Face aux mutations du monde du travail, aux enjeux de conformité et de productivité dans un contexte empreint d’incertitudes, comment les professionnels RH peuvent-ils s’appuyer sur la technologie pour mieux se concentrer sur leurs missions premières ? Lors d’un webinar organisé par UKG en mars dernier, plusieurs experts RH ont partagé analyses, conseils et retours d’expérience, notamment Elodie Delor, Chargée de paie et de projet SIRH chez ba&sh. Découvrez les temps forts de leurs échanges. En 2021, que la Workforce soit avec vous !

Le portrait-robot du collaborateur du futur (proche)

📖 Voir Glossaire : Automatisation des processus RH

« La crise sanitaire a été, non pas un révélateur, mais un accélérateur du changement », déclare Gildas Cozon, Sales Manager France chez UKG. En effet, le télétravail, la flexibilité des horaires de travail, le nomadisme numérique ou encore les attentes vis-à-vis des nouvelles technologies ont pris une nouvelle ampleur au regard de la crise.

Quelques chiffres clés à retenir :

  • 70 % des salariés estiment que la pandémie va changer durablement les modes de travail (Harvard Business Review).
  • En 2017, 6 % des collaborateurs étaient en télétravail. D’ici trois ans, ce chiffre devrait passer à 30 % (Willis Towers Watson).
L’expert RH rappelle également que si les collaborateurs sont des consommateurs de services dans la sphère privée, ils le sont également dans la sphère de l’entreprise. « Nous voulons avoir des informations très facilement, très simplement, de n’importe où, à n’importe quel endroit, et ceci en temps réel. Et les équipes RH doivent donc proposer des services adaptés à ce nouveau mode d’approche de consommateur au niveau des collaborateurs », dit-il.

Et de poursuivre : « 95 % de la population âgée de 25 à 40 ans est équipée de Smartphone. Le taux d’utilisation des applications sur Smartphone augmente de 5 % par an. » Le nomadisme numérique apparaît bel et bien comme une tendance de fond, à intégrer dans sa stratégie RH.


Quand technologie rime indéniablement avec gain de temps

 
Comment la technologie permet concrètement aux équipes de gagner en efficacité ?

« La robotisation des tâches chronophages et répétitives qui est permise par la mise en place de solutions innovantes, ou le fait de ne pas avoir à saisir la même information dans différents outils, permet aux équipes RH de gagner du temps et de se concentrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des talents ou l’accompagnement des collaborateurs qui en ont le plus besoin, surtout en ce moment », explique Kenza El Khomri, Directrice des services chez UKG.

Quelques chiffres clés à retenir :
 
  • 1 € dépensé en solution de gestion fait gagner 12 € à l’entreprise (Nucleus Research).
  • Une journée de télétravail par semaine augmente la rentabilité des collaborateurs de 13 % (BBC.com).
  • L’engagement fait augmenter de 21 % la rentabilité des entreprises (Gallup).

Et de conclure : « La mise en place de solutions collaboratives innovantes pour dématérialiser des processus RH, accéder en temps réel aux informations, faciliter les communications entre les acteurs de l’entreprise (collaborateurs, managers, RH) permet indubitablement d’accroître la qualité de l’expérience collaborateur et leur satisfaction. »

Les solutions permettent donc d’aider les professionnels RH à répondre à leurs enjeux en matière de performance et d’engagement. Selon Jérôme Allié, Workforce Solution Presales chez UKG, « la clé du succès d’un projet de digitalisation réside dans l’automatisation et l’intégration entre les systèmes ». Il explique : « Être 100 % intégré est vraiment très important pour ne plus perdre de temps sur des solutions totalement disparates, accessibles par des moyens et parfois même avec des mots de passe totalement différents. Par exemple, lorsqu’on va créer un nouveau collaborateur, cela va se faire en une seule fois et sa réplication va se faire automatiquement dans différents systèmes. »


Le retour d'expérience de notre client ba&sh

L’organisation : ba&sh
Le contexte : une marque présente en Europe, Asie et Etats-Unis, qui compte 1 000 collaborateurs (au siège, en entrepôt et en point de vente), 600 revendeurs dont 260 points de vente. L’équipe RH se compose d’une dizaine de collaborateurs.
Les enjeux : l’internationalisation, la digitalisation, l’automatisation des tâches RH, l’omnicanalité et le développement durable


La mise en place de la solution complète a permis à ba&sh de gagner du temps en automatisant les tâches chronophages et d’augmenter la satisfaction des collaborateurs. Elodie Delor, Chargée de Paie et Projet SIRH précise : « Par exemple, avant, les bulletins de paie étaient envoyés par courrier. Le collaborateur reçoit désormais son bulletin de paie à une date fixe [directement dans son coffre-fort électronique]. De plus, nous avons très souvent des demandes de duplicata. Les collaborateurs ont maintenant la possibilité d’avoir leurs documents RH, dont l’intégrité des duplicatas, dans une interface centralisée. L’équipe RH, quant à elle, reçoit moins d’emails, car les demandes sont rassemblées sur une seule plateforme. » A noter que les collaborateurs ont très bien accueilli la dématérialisation du bulletin de paie. « Nous n’avons eu, je crois, que trois refus », déclare l’experte.

En plus du coffre-fort électronique, la mise en place d’une base de connaissances contribue à la satisfaction des collaborateurs de l’entreprise. « Nous avons rédigé de nombreux articles sur nos processus RH pour aider nos collaborateurs [suite au confinement, ndlr]. S’ils avaient des questions, ils pouvaient trouver une grande partie des réponses sur cette interface. C’est un très bon support de communication. »

Les collaborateurs sont d’autant plus séduits que la conduite du changement s’est bien passée, avec pédagogie et bon sens pour maîtres-mots. « Nous avons expliqué les améliorations attendues (gain de temps, meilleur suivi des processus RH, des dossiers et des demandes collaborateurs, ndlr) et les enjeux, en faisant le lien entre digitalisation et développement durable par exemple. » Et d’ajouter que la cohésion d’équipe s’est construite « en créant des groupes de projet, en faisant intervenir des collaborateurs d’autres services, en informant le service RH des avancées pour recueillir leurs avis et ressentis… »

Il n’a fallu qu’un mois (entre la première réunion et le go-live) pour déployer la dématérialisation du bulletin de paie et mettre en place les coffres-forts électroniques !

Et concernant les prochaines étapes ? « Nous sommes en train d’avancer sur notre projet de digitalisation au sein de notre service, avec pour objectif de pousser au maximum la plateforme, de déployer la signature électronique, et d’optimiser l’onboarding. »

Histoire à suivre !

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