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70% des décideurs RH et SIRH déclaraient, dans le cadre d'une étude Markess en 2017, que l'automatisation des processus RH était le principal enjeu à relever d'ici 2020. 45% de ces décideurs prévoyaient d'investir dans la digitalisation et l'automatisation de ces processus dans le but d'obtenir des processus plus efficaces, plus sécurisés et plus rapides.

Avec le temps, les missions de la fonction RH sont devenues de plus en plus administratives et de moins en moins centrées vers l'humain, qui est pourtant leur cœur de métier. Les gestionnaires RH sont conscients d'allouer une grande partie de leur temps (70% selon une étude de Rémi Malenfant) aux tâches administratives et celles-ci, ne sont jamais finies ! D'un mois sur l'autre, voire d'un jour à l'autre, les mêmes tâches reviennent sans cesse : intégration des nouveaux collaborateurs, réponses aux demandes des salariés, traitement des congés payés, traitement des arrêts maladie, envoi des bulletins de salaires ...

L'automatisation des processus est la solution qui permet aux RH de gagner en sécurité, en efficacité, en productivité, gagner du temps, économiser de l'argent et répondre plus rapidement aux demandes des collaborateurs, et finalement de se recentrer sur leur cœur de métier : l'humain.

Automatisation des processus : Définition

Un processus automatisé consiste en une série de règles, d'actions ou de tâches à exécuter de façon automatique pour obtenir un résultat. Une fois lancé, le processus se déroule seul et les étapes se déclenchent les unes après les autres dans le cadre d'un workflow (processus permettant un enchainement automatisé de plusieurs tâches). Aujourd'hui, grâce à certaines solutions, l'automatisation des processus est accessible à tous. Les gestionnaires RH peuvent peuvent, sans avoir de compétences techniques particulières, créer leurs propres workflows.

Automatiser les processus permet de gagner du temps sur les tâches à faire, de gagner en productivité puisque de nombreuses étapes ne sont plus à faire manuellement. L'automatisation évite aussi d'oublier certaines étapes et garantit la sécurité et la conformité du process. En automatisant les tâches RH, les gestionnaires Ressources Humaines ont également la possibilité de créer des indicateurs pour monitorer leur activité.

Quelles sont les tâches RH qui peuvent être automatisées ?

En théorie, toutes les tâches qui consistent en une série d'étapes à accomplir, peuvent être automatisées. Dans le cadre de la fonction RH, de nombreuses missions correspondent à cette description. On retrouve par exemple, l'onboarding, l'offboarding, la paie, la gestion des dossiers des collaborateurs, les demandes de congés, les arrêts maladies, les demandes de matériel, le changement d'adresse, de numéro de téléphone ou de poste, les évaluations annuelles, la gestion des temps ou même une partie du recrutement. 

Nous vous présentons 4 exemples de processus RH automatisés :

> L'onboarding

> La mise à jour des données du personnel et gestion des dossiers salariés

> Les demandes de congés

> La génération de documents : le contrat de travail

4 exemples de processus automatisés

> L'onboarding

L'onboarding est un processus RH qui, réalisé manuellement, prend beaucoup de temps aux équipes aussi bien qu'aux nouveaux arrivants. Les nouveaux salariés doivent passer d'un service à l'autre pour récupérer leur matériel, signer un papier, en récupérer ou en donner un autre, prendre connaissance de tel ou tel règlement, obtenir leur adresse mail professionnelle, ... Les erreurs de documents, d'horaires ou les oublis sont vite arrivés ! 

La simplification du process est possible avec l'automatisation. Les gestionnaires RH peuvent programmer les différentes étapes du processus et le nouveau collaborateur recevra directement les tâches à effectuer les unes après les autres par mail ou sur une plateforme dédiée. Il pourra notamment signer directement en ligne les document nécessaires et les gestionnaires RH récupéreront automatiquement les documents et les données dans leurs systèmes. Une étape peut être conditionnée à la réalisation d'une autre ou non et peut être validée par les RH ou les managers en fonction des besoins. Une fois lancé, le parcours défini se réalise donc automatiquement pour une plus grande rapidité et une meilleure efficacité. L'automatisation de l'onboarding facilite aussi la collaboration et la communication entre RH, managers et nouveaux collaborateurs qui sont tous impliqués dans ce processus. 

> La mise à jour des données du personnel et gestion des dossiers salariés

Les dossiers des collaborateurs doivent constamment être mis à jour : déménagement et changement d'adresse, mariage et changement d'état civil ou de nom ou encore nouveau téléphone et changement de numéro de téléphone. Si on met ça en perspective avec le nombre d'employés d'une entreprise, les modifications des dossiers salariés prennent beaucoup de temps aux RH, surtout si la tâche est effectuée manuellement. De plus avec la mise en place du RGPD, les entreprises sont tenues de mettre à jour les données, de supprimer les documents après un certain temps et de prendre en compte les demandes de leurs salariés vis-à-vis de leurs données personnelles. 

Automatiser le processus permet encore une fois de gagner beaucoup de temps sur une tâche très chronophage. Avec des solutions telles que celles de PeopleDoc, il est désormais possible de demander aux collaborateurs de remplir des formulaires pré-édités sur une plateforme en ligne. Les RH créent une fois pour toutes, des formulaires pour les cas les plus souvent rencontrés : changement d'adresse, de numéro de téléphone ... et les salariés les remplissent directement en ligne. Les informations collectées sont automatiquement modifiées dans les systèmes d'information, suite à une simple approbation côté RH. Si le changement concerne un document, il est également possible de rajouter un champ dans le formulaire pour remplacer le document obsolète par le nouveau. 

Enfin l'automatisation de la gestion des dossiers salariés, permet également aux RH de conserver en permanence des documents à jour. Par exemple, si vous avez des travailleurs étrangers qui ont besoin d'une carte de séjour. Avec l'automatisation du processus, vous recevrez une notification prévenant de la date de péremption du document (un mois avant par exemple). Ce qui laissera le temps au service RH aussi bien qu'au salarié de transmettre le bon document à jour. Ainsi, il n'y aura plus de risques d'enfreindre les réglementations. De même, les documents qui doivent être supprimés après une certaines périodes, dans le cadre du RGPD, le seront automatiquement.

Une personne de l'équipe RH chez Unilever dédiait tout son temps à classer, trier, ranger et mettre à jour les dossiers papiers. Les autres membres de l'équipe, devaient ensuite trouver la bonne clé, la bonne armoire et le bon dossier pour traiter les demandes. Aujourd'hui c'est de l'histoire ancienne. Découvrez comment le digital RH a changé leur quotidien ! Pour voir la websérie : c'est ici ! 

 

> Les demandes de congés

Les demandes de congés sont des requêtes simples et très régulières, mais elle requièrent beaucoup de temps lorsqu'elles sont traitées manuellement. Avec la digitalisation et l'automatisation du processus, les collaborateurs peuvent faire leur demande via un formulaire en ligne grâce auquel il a accès au nombre de jours disponibles. Les managers reçoivent directement la notification dans leur boite mail et valident ou non la demande notamment grâce au calendrier des congés, auquel ils ont aussi accès. Si la demande est validée, les gestionnaires RH peuvent être prévenus par une notification s'ils le souhaitent, mais ils n'ont plus rien à faire : le nombre de jours (aussi bien RTT, jours de congés payés ou jours de congés sans solde) et leurs dates sont automatiquement envoyés dans le système qui pourra le ressortir notamment sur les bulletins de paie.

> La génération de documents : le contrat de travail

Dans le cadre de ses missions, la fonction RH doit régulièrement produire des documents individuels pour ses salariés. La rédaction et la génération de ces documents a longtemps été un processus manuel, long et complexe : chaque document devait être rédigé manuellement en allant chercher les données et les mentions appropriées via des sources multiples, sans oublier de vérifier la conformité du document final. On comptait pas moins de 10 étapes et une bonne demi-heure pour la rédaction d'un seul contrat de travail. 

Aujourd'hui, il est possible de générer ce type de documents en quelques clics, grâce, une nouvelle fois, au Process Automation. Il vous suffit de choisir la langue et grâce à un système de modules et de menus déroulants, vous pouvez créer l'ensemble des rubriques du document qui intègrent directement les données du collaborateurs issues des différents systèmes que vous possédez. Le tout, en quelques minutes. Automatiser ce process vous garantit : rapidité, fiabilité, agilité, conformité et permet d'éviter les erreurs. 

 

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