Le challenge de la digitalisation RH est partagé entre la DSI et les RH. Si les deux départements arrivent généralement à s’entendre pour améliorer leur collaboration sur le partage de l’information et sur l'exploitation des données, c’est plus compliqué quand il s’agit de questions plus techniques (intégration de systèmes infrastructures, etc).

 

 

 

 

 

 

 

Ce retour d'expérience vous intéresse ? Découvrez également le témoignage complet de notre invité, Bertrand Pico, responsable IT RH et planification, au sein du groupe TF1. Vous pourrez profiter de ses conseils et découvrir plus en détail les problématiques auxquelles le groupe a fait face, et aurez un témoignage plus approfondi sur le déroulement de leur projet de transformation digitale RH

 

 

 

Grâce à l’application UKG HR Service Delivery for SuccessFactors et à la dématérialisation des documents, les équipes RH gagnent désormais en efficacité et la sécurisation des données est garantie, puisqu’elles sont stockées dans un espace sécurisé. L’adhésion aux solutions s’est faite rapidement, autant pour la fonction RH que les collaborateurs. Ces nouveaux outils ont fait évoluer positivement l’image du groupe en interne comme en externe.

 

 

Afin de vous permettre de mieux vous projeter et comprendre la mise en place de nos solutions en impliquant les bonnes équipes, nous avons créé pour vous un rétroplanning pour vous aider à vous organiser tout au long de la mise en place de votre projet. 🙂

 

Bureau Veritas, l’un des leaders mondiaux dans l’évaluation de la conformité et des certifications sur 15 marchés clés (Agriculture & food, Marine, Construction, Transportation, Governments, etc) a vu son nombre de collaborateurs exploser au cours de ces dernières années. Elle possède plus de 1500 bureaux et laboratoires, répartis sur 140 pays. Les différentes entités présentes dans de nombreux pays, fonctionnaient jusqu’à lors de façon indépendante, chacune avec ses propres outils et processus. La récupération, la consolidation et la gestion des données n’étaient donc pas maîtrisées et le groupe ne remplissait pas ses obligations légales.

 

 

La première étape de la mise en place d’une transformation digitale des processus RH a été standardisée avec l’obtention d’un SIRH : SAP SuccessFactors. Bureau Veritas souhaitait que le SIRH puisse répondre aux besoins globaux du groupe en termes de data, de reporting, mais aussi et surtout de conformité réglementaire. Il devait également répondre aux besoins spécifiques de chaque pays. Pour faire face à ces problématiques et embarquer les équipes des différentes entités géographiques, le groupe a choisi 6 pays pilotes, qui ont ainsi fait part de leurs enjeux et leurs attentes vis-à-vis des nouveaux outils. Tout cela dans une idée de co-construction des nouveaux outils et processus.

 

 

Le déroulement du projet de transformation digitale RH chez Bureau Veritas

 

Le projet de transformation digital de Bureau Veritas s’est déroulé en 3 grandes étapes :

 

Dès 2013 : une grande réflexion sur sur la digitalisation et l'évolution des processus

 

Les différentes entités géographiques de Bureau Veritas ont été impliquées dans le projet dès le début, au travers dans un premier temps des 6 pays pilotes que nous avions mentionnés. L’objectif était de leur montrer la valeur ajoutée qu’elles allaient pouvoir retirer de l’utilisation de ces solutions.

 

Le module de gestion administrative était la première priorité de Bureau Veritas qui a placé les data au centre de l’organisation. L'objectif étant d'effectuer une seule saisie des données dans le Core et qu'elles se diffusent dans toutes les autres applications RH.

 

En parallèle, Bureau Veritas a déployé d’autres modules SAP comme l’interface de paie et la solution de recrutement. Le groupe souhaitait augmenter la couverture de ces solutions et pour cela a collaboré avec les équipes de chaque pays et a fait évoluer la solution en fonction de leur utilisation et de leurs retours d’expérience.

 

En 2017, la première étape pour Bureau Veritas a été la dématérialisation de plusieurs processus : en commençant par les tickets restaurant, les bulletins de paie électroniques et les coffres-forts numériques. En 2018, deux nouvelles solutions de PeopleDoc sont intégrées : la signature électronique de documents et le Case Management. Les tâches dites « sans valeur ajoutée » sont donc réduites pour les équipes RH et les collaborateurs sont plus autonomes car ils peuvent désormais rechercher par eux-mêmes les réponses aux questions RH qu’ils se posent. Le principal enjeu a été l’interfaçage entre les deux solutions. Les premiers ateliers avec PeopleDoc ont concerné la présentation de la plateforme, ils ont aussi permis de déterminer les méta-data sur lesquelles l’entreprise souhaitait se baser pour paramétrer toutes les solutions.

 

“On est convaincu que sans données fiables, c’est très difficile de gérer le développement des collaborateurs”

Fernanda Ribeiro, VP Ressources Humaines, Bureau Veritas

 

De 2014 à 2017 : l'implementation de SAP SuccessFactors

 

Le choix d’une solution SaaS

Pour les équipes RH mais aussi IT le SaaS était un prérequis car plus une entreprise est décentralisée et déstructurée, plus le besoin de standardisation est fort. Les équipes de Bureau Veritas en tirent beaucoup d’avantages comme par exemple :

- Visibilité sur l’organigramme

- Optimisation et alignement de tous les processus RH pour allouer plus de temps aux objectifs stratégiques.

- Un accès 24/24h à de la donnée fiable et en temps réel

- Possibilité d’adresser l’ensemble des processus sur une seule et même plateforme

- Une source unique d’information

- Contrôle des accès et garantir la sécurité

- Maintenance facilitée

 

À partir de 2017 : l'intégration des solutions PeopleDoc et le co-création de PeopleDoc for SAP SuccessFactors.

 

Les résultats de la digitalisation RH

 

Une productivité RH améliorée :

 

PeopleDoc et SuccessFactors, ensemble, ont permis de simplifier et d’harmoniser les processus au sein de la société, mais aussi d’obtenir de l’information beaucoup plus rapidement. Cela a abouti à une organisation RH beaucoup plus productive, débarrassée de ses tâches chronophages « sans grande valeur ajoutée ». Les équipes RH ont constaté un gain de temps, mais aussi de place, grâce à la dématérialisation. L’accès à tous les documents des collaborateurs est maintenant très rapide et sécurisé et la gestion des demandes des collaborateurs simplifiée et harmonisée.

 

Une immédiateté de l’information : 

 

La qualité des données a été véritablement améliorée et le groupe connaît mieux ses collaborateurs.

Pour en savoir plus sur la transformation digitale RH de Bureau Veritas visionnez ce webinar à la demande

 

“Chez Atos, nous sommes convaincus que la réussite d’une transformation commence par un défi à relever, puis par l’exploration des technologies permettant de résoudre le problème. Nous essayons de repenser le processus à chaque étape en prenant en compte les possibilités offertes par la technologie.”

Jean-Michel Estrade, SVP HR, Global digitalisation & Service, ATOS

 

Initier un projet de transformation RH et globale

Dans le cadre du plan stratégique « Ambition 2019 » d’Atos présenté aux analystes financiers en novembre 2016, la fonction RH a développé une vision RH qui s’appuie sur un programme appelé eTransformation et qui rejoint la vision globale de l’entreprise.

 

La réorganisation de la fonction RH ne se limite pas à une digitalisation des processus RH (plus de 85 recensés dans le département RH), mais a pour but de les réinventer et de les améliorer, grâce à la technologie et à un meilleur usage des données des collaborateurs.

Lorsque Atos a initié le projet de transformation de la fonction RH et de sa digitalisation, l'entreprise s'est aperçue qu’elle avait un problème majeur qui était la convergence entre les flux de data et de documents. Il y avait un décalage entre les données présentes dans son système RH central et la gestion des documents des salariés.

 

Les enjeux de la digitalisation RH chez Atos

« Présent dans 70 pays, Atos avait besoin de trouver des solutions qui pourraient être implantées mondialement et dans le même laps de temps. Pour augmenter sa productivité et faciliter la vie de ses employés, le service RH souhaitait automatiser une grande partie de ses processus. Le but de l’entreprise était aussi de permettre à tous les collaborateurs de réaliser directement les tâches administratives et RH dont ils avaient besoin sans passer systématiquement par un gestionnaire RH.

“L’un des problèmes rencontrés était le décalage entre les données de notre systèmes RH central et la gestion des documents des salariés. Nous avons choisi PeopleDoc pour traiter ce problème et permettre à toutes les parties prenantes de jouer un rôle actif dans la gestion des processus administratifs RH. Tendance en forte croissance, la solution cloud nous semblait être celle qui répondait le mieux à nos besoins.“

Jean-Michel Estrade, SVP HR, Global digitalisation & Service, ATOS

 

Le rôle de la technologie pour les équipes RH
« La technologie est si tentante qu’on est souvent séduit à l’idée de l’adopter, même sans réelle réflexion sur les facteurs d’adoption clés » commente Jean-Michel Estrade.

Atos était convaincu que la réussite d’une transformation commence par un défi à relever, puis par l’exploration des technologies permettant de résoudre le problème. Jean-Michel Estrade et ses équipes ont commencé par repenser le processus à chaque étape en prenant en compte les possibilités offertes par la technologie. L’objectif n’était donc pas seulement de résoudre un problème mais de faire évoluer complètement les méthodes de travail.

« On passe donc de la résolution d’un problème à une transformation complète des méthodes de travail, avec un possible transfert des responsabilités et des tâches entre les équipes. Par exemple, le gain d’efficacité offert par l’accès des salariés aux données RH via des tablettes et des smartphones restera limité si la mise à disposition de ces terminaux est considérée comme une simple couche technologique et non comme un moteur de la transformation de l’entreprise.

En revanche, quand on repense l’accès aux données RH en remettant les processus en question, en les simplifiant et en gardant à l’esprit les possibilités offertes par la technologie, les résultats en termes de productivité sont nettement supérieurs. »

Utiliser la technologie doit donc se faire de manière intelligente, en repensant les processus et en l’utilisant au mieux. On n’utilise pas une tablette ou un logiciel juste pour les utiliser, mais parce qu’il y a derrière des processus faisant appel à eux qui ont été définis pour gagner en efficacité, en productivité, etc.
En donnant accès aux données RH par la technologie, Atos donne la possibilité aux collaborateurs extérieurs à la communauté RH de pouvoir les consulter et les modifier pour une meilleure agilité et réactivité dans l’entreprise.

La technologie permet donc de transformer la fonction RH mais pour cela il y a plusieurs questions à se poser : Que voulons-nous faire ? Que voulons-nous accomplir ? La technologie peut-elle nous aider ? Si oui, pouvons-nous repenser le processus de telle sorte que certaines étapes ne soient plus nécessaires ?

« Un exemple typique concerne la génération d’une lettre d’embauche. Lors de cette étape, un manager va prendre une décision qui déclenchera la génération d’une offre d’embauche. Normalement, cet ultime décideur possède toutes les informations requises pour la génération d’une telle lettre, mais en général, il note ces informations par écrit et les envoie pour traitement au département RH... C’est une étape inutile et inefficace du processus : grâce à la technologie, ce dernier peut entrer les données pertinentes, signer la lettre électroniquement, la stocker et l’envoyer directement au candidat. Cette approche se traduit par une réduction importante du volume d’étapes nécessaires au workflow et aux tâches de back office (édition, impression, signature du document, envoi et stockage du document envoyé). »

 

Les conseils de Jean-Michel Estrade

 

4 conseils avant de se lancer dans un projet de digitalisation RH

1. Avant chaque projet RH qui utilise des données de collaborateurs ou des documents RH, il faut s’assurer de définir un objectif et une raison précise.
2. Il faut intégrer le flux de documents RH au flux de data. Le back-office doit revenir au premier plan avec comme mots d’ordre fluidité, rapidité et conformité.
3. Vérifier la véracité des données de vos collaborateurs. Pour récupérer les données les plus précises et les plus à jour, il faut aller à la source autant que possible !
4. Le stockage et la sécurité des données doivent être un enjeu principal.

 

Pour vous lancer au mieux dans votre projet de digitalisation RH, nous avons préparé pour vous une checklist des indispensables à prendre en compte pour réussir ce nouveau défi. Ce support visuel et explicatif sera votre meilleur allié en cette période de changements ! ;).

 

 

Agilité RH :pour les RH, il fonctionne de la même façon que le modèle des développeurs, un projet qui par exemple auparavant, aurait duré six mois, est découpé en six itérations d'un mois. A la fin de chaque itération, les équipes analysent ce qu'il s'est passé et se demandent si la direction choisie est toujours la bonne afin d’améliorer certains points.

 

Analytique RH :permet de déterminer l'impact des collaborateurs, des managers et des RH, ainsi que l'impact de leurs tâches quotidiennes dans une organisation. Analyser ces données de façon approfondie permet d’aider les RH à prendre les meilleures décisions aussi bien à court terme qu'à long terme.

 

Automatisation des processus RH : consiste comme vous le savez, à découper un processus RH en une série de règles, d'actions ou de tâches à exécuter de façon automatique pour obtenir un résultat. Le processus, une fois prêt, se déclenche tout seul et les étapes se suivent les unes après les autres à l’aide d'un workflow pensé par les équipes RH. Les gestionnaires des Ressources Humaines, peuvent ainsi facilement créer leurs propres workflows afin de répondre au mieux aux enjeux de leur organisation et aux besoins de leurs collaborateurs.

 

Big Data RH :odésigne le volume impressionnant d’informations disponibles, associé à la capacité de la technologie et d'algorithmes surpuissants à le traiter à une très grande vitesse, à corréler les données entre elles. Ces données RH permettent une analyse détaillée qui aide les Ressources Humaines à prendre des décisions fondées sur des faits.

 

Bots RH : sont indépendants des systèmes informatiques des entreprises et ont pour objectif d'imiter le travail humain. Ils sont ainsi capables d'effectuer de petites tâches répétitives comme des calculs, de la saisie de données … Dans le cadre des Ressources Humaines, les bots peuvent, par exemple, automatiser le processus d'onboarding ou celui de la génération de documents comme les attestations employeurs.

 

Document management : pour vous expliquer rapidement le contexte, les gestionnaires RH doivent régulièrement produire des documents individuels à destination des collaborateurs. La rédaction de ces documents a longtemps été un processus manuel, long et complexe. Il est désormais possible de générer ce type de documents en quelques clics grâce au Process Automation. Avec un système de modules et de menus déroulants, les gestionnaires peuvent générer l'ensemble des rubriques du document qui intègrent directement les données du bon collaborateur issues des différents systèmes que l'entreprise possède. C’est un processus agile, fiable, rapide et conforme aux réglementations. Il permet de gagner du temps non négligeable mais surtout d’éviter un grand nombre d’erreurs. Les RH en seront plus que ravis !

 

HR Service Delivery :il s’agit de l'offre de services RH offerte aux collaborateurs. Cela recouvre la façon dont les services RH sont délivrés aux employés pour les accompagner au quotidien. Il suit et couvre l’ensemble des étapes du parcours collaborateur, depuis la signature de contrat jusqu'au départ de l’employé, en passant par son onboarding, ses formations, ses promotions, ses congés, ses fiches de paie etc. Les modèles HR Service Delivery s'adaptent à toutes les populations de collaborateurs (freelances, remote workers, collaborateurs saisonniers etc.).

 

RPA RH :ou automatisation robotique des processus RH en français, est un procédé qui utilise de l'intelligence artificielle et du machine learning pour gérer des tâches répétitives, rébarbatives et à faible valeur ajoutée. La RPA est capable d'utiliser des données provenant de divers applications et logiciels pour réaliser différentes tâches, des plus basiques au plus complexes : calculs, saisie de données, traitement de requêtes, génération automatique de recrutement, étapes d'un onboarding, étapes du recrutement, etc.

 

Signature électronique :est un procédé permettant de signer tout document de façon numérique grâce à la cryptographie. Rassurez-vous, elle a la même valeur face à la loi qu'une signature manuscrite. Tous les types de documents peuvent être signés numériquement : contrats de travail, règlement intérieur, formulaires administratifs, etc.