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GRT Gaz est le leader européen de la gestion des réseaux de transport de gaz à haute pression, l'entreprise compte près de 3000 salariés. Lors de notre passage à Nantes, dans le cadre du Digital HR Tour, nous avons rencontré Malik Kahil, qui nous a raconté le projet de dématérialisation de GRT Gaz. Malik est Pilote opérationnel d'exploitation au sein de DSI de l’entreprise et occupe un poste de pilote opérationnel d’exploitation en charge de l’exploitation du SIRH.

Définir les besoins avant de se lancer 

Il y a quelques années, GRT Gaz, a lancé un grand projet de transformation digitale avec une vision globale. Le service RH, a tout de suite été impliqué dans ce projet global d’entreprise et a commencé à digitaliser ses processus.

“Le tout premier objectif pour nous, était de se connaître à l’instant T, de savoir où nous étions situés sur notre taux de couverture des processus métiers RH. A partir de ce constat, plusieurs chantiers ont débuté autour de l’automatisation des différents services liés à la relation entre les collaborateurs et les RH.

Au démarrage du projet, nous avons essayé de comprendre quel était le besoin à satisfaire. Avant même d’entamer un choix de solution, nous avons pris du temps pour discuter avec les différents métiers RH et nous avons cherché à obtenir de nombreux retours terrain provenant des différents collaborateurs. En fait, nous avions pour objectif de définir quel était le service que nous voulions construire et quels étaient les processus que nous devions automatiser. Une fois les réponses à nos questions obtenues et le besoin cadré précisément, nous avons pu commencer notre choix de solution.

Finalement, le choix de PeopleDoc s’est fait sur différentes éléments : adéquation avec nos enjeux métiers, nos enjeux techniques et nos enjeux financiers" raconte Malik Kahil, pilote opérationnel d'exploitation.

Digitaliser les processus RH : une réponse aux attentes des collaborateurs

La transformation digitale de GRT Gaz, répondait à plusieurs enjeux à commencer par répondre aux attentes des salariés en matière de service. “Notre principal enjeu était de proposer des services à nos salariés, qui sont en adéquation avec leurs attentes. Nous souhaitions améliorer nos performances opérationnelles, afin de garantir une facilité et une rapidité dans la communication entre les salariés et les services RH. Un autre enjeu, était d’améliorer le time-to-market qu’une DSI peut proposer vis-à-vis de son partenaire RH.

Du point de vue de la fonction RH, l’enjeu est de réussir à proposer des solutions qui sont pertinentes, mais également fiables en termes de sécurité et qui apportent un gain réel à la fonction RH. Le but était de réussir à soulager des fonctions, type responsable contrats de travail, et de réussir à administrer facilement les dossiers de nos collaborateurs” explique Malik Kahil. 

Le projet de dématérialisation de GRT Gaz : Procéder étape par étape

GRT Gaz a pris le parti d’associer les métiers RH “purs” et les métiers informatiques dès le début du projet. Puis l'entreprise a décidé de procéder module par module pour éviter d’aller trop vite dans l’automatisation.

“Au niveau du dispositif projet, nous avons décidé d’inclure à la fois les métiers RH “purs” et les métiers informatiques et métiers de la DSI. Si nous avons composé notre équipe projet de cette façon c’est parce que nous avions le sentiment que cette équipe pluridisciplinaire permettrait de bien cadrer le besoin et d’implémenter facilement la solution.

Nous avons déployé par itération, module par module car nous ne souhaitions pas outiller trop vite :

  • Le premier module que nous avons mis en place, est une base de données économiques et sociales (BDES).
  • Nous avons, ensuite, lancé le coffre-fort employeur. Il s’agit du module qui permet aux services RH de stocker et d’administrer l’ensemble des dossiers du personnel.
  • Nous avons continué avec le coffre-fort salarié. Ce module était très attendu dans l’entreprise, il permet notamment la dématérialisation des bulletins de paie en mettant à disposition du salarié un coffre-fort numérique, dans lequel les RH peuvent déposer les bulletins de salaire chaque mois.
  • Le dernier service que nous avons déployé est le Case Management, que nous appelons en interne “Mes demandes RH”. Ce module permet la gestion administrative de tout type de demandes entre le salarié et les Ressources Humaines" détaille Malik Kahil. 

La conduite du changement : un projet à part entière

GRT Gaz a pris conscience de l'importance de la conduite du changement et a décidé de la traiter comme un projet à part entière. L’entreprise a souhaité accompagner ses salariés, les former et surtout les rassurer :  “Mis à part l’implémentation de l’outil, nous avons aussi travaillé sur la conduite du changement qui est un projet à part entière orienté RH. Nous avons travaillé sur comment communiquer autour de l’outil, comment accompagner les salariés et les former sur les nouveaux processus.

A l’origine, il y avait une certaine appréhension vis-à-vis de ces nouveaux outils de digitalisation, les collaborateurs étaient un peu perturbés par ces nouveautés. Travailler sur la conduite du changement nous a donc permis de réduire les craintes des collaborateurs et de les rassurer" explique Malik Kahil. 

Mesurer les résultats de la digitalisation RH

GRT Gaz a mis en place des indicateurs dès le lancement de projet pour pouvoir mesurer son ROI :

  • Sur les coffres-forts : “On a veillé à mettre en place des indicateurs et des objectifs réalisables. On parle de taux d'utilisation du service et de taux de dématérialisation des bulletins de paie qui nous permettent justement de voir si les salariés ont adhéré aux solutions ou non. On continue à analyser ces chiffres et on cherche toujours à s’améliorer sur le taux de dématérialisation des bulletins. Les collaborateurs ont montré qu’ils étaient satisfaits de ces nouveaux services. Ils ont aujourd’hui une meilleure accessibilité à tous leurs documents administratifs et RH. Ils disposent également d’un espace de stockage à usage personnel dans lequel ils peuvent poser leurs documents comme ils le souhaitent. Les documents sont également très facilement accessibles pour les RH et surtout ils bénéficient d’un lieu unique de stockage."
  • Sur le Case Management : “Sur le Case Management nous sommes sur un fort taux d’utilisation. Il ne faut pas oublier que GRT Gaz compte 3000 salariés et que c’est un service que nous avons ouvert à tous ! Nous faisons tout notre possible pour couvrir un maximum de sollicitations que peut avoir un salarié vis-à-vis des RH. Nous avons reçu de très bons retours de la part de nos salariés par rapport au temps de traitement de leurs demandes et à la mise à disposition de l’information. De notre côté nous sommes très satisfaits de l’ouverture de ces services et de l’utilisation qu’en font aussi bien les RH que les collaborateurs” témoigne Malik Kahil. 

GRT Gaz déjà tourné vers la suite

L’entreprise est satisfaite des modules mis en place et de la façon dont s’en servent collaborateurs et RH, mais elle ne compte pas s’arrêter là :

“En termes de stratégie de la transformation digitale de notre service RH, on parle beaucoup de data et de comment valoriser les données RH avec le but de rendre le service toujours plus performant. Notre fer de lance, pour les années à venir, ce sera vraiment le traitement et l’utilisation de la donnée RH. On a aussi la volonté d’aller interfacer nos différents Systèmes d’Informations autour d’un SIRH et on va également continuer à couvrir le process RH dans sa globalité” conclut Malik Kahil. 

 

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