Simplifier et sécuriser les processus RH

Le projet de transformation digitale de Hopps Group avait pour but de répondre aux différents besoins et enjeux des RH. Le groupe compte près de 200 agences en France, 18 000 distributeurs et produit une très forte volumétrie de contrats et d’avenants. « Nous produisons donc près de 40 000 documents contractuels chaque année et nous avions une problématique : les contrats et avenants étaient faits en agence, envoyés au siège au service RH, puis triés et enfin archivés. Quand nous avions besoin de retrouver un document, c’était compliqué, à la fois pour la fonction RH mais aussi pour les opérationnels sur le réseau » explique Véronique Baragnon.

Le groupe avait donc comme objectif de simplifier les processus, de les sécuriser mais également de faire gagner du temps aux opérationnels RH. « L'objectif était également de retrouver facilement et rapidement 100% des documents contractuels » dit Véronique Baragnon. 

Pour répondre à ses problématiques, le groupe décide d’entamer une transformation digitale de ses processus RH et lance le projet en 2014. La toute première étape a été de convaincre le service juridique de l’entreprise. Véronique Baragnon explique qu’ils ont dû « convaincre le service juridique pour qu'il puisse nous donner son aval. A l'époque, il n'y avait pas de jurisprudence sur la signature électronique des contrats et des avenants ».

Une fois la validation obtenue, le projet est porté par la DRH qui y associe tous les opérationnels puis la direction générale qui le valide définitivement. La dématérialisation des contrats et des avenants, la gestion en ligne des documents contractuels et la signature électronique sont alors mis en place.

La dernière étape du projet était d’accompagner les collaborateurs et pour cela, l’organisation a travaillé sur la conduite du changement. « Sur ce type de projets, il y avait effectivement de nombreuses craintes, de la part des managers, de la fonction RH mais aussi des utilisateurs. Nous avons décidé de nous rendre sur le terrain, de faire des questionnaires, de vérifier que les collaborateurs avaient bien un accès internet, avaient bien un téléphone. Nous avons également réalisé une phase pilote lors du déploiement de la solution pour montrer que tout fonctionnait correctement. On a continué à faire beaucoup d'accompagnement et de support » explique Véronique Baragnon.