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Simplifier et sécuriser les processus RH

La recherche des documents contractuels était un enjeu majeur pour Hopps Group

96%

de dématérialisation des contrats de travail

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Le groupe Hopps est un groupe français basé à Aix-en-Provence, pionnier sur le marché de la logistique, de la livraison et du marketing direct.
En 2014, le groupe décide de digitaliser ses processus RH dans l’entité Adrexo afin de faire gagner du temps aux opérationnels et être en mesure de gérer plus facilement tous les documents contractuels.
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Nous produisons près de 40 000 documents par an. Nous avions vraiment besoin de simplifier le process, de le sécuriser et d'optimiser le temps des opérationnels.

Veronique_Baragnon

Véronique Baragnon,
MOA SIRH, Hopps Group en mars 2019

Les enjeux

Le projet de transformation digitale de Hopps Group avait pour but de répondre aux différents besoins et enjeux des RH. Le groupe compte près de 200 agences en France, 18 000 distributeurs et produit une très forte volumétrie de contrats et d’avenants. « Nous produisons donc près de 40 000 documents contractuels chaque année et nous avions une problématique : les contrats et avenants étaient faits en agence, envoyés au siège au service RH, puis triés et enfin archivés. Quand nous avions besoin de retrouver un document, c’était compliqué, à la fois pour la fonction RH mais aussi pour les opérationnels sur le réseau » explique Véronique Baragnon.

Le groupe avait donc comme objectif de simplifier les processus, de les sécuriser mais également de faire gagner du temps aux opérationnels RH. « L'objectif était également de retrouver facilement et rapidement 100% des documents contractuels » dit Véronique Baragnon. 

La solution

Pour répondre à ses problématiques, le groupe décide d’entamer une transformation digitale de ses processus RH et lance le projet en 2014. La toute première étape a été de convaincre le service juridique de l’entreprise. Véronique Baragnon explique qu’ils ont dû « convaincre le service juridique pour qu'il puisse nous donner son aval. A l'époque, il n'y avait pas de jurisprudence sur la signature électronique des contrats et des avenants ».

Une fois la validation obtenue, le projet est porté par la DRH qui y associe tous les opérationnels puis la direction générale qui le valide définitivement. La dématérialisation des contrats et des avenants, la gestion en ligne des documents contractuels et la signature électronique sont alors mis en place.

La dernière étape du projet était d’accompagner les collaborateurs et pour cela, l’organisation a travaillé sur la conduite du changement. « Sur ce type de projets, il y avait effectivement de nombreuses craintes, de la part des managers, de la fonction RH mais aussi des utilisateurs. Nous avons décidé de nous rendre sur le terrain, de faire des questionnaires, de vérifier que les collaborateurs avaient bien un accès internet, avaient bien un téléphone. Nous avons également réalisé une phase pilote lors du déploiement de la solution pour montrer que tout fonctionnait correctement. On a continué à faire beaucoup d'accompagnement et de support » explique Véronique Baragnon.

Les résultats

Des solutions adoptées par les RH

"Aujourd'hui le projet est une réussite. On est à 96% de dématérialisation sur la partie embauche et contrat de travail, et 65% sur la partie avenant. C'est une vraie réussite pour nous » dit Véronique Baragnon.

Des processus rapides et sécurisés

La mise en place des solutions de digitalisation ont permis aux nombreux collaborateurs ainsi qu’aux RH de gagner du temps et de sécuriser les documents. Plus besoin d’allers-retours entre le siège et les agences, plus besoins de trier et archiver les documents manuellement, ces derniers sont disponibles en quelques clics sur la plateforme PeopleDoc.

Des managers formés au digital

Les solutions ont déjà été bien adoptées par les managers et les collaborateurs qui ont bénéficié d’un programme d’accompagnement dans le cadre de la conduite du changement. Cependant, le groupe ne veut pas s’arrêter là, et souhaite continuer à former ses managers aux solutions mises en place et à la digitalisation des processus RH. « Nous allons continuer à suivre le projet, nous allons continuer à former les managers et à les accompagner au quotidien" conclut Véronique Baragnon. 
 

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