<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=32847&amp;fmt=gif">

Programmer une Demo

Une transformation digitale pas à pas

En transformant sa fonction RH, GRT Gaz a souhaité répondre aux besoins de ses collaborateurs

+ 3000

collaborateurs bénéficient du Case Management

La suite plus bas
Sans titre (19)

Découvrez l'Employee File Management

GRT Gaz est le leader européen de la gestion des réseaux de transport de gaz à haute pression, l'entreprise compte près de 3000 salariés.
Il y a quelques années, GRT Gaz, a lancé un grand projet de transformation digitale avec une vision globale. Le service RH, a tout de suite été impliqué dans ce projet global d’entreprise et a commencé à digitaliser ses processus.
CSP-rh-natixis.png

Mis à part l’implémentation de l’outil, nous avons aussi travaillé sur la conduite du changement qui est un projet à part entière orienté RH. Nous avons travaillé sur comment communiquer autour de l’outil, comment accompagner les salariés et les former sur les nouveaux processus.

Malik Kahil

Pilote opérationnel d'exploitation au sein de la DSI, GRT Gaz

Les enjeux

“Notre premier objectif était de se connaître à l’instant T, de savoir où nous étions situés sur notre taux de couverture des processus métiers RH. Ensuite, nous avons lancé plusieurs chantiers autour de l’automatisation des différents services liés à la relation entre les collaborateurs et les RH" explique Malik Kahil.

Dès le début du projet, GRT Gaz a voulu comprendre quels étaient les besoins à satisfaire et avant même d’entamer un choix de solution, l'équipe projet a pris du temps pour discuter avec les différents métiers RH et obtenir des retours du terrain. La transformation digitale de GRT Gaz, répondait donc à plusieurs enjeux à commencer par répondre aux attentes des collaborateurs en matière de services. “Nous voulions proposer des services à nos salariés qui soient en adéquation avec leurs attentes. Nous souhaitions améliorer nos performances opérationnelles, afin de garantir une facilité et une rapidité dans la communication entre les salariés et les services RH. Un autre enjeu, était d’améliorer le time-to-market qu’une DSI peut proposer vis-à-vis de son partenaire RH" dit Malik Kahil.

Du point de vue de la fonction RH, l’enjeu était de réussir à proposer des solutions pertinentes et fiables en termes de sécurité. Les solutions devaient apporter un gain réel aux RH pour réussir à soulager certaines fonctions comme les responsables contrats de travail avec l'automatisation de l'administration des dossiers salariés.

"Nous avons voulu définir quel était le service à construire et quels étaient les processus que nous devions automatiser. Une fois les réponses à nos questions obtenues et les besoins précisément cadrés, nous avons choisi une solution" raconte Malik Kahil. 

 

La solution

"Nous avons choisi Peopledoc pour l'adéquation avec nos enjeux métiers, nos enjeux techniques et nos enjeux financiers" dit Malik Kahil. “Au niveau du dispositif projet, nous avons décidé d’inclure à la fois les métiers RH “purs”, les métiers de l'IT et la DSI. Nous avons composé notre équipe projet de cette façon parce que nous avions le sentiment que cette équipe pluridisciplinaire nous permettrait de mieux cadrer les besoins et d’implémenter facilement la solution." L'entreprise n'a pas voulu procéder trop vite dans l'automatisation et a décidé d'implémenter la solution module par module.

"A partir de là, nous avons déployé par itération :

  • Nous avons commencé par mettre en place une BDES, Base de Données Economiques et Sociales.
  • Nous avons, ensuite, lancé le coffre-fort employeur. Il s’agit du module qui permet aux services RH de stocker et d’administrer l’ensemble des dossiers du personnel.
  • Nous avons continué avec un module très attendu au sein de l'entreprise, le coffre-fort salarié. Avec ce module, les gestionnaires RH peuvent déposer les bulletins de salaire des employés chaque moi dans un coffre-fort numérique mis à les disposition de ces derniers.
  • Le dernier service déployé a été le Case Management, que nous appelons en interne “Mes demandes RH”. Ce module permet la gestion administrative de tous les types de demandes entre le salarié et le service Ressources Humaines" détaille Malik Kahil. 

Dans le cadre de sa transformation digitale RH, GRT Gaz a pris conscience de l'importance de la conduite du changement. Ils ont décidé de gérer ce changement comme un projet en soi. L’entreprise a souhaité accompagner ses salariés, les former et surtout les rassurer : “Mis à part l’implémentation de l’outil, nous avons aussi travaillé sur la conduite du changement qui est un projet à part entière orienté RH. Nous avons déterminé comment nous devions communiquer autour de l’outil, comment accompagner les salariés et les former sur les nouveaux processus" dit Malik Kahil.

Les résultats

Mise en place d'indicateurs utiles

"On a veillé à mettre en place des indicateurs et des objectifs réalisables. On analyse le taux d'utilisation du service et le taux de dématérialisation des bulletins de paie qui nous permettent justement de voir si les salariés adhèrent aux solutions ou non. Aujourd'hui, on continue à suivre ces chiffres et indicateurs et on essaye toujours de les améliorer" dit Malik Kahil. 

Réduction des craintes des collaborateurs

Au début du projet de transformation digitale, GRT gaz a ressenti une certaine appréhension de ses collaborateurs vis-à-vis des nouveaux outils. "Travailler sur la conduite du changement a permis de réduire les craintes des collaborateurs et des gestionnaires RH et de les rassurer" explique Malik Kahil. 

Des collaborateurs satisfaits par les nouveaux services

Les collaborateurs ont montré qu’ils étaient satisfaits par ces nouveaux services. Ils ont aujourd’hui une meilleure accessibilité à tous leurs documents administratifs et RH et ils disposent d’un espace de stockage à usage personnel.  

Le Case Management a un très fort taux d’utilisation, "il ne faut pas oublier que GRT Gaz compte 3000 salariés et que c’est un service que nous avons ouvert à tous ! Nous faisons tout notre possible pour couvrir un maximum de sollicitations que peut avoir un salarié vis-à-vis de son service Ressources Humaines. Nous avons de très bons retours de la part de nos salariés sur le temps de traitement de leurs demandes et la mise à disposition de l’information" raconte Malik Kahil.

Une simplification des tâches RH

Côté RH, les documents sont très facilement accessibles ils bénéficient d’un lieu unique de stockage qui leur permet d'avoir accès à tous les documents sans délais. La partie Case Management permet aux gestionnaires RH de répondre plus simplement aux différentes requêtes des collaborateurs. "De notre côté nous sommes très satisfaits de l’ouverture de ces services et de l’utilisation qu’en font aussi bien les RH que les collaborateurs" dit Malik Kahil. 

La valorisation des données RH

L’entreprise est satisfaite de l'ensemble des modules mis en place et de la façon dont s’en servent collaborateurs et RH, mais elle ne compte pas s’arrêter là. “Dans la transformation digitale de notre service RH, nous parlons beaucoup de data et de comment valoriser les données RH pour rendre le service toujours plus performant. Notre fer de lance, pour les années à venir sera le traitement et l’utilisation de la data RH. On a aussi la volonté d’aller interfacer nos différents Systèmes d’Informations autour d’un SIRH et de continuer à couvrir le process RH dans sa globalité” conclut Malik Kahil. 

Inscrivez-vous à notre nouveau mooc "Expérience collaborateur : votre relation commence ici" pour un programme de contenus dédiés aux RH conçus par nos experts !

MOOC EXPERIENCE DEL EMPLEADO VER EL PROGRAMMA Y INSCRIBIRSE