Pour répondre à ses problématiques, le groupe décide d’entamer une transformation digitale de ses processus RH et lance le projet en 2014. La toute première étape a été de convaincre le service juridique de l’entreprise. Véronique Baragnon explique qu’ils ont dû « convaincre le service juridique pour qu'il puisse nous donner son aval. A l'époque, il n'y avait pas de jurisprudence sur la signature électronique des contrats et des avenants ».
Une fois la validation obtenue, le projet est porté par la DRH qui y associe tous les opérationnels puis la direction générale qui le valide définitivement. La dématérialisation des contrats et des avenants, la gestion en ligne des documents contractuels et la signature électronique sont alors mis en place.
La dernière étape du projet était d’accompagner les collaborateurs et pour cela, l’organisation a travaillé sur la conduite du changement. « Sur ce type de projets, il y avait effectivement de nombreuses craintes, de la part des managers, de la fonction RH mais aussi des utilisateurs. Nous avons décidé de nous rendre sur le terrain, de faire des questionnaires, de vérifier que les collaborateurs avaient bien un accès internet, avaient bien un téléphone. Nous avons également réalisé une phase pilote lors du déploiement de la solution pour montrer que tout fonctionnait correctement. On a continué à faire beaucoup d'accompagnement et de support » explique Véronique Baragnon.