Une transformation digitale pas à pas

“Notre premier objectif était de se connaître à l’instant T, de savoir où nous étions situés sur notre taux de couverture des processus métiers RH. Ensuite, nous avons lancé plusieurs chantiers autour de l’automatisation des différents services liés à la relation entre les collaborateurs et les RH" explique Malik Kahil.

Dès le début du projet, GRT Gaz a voulu comprendre quels étaient les besoins à satisfaire et avant même d’entamer un choix de solution, l'équipe projet a pris du temps pour discuter avec les différents métiers RH et obtenir des retours du terrain. La transformation digitale de GRT Gaz, répondait donc à plusieurs enjeux à commencer par répondre aux attentes des collaborateurs en matière de services. “Nous voulions proposer des services à nos salariés qui soient en adéquation avec leurs attentes. Nous souhaitions améliorer nos performances opérationnelles, afin de garantir une facilité et une rapidité dans la communication entre les salariés et les services RH. Un autre enjeu, était d’améliorer le time-to-market qu’une DSI peut proposer vis-à-vis de son partenaire RH" dit Malik Kahil.

Du point de vue de la fonction RH, l’enjeu était de réussir à proposer des solutions pertinentes et fiables en termes de sécurité. Les solutions devaient apporter un gain réel aux RH pour réussir à soulager certaines fonctions comme les responsables contrats de travail avec l'automatisation de l'administration des dossiers salariés.

"Nous avons voulu définir quel était le service à construire et quels étaient les processus que nous devions automatiser. Une fois les réponses à nos questions obtenues et les besoins précisément cadrés, nous avons choisi une solution" raconte Malik Kahil. 

"Nous avons choisi Peopledoc (devenu UKG) pour l'adéquation avec nos enjeux métiers, nos enjeux techniques et nos enjeux financiers" dit Malik Kahil. “Au niveau du dispositif projet, nous avons décidé d’inclure à la fois les métiers RH “purs”, les métiers de l'IT et la DSI. Nous avons composé notre équipe projet de cette façon parce que nous avions le sentiment que cette équipe pluridisciplinaire nous permettrait de mieux cadrer les besoins et d’implémenter facilement la solution." L'entreprise n'a pas voulu procéder trop vite dans l'automatisation et a décidé d'implémenter la solution module par module.

"A partir de là, nous avons déployé par itération :

• Nous avons commencé par mettre en place une BDES, Base de Données Economiques et Sociales.
• Nous avons, ensuite, lancé le coffre-fort employeur. Il s’agit du module qui permet aux services RH de stocker et d’administrer l’ensemble des dossiers du personnel.
• Nous avons continué avec un module très attendu au sein de l'entreprise, le coffre-fort salarié. Avec ce module, les gestionnaires RH peuvent déposer les bulletins de salaire des employés chaque moi dans un coffre-fort numérique mis à les disposition de ces derniers.
• Le dernier service déployé a été le Case Management, que nous appelons en interne “Mes demandes RH”. Ce module permet la gestion administrative de tous les types de demandes entre le salarié et le service Ressources Humaines" détaille Malik Kahil. 

Dans le cadre de sa transformation digitale RH, GRT Gaz a pris conscience de l'importance de la conduite du changement. Ils ont décidé de gérer ce changement comme un projet en soi. L’entreprise a souhaité accompagner ses salariés, les former et surtout les rassurer : “Mis à part l’implémentation de l’outil, nous avons aussi travaillé sur la conduite du changement qui est un projet à part entière orienté RH. Nous avons déterminé comment nous devions communiquer autour de l’outil, comment accompagner les salariés et les former sur les nouveaux processus" dit Malik Kahil.