Garante de la conformité et de l’application du droit social, la fonction RH est également sommée de répondre au plus vite aux demandes des collaborateurs, tout en menant de front les chantiers essentiels à la transformation des entreprises. Expérimenter se révèle un passage obligé. Mais comment innover lorsque l'erreur n'est pas possible ? Découvrez 3 façons d'avancer en limitant les risques.

La DRH vouée à innover... sans filet ?

📖 Voir Glossaire : Automatisation des processus RH

A l’image des autres corps de métiers, la fonction RH doit expérimenter aussi bien de nouvelles pratiques que de nouveaux outils pour assurer ses missions et contribuer au développement des entreprises. Si innovation rime de facto avec droit à l’erreur, certains sujets en revanche imposent “le zéro faute”. D’abord, on pense à la conformité réglementaire des organisations. La fonction RH, garante de la conformité et de l’application du droit social, ne peut faire l’impasse.

Ensuite, il est devenu essentiel pour les professionnels RH de gagner du temps, afin qu’ils ne reportent plus les chantiers à forte valeur ajoutée. En 2020, parce qu’il a fallu parer au plus pressé (mise en place du télétravail, de l’activité partielle, du protocole sanitaire…), deux tiers des Directions RH ont délaissé certains projets alors qu’elles les considéraient comme des sujets majeurs (Enquête Gereso). Ajoutons à cela qu’aujourd’hui, 73% des RH déclarent consacrer la moitié de leur temps à des tâches administratives (Baromètre des Editions Tissot).

A l’heure où les entreprises cherchent à gagner en résilience, prendre du retard en matière de formation des collaborateurs, de digitalisation des processus RH ou encore de communication employeur-salariés n’est plus possible.

Dans ce contexte, comment la fonction RH peut-elle innover, même lorsque l’erreur n’est pas admise ? C’est à cette question que nos experts ont répondu lors de l’événement Standard RH organisé par le magazine Frenchweb en avril dernier. Kim Alamazani, Senior Customer Success Manager, ainsi que Quentin Bonnet, Zoé Corbineau et Rosanna Pugliese, tous trois chefs de projet au sein de l’équipe Post Go-Live Services (PGLS), ont dévoilé des cas concrets qui permettent aux équipes RH d’innover, de gagner du temps et de sécuriser les processus.

Morceaux choisis.

Conformité des entreprises : un enjeu non négociable

Organisation : acteur du secteur bancaire
Besoin : supprimer un document collaborateur sensible à l’issue du processus d’onboarding
Enjeu : rester en conformité avec le Règlement général pour la protection des données (RGPD)

Dans le cadre d’un onboarding, les professionnels RH recueillent auprès des nouveaux arrivants de nombreux documents administratifs. Parmi eux, il n’est pas rare de collecter des documents sensibles, à l’image du casier judiciaire. « Or, aujourd’hui comme le prévoit le RGPD, ce document ne peut pas être conservé par l’employeur », explique Rosanna Pugliese.

Il est alors possible de mettre en place « un automatisme qui permet de supprimer et de remplacer l’extrait de casier judiciaire par une page blanche », précise la spécialiste. A noter qu’« il est tout à fait envisageable de déclencher cet automatisme au moment voulu, en fonction du besoin du client : au bout de trois mois, six mois… » Et Quentin Bonnet de préciser : « Tous les types de documents personnels peuvent faire l’objet de la mise en place d’une telle configuration. »

Le gain de temps n'est plus un luxe

Organisation : acteur multimarque de 20 000 collaborateurs
Besoin : génération automatique de documents
Enjeux : soulager le quotidien des équipes RH et se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée

Conséquence de la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont mis en place le télétravail et/ou ont cherché à optimiser leur politique en la matière. Zoé Corbineau se souvient notamment d’un client, qui dès le premier confinement, a souhaité donner la possibilité à ses collaborateurs d’effectuer rapidement leurs demandes de télétravail, sans pour autant alourdir le quotidien des gestionnaires RH, en charge de traiter les demandes d’attestation.

« La solution technique que nous leur avons proposée est d’automatiser la génération d’attestation, mais aussi l’envoi pour signature auprès du salarié et de son manager, ainsi que l’archivage de l’attestation dans le dossier collaborateur dématérialisé. Le document est également envoyé automatiquement dans le coffre-fort électronique du salarié », explique-t-elle. Et d’ajouter : « Si le collaborateur n’a pas activé son coffre-fort au préalable, il n’y a aucun souci, il recevra le document par e-mail. »

Le Machine Learning ou l’application concrète de l’IA aux RH

Besoins : gagner du temps dans l’archivage des dossiers du personnel et limiter les risques d’erreur
Enjeux : améliorer l’expérience collaborateur des RH et sécuriser les processus

Face aux applications fantasmées de l’intelligence artificielle, Kim Alamazani a tenu à rappeler les applications concrètes de l’IA qui permettent déjà de faire gagner du temps aux professionnels RH, tout en sécurisant les processus. « Nous avons des clients organisés en centre de services partagés (CSP) qui reçoivent beaucoup de documents. Une fois traités, il faut ensuite les archiver avec le nom du collaborateur et préciser la nature du document. Or, ce type d’archivage manuel chronophage peut aussi être source d’erreurs. Nous avons donc développé une fonctionnalité - en phase de test - qui permet de suggérer le type de document (carte d’identité, arrêt de travail…), mais également de suggérer le nom des collaborateurs aux gestionnaires RH, et ce, grâce au Machine learning », détaille la Senior Customer Success Manager.

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