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Les évolutions réglementaires concernant la fonction RH, en France comme dans l'Union Européenne, sont récurrentes et de plus en plus complexes. Elles représentent une part toujours plus importante des missions des Ressources Humaines. Pour 39% des RH une des principales difficultés au quotidien est le suivi et la mise en place de ces évolutions réglementaire (Editions Tissot). La compliance est aujourd'hui un des enjeux majeurs pour les entreprises : entre réglementation française, européenne et même parfois internationale, les RH doivent veiller en permanence à la mise en conformité de leur entreprise.

Pourquoi la compliance est-elle un enjeu majeur pour les RH ?

Compliance RH : définition 

Le terme compliance est généralement traduit par le mot français "conformité". Pourtant, ce terme peut paraître inexact et surtout incomplet. La compliance peut être résumée comme un ensemble de processus mis en oeuvre au sein d'une entreprise qui permet de respecter les lois et les normes applicables ainsi que ses valeurs (Arnauld De Villiers De L'isle Adam, SVP). La compliance désigne donc le fait d'être en conformité avec les règlements et de le rester. 

Les entreprises sont soumises à de nombreuses lois et normes à respecter qu'elles soient nationales ou européennes, certaines concernent exclusivement ou en partie la fonction RH. On peut parler des réglementations liées au droit du travail, à la sécurité sur le lieu de travail, à la QVT, à la protection des données personnelles, à la confidentialité de certaines informations, aux normes environnementales, au harcèlement, à la formation ... et bien d'autres encore. Pour les RH, la veille réglementaire et la mise en place de processus respectant ces nouvelles lois, sont donc indispensables. Bien qu'à l'origine, il ne s'agisse pas d'une des missions de la fonction, elle prend aujourd'hui de plus en plus d'ampleur. Les RH ont la nécessité de développer de nouvelles compétences juridiques ou de s'associer avec le département légal pour rester en pleine conformité. 

Protection des données personnelles

Une des dernières et des plus grosses réformes impactant les RH concerne la protection des données personnelles : il s'agit du RGPD. Le Règlement Général pour la Protection des Données, entré en vigueur en mai 2018 a donné quelques sueurs froides aux départements RH. Tous les documents, données et informations conservés sur le personnel ont dû être cartographiés et sécurisés. Et les RH en voient passer beaucoup : depuis leur arrivée dans une entreprise jusqu'à leur départ, les collaborateurs livrent une grande quantité de données à caractère personnel que les RH doivent collecter, traiter et stocker.

Il a aussi fallu, éliminer toutes les données dont les entreprises n'avaient pas un réel besoin, et être capables de prouver pourquoi elles avaient besoin des autres. Mais la mission ne s'est pas arrêtée au 25 mai dernier, elle est désormais constante. Les organisations doivent faire attention aux données récoltées, à leur confidentialité et sécurité, elles doivent être en mesure de répondre aux demandes des salariés ou candidats (notamment si ces derniers souhaitent supprimer les informations les concernant) et de prouver aux organismes de protection (la CNIL par exemple) qu'elles sont conformes au règlement.

Digital et conformité RH

Pour rester en conformité du point de vue de la protection et de l'archivage des données et des documents du personnel, les entreprises doivent mettre en place des processus de classification les plus efficaces possibles. Conserver tous les documents sous format papier exigerait de passer un temps considérable pour les trier et retirer ceux qui sont expirés, et si l'autorité administrative vient faire un audit, il faudrait des heures pour trouver tous les papiers demandés. 

Pour éviter ces problématiques et s'assurer une conformité tout au long de l'année, les RH ont la possibilité de dématérialiser et d'automatiser les documents et processus. La grandes majorité des logiciels existants sur le marché prévoient d'ailleurs ces législations et proposent des processus conformes. La digitalisation RH permet par exemple de faciliter la conservation des documents : les durées de conservation des informations sont respectées en fonction du paramétrage fait sur les outils. Ils peuvent se supprimer automatiquement par exemple, ou encore envoyer une notification pour prévenir qu'il y a des documents à retirer. "La meilleure façon de savoir où est la donnée, qui y a accès, et quand la supprimer est de la conserver sous forme dématérialisée," assure Rémi Malenfant, HR4HR chez PeopleDoc. 

Le digital RH n'est pas seulement utile pour ce qui concerne la protection des données, mais peut se montrer pratique dans plein d'autres domaines : rédaction de documents conformes grâce à des templates, recherche de documents rapide et efficace dans le cas d'un audit, plan de formation, partage de documents en toute sécurité, mise en place du PAS et publication des nouveaux bulletins de paie, et bien d'autres encore. 

Découvrez comment la digitalisation RH aide Unilever à rester en conformité et à répondre facilement aux demandes des autorités administratives

 

Les enjeux de la conformité RH

> Respecter les réglementations pour satisfaire les autorités et éviter les amendes : les premiers intéressés par le respect des règlements sont évidemment ceux qui les ont mis en place, les autorités nationales et / ou européennes. Le respect de ceux-ci, permet aux entreprises d'éviter les sanctions qui peuvent être conséquentes. Dans le cas du RGPD par exemple, l'amende en cas de non respect peut aller jusqu'à jusqu'à 20 millions d’euros, ou jusqu'à 4% du chiffre d'affaires global annuel d'une entreprise.

> Obtenir la confiance des employés : il est important que les collaborateurs aient confiance en leurs employeurs et qu'ils se sentent en sécurité sur leur lieu de travail. De nombreuses lois les protègent et leur accordent des droits, savoir qu'ils sont dans une entreprise qui ne les respectent pas les pousseraient sans doute à se méfier de leurs dirigeants et ils perdraient confiance en leur entreprise. S'ils souhaitent que leurs salariés aient confiance en eux et se sentent bien dans leur entreprise, les dirigeants doivent appliquer les réglementations mais doivent aussi comprendre l'importance de celles-ci. 

> Avoir une  bonne image de marque à l'extérieur : De plus en plus de salariés font attention à l'image de l'entreprise dans laquelle ils travaillent. Il en est de même pour les candidats en recherche d'un emploi. D'ailleurs, 33 % des candidats déclarent qu’ils refuseraient catégoriquement un emploi dans une société ayant une mauvaise réputation, quel que soit le salaire proposé (La Super Agence). Respecter les lois et les réglementations permet à une entreprise d'avoir une bonne réputation et permettra aux recruteurs de ne pas laisser passer de supers talents. Respecter les règlements est aussi un bon point vis à vis des partenaires. 

 
Les principales réformes qui impactent les RH ces dernières années
  • La loi El-Khomri : La loi travail 2016
  • Les ordonnances Macron : une continuité de la loi Travail (septembre 2017)
  • RGPD : Règlement Général pour la Protection des Données (25 mai 2018) 
  • Loi Avenir : pour la liberté de choisir son avenir professionnelle (1er janvier 2019)
  • Le PAS : Prélèvement à la Source (Janvier 2019) 
  • Index Egalité Femmes-Hommes (mars 2019) 
  • La loi Pacte : Le plan d'action pour la croissance et la transformation des entreprises (mai 2019) 

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RGPD et RH par PeopleDoc
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