Web page dédiée à la fonction RH

La digitalisation comprend de nombreux enjeux pour les professionnels RH et pour les équipes IT et SI qui les accompagnent. Elle permet d’améliorer la productivité tout en faisant progresser les relations avec les collaborateurs et en offrant des services de meilleure qualité.

1-Les enjeux de la digitalisation RH

Elle facilite, optimise, et simplifie les processus RH traditionnels en les transposant dans un univers de données informatisées où tous les collaborateurs ont accès aux informations et documents importants quand et où ils le souhaitent. Elle facilite la gestion administrative du personnel et fait gagner du temps grâce à l’automatisation d’un grand nombre de tâches souvent chronophages. Ces évolutions améliorent la réactivité des Ressources Humaines mais elles permettent aussi d’offrir un nouveau regard sur la fonction RH, plus moderne, plus actuelle, qui comprend les besoins de ses collaborateurs.

Les Ressources Humaines font face à 3 défis majeurs. En plus du passage inéluctable au digital, la fonction cherche à augmenter sa performance et à gérer les données de ses collaborateurs de façon toujours plus simple, rapide tout en assurant la pleine conformité réglementaire de l’entreprise. Mais les dernières crises nous démontrent aussi que la continuité de l’activité en toute circonstance, reste un enjeu majeur !

Un autre défi de la fonction RH concerne l’expérience proposée aux collaborateurs dans un contexte où le monde du travail évolue et les besoins des collaborateurs changent constamment. Le contexte exceptionnel que nous vivons nous confronte également à une crise de l’engagement. Dans une période où la pratique du télétravail a explosé, il faut apprendre à conserver un lien entre collaborateurs, RH et entreprises. Le Future of Work n’est pas une expression futuriste, mais bien un concept qu’il faut prendre en compte pour que les entreprises évoluent avec leur temps.

Enfin, la question centrale de la digitalisation RH repose sur les données. Sans données fiables, il est compliqué, voire impossible, de digitaliser correctement ses processus et de gérer les dossiers et demandes collaborateurs. Pour répondre à cette problématique, les entreprises ont besoin de se doter d’un SIRH qui permet, entre autres, de stocker l’ensemble des données des collaborateurs. Se pose aussi la problématique de la gestion de la distance et de l’international : comment gérer les données des collaborateurs mais aussi les processus en France et à l’international ?

Ces sujets seront traités lors tout au long de votre lecture, n’ayez crainte aucune question ne sera laissée en suspens. :)

UKG HR Service Delivery for SuccessFactors

Le développement d'une solution intégrée, avec ARAGO Consulting et nos premiers clients.

SAP SuccessFactors est un SIRH avec un environnement intégré qui englobe de nombreux processus des Ressources Humaines, qui stocke l’ensemble des données RH d’une entreprise et permet de les analyser. SAP SuccessFactors permet ainsi de collecter la data, de fixer des objectifs RH à partir de son analyse, et ainsi de développer l’engagement de vos collaborateurs tout en leur fournissant une meilleure expérience. La mise en place d’un SIRH comme SAP SuccessFactors est une première étape sur le chemin de la digitalisation RH. Cependant, la plateforme seule ne permet pas de répondre à tous les besoins spécifiques des RH.

“Nous avons travaillé avec nos clients utilisant SAP SuccessFactors et PeopleDoc (devenu UKG) pour cartographier les points d’intégration qui transformeraient réellement l’expérience collaborateur et la productivité des Ressources Humaines. Les commentaires de nos clients communs sur la façon dont ils envisageaient l’utilisation des données en temps réel pour automatiser le services fournis aux collaborateurs, ont également éclairé notre travail d’automatisation robotique de processus. Cela a notamment permis d’inclure du RPA pour SuccessFactors dans l’application.”

Clément Buyse, Co-fondateur de PeopleDoc (devenu UKG)

Ayant eu de nombreux projets d’intégration entre PeopleDoc (devenu UKG) et SAP SuccessFactors, nous avons réfléchi, avec l’aide d’ARAGO Consulting, à une application qui pourrait s’intégrer directement aux modules SAP.

L’objectif est d’adapter les pratiques RH aux attentes des collaborateurs et aux défis de demain, en proposant une plateforme digitale d'offre de services RH, intégrée au SIRH de l’entreprise. La solution : PeopleDoc for SAP SuccessFactors est la 1ère solution intégrée d’offres de services RH dédiée aux clients SAP SuccessFactors.

La plateforme HR Service Delivery facilite le travail des équipes des Ressources Humaines utilisant SAP SuccessFactors pour automatiser les processus, répondre aux demandes des collaborateurs, n’importe où, n’importe quand, et gérer tous les documents et dossiers salariés. Les solutions de PeopleDoc (devenu UKG) complètent SuccessFactors en permettant une exploitation optimale des données.

Certifiée par SAP et disponible sur l’App Center de SAP, cette application permet désormais aux utilisateurs d’avoir un usage poussé de la gestion des dossiers collaborateurs (le Case Management).

Vous souhaitez découvrir un exemple concret de cas d'usage ?

Gagner en agilité, en réactivité puis en qualité de service, c’est d'ailleurs les objectifs que s’est fixé le groupe TF1. Pour cela le premier groupe privé de télévision gratuite en France a choisi de digitaliser 100% de ses documents RH avec UKG HR Service Delivery for SuccessFactors. 

Bertrand Pico, responsable IT RH et planification, au sein du groupe TF1, partage avec nous son retour d'expérience sur la transformation digitale de ses processus RH avec la solution UKG HR Service Delivery for SuccessFactors. 

Digitalisation et Agilité RH pour une meilleure gestion de la conformité

Dans un monde en perpétuelle évolution, c’est en favorisant l’agilité RH que vous donnerez à vos équipes les moyens de s’adapter efficacement aux besoins des collaborateurs et de répondre au mieux aux nouvelles exigences liées aux évolutions réglementaires dans un environnement de plus en plus globalisé.

Les réglementations qui ne cessent d’évoluer, aussi bien à l’échelle locale qu’internationale, imposent aux équipes RH de disposer des bons outils pour gagner en agilité et gérer ces fluctuations. L’agilité RH permet non seulement de réduire les risques de non-conformité, mais aussi d’accompagner au mieux les collaborateurs, en leur offrant un service optimal, quels que soient leur poste, leur situation géographique ou encore leur type de contrat.

PSF au service de la productivité RH : les retours d’expérience de Canal + et de Bouygues Télécom

Offrir une expérience : utilisateur optimale l’enjeu des équipes RH

La connexion entre PeopleDoc (devenu UKG) et SuccessFactors

• De proposer des options de “libre-service” qui offriront la possibilité aux collaborateurs (managers inclus) de générer des documents au sein d’Employee Central.

• D’assigner automatiquement des tâches aux collaborateurs à partir d’évènements enregistrés sur SuccessFactors, ou de les rediriger vers des vidéos, articles ou formulaires appropriés.

• Proposer aux collaborateurs un portail facile d’utilisation et accessible depuis n’importe quel support.

• Permettre aux collaborateurs d’envoyer des demandes via des formulaires et aux équipes RH de renvoyer des informations vers SuccessFactors lorsque c’est nécessaire.

• Créer automatiquement des documents afin de rationaliser les processus (embauche ou réembauche par exemple). Les documents sont ensuite automatiquement envoyés vers le dossier collaborateur de PeopleDoc (devenu UKG).

• Créer des documents personnels à partir de données historiques. Ils est ainsi possible de générer une attestation d’emploi pour un ancien collaborateur grâce aux données historiques disponibles sur SuccessFactors.

PSF au service de l'Expérience Collaborateur : l’exemple de Bureau Veritas

Une transformation digitale globale : l’eTransformation d’Atos

“Chez Atos, nous sommes convaincus que la réussite d’une transformation commence par un défi à relever, puis par l’exploration des technologies permettant de résoudre le problème. Nous essayons de repenser le processus à chaque étape en prenant en compte les possibilités offertes par la technologie.” Jean-Michel Estrade, SVP HR, Global digitalisation & Service, ATOS

Un projet centré sur l’expérience collaborateur

L’objectif initial du projet était de servir les clients internes le mieux possible, et donc de leur proposer une solution facile d’utilisation. Le projet a démarré en France, premier client pilote, qui comptait 7 000 collaborateurs.

Initier un projet de transformation RH et globale

La réorganisation de la fonction RH ne se limite pas à une digitalisation des processus des Ressources Humaines (plus de 85 RH recensés dans leur département), mais a pour objectif de les réinventer et de les améliorer, grâce à la technologie et à un meilleur usage des données dont ils disposent. Avec ses équipes, Jean-Michel Estrade avait décelé un problème majeur qui était la convergence entre les flux de data et de documents. Il y avait en effet, un décalage entre les données de leur système RH central et la gestion des documents des collaborateurs. Leur choix s’est donc porté sur PeopleDoc (devenu UKG), afin de permettre à toutes les parties prenantes de jouer un rôle actif dans la gestion des processus administratifs RH et ce grâce à une solution cloud.

Le rôle de la technologie pour les équipes RH

« La technologie est si tentante qu’on est souvent séduit à l’idée de l’adopter, même sans réelle réflexion sur les facteurs d’adoption clés », nous interpelle Jean-Michel Estrade. « On passe donc de la résolution d’un problème à une transformation complète des méthodes de travail, avec un possible transfert des responsabilités et des tâches entre les équipes. » Utiliser la technologie doit donc se faire de manière réfléchie, en repensant les processus.

La technologie permet de transformer la fonction RH mais pour cela il y a plusieurs questions à se poser :

• Que voulons-nous faire ?
• Que voulons-nous accomplir ?
• La technologie peut-elle nous aider ? Si oui, pouvons-nous repenser le processus de telle sorte que certaines étapes ne soient plus nécessaires ?

1. Avant chaque projet RH qui utilise des données de collaborateurs ou des documents RH, il convient de s’assurer de définir un objectif et une raison précise.
2. Il est primordial d’intégrer le flux de documents RH au flux de data. Le back-office doit revenir au premier plan avec comme mots d’ordre fluidité, rapidité et conformité.
3. Vérifier la véracité des données de vos collaborateurs. Pour récupérer les données les plus précises et les plus à jour, il faut aller à la source autant que possible !
4. Le stockage et la sécurité des données doivent être un enjeu principal.
5.  

Suite à ces témoignages, vous avez pris la décision de simplifier et de fluidifier les processus administratifs entre collaborateurs et RH, mais vous l’appréhendez ? Vous craignez de ne pas impliquer les bonnes personnes au bon moment ? Sachez que la méthode, l’organisation et la communication constituent les piliers de votre réussite.

Votre checklist vous permettra de bien vous organiser et de ne rien oublier ! Vous trouverez également les réponses à vos questions :

• Quel sera le rôle d'un interlocuteur technique durant la phase d'implémentation ? 
• Qui doit composer l’équipe projet ?
• Pourquoi et comment faire appel à des ambassadeurs ?
• Quel type de communication faut-il privilégier ? Et comment communiquer ?

Digitalisation : les définitions à connaître

Agilité RH : l'agilité est un état d'esprit, il permet de travailler efficacement dans un contexte qui change rapidement et constamment. Un projet qui par exemple, auparavant aurait duré six mois, est découpé en six itérations d'un mois. A la fin de chaque itération, il convient d’analyser ce qu'il s'est passé et de se demander si la direction choisie est toujours la bonne, et de voir ce qui peut être amélioré. L’application de la méthode agile permet aux équipes RH de réagir et de s’adapter facilement et rapidement aux changements organisationnels et technologiques de leur entreprise.

Mais comment ? Bertrand Bonnesoeur, Coach Agile et Enablement Manager, et Benjamin Piscart, Coach Agile chez PeopleDoc (devenu UKG) nous donne des éléments de réponse.

Automatisation des processus RH : consiste à créer un processus et le découper en une série de règles ou de tâches à exécuter de façon automatique pour obtenir un résultat final. Le processus, une fois prêt, se déclenche tout seul et les étapes se suivent les unes après les autres à l’aide d'un workflow. Les gestionnaires RH, peuvent facilement créer leurs propres workflows afin de répondre au mieux aux enjeux de leur organisation et aux besoins de leurs collaborateurs. Pour ce faire, pas besoin d’être expert, tout à été pensé pour vous faciliter la vie. :)

Archivage numérique : est défini par "l'ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter". Il permet de retrouver des documents facilement et de les conserver en toute sécurité, il garantit ainsi l’authenticité des informations et la conformité des données. Les inspections de la part des autorités administratives, se feront de manière beaucoup plus sereine, et ça, ça fait du bien.

Bulletin de paie électronique : ou BPE est tout simplement une version digitale des bulletins de salaire classiques. Ils offrent un gain de temps considérable aux services RH ainsi qu’une diminution des coûts. La fiche de paie au format numérique est encouragée par la loi El-Khomri de 2016, il est donc plus facile pour vous de sauter le pas ! Alors n’hésitez plus. ;)

Case management : associe la gestion des dossiers, des affaires et des demandes, le tout sur une seule et même plateforme collaborative. Cette plateforme permet à l’entreprise de s'assurer que ces tâches soient traitées par les gestionnaires RH dédiés en respectant les délais. Plus besoin d’attendre que votre collègue rentre de vacances pour retrouver un dossier, tout est à disposition sur dans un seul et même espace sécurisé, alors n’ayez crainte, seules les personnes habilités à accéder à ces informations y auront accès.

Conduite du changement RH : désigne les techniques, les méthodes et l'ensemble des moyens et ressources mis en oeuvre pour accompagner une transformation d'entreprise dans les meilleures conditions possibles. Pour ce faire, il est primordial, de prendre en compte les valeurs d'une organisation, sa culture mais surtout l'ensemble de ses collaborateurs. Pour plus d’information notre MOOC dédié à la conduite du changement pour une expérience collaborateur réussie vous permettra de fédérer et mener à bien votre projet.

8 raisons d’adopter “UKG HR Service Delivery for SuccessFactors”

Voici les 8 raisons d’utiliser UKG HR Service Delivery for SuccessFactors que vous pouvez garder au chaud pour convaincre vos équipes et/ou votre direction!

#1 Une facilité d’utilisation : pour les RH comme pour les managers et les collaborateurs

#2 Une gestion des données en temps réel : pour une fiabilité de la data en permanence et une automatisation des processus

#3 Une intégration sécurisée : pour être en conformité avec toutes les législation

#4 Une rapidité d’installation : pour vous simplifier la vie et boucler le projet rapidement

#5 Une meilleure productivité RH : pour ne plus perdre de temps sur les missions quotidiennes et les réaliser rapidement et efficacement

#6 Un gain de temps sur l’ensemble des processus RH : pour avoir le temps de se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et se recentrer sur les collaborateurs

#7 Une meilleure expérience collaborateur : pour des salariés plus autonomes dans leur recherche d’information et l’utilisation d’outils qui répondent à leurs attentes

#8 Une nouvelle définition de la fonction RH : pour des RH qui développent de nouvelles compétences et accompagnent les salariés au quotidien sur les nouveaux enjeux des entreprises.

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