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PwC est un réseau d'entreprises spécialisées dans l'audit, l'expertise comptable et le conseil aux entreprises. PwC France opère surtout sur le marché français et dans l'Afrique francophone et compte 6400 collaborateurs dans 23 pays. Lors de la 1ère étape de notre Digital HR Tour à Paris, Edouard Richard, Responsable des Opérations Ressources Humaines, a partagé avec nous les étapes du projet et son expérience de la transformation digitale RH chez PwC basée sur la People Experience.  

 
 

La People Experience chez PWC : définition et enjeux

PwC a commencé assez tôt sa transformation digitale avec PeopleDoc, puisque l'entreprise lance en 2013 la dématérialisation des bulletins de paie pour ses collaborateurs et le coffre-fort personnel. Cette démarche de digitalisation a ensuite été accélérée depuis maintenant deux ans. Edouard Richard explique :

"En tant que Responsable des Opérations RH, j'ai deux objectifs principaux : le premier, c'est la "People Expérience" pour nos collaborateurs. Ça veut dire permettre à mes collègues RH au recrutement, à la formation et aux responsables RH de se concentrer sur leur coeur de métier, leur permettre d'arrêter de faire du reporting, de l'administratif, de la logistique et de centraliser toutes ces tâches au sein de mon département. Et puis, la People Expérience Unique, ça veut aussi dire permettre aux 6000 collaborateurs de notre firme d'avoir des processus qui sont digitalisés, simplifiés, réactifs et performants.

Le deuxième pilier sur lequel reposent mes objectifs c'est l'efficacité opérationnelle. Concrètement, on doit automatiser, simplifier et pourquoi pas robotiser, un certain nombre de tâches qui sont chronophages, répétitives, rébarbatives et qui ne permettent pas à mes collaborateurs de se concentrer sur là où ils apportent de la valeur ajoutée : la proximité et la collaboration avec les employés de notre société." 

 

Le projet de dématérialisation RH chez PWC

1. Le coffre-fort électronique

Depuis deux ans, plusieurs modules ont été mis en place par PwC, le premier : la digitalisation du coffre-fort employeur appelée aussi dématérialisation des dossiers du personnel. "Cela nous a permis d'économiser des mètres carrés dans nos locaux et ça nous permet d'avoir nos documents dans un environnement qui est beaucoup plus sécurisé que des locaux dans lesquels beaucoup de monde peut passer. La dématérialisation permet aussi de sécuriser tout dans des coffres-forts électroniques et au quotidien d'accéder facilement à la documentation" affirme Edouard Richard. 

2. Un portail d'information RH

PwC a mis en place, il y a 18 mois, un portail pour ses collaborateurs qui vise à répondre aux questions que peuvent se poser les salariés sur l'administration des ressources humaines. Ils peuvent y retrouver des informations sur les grossesses, les mariages, les différents types de congés en fonction du statut, etc. La plateforme permet aussi de rentrer en interaction avec les équipes Human Capital, pour adresser un certain nombre de demandes comme pour des demandes d'attestations par exemple.

3. La signature électronique RH

Depuis un peu plus d'un an, PwC a intégré la signature électronique. "On est très contents d'utiliser la signature électronique des avenants et des contrats de travail avec PeopleDoc. On a déjà, en 14 mois,  procédé à 3600 signatures électroniques ce qui répond totalement à mes enjeux. D'une part, elle s'intègre à la People Expérience, parce que c'est une expérience qui est moderne, pour nos candidats, nos collaborateurs, et qui est rapide et intuitive. Et d'autre part, elle permet une meilleure efficacité opérationnelle. Il est plus intéressant pour nos collaborateurs au service recrutement ou à l'administration du personnel, d'être en interaction avec le collaborateur pour l'amener à signer son contrat, plutôt que de courir avec des parapheurs dans les étages" nous dit Edouard Richard. 

La robotisation appliquée aux RH, 2 cas d'usages

PwC a deux projets concernant l'application de la robotisation : 

> D'une part, la génération automatique des attestations de travail pour les collaborateurs. "Aujourd'hui on a franchi une première étape en permettant à nos collaborateurs de remplir un formulaire mais c'est toujours mes équipes qui génèrent ces attestations et qui leur remettent derrière. Dans quelques mois, chez PwC, quand on demandera sur son portail, l'attestation, quelques secondes plus tard elle arrivera directement dans son coffre-fort électronique" commente Edouard Richard.

> Un autre processus va être automatisé dans les semaines qui viennent c'est le processus d'off-boarding. "Aujourd'hui, il ressemble un peu aux douze travaux d'Astérix où le collaborateur a une checklist papier lui demandant de passer aux services généraux s'assurer qu'il a bien rendu son badge, à l'IT pour son ordinateur, à la finance, etc. Et bien demain, ce processus sera entièrement digitalisé chez PwC" déclare Edouard Richard.

Mesurer le ROI du digital RH

Au-delà de l'intérêt qu'apporte la digitalisation à la fonction RH en termes de qualité, du fait de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, PwC mesure un réel retour sur investissement. L'entreprise l'a vu très rapidement avec la dématérialisation des bulletins de paie.

"Concrètement, nous avons divisé par deux le coût unitaire de remise d'un bulletin de paie à un collaborateur. Mais on l'a aussi vu par le taux d'adhésion de nos collaborateurs. Il y a 6 ans, on arrivait à un taux d'adhésion de 80% pour le bulletin de paie électronique, quand on était à l'époque d'un point de vue légal à l'opt-in. A savoir, il fallait une démarche positive de la part du collaborateur pour procéder à la dématérialisation de son bulletin de paie. Mais depuis 18 mois, la législation a changé et on est passé en opt-out, à savoir que par défaut chez PwC on dématérialise le bulletin de paie sauf si le collaborateur nous le demande. Là où il y a 6 ans, on avait donc 80% d'adhésion, on arrive aujourd'hui à un taux de plus de 99% de collaborateurs qui reçoivent leurs bulletins de paie tous les mois dans leur coffre-fort électronique" raconte le Responsable des Opérations RH.

Le digital au service de l'expérience collaborateur : l'exemple du Prélèvement à la Source

Le portail de Case Management chez PwC a été au coeur de leur stratégie pour la communication liée au prélèvement à la source. "Pour nous en tant qu'employeur, même si on l'a beaucoup craint, c'était avant tout un sujet de communication vis-à-vis de nos collaborateurs. La partie technique était assurée par notre éditeur de système de paie et la partie qui tourne autour du taux de prélèvement était à gérer entre le citoyen employé et l'administration fiscale. Donc, depuis juin dernier on a utilisé notre portail RH comme étant le point central de notre communication autour du PAS, en publiant progressivement des articles plus ou moins généraux sur la mise en place de la réforme et en ayant aussi certaines communications ciblées," explique Edouard Richard.

Ainsi, les RH ont pu rassurer les collaborateurs et notamment ceux qui étaient primo-déclarants, c'est-à-dire ceux qui payaient pour la première fois un impôt. Des articles dédiés à leur situation ont été publiés ainsi que des explications sur les différents rôles de l'entreprise et de l'administration fiscale dans le cadre du PAS. "Grâce à cela, nous n'avons pas eu la vague de questions que l'on pouvait tous craindre, et le PAS s'est bien passé" ajoute le Responsable Opérations RH.

 

Les conseils pour réussir son projet de digitalisation RH

Pour Edouard Richard, si l'on veut réussir sa digitalisation RH, il y a deux enjeux principaux à respecter : la conduite du changement et savoir tirer parti des outils. 

 "Je décris la conduite du changement en trois étapes :

> Première étape : il faut rassurer les parties prenantes, à la fois vos collaborateurs sur les questions qui peuvent se poser en termes de sécurisation de leurs données mais aussi rassurer vos RH sur le fait que leur job est potentiellement en train de changer, en train de se transformer. Toutes ces tâches qui vont être automatisées, simplifiées, doivent leur permettre de se recentrer sur leur coeur de métier qui est d'être en proximité avec les collaborateurs.

> Deuxième étape : il faut accompagner le changement en ayant des campagnes de communication qui soient performantes, en donnant du sens à ce qu'on fait et en expliquant pourquoi on le fait. On ne dématérialise pas des bulletins pour dématérialiser des bulletins, on le fait pour simplifier la vie des collaborateurs, on le fait parce qu'on est un employeur responsable et soucieux de l'environnement, on le fait pour justement passer plus de temps au contact de nos collaborateurs plutôt que plongés dans des tâches administratives.

> Troisième étape : qui est peut-être un petit peu plus complexe, mais je suis convaincu que pour accompagner le changement dès lors qu'on a franchi les deux premières étapes, il faut verrouiller les pratiques. Se dire que c'est un choix, une conviction de l'employeur et de l'entreprise d'aller vers de la digitalisation et donc en conséquence (sauf quand on y est tenu légalement bien entendu), d'arrêter de diffuser du papier. Ceux qui le souhaitent peuvent évidemment imprimer les documents qu'on leur a donné mais quand on a fait le choix d'être une fonction RH zéro papier qu'on l'assume et qu'on avance dans cette voie là.

Au-delà du changement, c'est que pour tirer parti d'un outil digital en mode SaaS comme les outils PeopleDoc, il faut profiter de l'opportunité du projet pour s'accaparer ce produit, pour être en mesure de le paramétrer par soi-même et de continuer à suivre son évolution. Un outil comme PeopleDoc apporte des nouveautés tous les mois," conclut Edouard Richard. 

 

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