<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=32847&amp;fmt=gif">

Le premier semestre 2020 aura été bien étrange ! La crise que nous avons traversée a obligé les entreprises et leurs collaborateurs à s’adapter très rapidement et de façon soudaine à une réalité qui a aussi été la nôtre pendant plusieurs mois chez PeopleDoc. Travail à distance, quête de sens, engagement des collaborateurs, vie privée/ vie professionnelle : autant de sujets qui nous poussent vers une nouvelle ère du travail, certes pas totalement différente, mais se construisant à partir des leçons tirées de la crise.

Le 16 juillet dernier, nous avons accueilli Diane Rivière (Alan) et Benjamin Pedrini (Epsor) lors d’une table ronde (virtuelle) autour du sujet de l’engagement collaborateur durant cette année si particulière. Nous sommes revenus sur les actions mises en place pendant la crise par nos 3 entreprises pour accompagner les collaborateurs, conserver un lien avec eux et maintenir leur niveau d’engagement et de motivation, mais aussi sur les implications pour l’avenir. 

Retour sur nos expériences et nos conseils.

Accompagner ses collaborateurs pendant la crise

 

Diane-RiviereDiane Rivière est Culture et People Lead chez Alan depuis 4 mois (elle a donc rejoint l’entreprise en pleine période de confinement). Alan a pour pour objectif de transformer le monde de la santé, en le rendant plus simple et plus fluide, à travers une assurance santé nouvelle génération. Alan compte plus de 5 000 entreprises clientes et plus de 80 000 membres. 

 

Benjamin-Pedrini

Benjamin Pedrini est le co-fondateur d’Epsor, alternative aux solutions traditionnelles d’épargne salariale et retraite. Epsor a pour objectif d’offrir une nouvelle expérience utilisateur en apportant du conseil et de l’accompagnement aussi bien pour les entreprises que pour les collaborateurs. Créé en 2017, Espor accompagne plus de 15 000 salariés dans la gestion de leur épargne salariale.

 

remiRémi Malenfant est en charge de l’équipe HR Transformation services chez PeopleDoc. Il accompagne et conseille les clients dans la mise en place de leur projet de digitalisation RH avec PeopleDoc. La plateforme SaaS PeopleDoc permet aux RH de répondre plus vite et plus efficacement aux demandes des collaborateurs et managers, ainsi que d’automatiser les processus RH de l’on-boarding à l’off-boarding, tout en garantissant leur pleine conformité réglementaire, en France comme à l’étranger. PeopleDoc compte plus de 2500 clients et plus de 10 millions d’utilisateurs.

Soutenir ses collaborateurs (à distance) pendant une crise

Tout le monde n’a pas vécu la crise de la même façon. Il y a eu ceux qui ont dû continuer à travailler en présentiel car leur fonction est indispensable, ceux qui ont continué leur activité mais à distance et encore ceux qui se sont retrouvés en activité partielle. Et tous n’ont pas eu le même ressenti. Certains ont plutôt bien vécu la situation tandis que pour d’autres, ce fut beaucoup plus compliqué. Il a fallu s’adapter aux différents cas de figure et beaucoup d’entreprises ont cherché à s’adapter pour soutenir leurs collaborateurs quelle que soit leur situation professionnelle mais également personnelle. Cette crise a, en quelques sortes, fait entrer la vie privée dans le quotidien professionnel et vice versa. 

Chez Alan et Epsor divers actions ont été mises en place pour accompagner leurs collaborateurs à distance.

> Maintenir le lien :

Il était important de garder un lien fort avec les équipes en utilisant tous les outils à disposition pour échanger, collaborer et se tenir au courant de ce qu’il se passait dans l’entreprise et en dehors. A l’inverse d’Alan, Epsor a dû avoir recours à l’activité partielle pour quelques uns de ses collaborateurs notamment au niveau des fonctions commerciales. “Pour autant, nous avons cherché à conserver du lien avec ces collaborateurs, afin qu’ils ne s’éloignent pas de l’entreprise” explique Benjamin Pedrini. Un certain nombre d’actions ont été instaurées : “la mise en place de binômes entre les personnes en activité partielle et celles qui ne l’étaient pas.” Par ailleurs, les équipes RH d’Epsor ont organisé des moments de rencontres beaucoup plus informels comme les “randoms cafés” pour échanger par petits groupes sur des sujets autres que les sujets strictement professionnels. 

>Comprendre le quotidien des collaborateurs :

Les conditions de travail à distance n’étaient pas les même pour tous, il a fallu prendre en compte les situations familiales mais aussi logistique de chacun. “Nous avons adopté un certain nombre de dispositifs pour que les conditions de maintien de l’activité à distance soit le plus supportables possible pour tous nos collaborateurs pendant cette période. Mais nous avons surtout observé que tout moment de crise est finalement une opportunité pour innover, se différencier, penser autrement que ce soit pour nos collaborateurs ou nos clients !” explique Diane Rivière. 

>Repérer les inquiétudes :

La santé des collaborateurs est déjà un sujet extrêmement important en temps normal, mais il est devenu un enjeu central dans cette crise. Il était important d’être attentif à la santé des collaborateurs mais également de prendre en considération leurs potentielles angoisses. “On sous-estime l’importance de la question “comment ça va ?”, généralement on la pose sans vraiment faire attention à la réponse. Mais je crois que dans cette crise, nous avons tous pris la mesure de l’attention à l’autre et de l'écoute active. C’est de cette façon qu’il est possible de capter les signaux faibles et de comprendre si quelque chose ne va pas chez un collaborateur” explique Diane. 

>La symétrie des attentions :

“De la même façon que nos équipes ont été attentives aux besoins de nos clients, en tant que RH nous avons tenté de répondre à tous les besoins de nos collaborateurs. Nous avons développé un accès à l’information avec l’application "Coup de pouce", nous avons fait livrer des masques gratuitement à tous nos membres et nous avons tout fait pour rendre le travail plus simple dans cette période si complexe” nous dit Diane. 

> L’accompagnement des managers ou des coachs  :

Chez Alan, le principe de responsabilité distribué est appliqué, il n’y a pas de structure managériale classique. Les collaborateurs sont accompagnés par des coachs pour les aider à avancer sur leur feuille de route de la meilleure façon possible. Et pendant la crise, ces coachs n’ont pas été oubliés ! Alan s’est assuré qu’ils étaient eux-mêmes dans les meilleures conditions pour maintenir le lien avec les collaborateurs et même le renforcer. “On a développé un guide pour les coachs pour qu’ils accompagnent au mieux les collaborateurs durant cette période, sachent veiller à la santé au travail, fassent des points plus réguliers et qu’ils accordent une grande importance à l’équilibre vie privée/ vie professionnelle” détaille Diane Rivière. 

 

La communication : clé de la réussite 

En dehors de toutes les actions mises en place, la clé de la réussite reste la communication, nous parlerions même de sur-communication. 

Diane Rivière a rejoint Alan le 16 mars, soit au tout début du confinement, elle se souvient “d’avoir vu les messages des co-fondateurs de l’entreprise, qui ont pris très tôt la parole pour normaliser la situation”. Ils ont tout de suite rassuré leurs collaborateurs en disant qu’ils étaient bien conscients de la période exceptionnelle que nous traversions tous. “Ils nous ont dit dès le début qu’il était normal d’être inquiet, d’être moins efficace, d’avoir besoin de temps pour notre famille. Cette première communication a réellement permis de faire baisser la pression” se rappelle Diane. 

Pour fonctionner la communication doit aussi être régulière. Benjamin Pedrini et son associé ont “instauré un point appelé “point météo hebdomadaire” auquel participait l’ensemble des collaborateurs, en visio-conférence évidemment”. Avant ce point, les collaborateurs étaient invités à remplir un questionnaire de façon anonyme afin de pouvoir exprimer leurs inquiétudes, leurs questions, leurs demandes, etc. “Une enquête à l’issu du confinement nous a permis de constater que ces points avaient été très appréciés par les collaborateurs. Ils ont permis de maintenir le lien et de maintenir une communication régulière et transparente. Nous avons pu véhiculer les messages que nous voulions faire passer, commenter l’actualité et montrer qu’en tant que fondateurs, certes nous traversions une période difficile, mais nous arrivions à maintenir le cap” nous dit Benjamin. 

 

Un engagement collaborateur en hausse pendant la crise ! 

La mesure de l’engagement est indispensable, surtout en période de crise ! Mesurer l’engagement permet de savoir où en sont vos collaborateurs par rapport à l’entreprise, leur perception de l’entreprise et surtout de pouvoir corriger ce qui ne fonctionnerait pas. 

Diane Rivière nous explique que chez Alan “la température est prise toute les semaines. Nous laissons la possibilité aux équipes de répondre à quelques questions sur une même thématique.” Le sondage n’est évidemment pas obligatoire mais la grande majorité des collaborateurs y répondent. C’est de cette façon qu’Alan s’est aperçu que l’engagement a augmenté malgré la crise. Au tout début du confinement “le moral des troupes était un peu atteint, parce qu’il y avait beaucoup trop d’incertitudes” se rappelle Diane. Mais au fur et à mesure des semaines l’engagement a progressé passant de 7,9 à 8,3 (noté sur 10) et l’INPS a aussi progressé, passant de 49 à 53 (de mars à mai). 

Benjamin Pedrini, prend aussi la température de ses équipes mais de façon mensuelle. “On calcule également un eNPS et on pose 4 questions aux collaborateurs sur : la motivation, l’adéquation aux valeurs de l’entreprise, la recommandation et la reconnaissance. Sur la notion de valeur, on y est très attentif, pour savoir si le message que l’on porte, le discours que l’on a est en adéquation avec la perception des collaborateurs.” Comme chez Alan,  la motivation a légèrement baissé en début de confinement, mais l’eNPS est passé de 55 à presque 70 ! 

 

(Sur)vivre au télétravail “forcé” 

Le nombre de collaborateurs en télétravail a explosé durant le confinement, mais il ne faut pas oublier qu’il ne s’agissait pas d’un télétravail choisi, mais bien d’un travail à distance forcé, subit. “Ce qui était important, c’était de faire comprendre dès le début que nous n’étions pas dans une situation de remote work classique et que nous en étions tous conscients dans l'entreprise” commence Benjamin. Il a fallu s’adapter mais “nous étions tous dans le même bateau” poursuit-il. Parfois, les enfants se sont invités dans des calls. Pas si grave, “ça pouvait arriver à chacun d’entre nous, nous étions bienveillants les uns envers les autres. Finalement, contre toute attente, ces situations plutôt drôles ont permis de créer du lien différemment entre les collaborateurs !”  

Comme mentionné plus haut, la surcommunication était aussi la clé pour “réussir” son télétravail. En voici quelques exemples d’application au quotidien : 

> Instaurer davantage de points de rencontre, des points quotidiens par équipe même si ces points n’existent habituellement pas en physique

>Instaurer des échanges et des moments de partage beaucoup moins formels en organisant divers rencontres entre plusieurs équipes, des déjeuners ou apéros virtuels, des jeux à distance, etc 

>Prendre en compte les feedback : que ce soit en discutant ou en réalisant des enquêtes afin de proposer des points d’amélioration 

>Proximité des RH : prendre contact avec les collaborateurs et les managers pour connaître leur ressenti, savoir comment se déroule leur quotidien, s’ils ont besoin de quelque chose, ou s’ils sont en difficulté. 

 

Une nouvelle perception du travail à distance 

Chez PeopleDoc nous avons fait une enquête auprès de nos salariés pour savoir quel était leur perception du télétravail et sous quel forme ils aimeraient poursuivre leur travail à l’avenir. Environ 50% des collaborateurs aimeraient faire du 50/50 (50% du temps dans les bureaux, 50% en télétravail) et environ 30% des répondants souhaiteraient passer au full remote ! On a pu noter une nette augmentation par rapport aux chiffres d’avant le covid-19. 

Nous avions déjà une partie de nos équipes en remote work (dont une bonne partie des équipes de R&D) mais nous pouvons voir que désormais, le mouvement s’étend à tous les départements de l’entreprise. L’enquête nous a aussi révélé que 55% de nos collaborateurs ne voient pas d’impact du télétravail sur leur productivité, quand 40% indiquent être plus productifs à la maison ! Il est certain que nous allons nous pencher sur la question. 

Même réflexion côté Alan qui s'est rapidement posé la question de l'après. "Travaillez d'où vous voulez" est un concept en pleine réflexion. D'ailleurs un certain nombre de collaborateurs font le souhait de quitter la région parisienne. Les bureaux vont donc être repensés et la location d'espace de co-working est envisagée, dans plusieurs villes en France voire à l'international. Une perspective qui ouvre le champ des possibles en matière de recrutement, permettant "de recruter des nouveaux talents provenant d'autres régions, voire d'autres pays", s'exclame Diane. Un dispositif qui implique de travailler sur les nouvelles façons de collaborer. "Les travailleurs à distance ne doivent pas se sentir isolés et mis à l'écart", conclut Diane.

Toujours la même tendance chez Epsor, chez qui pourtant le télétravail n’existait presque pas avant la crise, “nous ne pratiquions pas le télétravail de façon institutionnalisée. Nous pouvions le faire de façon ponctuelle mais il n’y avait pas de norme, ni de personnes en full remote, ni de personnes qui télétravaillaient une fois par semaine par exemple” explique Benjamin Pedrini. Les collaborateurs chez Epsor étaient déjà en demande de télétravail avant le crise et le sujet devait être débattu au cours de l’année, mais la crise a accéléré les choses. “La crise du covid, n’a fait qu'accélérer les choses. Nous avons créé un groupe de salariés qui planche sur le sujet. Pour l’instant rien n’est définitif, mais on va vers la possibilité pour les collaborateurs de choisir leur lieu de travail, soit en full remote, soit en venant au bureau certains jours de la semaine et pas d’autres. En revanche, pour l’instant, on resterait sur du télétravail en France, en tout cas qui respecte les horaires de travail applicables en France”. 

Un autre conseil partagé par les 3 entreprises concerne les jeunes collaborateurs et les nouveaux onboardés. “Il faut être attentifs à cette population précisément quand on pratique le travail à distance.” Plusieurs points de vigilances sont à prendre en compte  : 

> Pour les nouveaux arrivants : leur laisser la possibilité de comprendre l’entreprise, ses valeurs et son fonctionnement à travers par exemple une semaine d’onboarding en présentiel comme le fait PeopleDoc, avant de commencer le travail à distance. 

> Pour les jeunes travailleurs dont c’est le premier emploi : prévoir un accompagnement particulier et personnalisé pour les aider à être autonome et à comprendre leur poste mais aussi à lever toutes les craintes qu’ils pourraient avoir.  

 

La crise nous a permis de tirer de nombreuses leçon pour le futur du travail que nous sommes en train de construire. L’engagement des collaborateurs qui a toujours été clé, est devenu plus que jamais, un enjeu majeur. Il faudra aussi composer avec les nouvelles formes de travail plébiscitées par les équipes et adapter son organisation pour conserver une bonne collaboration entre tous les travailleurs de l’entreprise. Par ailleurs d’autres sujets, comme celui de la RSE, émergent de plus en plus parmi les attentes des collaborateurs et deviennent aussi des leviers importants de l’engagement.

 

Le sujet vous intéresse ? Vous souhaitez en savoir plus sur les actions mises en place par Alan, Epsor et PeopleDoc pour accompagner leurs collaborateurs pendant et après la crise ? Regardez le replay de notre Table ronde ! 
Visionner le replay
 
bg-img-form3.png

Abonnez-vous à notre newsletter

Tous les jeudis, recevez directement dans votre boîte mail nos derniers articles !

bg-img19.jpg
Capture d’écran 2019-02-26 à 17.18.00
Téléchargez NOTRE EBOOK - LA DIGTIALISATION RH EN 2019

Avec ce document, vous saurez :

  • comment assurer la continuité de l'offre de services face aux évolutions réglementaires (RGPD, PAS, Loi Travail)

  • la gestion des données RH - retour d'expérience de l'équipe RH d'Atos

  • comment font les équipes RH pour améliorer l'expérience collaborateur ;

  • des télétravailleurs aux freelancers, comment assurer la transformation de la relation salarié !

The Digital Road : 3ème édition

Laisser un commentaire

FR18-Global-compliance-RGPD-minisite.png
demo_peopledoc.gif