Qui sont les talents qui se cachent derrière PeopleDoc ? Qui sont les membres de nos équipes ? Quels sont leurs métiers ? Nous allons à leur rencontre pour vous faire découvrir leur quotidien. Dans cette série d'articles qui vous ouvre les portes de PeopleDoc, nous vous présentons cette semaine : Laïny Tamou, alternante au service RH qui est, entre autres, en charge de l'organisation de l'onboarding et de l'intégration des nouveaux collaborateurs ! 

De l'onboarding physique à l'onboarding à distance !

 

Peux-tu te présenter en quelques mots ? 

 

Lainy Tamou

Je m’appelle Laïny Tamou, je suis alternante au service RH chez PeopleDoc depuis février 2019. Je travaille sur la partie administration RH et je suis notamment en charge de l’intégration des collaborateurs. En parallèle, je suis étudiante au CFA IGS où je suis une formation de 2 ans pour devenir Responsable RH généraliste. 

 

En temps normal, comment se déroule un onboarding chez PeopleDoc? 

En règle générale, la semaine d’intégration des salariés se déroule toutes les premières semaines de chaque mois de l’année. Je convie sur cette semaine, tous les nouveaux collaborateurs des entités France, Royaume-Uni, Allemagne, Espagne et parfois ceux de New York, sur une session d’intégration à Paris. Notre semaine d’onboarding est composée de 2 parties : 

> La première partie : sur 2 jours, elle permet aux nouveaux arrivants de découvrir l’entreprise et ses différents départements, les interlocuteurs, les futurs collègues et équipes, la vision de l’entreprise, sa culture, son histoire, etc 

>La seconde partie : elle consiste en une formation sur nos produits. Les nouveaux collaborateurs ont l’opportunité de se former de façon plutôt intensive sur notre solution pour comprendre son fonctionnement et comment ils interagiront avec en fonction de leur poste. 

Concernant l’organisation, je m'occupe de planifier la semaine, de réserver les salles et de bloquer des créneaux dans les agendas des speakers. Puis, j’invite les nouveaux salariés en leur donnant toutes les informations nécessaires avec le programme. Je leur explique comment la session va se dérouler, qui sera présent, je leur donne les horaires de début et de fin, etc. Je me mets aussi en relation avec notre office manager qui s’occupe de la planification des voyages pour ceux qui ne vivent pas en Ile-de-France. Mais je reste le point de contact des nouveaux collaborateurs pour toutes leurs questions : comment arriver dans les locaux ? Comment récupérer son matériel ? Comment se déroule la semaine ? etc.

Enfin, je suis aussi en charge de planifier, encore une fois avec l’office management, tout ce qui est “petit événement” : notre petit-déjeuner d’accueil et notre apéro du jeudi. Et je commande les goodies et petits cadeaux de bienvenue, que nous donnons à tous le jour de leur arrivée. 

 

Quels sont les principaux enjeux de l'onboarding

Du point de vue de PeopleDoc, l’un des principaux enjeux de l’onboarding est de faire en sorte que tous les collaborateurs, peu importe l’entité à laquelle ils appartiennent puissent découvrir, et de la même manière, l’entreprise et ses valeurs. Le but est d’offrir un accueil uniformisé pour qu'ils puissent sentir la culture qu’on essaye de transmettre depuis le siège parisien (même si évidemment la maison mère est aux Etats-Unis, les bureaux de Paris sont une antenne émettrice en Europe).

Le but est également de pouvoir rassembler tous les nouveaux chaque mois pour qu’ils puissent communiquer entre eux, s’entraider, créer des liens dès le départ et avoir certains repères. Le fait qu’ils découvrent ensemble l’entreprise et sa culture leur assure un bon démarrage.

L’onboarding, c’est aussi le moment où le nouveau collaborateur va voir ce qui se passe dans l’entreprise et comment elle fonctionne réellement. C’est son premier contact avec les équipes et ses futurs collègues. Je pense que c’est un moment important pour eux et c’est aussi un moment où en tant que RH, il ne faut pas se rater ! L’onboarding est le premier pas pour engager les collaborateurs et il faut absolument faire en sorte qu’ils se sentent bien, qu’ils aient les bonnes informations au bon moment et qu’ils rencontrent les bonnes personnes. Il faut qu’ils se sentent rassurés, soutenus et accompagnés et que le début de l’intégration soit la plus fluide possible pour enchaîner ensuite sur la prise de poste. 

 

Comment as-tu retravaillé la semaine d’onboarding pour l'adapter au confinement ? 

En réalité, le crash test de l'onboarding à distance a eu lieu quelques temps avant, durant les grèves de fin d’année ! Sur une des sessions, nous avons dû organiser les 3 derniers jours (donc la formation produit) à distance. J’étais seulement intervenue pour contrôler que tout le monde disposait des liens d’accès nécessaires pour se connecter à la formation. J’étais restée en contact permanent avec l’équipe formation au cas où il y aurait le moindre problème. 

Cette deuxième partie de la semaine est en fait la moins compliquée à réaliser à distance. Les nouveaux arrivants restent en effet toute la journée avec les mêmes formateurs et il n’y a pas de changement de speakers toutes les heures voire demi-heures, comme sur les deux premiers jours. Tout s’était donc bien passé. Mais cette fois-ci, il a fallu faire les choses autrement. L’avantage, c’est que le confinement a eu lieu le 16 mars, ce qui m’a laissé presque 3 semaines pour m’organiser avant l’onboarding suivant. 

  • J’ai tout d’abord créé des salles de réunions virtuelles pour chaque journée. Je souhaitais vraiment faire en sorte qu’il n’y ait qu’un seul lien par jour et qu’il ne soit pas nécessaire de changer trop souvent.
  • J’ai fait en sorte que tous les speakers aient les bons liens de connexion.
  • J’ai ensuite préparé une nouvelle version de mon mail d’introduction que j’envoie aux nouveaux. J’ai tenté de les rassurer au mieux, en leur expliquant comment l’onboarding à distance se déroulerait, sur quel outil, avec qui, etc. Je leur ai envoyé le programme en pièce jointe ainsi que tous les liens et contacts nécessaires.
  • J’ai anticipé un autre problème : le matériel professionnel ! Nous avons travaillé main dans la main avec l’IT pour faire en sorte que tous les nouveaux reçoivent leur matériel à temps et qu’ils aient le temps de le configurer. Une procédure était prévue en cas de retard dans la livraison pour être sûr que tout le monde puisse suivre la formation. Et nous avons eu de la chance, car nous avons eu très peu de problèmes.

Le jour J, je m'assurais de la présence de tous les onboardés, mais aussi de tous les intervenants comme je l’aurais fait en temps normal. Je restais présente dans les salles virtuelles lors des deux premiers jours, mais avec mon micro et ma caméra coupés, histoire d’être présente pour la moindre question. Souvent quand on a des questions, on préfère les poser entre deux présentations, je préfère donc rester à proximité et éviter qu’ils aient à me chercher. J’ai donc fait la même chose, malgré le fait qu’on était à distance, ainsi j’étais certaine que les nouveaux pourraient poser toutes les questions qu’ils souhaitaient facilement. 

Dans l’organisation de la semaine, presque toutes les présentations ont été maintenues telles qu’elles étaient en présentiel sauf une seule. Il s’agissait d’une présentation sur l’agilité durant laquelle, les speakers utilisent en temps normal des jeux avec plusieurs équipes et du matériel. Nous avons préféré la retirer, plutôt que de faire seulement la partie théorique, et nous la referons quand les bureaux rouvriront. 

Nous avons aussi maintenu l’apéro du jeudi, que notre office manager à transformer en e-apéro avec un petit quiz très sympathique pour mieux connaître les nouveaux arrivants. En revanche, nous avons préféré retirer le petit-déjeuner de bienvenue car il était vraiment compliqué de demander à des gens qui ne se connaissaient pas encore de se connecter le premier jour à 9H du matin pour manger un petit-déjeuner chacun de son côté ! Nous avons préféré le remplacer par une introduction de notre DRH. 

 

As-tu eu des retours de la part des onboardés à distance ? 

Les nouveaux onboardés sont globalement contents et je le suis aussi ! Ils ont trouvé la semaine d’intégration fluide, ils ont apprécié d’avoir les informations rapidement et surtout ont été très rassurés de voir que malgré la situation la semaine était maintenue. 

Après chaque semaine d’intégration j’envoie un questionnaire à tous les participants. Pour le mois d’avril et de mai (nous attendons encore les résultats de juin au moment où cette interview a lieu) nous avons eu une note de 4,17 /5 pour la satisfaction du process d’onboarding. Je considère que c’est plutôt une bonne note !

J’ai également eu quelques retours directs de personnes qui étaient très satisfaites et qui avaient trouvé la semaine très instructive et utile. Il y a eu seulement un point un peu plus compliqué. Il était difficile de réussir à créer des liens entre tous les nouveaux à distance ! Ce n’est pas comme en présentiel où il est possible de parler avec son voisin de table par exemple. Certains ont pris des initiatives pour se parler entre chaque présentation par exemple, mais définitivement, ce n’était pas tout à fait la même chose qu’en physique. 

 

Qu’est ce qui a été le plus compliqué à mettre en place ? 

Il n’y a pas eu de point vraiment compliqué, mais plutôt un point sur lequel j’ai du être extrêmement vigilante. Il s’agissait de m’assurer que tous les nouveaux aient toutes les informations nécessaires avant le démarrage et qu’il n’y ait aucune zone d’ombre. Un nouveau collaborateur qui arrive peut déjà se sentir un peu perdu les premiers jours dans les bureaux, mais à distance si on ne fait pas attention, ça peut être bien pire. J’ai fait très attention afin que mes mails soient les plus complets possible et que personne ne se sente isolé ou laissé pour compte. 

 

Comment as-tu vécu le télétravail ?  Comment t’es-tu adaptée ? 

J’ai vraiment découvert le télétravail pendant la période de grève. C’était ma première vraie expérience du télétravail régulier et c’est à cette occasion que j’ai découvert que je devais être vigilante sur quelques points. Principalement, je devais faire attention aux horaires, parce que j’avais tendance à finir bien après mes horaires de travail habituels. C’est une vraie discipline de réussir à se dire “Laïny, tu peux faire ça demain !”. Au début je devais me mettre des alarmes pour ne pas oublier de bouger un peu, de me lever, de faire une pause, de faire un peu de sport ...

Une grande partie de mon travail au quotidien, tout ce qui concerne l’administration RH notamment, se fait déjà à travers la plateforme PeopleDoc. Donc travailler depuis chez moi, ne changeait pas grand-chose pour ces missions-là. En revanche, là où j’ai dû m’adapter, ce fut surtout pour les tâches qui se font normalement en présentiel comme les évènements RH. 

Au niveau de l’équipe, nous avons revu notre façon de travailler ensemble. Nous avons mis en place des points journaliers dans un premier temps pour faire le point ensemble, s’aider les uns les autres en cas de besoin, remonter les problèmes s’il y en avait, puis simplement pour discuter, voir si tout le monde se sentait bien. Puis nous avons espacé ces points et nous en avons gardé 2 ou 3 par semaine. 

Nous avons également organisé des points réguliers pour travailler par petits groupes sur des sujets particuliers. Ces points nous permettaient vraiment de garder le lien entre nous. On avait besoin de discuter de vive voix, de se voir même si ce n’est qu’à travers un écran. 

Un autre point important, fut pour moi l’espace de travail. Je n’avais pas forcément le matériel adéquat, mais j’ai essayé de me créer un cadre de travail le plus opérationnel possible. Je me forçais aussi à changer de pièces régulièrement parce que lorsque je suis dans les bureaux, puisque nous sommes en Flex Office, je change d’espaces de travail, je vais travailler avec différentes personnes tout au long de la journée. 

 

La crise a t-elle provoqué un changement dans la perception de ton métier de RH ? 

De mon point de vue, par rapport à mes missions, il y a un point sur lequel je me suis sentie très chanceuse : le fait d’avoir une solution digitale à disposition. Je ne sais honnêtement pas comment nous aurions fait sans ! C’était en réalité un grand soulagement de savoir que nous pouvions continuer toutes nos missions à distance sans aucun problème. Tout ce dont nous avions besoin était déjà dans la plateforme. Ce n’était pas le cas pour certaines organisations et j’en ai fait les frais personnellement. J’appréciais déjà énormément notre solution avant la crise, mais je me suis vraiment aperçue qu’elle était indispensable à cette occasion. 

La crise a aussi remis en question ma perception du télétravail dans le sens où je me suis rendue compte qu’il n’était pas le même pour tous. Certes, le télétravail était ici forcé, mais nous nous sommes aperçus que bien qu’il doit être davantage développé à l’avenir, il ne convient pas à tous. C'est contre-intuitif, mais même pour des collaborateurs qui évoluent dans le secteur des startups et des nouvelles technologies, le remote work peut être difficile d'accès. Et pour tout ceux qui peuvent télétravailler et qui apprécient ce mode de travail, il ne faut pas négliger l'accompagner que nous devons leur fournir. Comme pour beaucoup d’autres entreprises, la crise nous a permis d’avoir une réflexion à ce sujet. 

ll y a un autre point très important pour moi, qui est l' une des raisons pour lesquelles j’ai choisi ce métier : le lien avec les collaborateurs. Garder un lien, communiquer avec les collaborateurs est extrêmement important et encore plus en temps de crise. En présentiel, les gens viennent nous parler au détour d’un couloir, pendant la pause déjeuner ou pendant qu’on prend un café. Nous n’avons pas pu avoir ces moments de discussions informelles et pour moi il était important de rappeler que même à distance, nous restions là pour toute question et tout besoin. Nous voulions faire en sorte que personne ne se sente isolé. 

 

Qu’est ce que tu attends avec le plus d’impatience pour la ré-ouverture des bureaux ? 

Il y a deux choses que j’attends impatiemment : 

  • J’apprécie beaucoup notre cadre de travail et ne serait-ce que pouvoir redécouvrir nos locaux et les espaces où j'avais l’habitude de travailler, sera génial. 
  • Dans mon quotidien, ce que j’aime beaucoup c’est le contact avec les petits nouveaux. Pouvoir les voir “en vrai” et voir qu’ils sont contents, qu’il y a une bonne ambiance, qu’ils apprécient réellement l’onboarding, me manque ! 

 

bg-img-form3.png

Abonnez-vous à notre newsletter

Tous les jeudis, recevez directement dans votre boîte mail nos derniers articles !

bg-img19.jpg
Capture d’écran 2019-02-26 à 17.18.00
Téléchargez NOTRE EBOOK - LA DIGTIALISATION RH EN 2019

Avec ce document, vous saurez :

  • comment assurer la continuité de l'offre de services face aux évolutions réglementaires (RGPD, PAS, Loi Travail)

  • la gestion des données RH - retour d'expérience de l'équipe RH d'Atos

  • comment font les équipes RH pour améliorer l'expérience collaborateur ;

  • des télétravailleurs aux freelancers, comment assurer la transformation de la relation salarié !

The Digital Road : 3ème édition

Laisser un commentaire

FR18-Global-compliance-RGPD-minisite.png
demo_peopledoc.gif