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Le groupe Hopps est un groupe Français basé à Aix-en-Provence, pionnier sur le marché de la logistique, de la livraison et du marketing direct. Le groupe a décidé de digitaliser ses processus RH dans l’entité Adrexo en charge de la distribution d’imprimés publicitaires, de courriers et de colis. Lors de la 5e étape de notre HR Digital Tour, Véronique Baragnon, MOA SIRH en mars 2019, nous a raconté le projet de transformation digitale du groupe.

 

Répondre aux enjeux des RH

Le projet de dématérialisation du groupe répondait aux besoins des RH. «Il faut savoir que nous avons environ 200 agences en France, avec 18 000 distributeurs et une forte volumétrie de contrats et d’avenants. Nous produisons donc près de 40 000 documents par an et nous avions une problématique : les contrats et avenants été faits en agence, puis envoyés au service RH au siège, puis triés et archivés. Quand nous avions besoin de retrouver un document, c’était compliqué, à la fois pour la fonction RH mais aussi pour les opérationnels sur le réseau» explique Véronique Baragnon.

Simplifier, sécuriser, optimiser les processus 

« On avait vraiment besoin de simplifier le process et de le sécuriser. Dans le cadre de ce projet, on s’est effectivement tourné vers la dématérialisation des contrats et des avenants » ajoute Véronique Baragnon.

Le projet de Hopps Group était donc de sécuriser, faciliter les processus et d'optimiser le temps des opérationnels. "D'un point de vue RH, l'objectif était également de retrouver facilement 100% des documents contractuels" dit Véronique Baragnon. 

Sécuriser-faciliter-optimiser-les-processus

Impliquer tous les collaborateurs dans le projet

Le lancement du projet a eu lieu en 2014 et la toute première étape était de convaincre le service juridique de l'organisation. "On a du convaincre le service juridique pour qu'il puisse nous donner son aval. A l'époque, il n'y avait pas de jurisprudence sur la signature électronique des contrats et des avenants.

Après cette validation du service juridique, le projet a été très porté par la DRH, puis la deuxième étape a été d'associer tous nos opérationnels sur le projet. Il a fallu leur montrer les avantages de la solution et comment il était possible de la mettre en oeuvre dans toutes nos agences. Ensuite le projet a été porté auprès de la direction pour qu'il soit définitivement validé. 

La toute dernière étape, c'était vraiment la conduite du changement, l'accompagnement de tous nos managers et de tous nos collaborateurs" raconte Véronique Baragnon. 

La conduite du changement : réduire les craintes des collaborateurs

Comme souvent sur les projets innovants et de transformation digitale, les collaborateurs avaient de nombreuses craintes et il a fallu les rassurer. 

"Sur ce type de projets, il y a avait effectivement de nombreuses craintes, de la part des managers, de la RH mais aussi des utilisateurs. Nous avons décidé de nous rendre sur le terrain, de faire des questionnaires, de vérifier que les collaborateurs avaient bien un accès internet, avaient bien un téléphone. Nous avons également réalisé une phase pilote lors du déploiement de la solution pour montrer que tout fonctionnait correctement. Et évidemment, on a continué à faire beaucoup d'accompagnement et de support" explique Véronique Baragnon.

Un projet de dématérialisation réussie

"Aujourd'hui le projet est une réussite. On est à 96% de dématérialisation sur la partie embauche et 65% sur la partie avenant c'est une réussite pour nous. Par contre, nous allons continuer de suivre le projet, on continue de former les managers et de les accompagner au quotidien" conclut Véronique Baragnon. 
 

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