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Le Flex Office se développe de plus en plus dans les entreprises française. OpinionWay estime qu’environ 1 tiers des salariés travaillant dans le secteur tertiaire évoluent dans un espace en Flex Office ou s'en approchant. Cette nouvelle organisation des locaux répond aussi des problématiques de productivité et de collaboration entre les salariés. Qu'est ce que le Flex Office exactement et quels sont les avantages à le mettre en place dans votre entreprise ? 

Le Flex Office, nouvelle organisation des locaux, nouvelle méthode de travail

Flex Office : Définition 

Le Flex office ou bureau flexible, désigne l’absence de poste de travail attitré à chaque salarié et l’absence de bureaux fermés. Dans une organisation Flex Office, les locaux de l’entreprise proposent généralement différents espaces de travail, permettant aux collaborateurs de s’installer là où ils le souhaitent. Chaque jour, les collaborateurs s’assoient donc là où ils trouvent de la place et à l’endroit qui leur semble approprié pour leur journée.

Le Flex Office repose, entre autres, sur un constat : un bureau attribué n’est occupé qu’à 60% en moyenne, et est laissé vacant le reste du temps. Ce concept repose aussi sur l’envie de donner une nouvelle fonction à l’espace de travail, celle de créer une proximité entre tous les collaborateurs et de les encourager à collaborer, discuter, co-construire, s’entraider, quelque soit le département dans lequel ils travaillent. 

Les espaces de travail dans une organisation Flex Office

Dans les locaux appliquant le Flex Office, on retrouve généralement des espaces conçus par “ambiance”, chaque espace pouvant répondre à un objectif précis. Le groupe Artdesk, par exemple, a conceptualisé des espaces clés qui reprennent des modes de travail récurrents et les a mis en place dans nos locaux. Voici quelques uns de ces espaces :

  • Clubhouse : lieu dédié à une équipe travaillant sur un projet précis pendant quelques heures;
  • Cove : petit espace près des postes de travail individuels ou collectifs qui permet à de petits groupes de se rassembler et d’échanger pour quelques minutes ;
  • Haven : pour travailler seul ou à deux, pour se concentrer ou discuter en toute confidentialité ;
  • JumpSpace : lieu d’accueil des “nomades”, accessible et ouvert, permettant aussi de faire des réunions improvisées ;
  • Meeting Space : des salles de réunion réservables, formelles ou informelles ;
  • Workshop : lieu de travail collaboratif, pour échanger, brainstormer, avancer sur un projet.

Pour réussir la transition vers une organisation en Flex Office, il ne faut pas négliger la mise en place d’un matériel adéquat que ce soit au niveau des locaux ou au niveau de l’équipement informatique. Chaque salarié doit avoir à disposition un ordinateur portable et un smartphone. L’organisation doit aussi prévoir un réseau Wi-Fi et des systèmes de communication interne et de partage de document. 

Pourquoi mettre en place le flex office dans vos locaux ? 

Le Flex Office offre plusieurs avantages, aussi bien pour les collaborateurs que pour l’entreprise. Changer de voisins et de place chaque jour, se mettre dans l’espace adéquat pour chaque tâche et adapter ses journées en fonction de ses missions permet : 

  • D’être plus productif 
  • D’être plus créatif et de décloisonner l’esprit 
  • De casser la routine et d'améliorer la qualité de vie des salariés
  • D’avoir plus d’autonomie 
  • De mieux connaître et comprendre les différents services
  • De collaborer et de discuter davantage
  • De proposer une expérience collaborateur moderne

Du point de vue des organisations, le Flex Office permet aussi de résoudre les problèmes d’espace et d’optimiser les locaux. 100% des salariés ne sont jamais présents au même moment dans les locaux, on estime qu’un bureau individuel n’est occupé qu’à 60% du temps ! 

 

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