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Loi Travail, RGDP, PAS, Ordonnances Macron, Loi Avenir Professionnel, Index égalité femmes - hommes, Loi PACTE : la fonction RH doit faire face aux évolutions réglementaires qui sont toujours plus nombreuses et plus complexes. Selon une étude des éditions Tissot, pour 39% des RH une des principales difficultés au quotidien est le suivi et la mise en place de ces évolutions réglementaires.

 

Pourtant, la compliance est, aujourd'hui, un des enjeux majeurs pour les entreprises et pour la fonction Ressources Humaines : entre réglementation française, européenne et même parfois internationale, les RH doivent veiller en permanence à la mise en conformité de leur entreprise. L'objectif n'est pas seulement de respecter la loi et éviter les sanctions, c'est aussi de mettre en confiance les collaborateurs et de donner une bonne image à son organisation dans un monde où la marque employeur compte toujours plus.

 

Avec nos experts PeopleDoc, nous avons conçu cette page pour vous. Vous y découvrirez les réformes qui impactent les RH en 2019-2020, et notamment les réponses aux questions suivantes : 

  • Quels sont les enjeux de la conformité réglementaire RH ?

  • Comment rester en conformité avec une législation qui évolue constamment ? 
  • Qu'a changé la loi El-Khomri pour les entreprises ? 
  • Comment la loi Travail favorise t-elle la dématérialisation des processus RH ? 
  • Qu'est-ce-que le télétravail et comment le mettre en place ?
  • Prélèvement à la source et employeur : quel rôle, pour qui ?
  • Comment la loi PACTE favorise l'épargne salariale et l'épargne retraite ? 
  • Pourquoi le seuil social de 20 salariés disparait-il ? 
  • Comment protéger les données personnelles des collaborateurs ?
  • Comment rester en conformité avec le RGPD ?
  • Qu'est-ce-que change la réforme de la formation professionnelle ? 
  • Qu'est-ce-que le nouveau CPF (Compte Personnel de Formation) ? 
  • Quelles sont les obligations des entreprises pour l'égalité femmes / hommes ?

 

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Brexit, PAS, future réforme des retraites, loi Pacte, prime de solidarité … Découvrez aussi dans notre Mooc un programme de contenus dédiés aux RH pour aborder les enjeux de la compliance 2019 - 2020. Directement dans votre boite mail ! 

 

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Bonne lecture ! :-) 

Conformité réglementaire et risques juridiques

La conformité pour la fonction RH

Le terme compliance est souvent traduit en français par "conformité", mais ce terme peut être considéré comme inexact. Surtout, il est incomplet par rapport au terme anglais. La compliance c'est donc un ensemble de procesuss mis en oeuvre au sein d'une entreprise permettant de respecter les lois, les normes et les règlementations applicables ainsi que ses valeurs (Arnauld De Villiers De L'isle Adam, SVP). Pour résumer, la compliance, c'est le fait d'être en conformité avec les règlements et de le rester. 

 

Les organisations sont soumises à de plus en plus de lois et de normes, nationales ou européennes. Certains de ses règlements concernent exclusivement la fonction RH, d'autres les impactent en même temps que d'autres services de l'entreprise. Quand on pense aux réformes RH, on pense par exemple : aux réglementations liées au droit du travail, à la Qualité de vie au Travail (QVT), à la sécurité sur le lieu de travail, à la protection des données des salariés, à l'inclusion, à la formation, aux respects des normes environnementales, à la lutte contre le harcèlement et bien d'autres encore. 
 
Pour les RH, la veille réglementaire et la mise en place de processus respectant ces nouvelles lois, sont donc indispensables. Bien qu'à l'origine, il ne s'agisse pas d'une des missions de la fonction, elle prend aujourd'hui de plus en plus d'ampleur. Les RH doivent se former afin de développer de nouvelles compétences juridiques ou s'associer avec le département légal pour être assurés rester en pleine conformité. 
 
 
Garantir la pleine conformité réglementaire : comment ça marche ? 
 

Digital et conformité

Un des grands chantiers de la conformité, est la protection des données personnelles et l'archivage des dossiers des salariés. Pour rester en conformité, les entreprises doivent mettre en place des processus de classification les plus efficaces possibles. Conserver tous les documents au format papier exige de passer un temps non négligeable pour le tri, le rangement et la suppression de ceux qui doivent êtres supprimés.

 

Aujourd'hui, pour éviter ces pertes de temps et être plus efficaces, les RH ont la possibilité d'utiliser de nombreux outils. La dématérialisation des documents et l'automatisation des processus peuvent grandement les aider. De plus, la grande majorité des solutions sur le marché sont conformes aux législations et peuvent s'adapter au fur et à mesure des nouvelles réformes. La digitalistion RH permet par exemple de faciliter la conservation des documents : les durées de conservation des informations sont respectées en fonction du paramétrage fait sur les outils. Ils peuvent se supprimer automatiquement ou envoyer une notification pour prévenir qu'il y a des documents à supprimer par exemple. "La meilleure façon de savoir où est la donnée, qui y a accès, et quand la supprimer est de la conserver sous forme dématérialisée," assure Rémi Malenfant, HR4HR chez PeopleDoc. 

 

La digitalisation est au service des RH pour les accompagner dans de nombreuses tâches : protection des données, rédaction de documents conformes, recherche rapide et efficaces de documents et d'informations (dans le cas d'un audit par exemple), plan de formation, mise en place du PAS, publication des nouveaux bulletins de paie, et bien d'autres encore. 

Les enjeux de la conformité RH 

> Respecter les réglementations pour satisfaire les autorités et éviter les amendes

> Obtenir la confiance des employés : il est important que les collaborateurs aient confiance en leurs employeurs et qu'ils se sentent en sécurité sur leur lieu de travail. 

> Avoir une  bonne image de marque : de plus en plus de salariés font attention à l'image de l'entreprise dans laquelle ils travaillent. Il en est de même pour les candidats en recherche d'un emploi. D'ailleurs, 33 % des candidats déclarent qu’ils refuseraient catégoriquement un emploi dans une société ayant une mauvaise réputation, quel que soit le salaire proposé (la Super Agence). Respecter les lois et les réglementations permet à une entreprise d'avoir une bonne réputation et permettra aux recruteurs de ne pas laisser passer des talents. Respecter les règlements est aussi un bon point vis-à-vis des partenaires.

 

Découvrez notre websérie avec notre client Unilever ! Cet épisode raconte la visite de l'autorité administrative dans l'entreprise et comment réussir à répondre facilement à toutes leurs requêtes.

 

 

Avant la mise en place des outils digitaux, Marie Morvan, interrompait son activité afin d'être disponible pour le représentant de l'autorité administrative. Jilan Nouraoui peinait à trouver le bon dossier et le bon document demandé. Depuis que les processus RH ont été digitalisés, bien des choses ont changé ! Frédéric Faure, raconte avec plaisir que les dossiers et les documents sont à jour, fiables et trouvables en quelques instants.

 

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La loi El-Khomri : loi travail 2016

Objectifs de la loi travail

La Loi Travail ou loi El Khomri concerne le droit du travail, la modernisation du dialogue social et la sécurisation des parcours professionnels. Elle est entrée en vigueur le 1er janvier 2017.

 

“Les objectifs de la Loi Travail ? Améliorer le dialogue social, permettre une plus grande souplesse aux entreprises tout en donnant plus de protection aux salariés. Elle permettra aux salariés de suivre leurs droits et aux entreprises de mieux sécuriser l’envoi des bulletins de paie aux salariés.“

 

Florian Rossignon, Expert juridique PeopleDoc

Article 24 et bulletin de paie électroniques : opt-in / opt-out

Si la Loi Travail est un véritable accélérateur de la digitalisation des entreprises, la fiche de paie dématérialisée est juridiquement acceptée depuis 2004 et l'entrée de l'écrit électronique dans la loi. Il faut toutefois attendre la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 du Code du Travail pour que la fiche de paie électronique soit encadrée par la loi et pour que les employeurs puissent la proposer à leurs salariés.

Cependant, jusqu'à la Loi Travail, c'était à l'employeur de proposer l'envoi du bulletin de salaire au format numérique. C'est ce qui s'appelle l'opt-in, si l'employé est d'accord, il doit le dire à son employeur qui pourra lui envoyer le bulletin sous ce format là. S'il ne dit rien, il continue à recevoir ses bulletins de salaire sous format papier. La Loi Travail est venue transformer cet « opt-in » en « opt-out », puisque l'employeur n'a plus besoin de demander au salarié. En revanche, ce sont les salariés qui ne souhaitent pas recevoir leurs bulletins par voie dématérialisée qui doivent le faire savoir à leur employeur. 

loi travail peopledoc zero papier

Le Comité d’Entreprise doit être informé au préalable (article L.2323-47 du code du Travail) de la mise en place de la dématérialisation. Cette dernière passe par un délai de 1 mois laissé au salarié pour manifester son opposition éventuelle : 

  • le salarié peut revenir sur cette mise en place à tout moment, et l’employeur bénéficie d’un délai de 3 mois pour s’y conformer ;
  • employeurs comme salariés se notifient par tout moyen «conférant une date certaine», par exemple via un document horodaté.

"La Loi Travail a été un accélérateur car nous avons pu définir le bulletin de paie électronique comme notre support de paie par défaut. Aujourd'hui, seuls 10% de nos collaborateurs reçoivent leur bulletins au format papier"

 

Olivier Kremer, Responsable SIRH de FM Logistic.

La Success Story FM Logistic

CPA : le Compte Personnel d'Activité

Le Compte Personnel d’Activité (CPA) a pour objectif de sécuriser le parcours professionnel. Il réunit ainsi les droits acquis par les salariés au cours de leur carrière (ex. formation, pénibilité, …). Ce ne sont pas des documents ! Le CPA s’inscrit dans une démarche de modernisation et d'évolution vers l’ère numérique. Il est géré par la CDC, la Caisse des Dépôts et des Consignations, et peut-être lié à son coffre-fort numérique. 

Qu’est-ce que ça change pour les professionnels des RH ? L'article 5151-6 du Code du Travail indique que chaque titulaire d'un CPA devra avoir accès à une plateforme de services en ligne lui permettant de consulter ses bulletins de paie, dès lors que ceux-ci sont transmis par l'employeur sous forme électronique.

 

“En d’autres termes : si l’employeur décide d’envoyer les bulletins de paie de ses salariés au format électronique, il lui faudra choisir un prestataire de coffres forts numériques référencé (comme MyPeopleDoc ® !) sur lequel le salarié pourra les consulter !"

 

Florian Rossignon, Expert juridique PeopleDoc.

 

Découvrez comment l'opt-out a fait passer le taux de dématérialisation de Bouygues Télécom à 85% !

 

Droit à la déconnexion 

Autre réforme instaurée par la loi travail  : le droit à la déconnexion est entré en vigueur le 1er janvier 2017. Une jurisprudence existait déjà depuis février 2014 : "le fait de n'avoir pu être joint en dehors de ses horaires de travail sur son téléphone personnel est dépourvu de caractère fautif et ne permet donc pas de justifier un licenciement disciplinaire pour faute grave".

Pour résumer, le droit à la déconnexion c'est le droit pour les salariés de ne pas être joignable en permanence par leurs employeurs. Concrètement, un employeur ne peut pas obliger un salarié à être joignable en dehors de ses heures de travail pour un motif lié à son emploi. Le but affiché de la loi est de permettre une meilleure séparation entre vie professionnelle et vie personnelle. 

Les autres modifications du code du travail : travailleurs handicapés, travailleurs détachés ou emploi saisonnier

La loi travail a également mis en place quelques réformes pour les travailleurs en situations particulières : travailleurs handicapés, travailleurs détachés ou emplois saisonniers.

  • Les travailleurs handicapés sont orientés dès l'embauche vers le médecin du travail pour un suivi individuel, une nouvelle mission est donnée au CHSCT en faveur des travailleurs handicapés, un soutien supplémentaire aux employés handicapés et aux employeurs, des dispositifs de maintien dans l'emploi de personnes en situation de handicap sont aussi mis en place.

 

  • Pour les travailleurs détachés, le DIRECCTE a aujourd'hui la possibilité de les suspendre dans le cas où l'employeur n'a pas fait de déclaration de détachement, les outils pour les agents de contrôle sont renforcés et globalement le recours aux travailleurs détachés est mieux encadré (renforcement des droits des travailleurs et renforcement des sanctions pour les employeurs en cas de non respect des lois).

 

  • Les travailleurs saisonniers voient la Loi Travail donner une définition plus claire du travail saisonnier, désormais inscrit dans le code du travail : « Emplois à caractère saisonnier dont les tâches sont appelées à se répéter chaque année selon une périodicité fixe, en fonction du rythme des saisons ou des modes de vie collectifs », la négociation pour la reconduction des contrats saisonniers d'une saison sur l'autre est maintenant obligatoire pour les entreprises qui emploient un grand nombre de travailleurs saisonniers, un accès au dispositif de professionnalisation est désormais accessible aux travailleurs saisonniers. 

Pour en apprendre plus sur la Loi Travail et son impact sur les RH découvrez la 2e édition de notre ebook : "Loi Travail, CPA et Bulletins de paie" 

 

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Ordonnances Macron 2017 : une continuité à la loi travail

Article L1222-9 du Code du travail : le télétravail

Selon une étude Malakoff Médéric Humanis,  29% des salariés français pratiquent le télétravail en 2019 alors qu'ils n'étaient que 8.9% en 2010. Les ordonnances Macron de septembre 2017 ne sont pas les seules à l'origine de cette évolution mais elles y ont grandement contribué, notamment en simplifiant les procédures. Le télétravail informel et occasionnel a augmenté de 3% en 1 an.

 

Les ordonnances Macron ont permis de donner une définition claire et officielle du télétravail. L'article L.1222-9 du Code du travail, indique qu'il s'agit de "toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication". Le télétravail régulier (avec un forfait jours et un calendrier fixé à l'avance) est reconnu par la loi aussi bien que le télétravail occasionnel. Le télétravail ne s’effectue pas forcément de chez soi, pour être considéré en tant que tel, il doit simplement être réalisé en dehors des locaux habituels de l'entreprise (domicile, transports, centre de télétravail, espace de co-working, restaurant, café, etc) 

Le télétravail : pour qui, pourquoi ?

En théorie n'importe qui pourrait télétravailler, mais il y a des métiers qui s'y prêtent beaucoup plus que d'autres, surtout les métiers dits de bureaux. A l'inverse, les métiers manuels ou de contact par exemple, peuvent difficilement (voire par du tout) utiliser ce système car la présence des salariés sur le lieu de travail est requise. En général, on considère que le télétravail peut-être appliqué si environ 60% des missions sont effectuées en bureau. La population visée est donc prioritairement constituée par les métiers du secteur tertiaire. 

 

Pour quelles raisons devriez-vous proposer le télétravail dans votre entreprise pour les métiers qui s'y prêtent ?

 

Voici notre TOP 8 des avantages du télétravail :

  • Amélioration de la qualité de vie des collaborateurs : horaires plus flexibles ; réduction du stress, du temps passé dans les transports, des déplacements, du bruit, ...
  • Gain d’autonomie : 90% des salariés se trouvent plus autonomes depuis qu’ils en font (Ipsos).
  • Amélioration de la productivité : contrairement à ce qu’on a tendance à croire, le travail en dehors des bureaux permet généralement d'augmenter la productivité des salariés, ...
  • Attraction des talents : ceux habitant en dehors de la région, ceux des nouvelles générations... 
  • Réduction de l’absentéisme et des retards : plus personne coincé dans les bouchons et plus de malaise voyageur ni panne de signalisation, le télétravail implique une suppression des retards, mais aussi moins d'absentéisme. 
  • Amélioration de l’image employeur : une image plus moderne de l’entreprise, une image d'une entreprise qui prend soin de ses collaborateurs et qui leur donne plus de libertés.
  • Amélioration de l'inclusion : inclure des travailleurs handicapés, des employés qui auraient besoin d’horaires particuliers ou qui auraient des contraintes familiales importantes, ...
  • Avantage économique : moins de turn-over, des salariés qui se sentent mieux dans l’entreprise, moins d’absentéisme, réduction du bilan carbone, des frais généraux et des dépenses. 

Chez EDF, les collaborateurs de certaines équipes peuvent télétravailler 1 jour par semaine

Télétravail et droits des salariés

  • Pour l'employé : les ordonnances de septembre 2017 rappellent que le télétravail est basé sur le volontariat. Un salarié ne peut donc pas être obligé par un employeur à l'appliquer. Le salarié en remote ou en télétravail a aussi la possibilité quand il le souhaite de reprendre une activité "normale" dans les locaux de l'entreprise. Au niveau des droits, "le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise, notamment en ce qui concerne l'accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l'accès à la formation".

  • Pour l'employeur : un employeur n'est pas obligé d'instaurer le télétravail dans son entreprise. En revanche, depuis l'application des ordonnances de Macron, il doit motiver son refus par des éléments objectifs. Même si une charte ou un accord collectif prévoit le télétravail, une entreprise peut le refuser à certains salariés, toujours en motivant sa réponse. Pour des raisons légales, une réponse écrite est toujours à privilégier. Un accident qui surviendrait pendant une période de télétravail (régulière ou occasionnelle)  est "présumé être un accident du travail au sens des dispositions de l'article L 411-1 du code de la sécurité sociale"

Comment mettre en place le télétravail ?

Les ordonnances de septembre 2017 ont permis d'assouplir et de simplifier la mise en place du télétravail. Plus besoin de le mentionner dans le contrat de travail, bien que cela reste possible, le télétravail peut faire l'objet d'un accord collectif ou d'une charte. Une simple entente entre le salarié et l'employeur est également suffisante (à l'écrit comme à l'oral). De plus, la loi reconnait désormais le télétravail occasionnel qui jusque là n'était pas inscrit dans la législation. 

 

> Accord collectif ou charte : le CSE doit être consulté sur la création d'un accord collectif ou d'une charte pour la mise en place du télétravail. Certaines mentions doivent y figurer comme: les conditions de passage au télétravail (régulier, occasionnel, cas particuliers, etc), les modalités d'acceptation ou de demande de télétravail par le salarié, les plages horaires durant lesquelles les collaborateurs doivent rester joignables, les métiers concernés dans l'entreprise, ... Il est possible de donner aux employés un forfait jours à utiliser par semaine, mois ou trimestre par exemple. 

 

> Accord entre le salarié et l'employeur : depuis le 1er avril 2018 (amendement aux ordonnances Macron), un simple accord entre le salarié et l'employeur est suffisant pour accorder le droit au télétravail. Bien que cet accord peut légalement être formalisé "par tout moyen", il est recommandé d'en conserver une trace écrite. 

Le RGPD : le règlement général sur la protection des données personnelles du 25 mai 2018

Règlement général sur la protection des données : définition

Le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD), qui est entré en vigueur le 25 mai 2018 à l'échelle européenne, a changé la donne en matière de protection des données des salariés. 

 

"L'objectif de ce règlement est de redonner aux citoyens le contrôle de leurs données personnelles, tout en unifiant les réglementations relatives à la protection de la vie privée dans l’Union européenne."

Arnaud Gouachon, Chief Legal Officer PeopleDoc

Que dit la loi ? 

Le RGPD remplace la Directive de 1995 (95/46/CE).  Le nouveau règlement s'applique à tous les pays de l'Union Européenne de la même façon.

Les 5 points principaux à retenir pour le traitement des données personnelles : 

  1. La finalité : il faut définir les objectifs des fichiers (qui doivent respecter les droits et libertés des individus).
  2. La pertinence ou minimisation : seules les données strictement nécessaires à la réalisation de l’objectif peuvent être collectées.
  3. La conservationles données ne peuvent pas être conservées indéfiniment. 
  4. Les droits : il faut garantir un droit d’accéder à ces données, de les modifier et enfin de s’opposer à leur utilisation.
  5. La sécurité : la sécurité des données et leur confidentialité doivent être garanties. 

La CNIL, avec la Loi informatique et libertés définit les principes à respecter lors de la collecte, du traitement et de la conservation de données personnelles.

  • Un de ses objectifs : améliorer la protection des données pour les salariés.
  • Son moyen de pression : les sociétés non conformes feront face à des pénalités difficiles à ignorer. Les amendes peuvent s'élever jusqu'à 20 millions d’euros, ou jusqu'à 4% du chiffre d'affaires global annuel d'une entreprise. Les salariés pourront aussi intenter des poursuites directement contre leur employeur, y compris en justice.

RH et protection des données personnelles : enjeux et conformité

Côté RH, il existe ainsi plusieurs chantiers sur lesquels se pencher en priorité :

  • Politique de confidentialité : c'est aux RH que revient la tâche de faire respecter les nouvelles réglementations, mais aussi de formaliser clairement ces nouvelles règles et de les communiquer aux salariés. Le RGPD a renforcé la transparence dans le traitement des données salariés ainsi que la responsabilité de l'entreprise. Les RH doivent également s'assurer que la politique de confidentialité de l'entreprise reste à jour. 
  • Processus RH : la mise en application du RGPD a aussi exigé de la fonction Ressources Humaines de mettre à jour les processus administratifs internes. Par exemple, il a fallu prendre en compte le principe de minimisation, selon lequel "avant toute collecte et utilisation de données personnelles, le responsable de traitement doit précisément annoncer aux personnes concernées ce à quoi elles vont lui servir."

 "Ce nouveau règlement implique de repenser chaque nouveau processus administratif RH qui utilise des données personnelles des collaborateurs, et ce, dès l'étape du recrutement."

 

Fabien Lerays, VP Operations EMEA

  • Sécurité : les RH ont du apprendre à gérer les rôles, et savoir qui a accès à quels documents est crucial. 
  • La gestion documentaire RH : après le 25 mai 2018, il faudra transmettre ou faire signer de nouveaux documents RH aux collaborateurs. Par ailleurs, la question de la rétention des documents salariés devra être placé au centre des attentions RH. Toute entreprise pourra faire face à des pénalités si elle conserve des documents sans raison explicite et valable.

Article 32 et 33 : la sécurisation des données

L’article 32 du règlement donne plusieurs objectifs de sécurité :

  • Pseudomynisation ou chiffrement des données
  • Confidentialité, intégrité, disponibilité des systèmes et services de traitement
  • Disponibilité de l’accès aux données personnelles en cas d’incident
  • Test, analyse et évaluation

L’article 33, introduit une exigence de notification en cas d’événement de sécurité menant à la perte, divulgation ou destruction de données. Même si cela n’est pas explicitement décrit dans cette réglementation, la notification sous-tend d’être apte à détecter ces potentiels évènements de sécurité, qu'on appelle aussi Data Breach.

DPO : Data protection officier

PeopleDoc a renforcé ses équipes début 2017 avec un nouveau collaborateur : le Data Privacy Officer. Les fonctions du D.P.O ont été établies au sein de l’équipe juridique.

Sa mission : la mise en conformité avec le nouveau règlement, et la veille sur la protection des données personnelles dans l’ensemble des activités, y compris RH.

Toutes les entreprises n'ont pas le traitement des données personnelles au coeur de leurs activités ou de leurs produits. Pour celles-là, la mise en conformité sera un processus particulièrement lié à la fonction RH, qui par défaut, organise le traitement des données personnelles dans les organisations.


"Chez PeopleDoc, nous traitons aussi bien les données RH de nos collaborateurs, que celles de nos clients. C'est pourquoi la création de cette fonction était indispensable. Mais ce n'est pas le cas de toutes les organisations."

Fernanda Gonçalves, Compliance Manager, PeopleDoc

Apprenez-en plus sur la conservation des informations liées à vos salariés ! Nous avons co-produit avec le cabinet Morgan Lewis un ebook (en anglais !) qui permet de comprendre simplement les exigences de rétention des informations relatives aux collaborateurs dans différents pays. 

 

Réforme du PAS : le Prélèvement à la Source depuis janvier 2019

Qu'est ce que le Prélèvement à la Source ?

Le PAS est une réforme du mode de recouvrement de l'impôt par l'état, entrée en vigueur le 1er janvier 2019. Avant cette date, l'impôt sur le revenu était payé directement par les contribuables, avec un an de décalage. Ils déclaraient chaque année leurs revenus de l'année précédente. Désormais, l'état prélève directement les impôts à la source (salaires, pensions de retraite, revenus de remplacement, ...) à travers l'employeur ou un organisme d'état. L'ensemble des contribuables français sont concernés par cette réforme et ces derniers peuvent désormais moduler leur taux de prélèvement à la source via le site 'impots.gouv.fr' tout au long de l'année. 

Prélèvement à la source et employeurs : les changements côté RH

Le premier rôle pour les RH, surtout pour les gestionnaires de paie, est de collecter, en tant que tiers-payeur, les impôts dûs par chaque employé. L'administration fiscale communique aux employeurs le taux à appliquer pour chacun. L'entreprise doitprélever cette somme directement sur le salaire de ses employés et le matérialiser par quelques nouvelles lignes sur la fiche de paie mentionnant : le salaire avant prélèvement, le taux appliqué, le montant retenu à la source et le salaire après prélèvement. La somme prélevée, devra ensuite être transférée mensuellement à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

Les entreprises sont tenues de garantir la confidentialité et la sécurité des données transmises. Lors de l'entrée en vigueur du PAS, les réglementations liées au RGPD n'ont pas été oubliées et doivent, bien évidemment, être appliquées. Si la confidentialité des données n'est pas respectée, les entreprises s'exposent à des sanctions. 

Les sanctions prévues

Les organisations peuvent s'exposer à deux types de sanctions : si elles ne respectent pas l'obligation de retenir l'impôt à la source ou si elles ne respectent pas la confidentialité des taux envoyés par l'administration fiscale. Pour le premier cas, elles encourent une amende de 250 euros minimum, pour le second cas, des sanctions pénales sont prévues pouvant aller jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et 300 000 euros d'amende en fonction de la situation. 

 

Edouard Richard, Responsable des Opérations Ressources Humaines chez PWC, nous raconte comment ses équipes ont anticipé la réforme du PAS pour répondre à toutes les questions des collaborateurs : lire l'article.

 

 

La fonction RH se doit aussi de rassurer les collaborateurs, notamment concernant les craintes de discrimination. La loi anticipe ces risques et prévient "[qu']aucune personne ne peut être écartée d’une procédure de recrutement [...] ou à une période de formation, aucun salarié ne peut se voir refuser une promotion ou une gratification, [...] ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, [...] de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat en raison de son taux de prélèvement à la source ». (Article 1132-1 du Code du Travail) 

 

La réforme de la formation professionnelle de janvier 2019

La nouvelle gouvernance : OPCA / OPCO et France Compétences

Pour faciliter l’accès à la formation professionnelle et simplifier les processus existants, la réforme Avenir Professionnel a permis la création de l’agence France Compétences qui remplace le Copanef, le Cnefop et le FPSPP. L’agence France Compétences a plusieurs rôles : vérifier et réguler les prix des différentes formations, veiller à leur qualité via un cahier des charges et surveiller les différents organismes de formation.

La réforme va plus loin, depuis la fin du 1er trimestre 2019, les OPCA sont devenus OPCO (Opérateurs de compétences). Ils ont pour but de financer les différentes formations professionnelles en alternance mais surtout de conseiller et d’accompagner les TPE-PME en matière de formations en leur assurant un véritable service de proximité.  

CPF : compte personnel de formation des heures aux euro

Le CPF ou Compte Personnel de Formation donne le droit aux salariés de suivre des formations pour acquérir de nouvelles compétences et / ou des diplômes au cours de leur carrière. Tous les salariés doivent en disposer dès l’âge de 16 ans et ce, tout au long de leur parcours professionnel. Avant la réforme, le CPF était calculé en “crédit horaire". Chaque année, un nombre d’heures était ajouté au CPF du salarié et celui-ci avait donc la possibilité de faire une formation correspondant au nombre d’heure dont il disposait. 

Ce qui change ? Depuis le 1er janvier 2019, le CPF est maintenant calculé en euros, et chaque année les salariés verront leur CPF crédité de 500 euros avec un plafond cumulé maximum de 5000 euros (800 euros pour les moins qualifiés). Les heures disponibles dans le CPF avant cette date ont aussi été converties en euros. Le changement de système a pour but de rééquilibrer les formations : effectivement, pour 1 heure de formation, les prix peuvent être complètement différents ! 

Plan de développement des compétences

Il remplace le “Plan de formation” avec pour but de donner un champ d’action plus large aux employeurs. Ces derniers ont toujours l’obligation de mettre en place des actions "d’adaptation au poste de travail" et de veiller au maintien des capacités d’un salarié à occuper un poste. Cependant, le système a été simplifié et les catégories de formations ont été modifiées. On distingue aujourd’hui 2 catégories : les formations dites “obligatoires”, condition sine qua non à l’exercice d’une activité et les formations dites “non obligatoires”, qui correspondent plus ou moins au développement de compétences supplémentaires. 

Ce nouveau plan de développement, permet d’inclure, toutes les actions de formation qui ont pour but d’atteindre un objectif professionnel, telles que les formations à distance, les Mooc, les Webinar ou encore les plateformes d’e-learning. L’ensemble des formations seront réservables sur une application disponible à l’automne 2019, sur laquelle chaque salarié pourra aussi retrouver son CPF.

Apprentissage, professionnalisation et Pro A

La réforme de la formation professionnelle a apporté un certain  nombres de modifications dans les types de contrat existant comme : 

 

> Le contrat d'apprentissage : c'est un contrat de travail en CDD ou en CDI entre un salarié et un employeur. Il s'agit pour l'apprenti de suivre une formation en alternance entre une entreprise, où il doit être sous la responsabilité d'un maître d'apprentissage, et un CFA (centre de formation des apprentis). Ce qui change avec la réforme : les apprentis peuvent avoir jusqu’à 29 ans révolus durant l'année de formation, la durée minimum du contrat a été réduite à 6 mois et le contrat peut démarrer à n’importe quel moment de l’année. Une autre nouveauté, est la possibilité pour l'entreprise ou l'apprenti, de rompre unilatéralement un contrat d’apprentissage (licenciement ou démission). Enfin les apprentis ont aujourd'hui la possibilité de réaliser tout ou partie de leur formation à l'étranger. 

 

> Le contrat de professionnalisation : C'est un contrat de travail en alternance conclu entre un employeur du secteur privé et un salarié. Ce type de contrat permet d'associer l'acquisition d'un savoir théorique (école, université, IUT, etc) et l'acquisition d'un savoir-faire pratique (dans l'entreprise) avec comme objectif l'obtention d'un diplôme ou d'un titre. Ce qui change avec la réforme :  depuis janvier 2019, la durée du contrat peut aller jusqu’à 36 mois, il est possible de réaliser tout ou partie de son contrat à l’étranger et à titre expérimental, les salariés peuvent signer un contrat visant à acquérir des compétences définies par l’employeur et l’OPCO. La durée minimale de ce type de contrat a aussi été réduite à 6 mois.

 

>Le "Pro A" : la "période de professionnalisation" a laissé sa place à un nouveau dispositif de reconversion ou promotion par alternance appelé «Pro A». Il a pour but de faciliter l’évolution ou la réorientation professionnelle, par des formations en alternance. L'objectif étant d'obtenir une certification reconnue. Un salarié peut faire appel à un tel dispositif dans plus cas : changement de poste, de secteur, promotion, professionnalisation par la formation, etc. Par contre, "Pro A" ne concerne que les salariés dont le niveau de qualification est inférieur à la licence.

 

Index égalité Femmes / Hommes de mars 2019

Bien que ce ne soit pas le seul critère, les inégalités salariales, sont souvent les premières à être pointées du doigt quand on parle d’inégalités femmes-hommes. Depuis 1972, des dispositions spécifiques ont été ajoutées au Code du Travail afin de réduire ces inégalités. Même si les inégalités ont commencé à diminuer depuis la mise en place de ces dispositions, les écarts sont encore trop élevés. Le gouvernement a donc lancé une nouvelle mesure pour y remédier : l'index d'égalité femmes-hommes. 

Ce que dit la loi

Le gouvernement a annoncé la mise en place de nouvelles mesures, à travers la loi “Liberté de choisir son avenir professionnel”, qui sont entrées en vigueur début 2019.  L’objectif est de faire disparaître, du moins de réduire au maximum ces écarts de salaire, notamment par une obligation de résultats pour les entreprises et plus seulement une obligation de moyens.

 

Un nouvel outil a été mis en place : l’index de l’égalité femmes-hommes. Il s’agit d’un système de calcul de points (une note sur 100 ) déterminé par 5 critères. La note obtenue devra être publiée chaque année par les entreprises.  Les cinq indicateurs, à la base du calcul global de l’Index, permettront de faire ressortir les éventuels points d'amélioration sur lesquels les entreprises devront agir pour faire progresser l'égalité.  

 

Si la note est inférieure à 75 points, les employeurs disposent d’un délai de 3 ans pour y remédier et se mettre en conformité par la mise en oeuvre de mesures de correction. Les entreprises qui auront à rattraper l’écart de rémunération entre femmes et hommes devront allouer une enveloppe de rattrapage salarial. Les organisations qui ne mettraient pas en oeuvre de plan de correction ou qui ne publierait par leur note se verront infliger des pénalités financières qui pourront aller jusqu’à 1% de la masse salariale.  La loi prévoit aussi une multiplication des contrôles réalisés par l’Inspection du Travail.

Les dates clés pour les entreprises

Dans un premier temps ce sont les entreprises de plus de 1000 salariés qui sont concernées (depuis le 1er mars 2019), puis ce sera au tour des entreprises de plus de 250 salariés (au 1er septembre 2019) et enfin à celles de plus de 50 salariés (à partir du 1er mars 2020). Le calcul sera adapté pour les entreprises de moins de 250 salariés afin que l’index prenne en compte leurs spécificités. 

Les critères de calcul

L’index d’égalité salariale est basé sur le calcul de 5 critères qui rapportent chacun un nombre de points déterminés. 

  • L’écart de rémunération femmes-hommes (40 points) 
  • L’écart de répartition des augmentations (20 points) 
  • L’écart de répartition des promotions (15 points) 
  • Le nombre d’augmentations obtenues au retour d’un congé maternité (15 points) 
  • Le nombre de femmes parmi les 10 plus hautes rémunération de l’entreprise (10 points)

Pour simplifier le calcul aux entreprises, le ministère du travail a aussi publié un tableur permettant de calculer directement et rapidement l’Index d’Égalité. Les chiffres demandés sont théoriquement déjà disponibles dans les Bases de Données Economiques et Sociales des entreprises. 

Quel enjeu pour les RH ?

Puisque l’index sera public, il aura forcément un impact sur la réputation de l’entreprise et sur sa marque employeur que ce soit pour les employés actuels, ou pour les futurs candidats et les partenaires. 

Les principaux enjeux de l’égalité hommes-femmes sont les suivants : 

  • Justice social et équité pour mettre l’ensemble des salariés sur un même pied d’égalité 
  • Fidélisation des collaborateurs et collaboratrices qui se sentent reconnues à leur juste valeur
  • Attraction des talents et surtout des jeunes travailleurs qui prêtent de plus en plus attention aux valeurs de l’entreprise
  • Amélioration de la qualité de vie au travail et du ressenti des collaborateurs et collaboratrices
  • Croissance de l’entreprise et meilleure productivité de la part de collaboratrices davantage motivées
  • Réputation de l’entreprise et incidence sur la marque employeur 

Loi pacte mai 2019 : une loi pour la croissance et le développement des entreprises

Quel objectif ? 

Comme son nom l’indique, le Plan d'Action pour la Croissance et la Transformation des Entreprises (PACTE), a pour but de soutenir la croissance et le développement des entreprises françaises et notamment des TPE et PME. Votée par l’Assemblée Nationale en début d’année et publiée au Journal Officiel en mai 2019, elle comporte au total 74 articles impactant les entreprises de diverses manières. Avec cette loi, le gouvernement veut rendre les entreprises « plus justes, plus libres et plus innovantes ».

Nouveaux seuils sociaux

La loi PACTE réforme les seuils sociaux et fiscaux des entreprises. Chaque fois qu’une entreprise passe un seuil, elle doit faire face à de nouvelles obligations et avec cette réforme, la plupart des seuils ont été relevés. 

 

Avant, les organisations qui comptaient plus de 20 salariés devaient recourir à un Commissaire aux comptes et payer une contribution à l’Apec ainsi qu’au Fond National d’Aide au Logement (le FNAL). Aujourd'hui, ce seuil est porté à 50 salariés. Le seuil de 20 salariés est supprimé sauf pour l’emploi des travailleurs handicapés (article L.5212-1 du Code du travail). L’établissement d’un règlement intérieur devient également obligatoire à partir de 50 salariés et non plus 20, il en est de même pour l’obligation de disposer d’un local de restauration. De plus, quand une entreprise passera un nouveau seuil, les obligations ne s’appliqueront plus directement. L'entreprise bénéficie maintenant d’un délai de cinq ans, durant lequel le seuil doit être dépassé en continue. Ce n'est que dans ce cas là, qu'elle devra faire fasse à ses nouvelles obligations.

La façon de calculer l'effectif salarial a aussi été redéfini : il s’agit désormais de « la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente ».

Epargne salariale et épargne retraite

Un des objectifs de la loi est d’inciter au développement de cette épargne. Pour cela, une suppression des charges sociales sur l’intéressement et les participations est prévue pour les entreprises de moins de 50 salariés et une exonération partielle pour celles de moins de 250 collaborateurs. Globalement, le plan d’épargne salariale est donc largement simplifié : le PERCO ne nécessite plus la mise en place du PEE, la création d’un relevé de situation annuel est désormais obligatoire, le plafonnement individuel de l’intéressement est aligné sur celui de la participation, etc. 

L’épargne retraite est, elle aussi, réformée par la loi PACTE : tous les dispositifs existants (loi Madelin, le PERP, le PERE, le PERCO, etc) seront harmonisés autour du nouveau « plan d’épargne retraite » et d’un socle de règles communes. L’épargne sera facilement transférable d’un dispositif à l’autre et le forfait social sur le PERCO réduit à 16% devrait être élargi aux autres dispositifs. Le but est de permettre aux entreprises d’améliorer la fidélisation de leurs collaborateurs. La loi encadre également les « retraites chapeaux » qui désormais, seront plafonnées à 30% du salaire des dirigeants et ne pourront être cumulées avec l’indemnité 

Conseil d'administration et autres mesures

La nouvelle loi prévoit aussi :

 

> de renforcer la présence des salariés au conseil d’administration et de surveillance des entreprises : les organisations de plus de 1000 salariés en France ont désormais l’obligation d’avoir deux administrateurs salariés pour 8 non-salariés. 

> l'entrée en vigueur d’une logique RSE directement dans le Code Civil. La loi indique qu’une entreprise doit être « gérée dans son intérêt social, en prenant en considération les enjeux sociaux et environnementaux de son activité ».

> d'offrir la possibilité de notifier leur « raison d’être » dans leurs statuts. A partir de là, elles pourront désormais se constituer en « société à mission » et suivre la réalisation de ces objectifs à travers un comité dédié.

> d’attribuer un label aux entreprises ayant mis en place une politique d’accessibilité et d’inclusion notamment envers les travailleurs handicapés.

 

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