<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=32847&amp;fmt=gif">

Pendant le confinement lié à la lutte contre la pandémie du coronavirus, de nombreuses entreprises ont participé à un test XXL ayant pour thématique principal : le télétravail. Résultat : 84 % des collaborateurs souhaiteraient bénéficier du dispositif, de manière régulière ou occasionnelle, à l’ère du New normal. Lors d’un webinar organisé par Alan, une assurance de santé en ligne, PeopleDoc a partagé son expérience en full remote.

L’événement a suscité de nombreuses questions de la part de l’audience. Ne pouvant répondre à tous lors du live, nous vous livrons ici les réponses aux interrogations que vous vous posez. Entre la fin annoncée des bureaux et les outils les plus adaptés pour relever les défis d’un changement majeur de nos modes de travail, la rédaction du blog de la Digitalisation RH vous dit tout !

Télétravail ou travail à distance : focus sur le monde d’après

Alan_PeopleDoc_webinar

[Guillaume] Avec le développement du télétravail et la baisse d'occupation des bureaux, pensez-vous diminuer la surface de vos bureaux ? Et quels sont vos outils pour organiser facilement les rotations dans les bureaux ?

Share desk ou flex office, voilà des modèles d’organisation de l’espace de travail émergents qui ont de grandes chances de se démocratiser à l’ère du New normal. Une fois que les espaces ont été identifiés comme des lieux de travail partagés avec des salles de réunions, des coins pour passer des appels téléphoniques, des salles pour s’isoler ou encore d’autres pour brainstormer, il faut s’assurer que chacun puisse réserver facilement ces endroits selon les missions à réaliser.

Oubliez l’idée du post-it ou de la feuille de réservation accrochée à l’entrée de la salle. Différentes options digitales s’offrent à vous. Vous pouvez par exemple détourner un agenda Google afin de permettre à chacun de voir simplement les créneaux disponibles ou encore poser une option. Des solutions dédiées existent aussi, à l’image de Condeco, Cerberis, Evoko, Joan, Teem ou encore Sharing Cloud.

[Maud] Comment fédérer les équipes sur la mise en place de nouveaux outils afin qu'ils soient utilisés par tout le monde ?

Pour que les collaborateurs s’approprient un outil, quel qu’il soit, il est nécessaire de prime abord qu’ils expriment un besoin. Vous pourrez ensuite leur proposer une sélection d’outils et les encourager à choisir celui qui leur conviendrait le mieux. Vous devrez aussi faire preuve de pédagogie. Cela implique de bien communiquer en amont de l’implémentation. Un exercice à répéter tout au long de la mise en œuvre et également après en recueillant leurs feedback.

N’hésitez pas à leur rappeler les bénéfices qu’ils tireront à utiliser ce nouvel outil : gain de temps, fluidité, autonomie, meilleure coordination entre les services, etc. Enfin, pensez à mettre en place des groupes de travail pour engager vos collaborateurs et constituer un squad d’ambassadeurs chargés d’évangéliser les autres membres de l’organisation.

[Flora/ Danièle] Quelle politique de télétravail mettre en place post-confinement ? Est-il nécessaire d'adapter sa politique de télétravail ? Quid de la charte télétravail si on veut donner de la flexibilité en prenant en compte les activités de chacun ?

Le télétravail tel que nous l’avons connu pendant le confinement n’est pas représentatif du télétravail occasionnel ou régulier. On peut davantage l’associer à du travail à distance. Pour autant, l’expérience s’est révélée convaincante pour un bon nombre de collaborateurs. D’après une étude Malakoff Humanis, 84 % des interrogés souhaitent poursuivre le télétravail à l’ère du New normal. Sachez que depuis 2017, la réglementation s’est assouplie avec pour objectif de faciliter le recours à ce mode d’organisation du travail.

Vous pouvez bien entendu le mettre en place à l’issue du confinement grâce à un accord collectif de branche ou d’entreprise, mais aussi via une charte réalisée par l’employeur (après avis du CSE s’il existe). A noter que si l’employeur et les collaborateurs trouvent un terrain d’entente, ils peuvent formaliser le télétravail par email ou un avenant au contrat. Il faut cependant rappeler que ce dispositif doit se faire sur la base du volontariat des collaborateurs, il ne peut pas leur être imposé sauf cas de force majeur, à l’image de la pandémie de Covid-19.

[Vanessa] Comment s'est passé l'onboarding de nouveaux collaborateurs pendant le confinement ?

L’onboarding reste un moment délicat et à distance, un véritable défi. Nous avons accueilli plusieurs collaborateurs en plein confinement. Il a fallu repenser nos bonnes pratiques afin de les accueillir au mieux. Nous nous sommes assurés qu’ils avaient bien reçu leur équipement pour travailler dans de bonnes conditions.

Mais au-delà des aspects techniques, nous avions préparé un programme adapté pour leur première semaine, puis nous leur avons proposé des interactions avec des collègues ainsi que des rendez-vous informels pour créer du lien. Göze Kacmaz a accueilli deux nouveaux membres dans son équipe marketing, elle vous raconte ses challenges dans cet article sur LinkedIn. Et vous pouvez également lire l’interview de Laïny Tamou, en charge de l'organisation de l'onboarding et de l'intégration des nouveaux collaborateurs. 

 

[Julie] Concrètement, qu’avez-vous mis en place pour accompagner au mieux les managers sur la gestion des équipes en partie à distance et en partie en présentiel ?

Avant le confinement, nous avions déjà chez PeopleDoc des équipes en full remote. Pablo Seminario, SRE Manager, par exemple, pilotait depuis Paris une équipe de cinq personnes réparties sur plusieurs territoires en France, tandis que d’autres équipes évoluaient en présentiel. Le plus important dans ces cas-là est de maintenir des rendez-vous fixes avec les équipes, d’un point de vue collectif, mais aussi individuel. Il faut également laisser la place à des moments plus informels.

Il convient aussi de s’assurer que la charge de travail reste raisonnable. Jean de Maupeou, Facilitateur & Associé chez FlexJob, remarque par exemple que les travailleurs à distance sont peu pris en compte et ont une charge plus lourde de travail en comparaison avec ceux présents sur site.

Le travail à distance fait intégralement partie de l’ADN de PeopleDoc puisque nous collaborons tous les jours avec nos équipes en France, mais également à l’international. Nous avons tout de même réalisé quelques ajustements lors de la crise. En plus des réunions tous les matins, nos managers ont également sur-communiquer afin de prévenir l’anxiété ou tout du moins la gérer le mieux possible.

 

3 questions à ALAN

[Céline] Pouvez-vous indiquer les différents outils utilisés chez Alan ? 

On utilise essentiellement le même ensemble d’outils depuis les débuts d’Alan. Ils ont facilité la transition pour le télétravail :

  • Slack pour les conversations entre les équipes et les communications officielles ;
  • Trello pour organiser les tâches entre les équipes ;
  • GitHub pour remplacer les réunions ;
  • Google Suite (Gmail, GDocs, etc.) pour les outils de travail quotidiens ;
  • Notion pour notre base de connaissances.

Pour découvrir notre récapitulatif complet, rendez-vous ici !

[Margaux] Pourriez-vous nous donner le nom de votre outil de review ?

Nous n’avons pas de managers chez Alan, donc ce n’est pas simple de trouver un outil adapté à cette organisation spécifique. Mais Lattice est une plateforme suffisamment flexible pour qu’on puisse l’adapter à nos besoins. Nous avons écrit sur le sujet ici : Pour des évaluations sans stress, même à distance.

[Marine] Quels sont les meilleurs outils pour recruter en visio ?

Les outils sont au service du process. La vraie difficulté, bien sûr, c’est de conserver les critères de sélection et l’humanité pour qu’ils ne souffrent pas de la transposition à distance. Nos outils ne changent pas fondamentalement dans notre cas : on utilise Trello pour garder la trace des différentes étapes du recrutement, le mail pour communiquer avec les candidats, et Google Meet pour parler en visio.

Au sujet du recrutement chez Alan, cet article peut aussi apporter un éclairage intéressant : Comment mettre la culture de l'entreprise au service du recrutement ?

 

 
"Comment les RH s'adaptent au télétravail pour leurs missions du quotidien ?" Retrouvez les témoignages de PeopleDoc aux côtés d'Alan et Jobteaser.

Visionner le replay

bg-img-form3.png

Abonnez-vous à notre newsletter

Tous les jeudis, recevez directement dans votre boîte mail nos derniers articles !

bg-img19.jpg
Capture d’écran 2019-02-26 à 17.18.00
Téléchargez NOTRE EBOOK - LA DIGTIALISATION RH EN 2019

Avec ce document, vous saurez :

  • comment assurer la continuité de l'offre de services face aux évolutions réglementaires (RGPD, PAS, Loi Travail)

  • la gestion des données RH - retour d'expérience de l'équipe RH d'Atos

  • comment font les équipes RH pour améliorer l'expérience collaborateur ;

  • des télétravailleurs aux freelancers, comment assurer la transformation de la relation salarié !

The Digital Road : 3ème édition

Laisser un commentaire

FR18-Global-compliance-RGPD-minisite.png
demo_peopledoc.gif