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Même si aucune loi n'oblige les entreprises à organiser le classement des documents du personnel, il est bien plus simple de les classer en dossiers logiquement rangés pour pouvoir les retrouver. Pourtant, à chaque fois que vous recevez un nouveau document, vous devez trouver la bonne armoire, trouver le bon dossier du bon collaborateur, trouver le bon onglet où l'insérer ... Beaucoup de pertes de temps mais aussi d'espace ! Et si la digitalisation des dossiers du personnel était la solution pour un classement efficace, sécurisé mais aussi 0 papier ? 

Le classement des dossiers du personnel : une tâche quotidienne de la fonction RH

La gestion des dossiers des salariés fait partie des tâches quotidiennes qui incombent à la fonction RH. Pourtant, ce n'est pas une des missions qui a la plus forte valeur ajoutée. 

Les dossiers du personnel : de quoi s'agit-il ?

La constitution d'un dossier du personnel n'est pas une obligation légale, rien n'empêche une entreprise de conserver tous les documents en vrac si elle le souhaite, mais bonne chance pour retrouver les documents le moment venu ! De même, il n'existe pas une liste officielle des documents à conserver pour chaque employé. En revanche, l'employeur doit remplir un certain nombre d'obligations légales, pour lesquelles il aura besoin de certains documents qui deviennent donc obligatoires.

Les employeurs doivent donc conserver de nombreux documents qui sont donc généralement classés en dossiers et sous-dossiers. Certains documents sont obligatoires pour tous comme les bulletins de salaire ou les contrats de travail, d'autres seront nécessaires uniquement dans certains types d'entreprises, comme le permis de conduire ou des documents médicaux spécifiques.

Globalement on retrouve 7 grandes catégories dans un dossier collaborateur avec des documents qui ne sont pas tous obligatoires. Voici un exemple de classement : 

  • Administratif : photocopie de la carte d'identité, photocopie du permis de conduire, fiche d'aptitude médicale, livret de famille, acte de naissance des enfants, attestation de transport, certificat de mariage ...
  • Recrutement : CV, lettre de motivation, lettre d'embauche, DPAE (Déclaration Préalable À l'Embauche), diplômes, titre de séjour, RIB ...
  • Contrat : contrat de travail, avenants et certificat de travail, lettre d'augmentation ...
  • Paie : bulletins de salaire, documents relatifs aux bonus, primes et variables, BSI, placement participation ...
  • Santé: arrêt de travail, certificat de congé maternité, certificat médical, documents relatifs à l'adhésion à la mutuelle et aux personnes bénéficiaires ...
  • Formation et suivi de carrière : attestations et certifications des formations suivies par les employés, convention de formation, convocation à la formation, entretiens individuels ... 
  • Sortie : lettre de démission, solde de tout compte ...

Classer les dossiers des salariés : au format papier ? 

Un classement des dossiers du personnel est indispensable pour pouvoir retrouver les documents quand il le faut et les regrouper par salarié. Imaginez, comment vous feriez pour retrouver le contrat d'un salarié, dans une entreprise de 2000 personnes, si vous ne classiez pas les dossiers ! Il vous faudrait des jours et des jours pour mettre la main dessus. Pour classer vos documents, vous pouvez choisir de les ranger par ordre alphabétique, par entité, par département, ou même par fonction.

Il y a encore quelques années, il n'y avait pas d'autre choix que de conserver ces documents au format papier. Ce qui impliquait un besoin d'espace pour des armoires dans lesquelles étaient stockés beaucoup de dossiers. Aujourd'hui, une autre possibilité s'offre à vous et qui vous garantie un gain de temps et un gain de place non négligeables : la dématérialisation.  

Découvrez comment les RH d'Unilever ont troqué leurs dizaines d'armoires contre une solution de digitalisation des dossiers du personnel 

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La digitalisation des dossiers collaborateurs : la solution de facilité et de sécurité 

La Loi Travail, entrée en vigueur en 2017, a facilité la dématérialisation des bulletins de paie pour les employeurs, mais elle a aussi ouvert la voie à la digitalisation de l'ensemble des documents RH. Collecte et centralisation des documents, tri et recherche de documents, signature, stockage, toutes les tâches administratives des RH peuvent être simplifiées et dématérialisées. 

La gestion documentaires RH n'a que des bénéfices pour l'employeur : traitement efficace des dossiers du personnel en toute conformité, visibilité complète sur tous les salariés, un grand pas vers le zéro papier et une augmentation de la productivité RH. Classer et gérer les documents du personnel en ligne, permet aussi de sécuriser les données et documents de vos collaborateurs, de les rendre accessible à tous ceux qui en ont besoin dans votre organisation et surtout d'être connecté avec votre SIRH. Le classement est alors automatisé et parfaitement ordonné.

Stocker et sécuriser tous les documents associés à chaque salarié, depuis son recrutement jusqu’à son départ de l’entreprise dans un dossier centralisé en ligne avec PeopleDoc ! 

 

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