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Jeudi 13 octobre 2016 à l'Hôtel d'Evreux (Paris), le ClubMed a présenté son retour d'expérience de la mise en place d'un coffre-fort électronique et de la dématérialisation des documents RH et des bulletins de paie, lors d'un petit-déjeuner 100% Digital RH.

Chez PeopleDoc, nous développons notre plateforme de digitalisation des processus administratifs RH au regard des expériences de nos clients. Nous sommes partenaires de leur croissance et de leur réussite. C'est pourquoi nous organisons des événements tels que GoodMorningRH, des petits-déjeuners au cours desquels nos clients partagent leur expérience avec leurs pairs.

En 2 mois, un taux d'adhésion de 90% des collaborateurs de ClubMed au coffre-fort MyPeopleDoc®

Le digital est au coeur de la stratégie de développement du Club Med. Les équipes SI et RH ont travaillé ensemble pour implémenter en un temps record un accès généralisé à ses collaborateurs au coffre-fort et aux bulletins de paie électroniques de PeopleDoc. Le tout pour un succès colossal : en 2 mois, le Club Med a atteint un taux de 90% d'adhésion de ses collaborateurs au coffre-fort et au bulletin de paie électroniques.

Au programme : les interventions de Clément Buyse, DG de PeopleDoc, Linda Froment, DRH Corporate et Mobilité Internationale, et Aurore Dozeville, Responsable SIRH. Vous n'étiez pas là ? Nous vous relatons les points forts de ce retour d'expérience instructif et inspirant !

1.png La Digitalisation RH doit être en phase avec les objectifs stratégiques d'une organisation

Implémenter un projet de digitalisation des processus administratifs RH découle souvent d'une volonté plus globale liée à des objectifs stratégiques. Cela concerne toutes les organisations, toutes les industries. Pour autant, chaque problématique d'entreprise est unique.

Le digital est l'une des cinq priorités du projet d'entreprise G.O. for Ch@nge. L'ensemble des collaborateurs est ainsi impliqué dans cette transformation pour accélérer la croissance du groupe.

Par ailleurs, le contexte a profité à l'accélération du projet : contraintes organisationnelles et législatives, tâches administratives chronophages... Il s'agissait avant tout selon Linda Froment de "transformer des contraintes en opportunités" pour améliorer la qualité de service des RH et proposer davantage de proximité aux salariés en gagnant en efficacité sur les tâches administratives.

 

Pour les services RH, les objectifs étaient les suivants : gagner en modernité, en agilité et en rapidité. Comment ce projet a-t-il été implémenté en un temps record ?

2.png Pour plus d'engagement, mobiliser l'ensemble des acteurs en interne

Linda Froment insiste : pour atteindre nos objectifs, il fallait absolument associer les RH à tous les stades de la création de leur futur outil de travail et de les former.

La digitalisation a ainsi comporté plusieurs volets, dont le choix de la plateforme de PeopleDoc. D'un point de vue organisationnel et technique, l'implémentation menée en 4 mois avec une implication forte du SI comme des RH.

Le deuxième levier de réussite, tout aussi important dans un tel projet, était le taux d'adhésion des collaborateurs au coffre-fort électronique. Comment le garantir ?

3.png Aller au contact de ses salariés

Parmi les partis pris de la conduite du changement, la création d'un sentiment de fierté autour du projet était déterminante. Ainsi, l'équipe a créé une identité au projet en lui donnant un nom et un logo : We Make It! Digital, Simple, Open.

Il fallait ensuite mobiliser l’ensemble des équipes RH pour accompagner les collaborateurs et les managers dans l’appropriation des nouveaux modes de fonctionnement, et en faire des «éclaireurs».

Une communication interne en 3 étapes
  1. Un petit-déjeuner réunissant l'ensemble de l'équipe RH pour recruter des "Eclaireurs", c'est-à-dire des ambassadeurs qui s'impliquent dans les différents événements de lancement de projet et dans le support aux managers et aux salariés dans la phase d'appropriation des nouveaux usages digitaux.
  2. Des événements "HR Digital Day", et des "Cafés Digitaux" qui comprennent des ateliers brefs de formations.
  3. Une phase de forte disponibilité des «Eclaireurs» pour répondre aux questions des collaborateurs liées à l’utilisation du coffre fort électronique. Le résultat : un taux d'adhésion des collaborateurs de 93% au coffre-fort électronique en deux mois !

En bref : un exemple qui montre l'importance d'une conduite du changement portée par les équipes RH pour en assurer le succès ! 

 

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