“Chez Atos, nous sommes convaincus que la réussite d’une transformation commence par un défi à relever, puis par l’exploration des technologies permettant de résoudre le problème. Nous essayons de repenser le processus à chaque étape en prenant en compte les possibilités offertes par la technologie.”
Jean-Michel Estrade, SVP HR, Global digitalisation & Service, ATOS
Initier un projet de transformation RH et globale
Dans le cadre du plan stratégique « Ambition 2019 » d’Atos présenté aux analystes financiers en novembre 2016, la fonction RH a développé une vision RH qui s’appuie sur un programme appelé eTransformation et qui rejoint la vision globale de l’entreprise.
La réorganisation de la fonction RH ne se limite pas à une digitalisation des processus RH (plus de 85 recensés dans le département RH), mais a pour but de les réinventer et de les améliorer, grâce à la technologie et à un meilleur usage des données des collaborateurs.
Lorsque Atos a initié le projet de transformation de la fonction RH et de sa digitalisation, l'entreprise s'est aperçue qu’elle avait un problème majeur qui était la convergence entre les flux de data et de documents. Il y avait un décalage entre les données présentes dans son système RH central et la gestion des documents des salariés.
Les enjeux de la digitalisation RH chez Atos
« Présent dans 70 pays, Atos avait besoin de trouver des solutions qui pourraient être implantées mondialement et dans le même laps de temps. Pour augmenter sa productivité et faciliter la vie de ses employés, le service RH souhaitait automatiser une grande partie de ses processus. Le but de l’entreprise était aussi de permettre à tous les collaborateurs de réaliser directement les tâches administratives et RH dont ils avaient besoin sans passer systématiquement par un gestionnaire RH.
“L’un des problèmes rencontrés était le décalage entre les données de notre systèmes RH central et la gestion des documents des salariés. Nous avons choisi PeopleDoc pour traiter ce problème et permettre à toutes les parties prenantes de jouer un rôle actif dans la gestion des processus administratifs RH. Tendance en forte croissance, la solution cloud nous semblait être celle qui répondait le mieux à nos besoins.“
Jean-Michel Estrade, SVP HR, Global digitalisation & Service, ATOS
Le rôle de la technologie pour les équipes RH
« La technologie est si tentante qu’on est souvent séduit à l’idée de l’adopter, même sans réelle réflexion sur les facteurs d’adoption clés » commente Jean-Michel Estrade.
Atos était convaincu que la réussite d’une transformation commence par un défi à relever, puis par l’exploration des technologies permettant de résoudre le problème. Jean-Michel Estrade et ses équipes ont commencé par repenser le processus à chaque étape en prenant en compte les possibilités offertes par la technologie. L’objectif n’était donc pas seulement de résoudre un problème mais de faire évoluer complètement les méthodes de travail.
« On passe donc de la résolution d’un problème à une transformation complète des méthodes de travail, avec un possible transfert des responsabilités et des tâches entre les équipes. Par exemple, le gain d’efficacité offert par l’accès des salariés aux données RH via des tablettes et des smartphones restera limité si la mise à disposition de ces terminaux est considérée comme une simple couche technologique et non comme un moteur de la transformation de l’entreprise.
En revanche, quand on repense l’accès aux données RH en remettant les processus en question, en les simplifiant et en gardant à l’esprit les possibilités offertes par la technologie, les résultats en termes de productivité sont nettement supérieurs. »
Utiliser la technologie doit donc se faire de manière intelligente, en repensant les processus et en l’utilisant au mieux. On n’utilise pas une tablette ou un logiciel juste pour les utiliser, mais parce qu’il y a derrière des processus faisant appel à eux qui ont été définis pour gagner en efficacité, en productivité, etc.
En donnant accès aux données RH par la technologie, Atos donne la possibilité aux collaborateurs extérieurs à la communauté RH de pouvoir les consulter et les modifier pour une meilleure agilité et réactivité dans l’entreprise.
La technologie permet donc de transformer la fonction RH mais pour cela il y a plusieurs questions à se poser : Que voulons-nous faire ? Que voulons-nous accomplir ? La technologie peut-elle nous aider ? Si oui, pouvons-nous repenser le processus de telle sorte que certaines étapes ne soient plus nécessaires ?
« Un exemple typique concerne la génération d’une lettre d’embauche. Lors de cette étape, un manager va prendre une décision qui déclenchera la génération d’une offre d’embauche. Normalement, cet ultime décideur possède toutes les informations requises pour la génération d’une telle lettre, mais en général, il note ces informations par écrit et les envoie pour traitement au département RH... C’est une étape inutile et inefficace du processus : grâce à la technologie, ce dernier peut entrer les données pertinentes, signer la lettre électroniquement, la stocker et l’envoyer directement au candidat. Cette approche se traduit par une réduction importante du volume d’étapes nécessaires au workflow et aux tâches de back office (édition, impression, signature du document, envoi et stockage du document envoyé). »
Les conseils de Jean-Michel Estrade
4 conseils avant de se lancer dans un projet de digitalisation RH
- Avant chaque projet RH qui utilise des données de collaborateurs ou des documents RH, il faut s’assurer de définir un objectif et une raison précise.
- Il faut intégrer le flux de documents RH au flux de data. Le back-office doit revenir au premier plan avec comme mots d’ordre fluidité, rapidité et conformité.
- Vérifier la véracité des données de vos collaborateurs. Pour récupérer les données les plus précises et les plus à jour, il faut aller à la source autant que possible !
- Le stockage et la sécurité des données doivent être un enjeu principal.
Pour vous lancer au mieux dans votre projet de digitalisation RH, nous avons préparé pour vous une checklist des indispensables à prendre en compte pour réussir ce nouveau défi. Ce support visuel et explicatif sera votre meilleur allié en cette période de changements ! ;).
