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La Loi Travail a pour objectif d’améliorer le dialogue social, permettre une plus grande souplesse aux entreprises tout en donnant plus de protection aux salariés. Surtout, elle crée un climat plus favorable que jamais à la digitalisation des documents RH pour les entreprises, avec la possibilité pour l'employeur de passer à une configuration de dématérialisation des bulletins de paie par défaut.

Bref, l'opt-out rebat les cartes du zéro papier… mais quelles sont les nouvelles règles du jeu ? La Loi Travail pose donc, parmi des considérations techniques légales et administratives, une question de méthode.

  • Comment mobiliser ses ressources internes ?
  • Comment communiquer et à quelle fréquence ?
  • Comment s'organiser pour maximiser l'impact de son projet ?
Dans cet article, nous vous listons 5 règles à suivre pour maximiser l'engagement de vos collaborateurs face à votre projet de digitalisation RH. BONUS : Fabien Lerays, VP Operations France donne ses conseils en vidéo dans cet article ! 

 

Règle n°1 : Intégrer la démarche dans une stratégie globale

La digitalisation des processus administratifs RH n'est pas un simple accessoire à implémenter : si l'on veut que son impact soit profond et ses bénéfices nombreux pour l'ensemble de l'organisation, il faut s’interroger sur les motivations premières du projet, qui correspondent à l'identité de votre organisation. Cela vous permettra ensuite de positionner le discours que vous présenterez à vos collaborateurs. L'objectif peut être :

  • écologique,
  • la modernisation de l'entreprise
  • la sécurité
  • etc.

Une fois cet objectif déterminé, le choix de KPIs n'en sera que plus aisé. Pourquoi choisir des KPIs ? Il est primordial de pouvoir mesurer les effets, positifs ou négatifs de votre projet, ne serait-ce que pour être en mesure de corriger ou de généraliser des actions efficaces. 

Quels KPIs choisir ? Les indicateurs de la réussite du projet découlent de vos objectifs. Ils peuvent être liés à la quantité de papier utilisée, à l'image de l'entreprise (via une enquête par exemple)... Mais par-dessus tout, le premier indicateur qui vous permettra de vérifier l'impact de votre projet tient dans son usage. 

team-fabien-lerays.png"Le premier KPI à suivre pour déterminer la réussite d’un projet de digital RH : l’utilisation des outils par la population concernée", Fabien Lerays, VP Operations France

 Pour intégrer la démarche dans une stratégie globale, il sera primordial de :

  • communiquer auprès de tous ses collaborateurs
  • analyser le contexte et comprendre les risques et les challenges en fonction des profils
  • impliquer des key users : il est important de faire descendre l'information via des relais identifiés et formés
  • respecter l’ADN de l’organisation.

Règle n° 2 : Lever les craintes de vos collaborateurs


Afin de favoriser l'utilisation du coffre-fort digital par vos collaborateurs, une de vos missions consistera à lever leurs craintes avec une communication efficace et de les rassurer avec une formation sur l'outil. Quelles sont les objections couramment partagées face à la digitalisation des processus administratifs RH ?

Pour les collaborateurs : 

> une peur du digital : ce point là est souvent lié à la sécurité et au manque de maîtrise sur les données. Que répondre ? Qu'il est pourtant bien plus sûr de conserver ses données sur le cloud que dans un carton chez soi !

> réticence au changement : c'est une crainte à relativiser, car nombre de salariés sont réellement dans l'attente d'outils et de supports qui correspondent mieux à leurs usages dans leurs vies personnelles. Aujourd'hui, 40% des utilisateurs de notre coffre-fort MyPeopleDoc® se connectent via mobile !

Pour la fonction RH : 

> la déshumanisation de leur fonction au sein de l'entreprise. Plus de digital, moins de contact ? C'est pourtant tout l'inverse qui se passe, puisque les outils permettent de dégager plus de temps pour des actions de fonds, et du contact humain - pas seulement par mail !

> la perte de son emploi. Rassurez-vous, le digital ne remplace personne, mais il permet surtout d'accomplir des tâches à plus haute valeur ajoutée ! 

> la perte de repères : qui dit nouveaux outils, dit formation, parfois lourde. La révolution digitale implique une logique d'apprentissage en continu. C'est évidemment très motivant mais cela peut aussi signifier beaucoup d'efforts.  

C’est pourquoi il faut communiquer sur les avantages que cela peut apporter : des échanges plus fluides entre RH et collaborateurs, plus de temps pour élaborer des projets sur le long-terme, engager des discussions de fond avec les collaborateurs et le Top Management...

 

  

Règle n°3 : Travailler en équipe

S'il y a bien un principe à mémoriser, c'est qu'il n'y a pas de digital sans collaboration. Un projet de digitalisation des bulletins de paie et plus généralement, un projet de digitalisation des processus administratifs RH ne requièrent pas de connaissances techniques approfondies de la part de l'employeur.

En revanche, la clé de la réussite du projet tient surtout à la mise en place d'une équipe dont les rôles et les fonctions seront clairement définis.

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La taille de cette équipe n'est pas figée : elle dépendra avant tout de la taille et de la structure de votre organisation.

ampoule-blue.pngCONSTITUER UNE EQUIPE : QUI FAIT QUOI ? 
  • Les chefs de projet seront les chefs d'orchestre du projet. Ils communiqueront ensemble au quotidien pour s'assurer de coordonner leurs actions ! Ce sont eux qui établiront un rétroplanning et le suivi de celui-ci.
  • Le sponsor du projet peut être le chef de projet, mais pas nécessairement. Son rôle ? Mettre en lumière les bénéfices du projet au sein de l'organisation, des managers pour faire descendre l'information et mobiliser ainsi les collaborateurs.
  • Les interlocuteurs techniques vont créer l'environnement de staging, c'est-à-dire la plateforme sur laquelle seront créés tous les tests avant la mise en production finale du projet.
  • Les interlocuteurs fonctionnels vont paramétrer la plateforme en fonction des besoins de l'employeur. A quelle population envoie-t-on les bulletins de paie digitalisés ? Qui doit les recevoir au format papier ?
  • Les responsables de communication s'assureront que les bons messages seront communiqués aux bonnes personnes via les supports qu'ils auront déterminés : flyers, affiches, page web, vidéo, événement offline...
Cas pratique : comment impliquer les key users et le management ? 

Former les équipes RH au nouvel outil : cette étape doit intervenir avant la communication détaillée et globale aux salariés. Par exemple dans le cas de ClubMed, des ambassadeurs ont été recrutés pour faciliter la communication et la formation autour de la dématérialisation des bulletins de paie, en répondant à des question simples mais légitimes des collaborateurs ("En quoi ça consiste ?" ; "Comment utiliser l'outil ?").

Une communication interne en 3 étapes chez ClubMed
  1. Un petit-déjeuner réunissant l'ensemble de l'équipe RH a permis de recruter des "Eclaireurs", c'est-à-dire des ambassadeurs qui s'impliquent dans les différents événements de lancement de projet et dans le support aux managers et aux salariés dans la phase d'appropriation des nouveaux usages digitaux.
  2. Des événements "HR Digital Day", et des "Cafés Digitaux" qui ont compris des ateliers brefs de formations.
  3. Une phase de forte disponibilité des «Eclaireurs» pour répondre aux questions des collaborateurs liées à l’utilisation du coffre fort électronique. Le résultat : un taux d'adhésion des collaborateurs de 93% au coffre-fort électronique en deux mois !

Lire : 3 inputs du ClubMed pour réussir son projet de digitalisation RH

Règle n°4 : Partagez vos résultats

Au sein de votre équipe et d’une manière plus large à l’ensemble de votre organisation, il est fondamental de pouvoir diffuser les résultats pour valider les résultats et évangéliser en interne.

Ce sera la première étape avant de mener des projets plus profonds. Et puis, c'est le début d'une dynamique positive et d'un engouement suscité par le projet. Par exemple, montrez les taux d'adhésion au coffre-fort par service sur l'intranet, et félicitez les équipes les plus méritantes !

 

Règle n°5 : Faites le bilan de vos actions

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L'important dans toute conduite de projet est bien son résultat final. Si vous aviez bien choisi vos KPIs lors de l'élaboration de votre stratégie et de votre plan, il vous faudra :

  • Mesurer l’impact de chacune de vos actions ;
  • Ajuster les dispositifs : initier un processus de digitalisation RH, c'est entrer dans une logique d'amélioration continue. Surtout, laissez-vous le droit à l’erreur : le digital est fondamentalement itératif et doit s’inscrire dans une logique d’amélioration continue. C'est le moment de corriger le tir si des actions, des messages ont peu ou mal fonctionné. 

 

NOS CONSEILS POUR REUSSIR UN PROJET DE DIGITAL RH

 

Les Do's
  1. Comprendre vos salariés
  2. Former vos collaborateurs via des key users
  3. Communiquer à toutes les étapes du projet
Les Don'ts
  1. Oublier de partager ses résultats avec l'ensemble de ses collaborateurs
  2. Se contenter de faire le bilan de ses actions, sans chercher les pistes d'améliorations
  3. Omettre de nommer un chef de projet qui coordonnera les actions de l'équipe

Depuis la mise en application de la Loi Travail au 1er janvier 2017, nous savons que vous vous posez beaucoup de questions sur sa mise en pratique, son impact sur votre organisation et votre travail. C'est pourquoi vous trouverez d'autres ressources sur le même sujet sur notre blog !

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