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Qu'est ce le Robotic Process Automation (RPA) ou l'automatisation robotique des processus en français ? A quoi sert-il et en quoi peut-il être utile pour les RH ? 

Définition : RPA ou Robotic Process Automation

L'automatisation robotique de processus (RPA) consiste à utiliser un logiciel doté d'une intelligence artificielle (AI) et de machine learning pour gérer des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, pour lesquelles une intervention humaine était nécessaire jusque-là.  

Le RPA, parfois appelé simplement "bot", n'est pas compris dans l'infrastructure informatique d'une entreprise. Il est indépendant et peut être mis en place rapidement sans avoir à modifier l'infrastructure et les systèmes existants. Le rôle du RPA est d'imiter le travail d'un humain. Il est capable de se connecter à divers logiciels et applications et de réaliser différentes tâches : des calculs, au saisissement des données en passant par le traitement de requêtes.

Bénéfices du RPA pour les RH

La valeur réelle apportée par le RPA est qu'il donne aux RH la possibilité de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. C’est ce que les solutions de PeopleDoc ont toujours proposé et le RPA est l'étape naturelle suivante pour poursuivre dans cette direction : 

> En utilisant le RPA pour orchestrer les processus, les RH peuvent rapidement répondre aux besoins uniques de l'organisation et augmenter leur efficacité. 

>Le RPA permet d'améliorer le quotidien des RH en réduisant au maximum les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée et en augmentant donc la productivité. 

>Le RPA peut aussi améliorer l'expérience collaborateur en permettant aux employés de bénéficier d'un service plus rapide

> Le RPA permet à l'entreprise d'être certaine que les opérations et les processus sont conformes aux réglementations et aux normes. Rester en conformité est alors bien plus simple ! 

Automatisation des processus RH

PeopleDoc utilise le RPA pour simplifier les processus RH complexes, comme les embauches ou les modifications de rémunération, en demandant à des robots de réaliser des actions, comme un humain le ferait habituellement. L’automatisation régulière des processus est un pas en avant vers ce que nous appelons l’orchestration des processus, qui va au-delà de l’intégration pas-à-pas pour automatiser les tâches sur les différentes applications métiers utilisées par une équipe RH dans son travail quotidien (Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams, etc). Au lieu d'ouvrir plusieurs programmes pour réaliser une tâche, les ressources humaines sont simplement informées (par le canal de leur choix) lorsqu'une nouvelle tâche est créée ou terminée.

Exemple de RPA RH

Un RPA élimine les tâches manuelles et quotidiennes des RH en utilisant des robots pour les terminer. Par exemple, les robots peuvent générer des documents ou des contrats, pré-remplir des formulaires, remplir des tâches ou lancer des processus dans PeopleDoc à partir d'événements se produisant dans d'autres systèmes, tels que votre SIRH.

Voici un exemple de comment le processus d'onboarding pourrait s’effectuer avec PeopleDoc:

  1. Un responsable du recrutement modifie le statut d'un candidat, qui a eu un entretien, de "candidat" à "recruté" dans le système de suivi des candidats (ATS, Applicant Tacking System)
  2. PeopleDoc prend connaissance de cet événement et déclenche automatiquement le processus d'intégration du nouvel employé.
  3. Les documents existants associés à ce nouvel employé, tel que le CV, sont automatiquement envoyés de l'ATS au fichier numérique de l'employé dans PeopleDoc.
  4. La lettre d'embauche et les autres documents d'intégration personnalisés sont automatiquement créés et envoyés en attente d'approbation. 
  5. Les robots effectuent automatiquement des tâches, comme pour faire la demande d'un badge ou d'un ordinateur portable.
  6. Une fois le processus terminé, les informations fournies par le nouvel employé sont automatiquement mises à jour dans le SIRH et dans tout autre système pertinent.


 

Différences entre RPA et Regular Automation

Ce qui différencie le RPA de l’automatisation informatique traditionnelle, c’est la capacité du RPA à s’adapter aux changements, à prendre en compte les exceptions et à comprendre et enregistrer les nouvelles situations. Une fois que le RPA a été formé pour interpréter les actions des processus spécifiques sur les applications existantes, il peut ensuite manipuler les données, déclencher des réponses, initier de nouvelles actions et communiquer avec d'autres systèmes de manière autonome.

Le RPA est particulièrement utile pour les organisations qui disposent de nombreux systèmes différents et complexes qui doivent interagir de manière fluide. Par exemple, s'il manque un code postal à un formulaire dans une application RH, un logiciel d'automatisation traditionnel le signale et un employé le gère en recherchant le code postal correct et en le saisissant sur le formulaire. Une fois le formulaire rempli, l'employé peut l'envoyer à la liste de paie afin que les informations puissent être entrées dans le système de paie de l'organisation. Mais le RPA qui est capable de s’adapter, d’auto-apprendre et de s’auto-corriger,  gérerait l’exception et interagirait avec le système de paie sans assistance humaine.

PeopleDoc et RPA

Comme toutes les technologies PeopleDoc, nos capacités RPA sont axées sur des cas d'utilisation RH réels. De plus, comme notre approche est basée sur des modèles, elle est rapide et facile à mettre en œuvre pour des cas d’utilisation types, mais peut toujours être adaptée à des besoins spécifiques. Si vous êtes préoccupé par la maintenance, ne vous inquiétez pas : l’approche de PeopleDoc en matière de RPA utilise des API (plutôt que des scripts) pour échanger les données. Cela garantit qu'il n'y aura pas de panne lorsque l'interface utilisateur d'une application change, ce qui se traduit par moins de maintenance et moins de risques d'erreurs.

 

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