Chaque année, nous essayons d'analyser les tendances sociales et macro-économiques mondiales afin de faire des prévisions sur l'avenir du travail. Au début de cette année, nous avons commencé à partager nos “MégaTrends 2020” avec nos clients et la communauté RH au sens large. Nous espérions identifier les grands thèmes que chaque responsable RH doit avoir à l'esprit afin de préparer son organisation pour les années à venir.

L'impact du Covid-19 sur les RH - Comment la digitalisation peut soutenir les RH en temps de crise ?

Aujourd'hui, six mois plus tard, nous avons été, et nous le sommes toujours, confrontés à une crise sanitaire de grande ampleur que personne n'avait vu venir. Nous vivons une pandémie mondiale qui a changé notre façon de travailler du jour au lendemain. 

Les mesures clés qui permettront aux RH d’avancer et de surmonter cette crise seront de se concentrer sur l'accessibilité pour tous, l'équilibre entre la transparence et la confidentialité des données, et l’adaptation des collaborateurs.

 

Faire face à la crise de confiance

Dans nos MegaTrends, nous avons beaucoup parlé de la confiance et de la façon dont elle est devenue un sujet clé sur le lieu de travail. Dans son baromètre de la confiance, Edelman montre que nous sommes actuellement confrontés à une crise de confiance. Les gens ne font plus confiance aux gouvernements ni aux médias. Il suffit d'ouvrir n'importe quel journal pour voir des émeutes ou des protestations dans le monde entier. Mais ce qui est surprenant, c'est qu'en même temps, les gens n'ont jamais eu autant confiance en leurs employeurs. 76 % des sondés disent que l'institution à laquelle ils font le plus confiance est leur employeur ; pas le monde du travail en général, mais leur propre employeur. Cela met beaucoup de pression sur les employeurs et les RH dans le monde entier, mais c'est aussi une grande responsabilité et une grande opportunité pour les RH de se mettre en avant pour conserver ce niveau de confiance. 

Aujourd'hui, lorsque nous examinons la crise actuelle, nous pouvons voir dans quelle mesure cela reflète la réalité. Par exemple, de nombreuses entreprises ont réorganisé le travail et sont passées en télétravail à temps plein lorsque cela était possible, avant même que les gouvernements ne l'impose.

 

Comment les RH peuvent gérer le retour à cette “nouvelle réalité” ? 

Six mois plus tard, même si la crise n'est pas du tout terminée, de nombreux pays ont entamé leur retour à la "normale", bien qu’on ne sache pas encore avec certitude ce qu’est cette “nouvelle réalité. Nous avons voulu réfléchir à la manière dont la crise a remodelé le rôle des RH et à la façon dont ils peuvent réellement soutenir les collaborateurs dans des moments difficiles comme ceux que nous traversons.

Il y eu trois enjeux cruciaux pour les RH au cours des derniers mois de crise : 

  • Communiquer avec les collaborateurs pour s'assurer qu'ils ont le bon niveau d'information et de soutien.
  • Mettre à jour les politiques de santé et de sécurité pour protéger les employés. 
  • Faire en sorte que la plupart des collaborateurs puissent travailler à domicile rapidement et facilement. 

En tant que fournisseur de solutions de prestations de services RH, nous nous sommes demandés comment des outils digitaux comme les solutions PeopleDoc pouvaient aider les RH pendant cette crise, sur ces 3 éléments. Nous avons donc examiné ce qui s'est passé récemment sur nos plateformes et comment nos clients ont pu tirer parti de PeopleDoc pendant les premières semaines de la crise sanitaire. Alexis Charrier, responsable de l'équipe BI et Data Analytics de PeopleDoc by Ultimate Software nous a fait part de ses réflexions. 

 

Communiquer avec les collaborateurs grâce à la base de connaissances RH

Nous avons d'abord jeté un coup d'œil à notre base de connaissances qui est le principal point d'entrée pour les collaborateurs de nos clients qui cherchent des réponses à leurs questions. Grâce à la base de connaissances PeopleDoc, les équipes des ressources humaines peuvent partager des informations avec les collaborateurs via différents articles personnalisés en fonction des caractéristiques de l'employé. Ainsi, vous pouvez par exemple avoir une politique spécifique pour les travailleurs à distance (remote workers) et une autre pour les personnes qui travaillent dans les bureaux. La personnalisation est essentielle à une époque comme la nôtre, où nous sommes tous submergés d’informations et d'incertitudes. 

Selon Alexis Charrier, "nous avons vu que beaucoup de nos clients ont créé des contenus dédiés à la situation COVID-19 et que les employés le lisent : + 25000% de vues entre février et mars ! Actuellement, les articles relatifs au COVID-19 sont beaucoup plus populaires que les autres articles".

Ce n'est pas une surprise, mais cela indique que nos clients utilisent bien la base de connaissances comme une source d'informations importante pour les collaborateurs et que ces derniers la lisent de plus en plus pour obtenir des communications officielles des RH et de la direction. 

Parallèlement, nous savons que la plupart des entreprises communiquent beaucoup avec leurs collaborateurs par le biais d'outils de visioconférence, des mails ou même de vidéos. Si ces outils de communication sont très efficaces pour maintenir un lien entre les employés et les dirigeants, il est également essentiel d'avoir un endroit où les collaborateurs peuvent aller chercher des informations quand ils le souhaitent ou quand ils en ont le temps.

 

Obtenir des feedbacks rapides en temps de crise 

Nous avons ensuite jeté un coup d'œil à notre Portail RH et en particulier à notre solution de Case Management qui permet aux employés de faire des demandes aux RH directement depuis leur ordinateur, leur téléphone portable ou leur tablette.

Dans une situation normale, le module Case Management aide nos clients à gérer toutes les demandes qu'ils reçoivent de la part des collaborateurs de manière plus efficace en les envoyant automatiquement au bon interlocuteur et en leur permettant de hiérarchiser les demandes et d'organiser la charge de travail des équipes. En temps de crise, cela leur a également permis de répondre plus rapidement et plus efficacement aux collaborateurs et de gérer les volumes importants de requêtes transmises aux équipes RH dans un délai très court.

Selon Alexis Charrier, le nombre de demandes d'employés concernant le Covid-19 a augmenté très rapidement, avec une hausse de +6 900 % entre février et mars. "Et la tendance n'est pas à la baisse. Le pic n’a pas encore été atteint", ajoute-t-il.

Requêtes collaborateurs liées au Covid-19 et tendance

covid19 employee enquiries received & trend

Les employés se posaient beaucoup de questions sur leur sécurité, sur la possibilité ou non de se rendre sur leur lieu de travail, ce qu'il adviendrait de leurs congés, comment travailler à domicile... et ainsi de suite. Il est très difficile pour les équipes administratives RH de répondre à ces questions. En utilisant un système de gestion des cas, il est alors possible d’automatiser les questions les plus récurrentes et de gagner du temps pour approfondir d’autres situations sans précédent.

 

Préparer les collaborateurs au télétravail 

La crise du Covid-19 a mis beaucoup de gens dans une nouvelle situation : celle du travail à domicile. Même si de nombreuses entreprises le pratiquait déjà depuis plusieurs années, pour d’autres organisations cette situation est complètement nouvelle. Il ne s'agit pas seulement de quelques employés travaillant de temps en temps à domicile, mais dans de nombreux cas de l’ensemble des collaborateurs qui travaillent de chez eux sans aucune préparation ou formation. D’autant plus que les écoles étant fermées, beaucoup de parents ont dû s’occuper de leurs enfants en parallèle. Tout un défi pour les RH !

Nous nous sommes penchés sur ce sujet spécifique et sur la manière dont nos clients ont utilisé PeopleDoc pour gérer le travail à domicile. Alexis Charrier déclare : "Nous pouvons constater une accélération du nombre de demandes de travailleurs liées au travail à distance, mais les chiffres ne sont pas si importants si on les compare avec d'autres demandes liées à Covid-19. Pourquoi ? Comme on peut le voir sur le graphique ci-dessous, les entreprises préparent leurs équipes à travailler à distance depuis un certain temps déjà. Le sujet n'est pas complètement nouveau mais la situation du Covid-19 l'accélère énormément".

Articles à propos du télétravail

articles about working from home

Nous avons aussi eu des conversations avec de nombreux professionnels des ressources humaines à ce sujet au cours des dernières semaines. Ils nous ont dit que même si le travail à distance n'est pas un sujet nouveau pour eux, le fait qu'autant de personnes soient obligées de travailler à domicile était un véritable défi du point de vue technologique mais également un challenge en termes de management, de santé et de sécurité, et de motivation des employés. Maintenant que tant de personnes ont pu en faire l'expérience, la question demeure : "le travail à domicile va-t-il devenir la nouvelle norme pour la plupart des gens ?” Il est difficile de prédire l'avenir, mais une chose est claire pour les professionnels des RH: nous ne pouvons pas organiser nos services en nous concentrant principalement sur les personnes qui se rendent dans les bureaux. L'expérience digitale et mobile des employés doit passer avant tout !

 

Même si personne n'aurait pu prévoir la situation à laquelle nous sommes tous confrontés, il est essentiel pour les RH d'avoir la souplesse nécessaire pour adapter les processus RH à la vitesse imposée par la crise. Les RH seront toujours confrontées à des changements et devront toujours faire face à différentes crises. En intégrant cette notion de résilience dans la prestation de services des RH, la fonction RH sera aussi prête que possible. 

 

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