Conformité réglementaire et risques juridiques

La conformité pour la fonction RH

Le terme compliance est souvent traduit en français par "conformité", mais ce terme peut être considéré comme inexact. Surtout, il est incomplet par rapport au terme anglais. La compliance c'est donc un ensemble de procesuss mis en oeuvre au sein d'une entreprise permettant de respecter les lois, les normes et les règlementations applicables ainsi que ses valeurs (Arnauld De Villiers De L'isle Adam, SVP). Pour résumer, la compliance, c'est le fait d'être en conformité avec les règlements et de le rester. 

Les organisations sont soumises à de plus en plus de lois et de normes, nationales ou européennes. Certains de ses règlements concernent exclusivement la fonction RH, d'autres les impactent en même temps que d'autres services de l'entreprise. Quand on pense aux réformes RH, on pense par exemple : aux réglementations liées au droit du travail, à la Qualité de vie au Travail (QVT), à la sécurité sur le lieu de travail, à la protection des données des salariés, à l'inclusion, à la formation, aux respects des normes environnementales, à la lutte contre le harcèlement et bien d'autres encore. 

 

Pour les RH, la veille réglementaire et la mise en place de processus respectant ces nouvelles lois, sont donc indispensables. Bien qu'à l'origine, il ne s'agisse pas d'une des missions de la fonction, elle prend aujourd'hui de plus en plus d'ampleur. Les RH doivent se former afin de développer de nouvelles compétences juridiques ou s'associer avec le département légal pour être assurés rester en pleine conformité. 

 

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Digital et conformité

Un des grands chantiers de la conformité, est la protection des données personnelles et l'archivage des dossiers des salariés. Pour rester en conformité, les entreprises doivent mettre en place des processus de classification les plus efficaces possibles. Conserver tous les documents au format papier exige de passer un temps non négligeable pour le tri, le rangement et la suppression de ceux qui doivent êtres supprimés.

 

Aujourd'hui, pour éviter ces pertes de temps et être plus efficaces, les RH ont la possibilité d'utiliser de nombreux outils. La dématérialisation des documents et l'automatisation des processus peuvent grandement les aider. De plus, la grande majorité des solutions sur le marché sont conformes aux législations et peuvent s'adapter au fur et à mesure des nouvelles réformes. La digitalistion RH permet par exemple de faciliter la conservation des documents : les durées de conservation des informations sont respectées en fonction du paramétrage fait sur les outils. Ils peuvent se supprimer automatiquement ou envoyer une notification pour prévenir qu'il y a des documents à supprimer par exemple. "La meilleure façon de savoir où est la donnée, qui y a accès, et quand la supprimer est de la conserver sous forme dématérialisée," assure Rémi Malenfant, HR4HR chez PeopleDoc. 

 

La digitalisation est au service des RH pour les accompagner dans de nombreuses tâches : protection des données, rédaction de documents conformes, recherche rapide et efficaces de documents et d'informations (dans le cas d'un audit par exemple), plan de formation, mise en place du PAS, publication des nouveaux bulletins de paie, et bien d'autres encore. 

Les enjeux de la conformité RH 

> Respecter les réglementations pour satisfaire les autorités et éviter les amendes

> Obtenir la confiance des employés : il est important que les collaborateurs aient confiance en leurs employeurs et qu'ils se sentent en sécurité sur leur lieu de travail. 

> Avoir une  bonne image de marque : de plus en plus de salariés font attention à l'image de l'entreprise dans laquelle ils travaillent. Il en est de même pour les candidats en recherche d'un emploi. D'ailleurs, 33 % des candidats déclarent qu’ils refuseraient catégoriquement un emploi dans une société ayant une mauvaise réputation, quel que soit le salaire proposé (la Super Agence). Respecter les lois et les réglementations permet à une entreprise d'avoir une bonne réputation et permettra aux recruteurs de ne pas laisser passer des talents. Respecter les règlements est aussi un bon point vis-à-vis des partenaires.

Découvrez notre websérie avec notre client Unilever ! Cet épisode raconte la visite de l'autorité administrative dans l'entreprise et comment réussir à répondre facilement à toutes leurs requêtes.

Avant la mise en place des outils digitaux, Marie Morvan, interrompait son activité afin d'être disponible pour le représentant de l'autorité administrative. Jilan Nouraoui peinait à trouver le bon dossier et le bon document demandé. Depuis que les processus RH ont été digitalisés, bien des choses ont changé ! Frédéric Faure, raconte avec plaisir que les dossiers et les documents sont à jour, fiables et trouvables en quelques instants.

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La loi El-Khomri : loi travail 2016

Objectifs de la loi travail

La Loi Travail ou loi El Khomri concerne le droit du travail, la modernisation du dialogue social et la sécurisation des parcours professionnels. Elle est entrée en vigueur le 1er janvier 2017.

Ordonnances Macron 2017 : une continuité à la loi travail

Article L1222-9 du Code du travail : le télétravail

Selon une étude Malakoff Médéric Humanis,  29% des salariés français pratiquent le télétravail en 2019 alors qu'ils n'étaient que 8.9% en 2010. Les ordonnances Macron de septembre 2017 ne sont pas les seules à l'origine de cette évolution mais elles y ont grandement contribué, notamment en simplifiant les procédures. Le télétravail informel et occasionnel a augmenté de 3% en 1 an.

Les ordonnances Macron ont permis de donner une définition claire et officielle du télétravail. L'article L.1222-9 du Code du travail, indique qu'il s'agit de "toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication". Le télétravail régulier (avec un forfait jours et un calendrier fixé à l'avance) est reconnu par la loi aussi bien que le télétravail occasionnel. Le télétravail ne s’effectue pas forcément de chez soi, pour être considéré en tant que tel, il doit simplement être réalisé en dehors des locaux habituels de l'entreprise (domicile, transports, centre de télétravail, espace de co-working, restaurant, café, etc) 

Le télétravail : pour qui, pourquoi ?

En théorie n'importe qui pourrait télétravailler, mais il y a des métiers qui s'y prêtent beaucoup plus que d'autres, surtout les métiers dits de bureaux. A l'inverse, les métiers manuels ou de contact par exemple, peuvent difficilement (voire par du tout) utiliser ce système car la présence des salariés sur le lieu de travail est requise. En général, on considère que le télétravail peut-être appliqué si environ 60% des missions sont effectuées en bureau. La population visée est donc prioritairement constituée par les métiers du secteur tertiaire. 

Pour quelles raisons devriez-vous proposer le télétravail dans votre entreprise pour les métiers qui s'y prêtent ?

Chez EDF, les collaborateurs de certaines équipes peuvent télétravailler 1 jour par semaine

Télétravail et droits des salariés

• Pour l'employé : les ordonnances de septembre 2017 rappellent que le télétravail est basé sur le volontariat. Un salarié ne peut donc pas être obligé par un employeur à l'appliquer. Le salarié en remote ou en télétravail a aussi la possibilité quand il le souhaite de reprendre une activité "normale" dans les locaux de l'entreprise. Au niveau des droits, "le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise, notamment en ce qui concerne l'accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l'accès à la formation".
  
  
• Pour l'employeur : un employeur n'est pas obligé d'instaurer le télétravail dans son entreprise. En revanche, depuis l'application des ordonnances de Macron, il doit motiver son refus par des éléments objectifs. Même si une charte ou un accord collectif prévoit le télétravail, une entreprise peut le refuser à certains salariés, toujours en motivant sa réponse. Pour des raisons légales, une réponse écrite est toujours à privilégier. Un accident qui surviendrait pendant une période de télétravail (régulière ou occasionnelle)  est "présumé être un accident du travail au sens des dispositions de l'article L 411-1 du code de la sécurité sociale"

Comment mettre en place le télétravail ?

Les ordonnances de septembre 2017 ont permis d'assouplir et de simplifier la mise en place du télétravail. Plus besoin de le mentionner dans le contrat de travail, bien que cela reste possible, le télétravail peut faire l'objet d'un accord collectif ou d'une charte. Une simple entente entre le salarié et l'employeur est également suffisante (à l'écrit comme à l'oral). De plus, la loi reconnait désormais le télétravail occasionnel qui jusque là n'était pas inscrit dans la législation. 

> Accord collectif ou charte : le CSE doit être consulté sur la création d'un accord collectif ou d'une charte pour la mise en place du télétravail. Certaines mentions doivent y figurer comme: les conditions de passage au télétravail (régulier, occasionnel, cas particuliers, etc), les modalités d'acceptation ou de demande de télétravail par le salarié, les plages horaires durant lesquelles les collaborateurs doivent rester joignables, les métiers concernés dans l'entreprise, ... Il est possible de donner aux employés un forfait jours à utiliser par semaine, mois ou trimestre par exemple. 

> Accord entre le salarié et l'employeur : depuis le 1er avril 2018 (amendement aux ordonnances Macron), un simple accord entre le salarié et l'employeur est suffisant pour accorder le droit au télétravail. Bien que cet accord peut légalement être formalisé "par tout moyen", il est recommandé d'en conserver une trace écrite. 

Le RGPD : le règlement général sur la protection des données personnelles du 25 mai 2018

Règlement général sur la protection des données : définition

Le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD), qui est entré en vigueur le 25 mai 2018 à l'échelle européenne, a changé la donne en matière de protection des données des salariés. 

Que dit la loi ? 

Le RGPD remplace la Directive de 1995 (95/46/CE).  Le nouveau règlement s'applique à tous les pays de l'Union Européenne de la même façon.

Les 5 points principaux à retenir pour le traitement des données personnelles : 

1. La finalité : il faut définir les objectifs des fichiers (qui doivent respecter les droits et libertés des individus).
2. La pertinence ou minimisation : seules les données strictement nécessaires à la réalisation de l’objectif peuvent être collectées.
3. La conservation : les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment. 
4. Les droits : il faut garantir un droit d’accéder à ces données, de les modifier et enfin de s’opposer à leur utilisation.
5. La sécurité : la sécurité des données et leur confidentialité doivent être garanties. 

La CNIL, avec la Loi informatique et libertés définit les principes à respecter lors de la collecte, du traitement et de la conservation de données personnelles.

• Un de ses objectifs : améliorer la protection des données pour les salariés.
• Son moyen de pression : les sociétés non conformes feront face à des pénalités difficiles à ignorer. Les amendes peuvent s'élever jusqu'à 20 millions d’euros, ou jusqu'à 4% du chiffre d'affaires global annuel d'une entreprise. Les salariés pourront aussi intenter des poursuites directement contre leur employeur, y compris en justice.

RH et protection des données personnelles : enjeux et conformité

Côté RH, il existe ainsi plusieurs chantiers sur lesquels se pencher en priorité :

• Politique de confidentialité : c'est aux RH que revient la tâche de faire respecter les nouvelles réglementations, mais aussi de formaliser clairement ces nouvelles règles et de les communiquer aux salariés. Le RGPD a renforcé la transparence dans le traitement des données salariés ainsi que la responsabilité de l'entreprise. Les RH doivent également s'assurer que la politique de confidentialité de l'entreprise reste à jour. 

• Processus RH : la mise en application du RGPD a aussi exigé de la fonction Ressources Humaines de mettre à jour les processus administratifs internes. Par exemple, il a fallu prendre en compte le principe de minimisation, selon lequel "avant toute collecte et utilisation de données personnelles, le responsable de traitement doit précisément annoncer aux personnes concernées ce à quoi elles vont lui servir."

• Sécurité : les RH ont du apprendre à gérer les rôles, et savoir qui a accès à quels documents est crucial. 

• La gestion documentaire RH : après le 25 mai 2018, il faudra transmettre ou faire signer de nouveaux documents RH aux collaborateurs. Par ailleurs, la question de la rétention des documents salariés devra être placé au centre des attentions RH. Toute entreprise pourra faire face à des pénalités si elle conserve des documents sans raison explicite et valable.

Article 32 et 33 : la sécurisation des données

L’article 32 du règlement donne plusieurs objectifs de sécurité :

• Pseudomynisation ou chiffrement des données
• Confidentialité, intégrité, disponibilité des systèmes et services de traitement
• Disponibilité de l’accès aux données personnelles en cas d’incident
• Test, analyse et évaluation

DPO : Data protection officier

PeopleDoc a renforcé ses équipes début 2017 avec un nouveau collaborateur : le Data Privacy Officer. Les fonctions du D.P.O ont été établies au sein de l’équipe juridique.

Sa mission : la mise en conformité avec le nouveau règlement, et la veille sur la protection des données personnelles dans l’ensemble des activités, y compris RH.

Toutes les entreprises n'ont pas le traitement des données personnelles au coeur de leurs activités ou de leurs produits. Pour celles-là, la mise en conformité sera un processus particulièrement lié à la fonction RH, qui par défaut, organise le traitement des données personnelles dans les organisations.

Apprenez-en plus sur la conservation des informations liées à vos salariés ! Nous avons co-produit avec le cabinet Morgan Lewis un ebook (en anglais !) qui permet de comprendre simplement les exigences de rétention des informations relatives aux collaborateurs dans différents pays. 

Réforme du PAS : le Prélèvement à la Source depuis janvier 2019

Qu'est ce que le Prélèvement à la Source ?

Le PAS est une réforme du mode de recouvrement de l'impôt par l'état, entrée en vigueur le 1er janvier 2019. Avant cette date, l'impôt sur le revenu était payé directement par les contribuables, avec un an de décalage. Ils déclaraient chaque année leurs revenus de l'année précédente. Désormais, l'état prélève directement les impôts à la source (salaires, pensions de retraite, revenus de remplacement, ...) à travers l'employeur ou un organisme d'état. L'ensemble des contribuables français sont concernés par cette réforme et ces derniers peuvent désormais moduler leur taux de prélèvement à la source via le site 'impots.gouv.fr' tout au long de l'année. 

Prélèvement à la source et employeurs : les changements côté RH

Le premier rôle pour les RH, surtout pour les gestionnaires de paie, est de collecter, en tant que tiers-payeur, les impôts dûs par chaque employé. L'administration fiscale communique aux employeurs le taux à appliquer pour chacun. L'entreprise doitprélever cette somme directement sur le salaire de ses employés et le matérialiser par quelques nouvelles lignes sur la fiche de paie mentionnant : le salaire avant prélèvement, le taux appliqué, le montant retenu à la source et le salaire après prélèvement. La somme prélevée, devra ensuite être transférée mensuellement à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

Les entreprises sont tenues de garantir la confidentialité et la sécurité des données transmises. Lors de l'entrée en vigueur du PAS, les réglementations liées au RGPD n'ont pas été oubliées et doivent, bien évidemment, être appliquées. Si la confidentialité des données n'est pas respectée, les entreprises s'exposent à des sanctions. 

Les sanctions prévues

Les organisations peuvent s'exposer à deux types de sanctions : si elles ne respectent pas l'obligation de retenir l'impôt à la source ou si elles ne respectent pas la confidentialité des taux envoyés par l'administration fiscale. Pour le premier cas, elles encourent une amende de 250 euros minimum, pour le second cas, des sanctions pénales sont prévues pouvant aller jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et 300 000 euros d'amende en fonction de la situation. 

Edouard Richard, Responsable des Opérations Ressources Humaines chez PWC, nous raconte comment ses équipes ont anticipé la réforme du PAS pour répondre à toutes les questions des collaborateurs : lire l'article.

La fonction RH se doit aussi de rassurer les collaborateurs, notamment concernant les craintes de discrimination. La loi anticipe ces risques et prévient "[qu']aucune personne ne peut être écartée d’une procédure de recrutement [...] ou à une période de formation, aucun salarié ne peut se voir refuser une promotion ou une gratification, [...] ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, [...] de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat en raison de son taux de prélèvement à la source ». (Article 1132-1 du Code du Travail) 

La réforme de la formation professionnelle de janvier 2019

Index égalité Femmes / Hommes de mars 2019

Bien que ce ne soit pas le seul critère, les inégalités salariales, sont souvent les premières à être pointées du doigt quand on parle d’inégalités femmes-hommes. Depuis 1972, des dispositions spécifiques ont été ajoutées au Code du Travail afin de réduire ces inégalités. Même si les inégalités ont commencé à diminuer depuis la mise en place de ces dispositions, les écarts sont encore trop élevés. Le gouvernement a donc lancé une nouvelle mesure pour y remédier : l'index d'égalité femmes-hommes. 

Ce que dit la loi

Le gouvernement a annoncé la mise en place de nouvelles mesures, à travers la loi “Liberté de choisir son avenir professionnel”, qui sont entrées en vigueur début 2019.  L’objectif est de faire disparaître, du moins de réduire au maximum ces écarts de salaire, notamment par une obligation de résultats pour les entreprises et plus seulement une obligation de moyens.

Un nouvel outil a été mis en place : l’index de l’égalité femmes-hommes. Il s’agit d’un système de calcul de points (une note sur 100 ) déterminé par 5 critères. La note obtenue devra être publiée chaque année par les entreprises.  Les cinq indicateurs, à la base du calcul global de l’Index, permettront de faire ressortir les éventuels points d'amélioration sur lesquels les entreprises devront agir pour faire progresser l'égalité.  

Si la note est inférieure à 75 points, les employeurs disposent d’un délai de 3 ans pour y remédier et se mettre en conformité par la mise en oeuvre de mesures de correction. Les entreprises qui auront à rattraper l’écart de rémunération entre femmes et hommes devront allouer une enveloppe de rattrapage salarial. Les organisations qui ne mettraient pas en oeuvre de plan de correction ou qui ne publierait par leur note se verront infliger des pénalités financières qui pourront aller jusqu’à 1% de la masse salariale.  La loi prévoit aussi une multiplication des contrôles réalisés par l’Inspection du Travail.

Les dates clés pour les entreprises

Dans un premier temps ce sont les entreprises de plus de 1000 salariés qui sont concernées (depuis le 1er mars 2019), puis ce sera au tour des entreprises de plus de 250 salariés (au 1er septembre 2019) et enfin à celles de plus de 50 salariés (à partir du 1er mars 2020). Le calcul sera adapté pour les entreprises de moins de 250 salariés afin que l’index prenne en compte leurs spécificités. 

Les critères de calcul

L’index d’égalité salariale est basé sur le calcul de 5 critères qui rapportent chacun un nombre de points déterminés. 

• L’écart de rémunération femmes-hommes (40 points) 

• L’écart de répartition des augmentations (20 points) 

• L’écart de répartition des promotions (15 points) 

• Le nombre d’augmentations obtenues au retour d’un congé maternité (15 points) 

• Le nombre de femmes parmi les 10 plus hautes rémunération de l’entreprise (10 points)

Pour simplifier le calcul aux entreprises, le ministère du travail a aussi publié un tableur permettant de calculer directement et rapidement l’Index d’Égalité. Les chiffres demandés sont théoriquement déjà disponibles dans les Bases de Données Economiques et Sociales des entreprises. 

Quel enjeu pour les RH ?

Puisque l’index sera public, il aura forcément un impact sur la réputation de l’entreprise et sur sa marque employeur que ce soit pour les employés actuels, ou pour les futurs candidats et les partenaires. 

Les principaux enjeux de l’égalité hommes-femmes sont les suivants : 

• Justice social et équité pour mettre l’ensemble des salariés sur un même pied d’égalité 
• Fidélisation des collaborateurs et collaboratrices qui se sentent reconnues à leur juste valeur
• Attraction des talents et surtout des jeunes travailleurs qui prêtent de plus en plus attention aux valeurs de l’entreprise
• Amélioration de la qualité de vie au travail et du ressenti des collaborateurs et collaboratrices
• Croissance de l’entreprise et meilleure productivité de la part de collaboratrices davantage motivées
• Réputation de l’entreprise et incidence sur la marque employeur 

Loi pacte mai 2019 : une loi pour la croissance et le développement des entreprises

Quel objectif ? 

Comme son nom l’indique, le Plan d'Action pour la Croissance et la Transformation des Entreprises (PACTE), a pour but de soutenir la croissance et le développement des entreprises françaises et notamment des TPE et PME. Votée par l’Assemblée Nationale en début d’année et publiée au Journal Officiel en mai 2019, elle comporte au total 74 articles impactant les entreprises de diverses manières. Avec cette loi, le gouvernement veut rendre les entreprises « plus justes, plus libres et plus innovantes ».

Nouveaux seuils sociaux

La loi PACTE réforme les seuils sociaux et fiscaux des entreprises. Chaque fois qu’une entreprise passe un seuil, elle doit faire face à de nouvelles obligations et avec cette réforme, la plupart des seuils ont été relevés. 

Avant, les organisations qui comptaient plus de 20 salariés devaient recourir à un Commissaire aux comptes et payer une contribution à l’Apec ainsi qu’au Fond National d’Aide au Logement (le FNAL). Aujourd'hui, ce seuil est porté à 50 salariés. Le seuil de 20 salariés est supprimé sauf pour l’emploi des travailleurs handicapés (article L.5212-1 du Code du travail). L’établissement d’un règlement intérieur devient également obligatoire à partir de 50 salariés et non plus 20, il en est de même pour l’obligation de disposer d’un local de restauration. De plus, quand une entreprise passera un nouveau seuil, les obligations ne s’appliqueront plus directement. L'entreprise bénéficie maintenant d’un délai de cinq ans, durant lequel le seuil doit être dépassé en continue. Ce n'est que dans ce cas là, qu'elle devra faire fasse à ses nouvelles obligations.

La façon de calculer l'effectif salarial a aussi été redéfini : il s’agit désormais de « la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente ».

Epargne salariale et épargne retraite

Un des objectifs de la loi est d’inciter au développement de cette épargne. Pour cela, une suppression des charges sociales sur l’intéressement et les participations est prévue pour les entreprises de moins de 50 salariés et une exonération partielle pour celles de moins de 250 collaborateurs. Globalement, le plan d’épargne salariale est donc largement simplifié : le PERCO ne nécessite plus la mise en place du PEE, la création d’un relevé de situation annuel est désormais obligatoire, le plafonnement individuel de l’intéressement est aligné sur celui de la participation, etc. 

L’épargne retraite est, elle aussi, réformée par la loi PACTE : tous les dispositifs existants (loi Madelin, le PERP, le PERE, le PERCO, etc) seront harmonisés autour du nouveau « plan d’épargne retraite » et d’un socle de règles communes. L’épargne sera facilement transférable d’un dispositif à l’autre et le forfait social sur le PERCO réduit à 16% devrait être élargi aux autres dispositifs. Le but est de permettre aux entreprises d’améliorer la fidélisation de leurs collaborateurs. La loi encadre également les « retraites chapeaux » qui désormais, seront plafonnées à 30% du salaire des dirigeants et ne pourront être cumulées avec l’indemnité 

Conseil d'administration et autres mesures

La nouvelle loi prévoit aussi :

> de renforcer la présence des salariés au conseil d’administration et de surveillance des entreprises : les organisations de plus de 1000 salariés en France ont désormais l’obligation d’avoir deux administrateurs salariés pour 8 non-salariés. 

> l'entrée en vigueur d’une logique RSE directement dans le Code Civil. La loi indique qu’une entreprise doit être « gérée dans son intérêt social, en prenant en considération les enjeux sociaux et environnementaux de son activité ».

> d'offrir la possibilité de notifier leur « raison d’être » dans leurs statuts. A partir de là, elles pourront désormais se constituer en « société à mission » et suivre la réalisation de ces objectifs à travers un comité dédié.

> d’attribuer un label aux entreprises ayant mis en place une politique d’accessibilité et d’inclusion notamment envers les travailleurs handicapés.

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