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Déterminer le Retour sur investissement (ROI) d’un projet Digital RH est fondamental, car vous mènerez un projet de fond qui va bénéficier à toute votre organisation et notamment via : 

  • Une optimisation des goulots d’étranglement ;
  • Une gestion efficace de son budget ;
  • La garantie de la pleine conformité réglementaire.

Vous souhaitez, avant de vous lancer dans un projet de dématérialisation de vos processus, convaincre votre auditoire des bienfaits d'un tel projet. Mais vous ne savez pas vraiment sur quel KPI vous baser ? Cet article vous permettra de répondre aux questions suivantes :

  • pourquoi l’analyse de vos datas RH est indispensable pour une prise de décision stratégique informée ;
  • comment mesurer vos actions ; 
  • comment rendre ces données actionnables. 

Le ROI n'est possible que si vous définissez vos objectifs en amont. Nous avons constaté que beaucoup de clients se lançaient dans un processus de dématérialisation sans avoir défini leurs objectifs et ne savaient donc pas vraiment pourquoi ils souhaitaient utiliser leurs outils. Résultat : ces derniers étaient mal utilisés. 

Il est donc indispensable de définir ses objectifs, pour que la solution soit bien exploitée et bien piloter cet objectif grâce à l'indicateur clé de succès : le KPI. Présenté pendant le comité de pilotage, il vous permettra de mener des plans d'action pour tendre vers l'objectif fixé. Des standards existent mais ils ne seront pas pour autant pertinents pour toutes les activités et objectifs. Définir vos objectifs permettra de définir vos outils et de mieux gérer votre capital humain.

Utiliser des KPIs quand on est RH

Les KPIs (Key Performance Indicators) sont propres à chaque organisation, il faut avant tout déterminer ses objectifs pour choisir les indicateurs les plus pertinents. C’est la condition sinequanone pour rendre une masse de data RH intelligible.

Le jeu en vaut la chandelle car l’analyse vous donnera des informations clés sur le fonctionnement de votre équipe RH, les attentes de vos collaborateurs et des indications pour mener la suite de vos projets. 

En matière de Digital RH, quels sont les KPIs les plus pertinents ? La réponse dépend de votre but, voici certaines pistes de réflexion que vous pouvez suivre, pour déterminer vos objectifs et in fine vos KPIs.

> Je veux monitorer les coûts :

Si vous souhaitez monitorer vos coûts, vous pourrez vous intéresser au nombre de documents RH dématérialisés et envoyés aux collaborateurs et surtout vous intéresser au nombre de documents RH récurrents distribués par an.

Il s'agit sans doute du KPIs le plus facile à calculer et très utile pour démontrer l’intérêt de la digitalisation, surtout si votre direction est récalcitrante. En effet, avant même de penser à la transformation digitale de son entreprise, la dématérialisation des RH représente un avantage certain pour le budget. L'ensemble du processus de distribution et d'archivage des documents RH est complètement automatisé. Les RH sont libérés des tâches chronophages, les collaborateurs accèdent immédiatement à leurs documents. L'organisation bénéficie également d'une baisse des coûts d’impression et d’affranchissement ainsi que d'une meilleure traçabilité des documents.

Les RH distribuent tout type de documents; que ce soit les contrats, les avenants, les attestations employeurs, les certifications etc. Offrir aux collaborateurs, la possibilité de disposer d'un coffre fort électronique et faire de cet outil un moyen de communication privilégié vous permettra d'assurer un gros retour sur investissement.

Comment l’analyser ? Le taux de dématérialisation des documents RH indique la part de collaborateurs d’une organisation qui a souscrit à la digitalisation de ses documents RH. C'est important car il ne s'agit pas, pour les entreprises, d'avoir deux postes de coûts : un pour la gestion dématérialisée et un pour la gestion papier. Ainsi, nous estimons qu'un taux de 90% est idéal pour les organisations.

Lisez à ce sujet le retour d'expérience du CHRU de Nancy : l'établissement a estimé que celle-ci pourrait permettre de générer jusqu’à 80 000 euros de gains annuels via la suppression des coûts d'impression sur les 12.000 bulletins de ses seuls agents.

 

> Je veux vérifier la pertinence de ma communication

  • Le KPI courant : le taux d’ouverture des coffres, cela vous permettra de vous assurer que les collaborateurs ont bien lu les communications en se connectant sur leur coffre.
  • Le KPI moins courant : le nombre de collaborateurs qui a effectué clairement un choix vis-à-vis de la dématérialisation (oui/non). À noter que la loi El Khomri a tout de même diminué le nombre de réfractaires.

Découvrir à ce sujet le retour d'expérience de Bouygues Telecom.

Vous avez lancé une campagne de digitalisation de vos documents RH. Vous avez pour objectif que la grande majorité de vos collaborateurs ouvrent leur coffre. Malheureusement, après un pic du nombre d’ouvertures suite à la première campagne de communication, le taux d’ouverture stagne. Vous faites donc une relance.

Un de nos clients du secteur bancaire bénéficie d'un taux d'ouverture des coffres 95%. Pour atteindre ces chiffres, il faut mettre en place une vraie conduite d'accompagnement au changement pour que votre projet soit mené à bien. Cherchez des sponsors et équipes terrain pour sensibiliser les collaborateurs à ce nouveau projet. Démontrez à quel point il est important pour les équipes RH de dégager du temps à faible valeur ajoutée pour se rapprocher des collaborateurs mais également à quel point la digitalisation simplifie le quotidien des collaborateurs qui accèdent à l'information n'importe où n'importe quand.

Les équipes du Groupe Rocher ont organisé un petit événement sous forme d'un HR Coffee pour sensibiliser nos collaborateurs à la digitalisation.

 

Vous pouvez également vous intéresser au taux de clôture et au taux de réouverture des coffres forts, afin de comprendre s'il y a un décalage entre votre communication et les attentes des collaborateurs, si l'outil leur donne satisfaction et pourquoi.

 

> Je veux fluidifier le travail d’équipe :

Recruter des nouveaux collaborateurs, valider un contrat ou un avenant, entériner une décision importante, toutes ces actions ont besoin d’apposition d'un signature. Les allers-retours de documents entre les différents signataires ralentissent le processus. Le timing est clé. Pour franchir rapidement l’étape incontournable de la signature, vous pouvez opter pour une solution d'e-signature adaptée aux besoins d’agilité et de réactivité du monde des RH et répondant à leurs enjeux de confidentialité et de traçabilité.

L'indicateur clé est le nombre de jours passés entre l'offre d'embauche et la signature du contrat via la signature électronique. L'objectif est de s'assurer de la sécurisation de l'effectif (qu'il ait bien un contrat signé en bonne et due forme avant son arrivée dans l'entreprise) et cela permet une meilleure gestion du risque.

Chez Transavia, "les salariés n’ont plus à passer au siège pour venir signer leurs documents : ils signent désormais de manière électronique. Notre effectif est composé à 80% de personnels navigant qui sont par définition très souvent en vol. Ils peuvent signer leur document n'importe où, n'importe quand. De même côté RH, aujourd’hui je donne cette interview en dehors de nos locaux et pourtant je peux signer un document à distance si besoin. Nos délais sont ainsi toujours respectés. Nous avons d’ailleurs étendu la signature électronique à nos autres processus RH et signé les attestations employeur et les certificats de travail » affirme Laetitia Joly, Responsable Paie & Administration du Personnel.

Autre KPI que vous pouvez utiliser : le nombre de contrats annulés, renvoyés pour erreur ou encore de contrats expirés.

Automatiser et standardiser vos processus vous permet de gagner un temps précieux et d’économiser de l’argent. L’envoi, la signature et le stockage d’un contrat peut s’effectuer en moins d’une minute. De plus, la traçabilité, la conformité, la sécurité et la disponibilité des documents sont garanties. En moyenne, la productivité RH augmente de 20% et les économies réalisées par contrat sont de 30%. 

Un client du secteur du divertissement a rapidement constaté le bénéfice de la e-signature. En effet, en proposant beaucoup de contrats courts, cette solution a permit à la société de bénéficier d'un meilleur suivi des contrats et moins de risques légaux. 
 

> Je veux assurer la conformité réglementaire :

Avant les équipes RH disposaient de pièces dédiées pour ranger leurs documents, la digitalisation offre une meilleure sécurité, un gain de temps pour les RH et un système plus compliant.
  • Le KPI évident : Le taux de complétion des dossiers salariés, en fonction des processus RH que l'on emploi, vous pouvez entre autre vérifier que :

* tous les dossiers salariés ont un contrat de travail
* les collaborateurs étrangers disposent d'un permis de travail 
* les documents DPAE
 sont bien présents dans chaque dossier
* la carte d’identité et le(s) diplôme(s) sont à disposition dans chaque dossier 
* le nombre de documents arrivants à expiration est bien notifié
* le statut des signatures, en cours, expirées ou rejetées 
* Statistiques sur les rémunérations
* BDES (base de données économiques et sociales) est disponible et à jour.

Jilan, HR Manager chez Unilever raconte l'impact de l'arrivée de l'autorité administrative sur une journée de travail.

  • Avec la mise en place du RGPD, tout document dispose d'une date de vie au sein de l'entreprise et il est primordial de veiller à ne pas garder les documents au delà de la date limite. Grâce aux outils gestion de documents il est possible d'avoir une gestion plus habile des droits et des documents.
  • Le KPI moins le moins évident : le contrôle URSAFF. 

Un client du secteur alimentaire avait fait face à deux contrôles URSSAF dans l'année, comme ses documents se trouvaient dans un même outil et que ce dernier permet un suivi précis de la validation des documents, sa solution EFM a été rentabilisée.

Comment rendre actionnable cette data : vous pouvez créer des campagnes de relance, le plus important est de faire preuve de proactivité de la gestion de la conformité.

> Je veux optimiser la productivité et monitorer mon activité : 

Avant, les collaborateurs communiquaient avec les RH via l'envoi d'emails, par appels, leur posaient leurs questions à la machine à café ou passaient par leurs managers pour faire leurs demandes. Et les équipes RH devaient traiter l'information par courrier, format papier ou directement à l'oral. La digitalisation RH offre une centralisation de l'information pour les collaborateurs qui bénéficient d'un espace privilégié pour permettre de trouver l'ensemble des informations nécessaires à leur vie en entreprise. 

Grâce au digital on peut savoir si les articles sont lus et si oui lesquels sont distribués et de combien est le taux d'ouverture.

L'objectif est de gagner en productivité car on centralise l'information, il est possible de faire du traitement de taches. Plus besoin de traiter l'information, requalifier l'information. Le digital offre un process clair, un formulaire simple et efficace.

L'indicateur clé est le gain en équivalent temps plein (ETP) sur des taches à faible valeur ajoutée pour permettre aux RH de se centrer sur l'humain. 

La digitalisation des processus RH a permis à notre client Bureau Veritas de simplifier et d’harmoniser les processus au sein de la société,  mais aussi d’obtenir de l’information beaucoup plus rapidement. Cela a abouti à une nouvelle organisation RH beaucoup plus productive et a permis de se débarrasser de ses tâches « sans valeur ajoutée ». Les équipes RH ont pu constater un gain de temps, mais aussi un gain de place très important, grâce à la dématérialisation. Tous les classements et rangements de dossiers ont disparu, tout comme les armoires. L’accès à tous les documents des collaborateurs est maintenant très rapide et sécurisé et la gestion des demandes des salariés simplifiée.

Les KPIs que vous pouvez utiliser sont nombreux :

- Temps de première réponse de la part des équipes RH
- Taux de satisfaction (à l'aide d'un questionnaire de satisfaction par exemple)
- Temps de complétion d’une demande salarié
- Temps processus d’embauche
- Réduction du nombre de demandes salariés
- Nombre de demandes fermées par équipe / gestionnaire RH
- Monitorer le nombre de demandes par statut, si des demandes sont annulées, chercher la raison
- Nombre de demandes par types de demandes. Par exemple, sur le nombre d'arrêts maladies, s'interroger sur la source du problème
- Nombre de processus qui prennent du retard
- Demandes rouvertes
- Taux de consultation des articles présents sur la base de connaissance (tous les collaborateurs y ont-ils accès ?)

Comment rendre actionnable cette data ? Cela peut se faire à l'aide d'outils de reporting à l’image de l’entreprise. 

La solution Advanced Analytics de PeopleDoc permet aux RH d'évaluer le temps qu'ils passent sur chaque mission, ils peuvent ainsi calculer les économies effectuées grâce au nouvel outil. 

La transformation digitale de votre organisation vous permettra d'être proactif et d'apporter de l'information probante aux managers qui vont pouvoir mieux piloter leur activité. Pour définir vos KPIs, définissez bien en amont les objectifs du projet : les visibles... et les moins visibles. 

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