Fluidifier la gestion administrative

Avec la digitalisation des processus RH, le CHRU de Nancy avait pour but d'optimiser ses coûts et fluidifier le partage des documents RH

80 000 €

d'économies par an !

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Depuis le 1er janvier 2017, tout employeur privé ou public a la possibilité de remettre les bulletins de salaire sous format électronique.
Le CHRU de Nancy a donc décider d'initié début 2019, la dématérialisation de ses bulletins de paie afin de faciliter la gestion administrative. Le CHRU produit plus de 12 000 bulletins de paie par mois pour ses seuls agents et gère également les bulletins de 8 000 agents répartis dans 30 établissements partenaires du Grand Est.
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La dématérialisation permet d’alléger « la charge administrative » et permet d’accroître la productivité de nos équipes, mais également d’offrir un accès simple et rapide à leurs documents pour l'ensemble de nos collaborateurs.

Nadia Thomas,
Responsable SIRH, CHRU de Nancy

Les enjeux

Depuis le 1er janvier 2017, tout employeur privé ou public a la possibilité de remettre à ses collaborateurs leurs bulletins de paie au format électronique. Le CHRU de Nancy, décide donc de sauter le pas et de se lancer dans la dématérialisation avec comme principal but celui de faciliter sa gestion administrative. 

Un des enjeux du CHRU est de gérer la production et l'envoi de plus de 12 000 bulletins de paie par mois pour ses seuls agents mais également celui de plus 8 000 autres destinés aux agents répartis dans 30 établissements partenaires du Grand Est (centres hospitaliers (CH) spécialisés ou non, établissements médico-sociaux, maisons de retraite, établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad), ou encore établissements sociaux et médico-éducatifs) 

Avec cette transformation digitale, le CHRU de Nancy a pour objectif : 

-d'optimiser ses coûts et son budget en supprimant les coûts liés à l'impression

-de fluidifier le partage de documents entre ses agents

-d'offrir une meilleure expérience collaborateur à l'ensemble de ses agents

-et plus généralement de faciliter la gestion administrative de ses Ressources Humaines. 

La solution

Pour répondre à ses enjeux, le CHRU de Nancy se tourne début 2019 vers la solution de dématérialisation de PeopleDoc. Depuis le mois de mai, 9 agents du CHRU sur 10 ont opté pour le bulletin de paie dématérialisé. Déposé dans un coffre-fort électronique, chaque agent peut désormais gratuitement via un ordinateur, une tablette ou un smartphone, visualiser son bulletin de salaire, l’imprimer et même l’envoyer à une institution ou une banque par exemple. 

« La démarche du CHRU de Nancy s’inscrit dans un processus plus vaste de dématérialisation des dossiers et processus de ressources humaines dans leur ensemble. Cet exemple montre que l’innovation et plus spécifiquement la dématérialisation n’est pas uniquement le fait des entreprises. Les administrations publiques, elles aussi, sont concernées et ont vocation à y prétendre afin de modifier l’offre de soins et accroître leur performance au service du patient », commente Clément Buyse, co-fondateur de PeopleDoc.

Les résultats

Des gains budgétaires impressionnants

Un investissement de 60 000 euros a été nécessaire de la part du CHRU, mais le centre hospitalier a estimé que la dématérialisation allait lui permettre de générer jusqu’à 80 000 euros d'économies annuelles à travers la suppression des coûts d'impression des 12.000 bulletins de ses seuls agents

 

Une sécurité des données accrue

Le stockage et la transmission de documents dématérialisés sont beaucoup plus simples et beaucoup moins risqués que lorsqu’il sont en format papier. Il n'y a plus de risques d'égarer des documents par exemple. La fiabilité des données est également garantie. 

 

Une meilleure expérience collaborateur pour l'ensemble des agents

L’accès à la plateforme PeopleDoc permet d’alléger « la charge administrative »  et d’accroître la productivité des équipes. Les équipes RH et finance des établissements gagnent du temps dans la gestion de leur personnel. Le gain est aussi visible du côté des agents qui accèdent plus facilement et plus rapidement à leurs documents que ce soit sur téléphone, tablette ou ordinateurs. Tous peuvent désormais se concentrer sur leurs missions quotidiennes et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

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