Les derniers événements – de la grève nationale interprofessionnelle à la pandémie de Covid-19 – ont rappelé la nécessité pour la fonction RH de fluidifier la communication avec les collaborateurs. Si l’envoi d’emails reste pratique, il ne suffit pas à lui seul pour recréer le climat de confiance existant au sein de l’entreprise. Comment s’y prendre ? Quels sont les bons réflexes à adopter ? Découvrez les 5 points clés d’une communication employeur-collaborateurs réussie.

Communication employeur-collaborateur : la limite des processus traditionnels

En période de crise – qu’il s’agisse de la pandémie mondiale de coronavirus que nous vivons actuellement, d’une catastrophe naturelle ou d’un mouvement social géolocalisé –, les collaborateurs comptent plus que jamais sur les équipes RH et les managers pour leur transmettre des informations fiables. Durant le confinement lié à la lutte contre la propagation du Covid-19, 78 % des DRH ont déclaré avoir été davantage sollicités par les collaborateurs selon une enquête des Editions Tissot.

Lors de situations exceptionnelles, la pression est plus forte, car il convient de s’assurer de la véracité des informations et de leur diffusion en un temps record. Vos processus de communication traditionnels ne sont pas les plus adaptés pour y faire face ? Voici quelques conseils pour établir une communication fluide et efficace auprès de vos collaborateurs.

 

1. Sélectionnez les informations importantes

Vous pourriez être tenté de transmettre le plus d’informations possible, ce qui n’est pas forcément une bonne chose lorsque l’on tente de traverser une crise. En temps « normal », près de 40 % des collaborateurs considèrent déjà qu’ils reçoivent trop d’informations via leurs outils numériques professionnels. 27 % ne parviennent pas à les traiter. Partant de ce constat, il est préférable de ne communiquer que sur les sujets prioritaires. Vos collaborateurs comptent sur vous pour faire le tri et ne leur communiquer que les informations vérifiées les plus pertinentes.

 

2. Facilitez l'accès à l'information

Si les informations essentielles peuvent être envoyées par email, ne vous contentez pas uniquement de ce moyen pour communiquer. Les messages importants risquent d’être noyés dans la masse, surtout s’ils ne sont pas lus immédiatement. Sans compter que le système de liste de diffusion n’est pas des plus fiables : oublier quelqu’un, sans même vous en rendre compte, reste un risque à ne pas sous-estimer.

Il est donc important de publier toutes les informations sur votre base de connaissances collaborateur (si vous en avez une) ou sur l’intranet RH. Vos destinataires peuvent ainsi facilement retrouver l’information dès qu’ils en ont besoin et consulter les articles qui correspondent à leur situation. Cette méthode s’avère beaucoup plus fiable que l’envoi d’emails, même dans le cas où les collaborateurs ajoutent un drapeau rouge ou une étoile aux messages qu’ils jugent essentiels.

Chez PwC par exemple, le portail de Case Management de PeopleDoc a été au cœur de la stratégie d’entreprise lors de la mise en place du prélèvement à la source (PAS). Il a été « utilisé comme le point central de communication autour du PAS en publiant progressivement des articles plus ou moins généraux sur la mise en place de la réforme », déclare Edouard Richard, Responsable des Opérations Ressources Humaines chez PwC. Il ajoute qu'il a également servi lors de « communications ciblées […] permettant de rassurer les collaborateurs primo-déclarants, c’est-à-dire qui pour la première fois payaient l'impôt sur le revenu. On a pu leur proposer des articles dédiés à leur situation. » Résultat : « Nous n’avons pas eu la vague de questions que nous pouvions craindre quelques mois plus tôt. Le PAS s’est bien passé chez PwC. »

 

 

 


3. Soyez précis et n’oubliez pas de dater chaque communiqué
  

En période de crise, les informations sont susceptibles d’évoluer tous les jours, voire toutes les heures. 57 % des professionnels de la communication – parmi eux des responsables RH – ont concédé avoir posté davantage de contenus sur les réseaux sociaux durant la crise du Covid-19. En deux semaines, le nombre d’articles scientifiques sur le virus dans les médias est passé de 13 500 à 25 000. La loi d’urgence sanitaire, entrée en vigueur le 24 mars, fait l’objet de mises à jour régulières et s’est vue par exemple prolongée le 11 mai dernier. Dans ce genre de contexte, les salariés doivent être en mesure de repérer les informations les plus récentes. Pensez à dater chaque article et n’oubliez pas de préciser la durée de validité des directives.

4. Faites appel à vos collègues

L’information doit circuler rapidement, et ce, à un moment où la pression est élevée. Entre les mises à jour et le volume d’actualités à gérer, la personne habituellement en charge de rédiger et de publier les articles de la base de connaissances peut rencontrer des difficultés à suivre la cadence. Aussi, mettez d’autres services à contribution. Les équipes de communication interne, les managers ou les experts en communication sont invités à mettre leurs compétences à disposition.

5. Variez les formats

Si certaines personnes préfèrent un texte brut pour repérer facilement les informations dont elles ont besoin, d’autres sont plus réceptives aux vidéos : l’association de l’image et du son capte mieux leur attention. Si vous en avez la possibilité, optez donc pour les deux formats afin d’attirer l’attention d’un maximum de collaborateurs.

Pour ce qui est de la vidéo, inutile d’en faire trop. Un membre de l’équipe parlant face caméra depuis chez lui suffit. Ce format a également l’avantage d’apporter une touche plus humaine, un atout non négligeable en cette période de distanciation sociale.

La communication avec vos collaborateurs permet de recréer le climat de confiance qui existe dans l’entreprise. Il ne s’agit pas d’avoir réponse à tout, mais simplement de communiquer de manière claire, régulière et totalement transparente.

 

Si vous êtes client PeopleDoc, nous avons préparé pour vous des modèles d’articles que vous pouvez facilement importer dans votre base de connaissances ou votre intranet RH. Contactez votre responsable client pour en savoir plus !

 

 

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