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Le zéro papier chez Groupama

Coffre-fort électronique, digitalisation des dossiers du personnel et signature électronique : le trio gagnant des équipes RH !

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Découvrez l'Employee File Management

Groupama est un groupe d’assurance mutuelle français qui possède aujourd’hui plus de 15 filiales, est présente dans 11 pays et compte près de 33 000 salariés en 2016. Groupama exerce l’ensemble des métiers de l’assurance et des services financiers, c’est le 2e assureur sur le secteur de l’habitation en France. L’entreprise avait pour but d’accélérer la digitalisation de la sa fonction RH pour moderniser l’entreprise et simplifier ses processus.
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Le digital RH a impacté notre organisation. Nous avons donc dématérialisé les documents RH avec la mise à disposition d’un coffre-fort à l’ensemble de nos collaborateurs et la mise à disposition de leurs bulletins de salaire au format électronique. L’objectif, dans un second temps a été de dématérialiser les dossiers des collaborateurs donc le "zéro papier" via une signature électronique des contrats de travail.

Groupama - Virginie Louis Dit Picard

Virginie Louis Dit Picard,
Coordinatrice Projets, Groupama

Les enjeux

Chez Groupama, on est persuadé que le digital va encore évoluer et que "d’ici 10 ans le digital RH doit faire en sorte qu'il n’y ait plus de frontière entre le digital dans notre vie personnelle et dans notre vie professionnelle" (Virginie Louis Dit Picard). Parti de ce constat, le groupe voulait accélérer sa digitalisation pour réduire l’écart dès aujourd’hui et mettre à la disposition de ses RH des outils pour simplifier leurs tâches. L'objectif : permettre aux équipes RH d’être plus efficaces et d’avoir une meilleure relation avec l’ensemble des salariés de l’entreprise.

La solution

Groupama a choisi PeopleDoc car ils ont été convaincus dès le début "par les équipes motivées et dynamiques qui nous ont permis d'intégrer les solutions très rapidement et simplement" (Marie Lossouarn, Responsable SIRH). Dans un premier temps, Groupama a implémenté la solution de dématérialisation auprès des collaborateurs en leur mettant à disposition un coffre-fort numérique et en digitalisant les bulletins de salaires.

Dans un second temps, l’entreprise a également dématérialisé tous les dossiers des collaborateurs pour répondre à leur objectif : le zéro papier dans leur gestion documentaire RH.

Pour simplifier les processus Groupama a aussi opté pour la signature électronique qui permet de faire signer des documents comme les contrats de travail directement en ligne.

Les résultats

Plus aucun papier !

Grâce aux solutions de PeopleDoc les RH n’ont plus aucun papier à gérer ! Tous les dossiers des salariés ont été digitalisés et les bulletins de salaires sont aujourd’hui envoyés de façon électronique.

 

Expérience collaborateur

Les salariés n’ont également plus de documents RH papiers puisqu’ils reçoivent leur fiche de paie et d’autres documents RH directement dans leur coffre-fort numérique et personnel. Le futur des RH ? "Avoir des outils qui soient simples d'utilisation et rapide pour fluidifier l'information entre l'employeur et ses collaborateurs" conclut Virginie Louis Dit Picard. 

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