus fort impact sur l’engagement, la culture d’entreprise ou encore la recherche de nouveaux talents.

Mais toutes les tâches de fond et les tâches administratives n’ont pas disparu pour autant. Alors, pour y passer moins de temps, la digitalisation des dossiers salariés est indispensable. Cependant, la numérisation de tous ces documents n’est qu’une partie de l’équation. C’est la façon dont les RH travailleront, une fois tous les dossiers numérisés, qui va permettre de gagner en productivité ou non. Il ne suffit donc pas seulement de scanner des documents.

[Cet article est traduit. Pour lire la version originale, c'est par ici]

Quelles différences entre le stockage et la gestion des documents RH ? 

Tout se joue lors du choix de votre solution RH de stockage et de gestion des documents numériques. Les logiciels ne manquent pas et chacun ont leurs propres spécificités en matière de gestion des tâches quotidiennes, de conformité et de sécurité. Pour vous permettre de faire le tri et d’y voir plus clair, nous vous proposons un aperçu des types de solutions les plus courantes sur le marché.

1- Le stockage statique

2- Gestion générique des documents

3- Gestion active des documents salariés

 

Le stockage statique

 > Tâches quotidiennes : les solutions de gestion documentaire collaboratives permettent le stockage statique de documents. Grâce à leurs fonctionnalités de partage elles permettent à plusieurs personnes d’accéder et de travailler depuis la même version d’un document. Elles sont conçues pour être utilisées par toutes les fonctions de l’entreprise et peuvent parfaitement être utilisées pour stocker les documents RH. Étant donné qu’elles sont conçues avant tout pour le stockage, ces solutions offrent effectivement un champ d’action limité. Impossible par exemple de créer et de travailler sur des formulaires électroniques, qui représentent pourtant une des principales sources d’économie de papier. 

> Conformité : les solutions de gestion documentaire collaboratives ont également une capacité de recherche limitée, car seules les termes compris dans les titres des documents sont pris en compte. Sans option de recherche avancée, impossible en effet d’assurer une gestion proactive de la conformité, en retrouvant les documents manquants ou sur le point d’expirer.

> Sécurité : En ce qui concerne la sécurité, les RH peuvent définir une autorisation d’accès général, mais pas spécifique. Il sera par exemple possible de restreindre l’accès à des dossiers entiers, mais pas à certains types de documents en particulier. De la même manière, lorsqu’un collaborateur changera de poste au sein de l’entreprise, l’équipe RH devra ajouter ou retirer manuellement son nom des dossiers auxquels il a accès. 

Si ces solutions conviennent pour un simple stockage de documents RH, elles ne sont pas idéales pour la gestion proactive de la conformité, la réduction significative des documents papiers ni la sécurisation des données sensibles.

 

Gestion générique des documents

> Tâches quotidiennes : les systèmes de gestion de contenu d’entreprise offrent plus de fonctionnalités que les solutions de gestion documentaire collaborative. Ces solutions spécialisées dans la gestion documentaire permettent de collecter, de stocker et de publier du contenu numérique. À l’image des systèmes collaboratifs, ils conviennent à la gestion de documents génériques, ce qui signifient qu’ils peuvent être utilisés pour tous types de fichiers dans l’organisation (documents liés aux RH ou non).

> Conformité : les fonctionnalités de recherches sont certes plus poussées qu’avec un simple logiciel collaboratif, mais la gestion proactive de la conformité reste toutefois limitée. Par exemple, si un gestionnaire RH veut générer un rapport concernant les documents manquants ou qui ne sont plus à jour (comme les contrats de travail), il devra rechercher chaque type de document individuellement ou vérifier les dossiers salariés un à un pour vérifier qu’ils sont bien complets.

> Sécurité : si les systèmes de gestion de contenu d’entreprise sont plus sûrs que les solutions de gestion documentaire collaborative, ils ne sont pas encore parfaits. La gestion des accès se fait manuellement : les équipes RH doivent donc penser à retirer ou donner des accès à certaines personnes lorsque celles-ci changent de poste au sein de l’entreprise. Cela ne semble être qu’un détail, mais le moindre oubli peut rapidement se transformer en faille de sécurité.

 

Gestion active des documents salariés

> Tâches quotidiennes : les systèmes de gestion active des dossiers et des documents salariés sont les outils les plus complets et les plus sophistiqués. Ils permettent aux équipes RH de générer, stocker et gérer les documents de manière active. Contrairement aux deux solutions précédentes, ils sont spécialement conçus pour la gestion des documents RH de nature sensible et contenant des informations confidentielles. C'est le salarié et non le document qui est au centre de ce type de solution et tout le fonctionnement est organisé autour de lui. Ces solutions de gestion active permettent également la création de documents et de formulaires électroniques entraînant ainsi une réduction de l’utilisation des documents papiers.   

> Conformité : plus important encore, ces systèmes sont conçus pour aider les équipes RH à gérer les dates d’expiration des documents et ainsi repérer les documents obsolètes ou sur le point d’expirer. Grâce à ces logiciels, les RH peuvent également définir des calendriers de conservation des documents par zones géographiques, une fonctionnalité indispensable pour les entreprises à rayonnement international. Toutes ces fonctionnalités permettent une gestion active des dossiers salariés pour garder une longueur d’avance sur la conformité.

> Sécurité : les solutions de gestion active de documents salariés offrent la meilleure protection en matière de gestion des risques. La gestion des accès aux documents est définie en fonction des rôles et non des individus. Dès que la fonction ou le statut professionnel d’un collaborateur est mis à jour dans le SIRH, les droits d’accès sont automatiquement synchronisés avec le système de gestion des dossiers salariés, ce qui permet d’éviter que des informations personnelles ne tombent entre de mauvaises mains.

 

Fanny, People Experience Lead chez Unilever, nous explique qu'avant la digitalisation, une personne de l'équipe RH dédiait tout son temps à classer, trier et ranger les dossiers. Les autres membres de l'équipe, devaient ensuite trouver la bonne clé, la bonne armoire et le bon dossier pour traiter les demandes. Aujourd'hui c'est de l'histoire ancienne : la digitalisation fait non seulement gagner du temps mais permet aussi de fiabiliser et sécuriser l'archivage des documents et la gestion globale des documents. Découvrez leur histoire ! 

 

 

Quelle solution est la mieux adaptée à votre département RH ?

Nous vous proposons ici qu’un aperçu rapide des différentes solutions disponibles pour la gestion numérique de vos dossiers salariés. En creusant un peu plus, vous verrez qu’il existe toute une variété de fonctionnalités, de mises en œuvre, de prérequis, d’intégrations etc.

Pour profiter au mieux des avantages de la digitalisation et du zéro papier, nous vous conseillons de ne pas vous arrêter aux simples solutions de stockage de documents RH mais de vous intéresser de plus près aux systèmes de gestion documentaire. La solution la plus adaptée dépendra alors des ressources que votre département RH dédie aux tâches administratives, à la gestion de la conformité et à la sécurité. Sachant que les RH doivent aujourd’hui contribuer aux résultats de l’entreprise et travailler sur l’expérience collaborateur, il est devenu crucial de réduire le temps consacré aux tâches purement administratives.

 

 

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