À l’occasion d'un webinar organisé en partenariat avec Arago Consulting, le groupe TF1 a partagé avec nous son retour d'expérience sur la transformation digitale de ses processus RH avec la solution UKG HR Service Delivery for SuccessFactors.

Bertrand Pico, responsable IT RH et planification, au sein du groupe TF1, en charge des projets SuccessFactors et PeopleDoc (devenu UKG) témoigne pour nous en compagnie de Baptiste Dupont, Product Manager chez UKG et de Norbert Goy, Sales Manager au sein d’ARAGO Consulting.

Ensemble nos invités sont revenus sur la genèse du projet, ont partagé son déroulement, les bénéfices générés par la solution UKG HR Service Delivery de SuccessFactors ainsi que les prochaines étapes de leur transformation. Retour sur les moments forts du webinar.

Comment le groupe TF1 a digitalisé 100 % de ses documents RH avec UKG HR Service Delivery for SuccessFactors

TF1 est le premier groupe privé de télévision gratuite en France. Il représente 3 200 collaborateurs permanents (CDI, CDD et  stagiaires) dans dix pays. Le groupe offre plus de 100 000 contrats par an pour les non-permanents (les cachetiers, les intermittents, les pigistes). Son chiffre d’affaires s'élève à plus 2 300 millions d’euros, TF1 est un acteur global de contenus (production,  broadcast et digital) et détient une cinquantaine de sociétés.

Standardisation des processus RH chez TF1 pour gagner en agilité

Depuis 2016 le groupe TF1 a opéré une standardisation de ses processus RH pour gagner en agilité, en réactivité, puis en qualité de service. "Nous avions un fort enjeu de gain financier, de gain de temps, de productivité et bien sûr de sécurité", déclare Bertrand Pico, responsable à IT RH et planification chez TF1.

"Notre premier objectif était la dématérialisation totale des documents RH et de l’archivage. Jusqu’alors, tous les documents étaient imprimés et archivés, y compris les documents digitaux qui étaient parfois réimprimés. Dans nos locaux au siège, le coût annuel de notre salle d’archives avait été valorisé à 40 000 € par an. Il s'agit d'une salle à peu près de 40 m², avec un dispositif de sécurité fort, dans laquelle se trouve un coffre-fort."

Le deuxième enjeu était d’accélérer la signature des contrats pour les permanents et les non-permanents. Le groupe TF1 gère de nombreuses missions courtes, voire très courtes, qui se décident parfois très vite. Signer des contrats avant le début des missions est une obligation légale, mais aussi un vrai risque lorsque ces contrats représentent un énorme volume de documents papier. "Et c’était devenu un défi quasi-impossible à relever lorsqu’a été décidé le premier confinement en mars 2020", nous explique Bertrand Pico.

Pour améliorer les processus RH, il était également important de s'intéresser à l’onboarding. L'objectif était de regrouper tous les documents du futur collaborateur au même endroit lors de son embauche effective pour faciliter ses démarches administratives et d’accueil. Aujourd'hui, grâce à la solution, lorsqu’un collaborateur permanent est embauché, le RH envoie le contrat via PeopleDoc, et une fois signé, l’onboarding est lancé. Celui-ci finalisé et prêt à l’embauche, les informations sont envoyées automatiquement pour création des badges et des comptes informatiques. Son compte est créé dans SuccessFactors et tous les éléments sont transférés dans PeopleDoc.

Enfin, le troisième enjeu était la sécurité des données. "Nous souhaitions disposer de tous ces documents au même endroit pour les partager de manière sécurisée. Nous voulions aussi avoir la main sur la sécurité des données. Le pôle sécurité de TF1 est intervenu immédiatement afin de s’assurer que l’outil et les modes de connexion répondaient à tous les critères en place," ajoute l'expert.

"Il était crucial pour nous de pouvoir générer des documents à notre guise, c’est-à-dire des documents liés aux données administratives dont nous disposions dans SuccessFactors. Il faut savoir qu’à ce jour, dix documents sont générés par les gestionnaires et/ou par les RH. Il était alors essentiel de transférer et de classer ces documents automatiquement en provenance de l'onboarding, du recrutement ou du dossier administratif dans l’espace dédié aux populations RH", ajoute-t-il. Cette solution ainsi a facilité le quotidien des RH, pour la gestion des documents et la mise à jour des dossiers collaborateurs.

Le déroulement du projet RH

Une étude avait été menée côté IT et avait été "100 % approuvée par la DRH". L’IT travaillait en étroite collaboration avec l’AMOA et trois personnes étaient accompagnées du début jusqu’à la fin par le directeur des services partagés RH Fabrice Séricola. De leur côté, Alexis Lemée, Lead Implementation Project Manager chez PeopleDoc (devenu UKG) et Mike Tuitel d’ARAGO Consulting ont accompagné les équipes de TF1 tout le long pour déployer la solution. Une collecte des besoins a été faite par l’AMOA, et par la DRH, via trois ateliers menés avec les opérationnels. "Et les besoins métiers exprimés, aussi bien RH et planificateur, étaient totalement en phase avec la vision que nous avions côté IT", souligne Bertrand Pico.

"Ce sont à la fois des outils qui nous ont permis de modifier nos modes de travail et notre Road Map de manière agile et très souple."

Les bénéfices de ces nouveaux processus RH pour TF1

Le premier bénéfice est le gain de temps significatif sur les signatures et sur la génération des documents. "Grâce à la signature électronique, nous sommes passés de 15 jours voire 3 semaines pour les délais de signature de contrat, parfois à moins de 2 heures. Désormais, tous les contrats des permanents et non-permanents sont signés avant le début de leur prestation. Cela s’est traduit entre autres, par un gain de deux ETP. Cela ne signifie pas qu'il s'agit d'une perte de deux ETP, ces personnes ont été réaffectées à des missions à plus forte valeur ajoutée et surtout à leur cœur de métier. Les attestations de travail, les attestations de salaire sont gérées désormais en un clic et envoyées par mail."

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Le deuxième bénéfice concerne les gains financiers, liés notamment au stockage des documents administratifs. Les bureaux ont pu être réaménagés sans tenir compte de l’espace dédié à l'archivage des documents RH. 

"Il faut noter que le projet a été adopté par tous les utilisateurs de manière très rapide et positive. Tous les acteurs du département RH, et de la planification, ont gagné un temps précieux dans l’envoi des documents, et dans la recherche de ces documents. Pour les non-permanents, par exemple, le mode de distribution a été adopté à bras ouvert, car beaucoup d’entre eux disposaient déjà, avec Canal Plus ou M6 de ces solutions. Cela leur a permis de fusionner leurs coffres", se félicite l'expert.

Les facteurs clés de succès pour l’adoption au sein du groupe TF1 de cette mise en place 

Pour que ce projet de digitalisation RH soit un succès, il est primordial que l'équipe projet, menée par l'IT soit en phase avec les besoins métiers.

Autre facteur clé : la bonne compréhension du projet par l’intégrateur et donc ARAGO et PeopleDoc (devenu UKG). Ils devaient obligatoirement comprendre le besoin et le mode de fonctionnement de l'organisation ainsi que les outils dont les équipes disposaient pour leur offrir la solution la mieux adaptée à leur structure.

Il faut aussi prendre le temps de bien s’approprier l’outil et réfléchir à l’adaptabilité des processus. Bertrand Pico conseille ainsi de se demander : "de quelles données dans PeopleDoc allons-nous avoir besoin pour gérer les autorisations ? Est-ce que c’est la notion de société, la notion d’unité structurelle, la notion de population, la notion de type de contrat qui nous intéresse en priorité ?"

Si vous souhaitez aller plus loin dans votre réflexion, découvrez l'article : Ce que les RH doivent anticiper avant de lancer un projet de transformation digitale RH 

 

Ce retour d'expérience vous intéresse ? Découvrez le témoignage complet de notre invité, Bertrand Pico, responsable IT RH et planification, au sein du groupe TF1. Vous pourrez profiter de ses conseils et découvrir plus en détail les problématiques auxquelles le groupe a fait face, et aurez un témoignage plus approfondi sur le déroulement de leur projet de transformation digitale RH

► Je découvre le replay du webinar

 

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