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Le PAS, entré en vigueur le 1er janvier 2019, est une réalité européenne et mondiale ! La France était jusque là une exception, puisqu'elle était, avec la Suisse, le dernier pays d'Europe à ne pas l'appliquer. D'autres avaient déjà sauté le pas depuis plusieurs décennies : Allemagne 1925, Royaume-Uni 1944, Belgique 1962, Espagne 1979 ... Pour simplifier l'administration française et dans le cadre d'une harmonisation européenne, le prélèvement à la source était donc devenu nécessaire. En quoi cette réforme, qui concerne 98% des revenus des français, impacte-t-elle les entreprises et surtout la fonction RH ? 

Les points clés du PAS

Qu'est ce que le prélèvement à la source ? 

Le PAS est une réforme du mode de recouvrement de l'impôt par l'état, entrée en vigueur le 1er janvier 2019. Jusqu'à cette date, l'impôt sur le revenu était payé avec un an de décalage par les contribuables qui déclaraient chaque année leurs revenus de l'année précédente. Désormais, l'état prélève directement les impôts à la source (salaires, pensions de retraite, revenus de remplacement, ...) via l'employeur ou un organisme d'état. L'ensemble des contribuables français sont concernés par cette réforme et ces derniers peuvent désormais moduler leur taux de prélèvement à la source via le site 'impots.gouv.fr' tout au long de l'année. La déclaration annuelle de revenus reste pour l'instant obligatoire, même si elle pourrait être amenée à disparaître. Dans le même temps, les avantages fiscaux, réduction et crédit d'impôt sont maintenus.

Taux personnalisé, individualisé ou neutre ?

Les contribuables ont le choix entre deux taux de prélèvement, qui sont transmis à l'employeur. Ils peuvent passer d'un taux à l'autre s'ils le désirent : 

> Taux personnalisé : soit le taux classique, qui prend en compte l'ensemble des revenus du foyer fiscal, soit le taux individualisé qui prend en compte seulement les revenus personnels, différenciant ainsi les membres du foyer. Ce dernier est utilisé, par exemple, dans le cas d'un écart important entre les revenus des deux conjoints ; 

> Taux neutre : C'est un taux de base qui correspond à un célibataire sans enfant. Il peut être appliqué à la demande de l'employé si ce dernier ne veut pas communiquer son taux d'imposition exact à son entreprise. Le contribuable devra régulariser sa situation lui-même avec l'administration (trop ou moins perçu).  

Découvrez la conférence de Meriem Selmani, Présidente de l'Observatoire de la Protection Sociale, sur le PAS, lors d'un petit déjeuner du Club SIRH

 

Prélèvement à la source et employeurs : ce que ça change pour vous

Le PAS : Quel est le rôle des RH ? 

Le premier rôle pour les RH, surtout pour les gestionnaires de paie, est de collecter, en tant que tiers-payeur, les impôts dûs par chaque employé. L'administration fiscale communique aux employeurs le taux à appliquer pour chacun. L'entreprise doit alors prélever cette somme directement sur le salaire de ses employés et le matérialiser par quelques nouvelles lignes sur la fiche de paie mentionnant : le salaire avant prélèvement, le taux appliqué, le montant retenu à la source et le salaire après prélèvement. La somme prélevée, devra ensuite être transférée mensuellement à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

Une charge supplémentaire pour les employeurs ? 

En réalité, les entreprises étaient déjà chargées de prélever les cotisations sociales "à la source" et connaissent donc le système. Si la mise en place du PAS a bien été anticipée et appliquée en collaboration avec un éditeur de fiche de paie, tout devrait être automatisé. De plus, les entreprises de moins de 20 salariés ont la possibilité de se faire aider gratuitement par l'URSSAF à travers le TESE (Titre Emploi Service Entreprise). 

"Vous connaissez déjà une forme de PAS dans le cadre des cotisations sociales !  Tout ce qui concerne l'assurance chômage, les accidents du travail, la prévoyance mutuelle ... c'est déjà du PAS ! Avec la DSN (Déclaration Sociale Nominative), une fois les problématiques techniques réglées, tout devrait être automatisé" explique Meriem Selmani, Présidente de l'Observatoire de la Protection Sociale.

Garantir la sécurité et la confidentialité des données 

Une des principales craintes des contribuables repose sur la confidentialité des données liées à leur imposition : quelles informations seront communiquées à mon employeur ? Qui va avoir accès à mon taux d'imposition ? Comment être sûr que personne d'autre ne pourra le voir ? Contrairement à d'autres pays européens, les employeurs français n'auront accès qu'aux taux de leurs salariés, sans aucune autre information sur leurs foyers. Et un taux seul, peut correspondre à de nombreuses situations différentes ! Malgré tout, si un salarié ne veut donner aucune information, il peut toujours utiliser le taux neutre.

En revanche, les entreprises sont tenues de garantir la confidentialité et la sécurité des données transmises. Lors de l'entrée en vigueur du PAS, les réglementations liées au RGPD n'ont pas été oubliées et doivent, bien évidemment, être appliquées. Si la confidentialité des données n'est pas respectée, les entreprises s'exposent à des sanctions. 

Les sanctions prévues 

Les organisations peuvent s'exposer à deux types de sanctions : si elles ne respectent pas l'obligation de retenir l'impôt à la source ou si elles ne respectent pas la confidentialité des taux envoyés par l'administration fiscale. Pour le premier cas, elles encourent une amende de 250 euros minimum, pour le second cas, des sanctions pénales sont prévues pouvant aller jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et 300 000 euros d'amende en fonction de la situation. 

Communication RH et prélèvement à la source

Donner les bonnes informations

Jusqu'à la mise en place effective du PAS en janvier 2019, la DGFIP, a comptabilisé plus d'1 million d'appels à ce sujet. En plus de ces appels téléphoniques, plus de 630 000 visites aux guichets ont aussi été recensées. Ce qui est sûr, c'est que les contribuables ont pris conscience de cette réforme. Il semble aussi qu'ils aient bien compris que les entreprises n'étaient que des intermédiaires et que l'administration fiscale restait l'interlocuteur privilégié pour toutes demandes de modifications. 

Les organisations doivent cependant être capables de répondre aux questions de leurs collaborateurs, leur expliquer ce qui change pour eux et comment cela se matérialise sur leur fiche de paie. 

Edouard Richard, Responsable des Opérations Ressources Humaines chez PWC, nous raconte comment ses équipes ont anticipé la réforme du PAS pour répondre à toutes les questions des collaborateurs : lire l'article.

Accompagner les collaborateurs et réduire leurs craintes 

L'entreprise ne peut pas changer les taux ni les informations des collaborateurs mais elle doit pouvoir les accompagner dans le changement. De nombreuses entreprises se sont servies de la préfiguration du PAS dans les derniers mois de 2018, pour répondre aux questions de leurs collaborateurs et leur expliquer le nouveau format du bulletin de paie. 

La retenue à la source impose aux entreprises la mise en place d'une communication pédagogique auprès de leurs équipes. Adressée à l’ensemble des collaborateurs, elle doit leur permettre de comprendre, en détails, les implications de ce nouveau prélèvement sur leur salaire net, ainsi que les interlocuteurs à contacter en cas de questions et de réclamations. 

La fonction RH se doit aussi de rassurer les collaborateurs, notamment concernant les craintes de discrimination. La loi anticipe ces risques et prévient "[qu']aucune personne ne peut être écartée d’une procédure de recrutement [...] ou à une période de formation, aucun salarié ne peut se voir refuser une promotion ou une gratification, [...] ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, [...] de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat en raison de son taux de prélèvement à la source ». (Article 1132-1 du Code du Travail) 

En bref 

  • Le PAS n'est pas un système complètement nouveau pour les entreprises
  • Les contribuables doivent contacter l'administration fiscale pour tout ce qui concerne les modifications de taux 
  • Les employeurs et la fonction RH doivent collecter les impôts et faire apparaitre les nouvelles lignes sur les bulletins de salaire, tout en garantissant la confidentialité des données
  • La communication ne doit pas être négligée : accompagnez vos collaborateurs, répondez à leurs questions et leurs craintes et redirigez-les vers les bonnes personnes en cas de besoin. 

Pour la 3ème année consécutive, nous avons collaboré avec le cabinet d'études Markess pour comprendre quels étaient les enjeux RH en 2019 : conformité, innovation, expérience collaborateur. 

The Digital Road - 3ème édition

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