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Changer le quotidien des gestionnaires du personnel

PeopleDoc a facilité la vie des gestionnaires RH lors des embauches saisonnières.

300

contrats CDD en signature électronique

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Bouygues Télécom décide d'initier un projet de transformation digitale RH dès 2010 pour optimiser sa gestion documentaire RH. 
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Nous avons franchi le pas de la dématérialisation avec PeopleDoc dès 2010. Leurs solutions ont changé le quotidien de nos gestionnaires du personnel en réduisant considérablement l’utilisation de papier, la charge et les délais administratifs mais également les délais de signature grâce à la signature électronique .

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Marc Grunenwald,
Responsable gestion du personnel, Bouygues Télécom

Les enjeux

Marc Grunenwald, Responsable Gestion du personnel chez Bouygues Télécom participe au lancement du projet de dématérialisation des bulletins de salaire dès 2010 : " A l’époque c’était quelque chose de très innovant, on ne parlait pas du tout de digital mais on commençait seulement à parler de dématérialisation !" Ses enjeux clés ?  Faciliter le quotidien des gestionnaires RH pour l'envoi des bulletins de paie et la signature des contrats saisonniers.

"Chaque mois, deux gestionnaires du personnel imprimaient 8000 bulletins de salaire. Ils utilisaient ensuite une machine à plier, une plieuse-inséreuse, pour les mettre sous pli. C'était un travail pas forcément très intéressant, assez fastidieux et qui nous faisait utiliser beaucoup de papier", explique Marc Grunenwald. 

Le deuxième enjeu : accélérer les processus d'embauches liés aux campagnes de recrutement saisonnier au moment de Noël et des vacances d’été qui représentent entre 200 et 300 contrats à durée déterminée à chaque période !

La solution

Les équipes de Bouygues Telecom ont implémenté le coffre-fort électronique pour l'envoi des bulletins de paie et des documents RH. "Aujourd'hui on ne se pose plus la question, on prépare des spools d'édition de bulletins et on les transmet à tous les collaborateurs" déclare Marc Grunenwald. Cette automatisation a complètement changé la façon de travailler des gestionnaires du personnel.

En 2015, l’entreprise acquière également la signature électronique qui a changé la vie d’une des filiales du groupe, Réseau Club Bouygues Télécom. Habitués à faire des campagnes de recrutement de CDD de façon saisonnière, la signature électronique leur permet de faire signer entre 200 et 300 contrats en un temps record. Elle permet donc de travailler plus rapidement, plus efficacement mais c’est aussi un moyen de réduire drastiquement l’utilisation de papier de façon totalement sécurisée. "La signature électronique est une réponse très adaptée à notre problématique," commente Marc Grunenwald. 

Les résultats

Une bonne adoption grâce à l'opt-out

Au lancement du projet, la digitalisation des bulletins de salaires n’était pas la norme, c’était le bulletin papier qui était proposé automatiquement. Il fallait donc que les salariés donnent explicitement leur accord pour avoir des fiches de paie digitalisées. Dès l’implémentation de la solution, les équipes ont rapidement obtenu un taux de dématérialisation de 40%. Le taux de digitalisation a connu un nouvel élan, grâce à la loi El Khomri et son principe de l'opt-out (le bulletin de paie dématérialisé par défaut), que l’entreprise avait largement anticipé. Depuis, ce sont plus de 85% des salariés qui ont accès à leurs bulletins de salaire de façon dématérialisée.

Une meilleure productivité pour les RH 

L’utilisation de la signature électronique depuis 2015, a permis aux RH de faire signer des centaines de contrats à durée déterminée de façon plus rapide et plus simple. Les taux de réponses sont très élevés et les délais de réponses plus courts. Les gestionnaires du personnel de l'organisation ne perdent plus autant de temps dans l’envoi des bulletins de salaires.

Des processus plus simples et un accès facilité aux documents RH

Pour Marc Grunenwald, il s'agit d'une évolution naturelle pour les RH.  "L'évolution de la société passe par des solutions de simplicité, de facilité pour avoir accès à ces documents n'importe quand, n'importe comment et pouvoir les partager plus facilement." 

Pour la 3ème année consécutive, nous avons collaboré avec le cabinet d'études Markess pour comprendre quels étaient les enjeux RH en 2019 : conformité, innovation, expérience collaborateur. 

The Digital Road - 3ème édition