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Alors que la 14e Journée de la Protection des données a été célébrée en janvier, la mise en vigueur du RGPD a fêté son deuxième anniversaire en mai. Deux occasions de rappeler que la protection des données à caractère personnelle reste un enjeu majeur pour les entreprises. Comment sensibiliser et engager les collaborateurs sur cette question cruciale, et ce tout au long de l'année ?

Protection des données : une sensibilisation tout au long de l’année

Le 28 janvier, de nombreuses entreprises à travers le monde ont célébré la 14e Journée de la Protection des données, un événement annuel dont le but est de sensibiliser le public sur la protection des données à caractère personnel. Une fois cette journée passée, comment les professionnels RH peuvent-ils continuer à attirer l’attention des collaborateurs sur ce sujet ? Après tout, la protection des données n’est pas l’affaire d’un jour. Voici trois pistes que vos équipes RH peuvent explorer dès à présent pour faire rimer protection et vie privée au quotidien !

En effet, vous pouvez commencer par prolonger la Journée mondiale de la Protection des données en planifiant des initiatives à des instants clés de votre calendrier RH. C'est-à-dire qu'il vous faut déterminer les moments de l’année où les informations personnelles de vos collaborateurs sont utilisées. Par exemple, animez un atelier sur la manière d’empêcher le phishing ou hameçonnage, une escroquerie qui consiste à récupérer des données personnelles via Internet. Une séance peut se prévoir juste avant le traitement des primes annuelles par le service paie. Vous pouvez également planifier une piqûre de rappel destinée aux équipes comptables en amont de la période de déclaration des impôts. 

Une autre idée est de vous organiser en fonction des moment forts de l’entreprise. Que diriez-vous de partager des astuces sur comment protéger les informations médicales de vos collaborateurs peu avant un événement annuel consacré au bien-être au travail ?

Outre la planification d’événements saisonniers, vous devez tenir compte du fait qu’un collaborateur changeant de rôle au sein de l’entreprise aura besoin de suivre diverses formations. Avez-vous déjà envisagé le partage d’expérience auprès des collaborateurs promus à des postes de responsables ?

Restez à la page

En septembre 2019, 28 % seulement des entreprises se disaient en conformité avec le Règlement général pour la protection des données (RGPD), d’après une étude Capgemini Research Institute. Quatre ans après son adoption par le Parlement européen (avril 2016) et deux ans après sa mise en vigueur (mai 2018), son application concrète reste semé d'embûches.

En effet, les décideurs IT continuent de manquer de visibilité et de contrôle sur leur environnement informatique, souligne une enquête Tanium réalisée auprès de 750 professionnels. 53 % d’entre eux redoutent une exposition de leur entreprise à des cyberattaques. Et à toute fin utile, rappelons un chiffre issu d’une étude Deloitte datant de 2018 : 63 % des incidents de sécurité sont le fait d’un collaborateur actif au sein de l’organisation.

La conformité RH représente un enjeu de taille pour les entreprises, aussi bien en matière de réputation que d'attractivité et de fidélisation des collaborateurs. Des données fiables et à jour facilitent le quotidien des professionnels RH comme en témoigne ci-dessous l'équipe du groupe Unilever.

 

Si vous êtes une entreprise internationale et que vous utilisez une solution PeopleDoc, sachez que le service HR Compliance Assist est inclus dans notre offre. Il comprend notamment une base de connaissances avec des articles sur la protection des données, pour tenir les RH informés de l’évolution des règlementations.

Découvrez également notre checklist de la Data Privacy : quelles données RH conserver ou comment donner accès aux collaborateurs à leurs données personnelles lorsqu'ils en font la demande ? Les réponses à toutes vos questions sont à lire ici !

Associez-vous à d’autres services pour trouver les données « cachées » des salariés

Difficile de protéger les informations des collaborateurs sans contrôler de près les accès aux dossiers. Si la majorité des données personnelles reste aux mains du département RH et du service paie, d’autres personnes ou fonctions peuvent également avoir accès à des informations confidentielles dans certaines situations. C’est le cas par exemple lorsqu’un membre de l’équipe informatique doit accéder aux données des collaborateurs pour résoudre un problème technique sur le système de contrôle du temps de travail.

Le meilleur moyen de trouver ces données cachées est de collaborer avec les équipes des autres départements. Vous pourrez ainsi partager vos bonnes pratiques en matière de protection des données et savoir quelles sont les données personnelles des collaborateurs utilisées par chaque service.

Une fois que vous aurez consulté les autres départements, vous aurez une meilleure idée de qui a accès aux données collaborateurs et de la manière dont ces informations personnelles sont traitées. Il est maintenant temps d’établir une cartographie des processus pour mettre au clair ce que vous avez découvert. 

Ces quelques conseils vous permettront de sensibiliser vos collaborateurs à l’importance de la protection des données, et de rester vigilant quoiqu’il arrive.

 

Comment s'assurer de la pleine conformité de son organisation ? Comment réduire les risques liés à la confidentialité des données personnelles de vos collaborateurs ?

Tout savoir sur  HR Compliance Assist

 

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