Une enquête réalisée auprès de décideurs des administrations montre que 39 % d’entre eux estiment recourir de manière très importante au numérique dans la gestion de la relation aux usagers. La feuille de route SIRH 2018‐2022 (élaborée dans le cadre du programme « Action publique 2022 ») encourage la « transformation numérique de la fonction RH ».

 

Où en est la dématérialisation de la gestion des ressources humaines du service public ? 

Quelles sont les bonnes pratiques d’une dématérialisation réussie au sein des collectivités et

établissements publics ? Quels sont les potentiels obstacles à anticiper et comment bien accompagner les différents acteurs durant cette transition ? 🤔

 

Découvrez les règles à suivre pour mener à bien votre projet de digitalisation RH, étape par étape :

  1. La phase de réflexion : pourquoi digitaliser vos processus ?

  2. L'organisation du projet, avec la bonne méthode tout devient plus simple

  3. Le pilotage de votre transformation pour un déploiement serein

  4. Le bilan de votre projet : comment en évaluer le succès et communiquer les résultats ?

 

Prêt(e) à sauter le pas ? Relevez le défi avec sérénité en profitant des conseils de nos experts et

partenaires, sans oublier les retours d'expérience de nos clients ! 😀

 

 

⬅️ Pour accéder directement aux programmes qui vous intéressent, cliquez sur le menu à gauche de la page.

 

Trouver un sens au projet

Comprendre les enjeux de la digitalisation

Pour un organisme public, la dématérialisation consiste à substituer des documents physiques par des fichiers numériques. Ces derniers sont stockés sur des supports adaptés : ordinateurs, serveurs informatiques sécurisés. Côté RH, on pense notamment au dossier individuel de l’agent, au bulletin de paie devenu électronique, à la DSN….

 

La dématérialisation dans le secteur public est en marche depuis plusieurs années et n’a de cesse de s’accélérer. La digitalisation RH est une transformation vertueuse qui impacte les agents, dont l’organisation du travail évolue. N’attendez plus pour établir votre QQOQCCP* !

 

*Besoin d’aide, pas de panique : pour tout savoir, en un coup d’oeil, sur les actions à engager en amont d’un projet de digitalisation RH, consultez l’infographie 👇

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Lever les freins & éliminer les préjugés

Difficile de convaincre en interne sur le bien‐fondé d'un projet quand les idées reçues ont la vie dure.

Et en matière de transformation digitale, elles sont très nombreuses !

Nous vous présentons 6 préjugés ‐ bien ancrés sur la digitalisation RH ‐ à mettre au placard et les réponses de professionnels des RH à lire, savourer, et répéter aux derniers récalcitrants.

 

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Nicolas Lonvin, DRH de la Métropole d’Orléans nous raconte la transformation RH de la Métropole d’Orléans.

Elle a commencé par dématérialiser les fiches de paie de ses 3 600 agents, et, souhaite numériser l’ensemble des actes les concernant, comme les avancements d’échelons ou de grades, les revalorisations de carrière...

Il nous partage également sa vision sur les enjeux RH actuels, mais aussi sur l'évolution des métiers RH dans le secteur public et son degré de maturité digitale.

 

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Recenser les besoins RH

Avant toute autre action à mener, il s’agit de la priorité n°1 !

Pour faire le point sur l’ensemble des besoins RH, il est indispensable d’aller à la rencontre des agents et de communiquer très en amont du projet. Beaucoup d’agents n’imaginent pas les possibilités offertes par la technologie, des actions pédagogiques peuvent être pensées à leur attention :

  • Réunion d’information,

  • Retour d’expérience d’une collectivité,

  • Brainstorming collectif…

Pour bien démarrer, consultez la checklist « 10 clés pour une dématérialisation efficace » :

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Organiser le projet

Voilà, votre projet de digitalisation a pris forme : vous avez défini les besoins de votre organisation, vos interlocuteurs comprennent les enjeux associés, vous pouvez passer à l'étape suivante. 🚀

Pour réussir votre projet de transformation digitale, une bonne organisation est incontournable. Une fois que vous avez défini vos besoins, il est temps de lister vos critères de réussite. Quels sont, selon vous, les indicateurs judicieux à suivre pour mesurer votre performance ?  👀

C'est aussi le moment de constituer votre équipe avec les profils les plus pertinents, et de choisir le ou les outils que vous souhaitez utiliser avant d'établir votre agenda. 

La clé de la réussite, c'est avant tout de la méthode ! Nous en avons éprouvé plusieurs. Pour vous faire gagner du temps, on vous indique ce qui fonctionne (vraiment). 😉

 

Comment économiser 4 jours de travail par mois & réduire ses coûts ?

Avec des outils en cloud intégrant en temps réel les nouvelles évolutions légales, les équipes RH s’assurent de leur conformité avec les règles en vigueur. De plus, elles économisent du temps sur la réalisation de leur reporting social. Ainsi, la production de la BDES et la réalisation du rapport égalité femme ‐ homme sont facilitées lorsque les outils communiquent entre eux. Les extractions de données et les consolidations sont plus rapides et plus fiables.

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Comment composer la bonne équipe ?

Un changement, quel qu’il soit, se prépare. La transformation digitale de tout organisme public requiert la mobilisation de multiples acteurs.

Pour commencer, la désignation d’un chef de projet est indispensable : en qualité de chef d’orchestre, il s’assurera du bon déroulé des différentes phases et sera garant de la résolution de problèmes, si des points bloquants survenaient.

Suivant le processus de dématérialisation à mettre en place, un projet peut courir sur plusieurs semaines, plusieurs mois, voire des années lorsque des phases de test sont réalisées en lien avec des dispositifs gouvernementaux (exemple : le dossier agent). Autant dire que l’équipe dédiée au projet de dématérialisation sera mobilisée sur le long terme !

Pour bien accompagner les agents lors d’un projet de dématérialisation RH, 7 piliers doivent être respectés. Découvrez vite lesquels 👇

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Savoir définir les bons KPIS... sans être le roi des maths !

Vous souhaitez, avant de vous lancer dans un projet de dématérialisation de vos processus, convaincre votre auditoire de ses bienfaits. Mais vous ne savez pas vraiment sur quel KPI vous baser ? Cet article vous permettra de répondre aux questions suivantes :

💡pourquoi l’analyse de vos datas RH est indispensable pour une prise de décision stratégique informée ;

comment mesurer vos actions ;

comment rendre ces données actionnables.

Nous vous donnerons également des pistes de réflexion pour déterminer vos objectifs.

 

À retenir :

  • Pas de KPIs sans objectifs clairement définis : monitorer les coûts, fluidifier le travail d'équipe, satisfaction des usagers... Soyez clair avec les bénéfices que vous souhaitez retirer de votre projet.

  • Pour chaque besoin, vous aurez un KPI visible, mais ce sont souvent ceux qu'on voit moins qui vous permettent d'analyser en profondeur votre activité.

► Lire l'article

Conseils pour construire son CSP RH

Vous avez décidé de mettre en place un CSP RH ?

⚠️ Attention : le choix de la technologie qui va soutenir cette implémentation est cruciale pour assurer la réussite de votre projet.

 

👉Découvrez les conseils de nos experts techniques et métiers pour comprendre l'impact de certaines fonctionnalités sur la performance RH, vos objectifs en matière de performance RH et sur l'expérience collaborateur.

À retenir :

  1. Une plateforme de services RH, permet aux agents d’accéder aux informations de la base de connaissance RH 24h/24, 7j/7, depuis n'importe quel terminal, grâce à un portail qui leur est dédié.

  2. Dans une organisation en Centre de Services Partagés RH, il est fréquent que plusieurs personnes aient besoin de collaborer sur les demandes des agents, il est donc indispensable de pouvoir communiquer "en privé" sur l'avancement du processus.

  3. L'un des avantages du modèle de CSP RH est la standardisation des procédures qui permet de lever les confusions et d’économiser un temps considérable. Les procédures standardisées permettent aussi de gérer plus facilement la conformité. Il n’en demeure pas moins que les procédures peuvent présenter de légères différences en fonction du lieu de travail de l'agent.

  4. Les Centres de Services Partagés permettent un suivi des KPI tels que les SLA (Service Level Agreement) pour mesurer et analyser l’activité.

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Nancy

Le CHRU de Nancy dématérialise ses bulletins de salaire


Le CHRU de Nancy a pris l’initiative de dématérialiser les bulletins de paie de ses agents début 2019. En quelques semaines, plus de 12 000 bulletins de salaire du CHRU de Nancy ont été déposés dans un coffre-fort électronique.

Désormais, chaque agent peut, gratuitement, via un ordinateur, une tablette, un smartphone, visualiser son bulletin de salaire, l'imprimer, l'envoyer à une institution, etc.  🖥️

Objectif : optimiser le budget en supprimant les coûts d’impression et faciliter l’expérience collaborateur de ses agents.

  Découvrir leur histoire

Dans les coulisses d’un projet digital RH : l’élaboration du rétroplanning

 

Dans les coulisses d’un projet digital RH : l’élaboration du rétroplanning.  ✔️

Vous vous demandez sûrement : "Mais concrètement, on s'organise comment ?", "Quels sont les points clés à mettre en place en priorité ?". N'ayez crainte, nos équipes ont créé pour vous une checklist des indispensables à mettre en place ainsi qu'un planning pour vous aider à vous organiser au mieux.

Ces informations, données à titre indicatif, vous permettront d’y voir plus clair et de partir confiant(e) dans ce nouveau défi.

 

Découvrir le rétro-planning

Piloter le projet

Ça y est, tout est prêt ! C'est le moment de "mettre les mains dans le cambouis" ! Il s'agit de la partie la plus redoutée, mais aussi l'une des plus excitantes puisque votre projet prend forme. 😀

Vous avez tout bien planifié en amont :

  • 🔎 les indicateurs de performances (KPIs) sont définis,

  • 👨l’équipe est constituée,

  • 💻vous avez choisi votre outil et établi le rétroplanning.

C’est le moment de piloter votre projet ! On le sait tous, sans organisation, ni méthode, la gestion de projet n'est pas viable. Afin d'atteindre les objectifs fixés en respectant les délais, le budget et les ressources, vous et votre équipe devez être efficaces. Le secret ? 👀

 

Travailler main dans la main avec les équipes techniques, anticiper la charge de travail de toutes les parties prenantes, accompagner et former vos équipes... Et surtout ne pas perdre de vue la raison pour laquelle vous vous êtes lancé(e) dans ce projet.

Voici les conseils de nos experts, clients et partenaires pour y voir plus clair.

Anticiper la charge de travail des équipes

Il est indispensable de déterminer la charge de travail associée au projet de digitalisation RH et une date butoir à partir de laquelle l’ancien dispositif ne sera plus opérationnel. Le respect rigoureux des différentes échéances définies sera gage de succès. 📆

 

Un projet digital va devoir être anticipé sur différentes thématiques qui sont principalement : la partie technique, la conduite du changement et naturellement la gestion en elle-même du projet. Découvrez ces enjeux grâce aux conseils d'Aurélien, Implementation Delivery Manager chez PeopleDoc (devenu UKG). 

 

Ce qu'il faut retenir :

  • Même si les solutions sont faciles à mettre en place il est indispensable de bien anticiper la charge de travail, pour éviter aux équipes DSI de travailler en flux tendu.

  • Avant même de créer des ateliers pour former les futurs utilisateurs, il est indispensable de créer de l’envie, afin de leur permettre de se projeter dans l’outil.

  • Dans ce type de projet, nous conseillons d'avoir une organisation projet "miroir" avec un point de contact central. 

  • Utiliser les outils dédiés à la gestion de projet afin de visualiser les différents jalons et tâches liées, centraliser la documentation, et ce dans un but de sécuriser l'avancement en cas d'absence.

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Collaborer avec les équipes techniques

Dans le cadre de votre projet de dématérialisation RH, vous allez certainement avoir recours à un prestataire (éditeur de logiciel en SaaS, hébergeur cloud…). Pensez à nommer un référent en interne, il se positionnera en tant que véritable « facilitateur de projet » ! 

 

Interlocuteur privilégié à la fois de vos prestataires et de vos équipes, un référent a l’avantage de parfaitement connaître l’outil existant, l’organisation et son mode de fonctionnement. Il jouera le tôle de courroie de transmission entre le(s) prestataire(s) et les équipes en interne.

Découvrir l'ebook

Centraliser l’information

Dans le cadre d’un projet de digitalisation RH, il est plus qu’intéressant d’opter pour une centralisation des informations, ce qui élimine le risque de doublons et fluidifie les processus. Pour ce faire, l’adoption d’un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) en Cloud est recommandée. En effet, l’organisation publique s’équipe ainsi d’outils puissants en réponse à ses enjeux d’aujourd’hui et de demain. 

 

La centralisation des données sociales dans un SIRH en ligne génère des bénéfices mesurables : gains de productivité, facilité de partage des informations… Le SIRH peut être composé à la carte en fonction des besoins : gestion des postes, suivi et développement des compétences, processus de recrutement, gestion active de la formation, évaluations professionnelles, gestion numérique des dossiers des agents, évolution de carrières, traitement de la paie et de la DSN, coffre‐fort numérique, portail agents...

 

Pour bien choisir votre SIRH, trois critères majeurs doivent être remplis :

  • l’agilité (fonctionnalités évolutives, logiciel modulaire, interface avec les autres outils en place),

  • la fiabilité (hébergement des données hautement sécurisé)

  • l’accessibilité (ergonomie, plateforme multi‐utilisateurs).

Vous êtes intéressé(e) par la Solution RH la plus récente pour le secteur public, libérant les professionnels RH de leurs contraintes métier ?

En savoir plus

Comprendre le langage technique qu'utilise la DSI, grâce à notre dictionnaire IT/RH.

 

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Vous ne parlez pas le langage de la DSI ? Pour répondre aux enjeux du Future of Work, la collaboration entre DSI & RH est indispensable. Cependant les professionnels de ces deux départements ne se comprennent pas toujours et n’ont pas les mêmes codes.

 

Nous avons donc créé un dictionnaire qui vous permettra de mieux comprendre le langage technique qu’utilise la DSI. On parie que vous allez adorer cet outil ?

Je télécharge le dictionnaire

Mesurer et communiquer sur le succès d'un projet digital RH

Après plusieurs mois de mise en œuvre, votre nouvelle plateforme de services RH est enfin prête à être utilisée ! Les premiers documents sont signés et déposés, les demandes envoyées, les articles de la base de connaissances ont été publiés et lus. Il est maintenant temps de profiter de votre plateforme flambant neuve ! 😀

 

Fêtez cet évènement, car vous avez fait un super travail, et préparez-vous sereinement à la prochaine étape ! 😉 L’aventure ne fait que commencer, vous êtes aux commandes du navire et un tableau de bord adapté vous permettra de naviguer sans encombre sur l’océan de la data RH.

Alors comment évaluer le succès de ce projet ? Comment faire le bilan et surtout communiquer ? Réponse ici.

 

La data, votre alliée pour améliorer les services RH

data - RH

 

En France, 79 % des DRH ont conscience de la valeur de la data mais seuls 22% des décideurs RH jugent leur fonction mature en matière d’analytique (Genesys, Facilities Management Journal). Alors comment s'assurer que les Ressources Humaines se sentent à l'aise pour utiliser des données chiffrées leur permettant de prendre les bonnes décisions ? Réponse en son et en images avec un webinar éclairant !

 

Les points à retenir :

  • 70% des sociétés accroissent leurs investissements dans « l’analyse des talents », mais à peine 12%ont le sentiment d’en tirer des résultats (Gartner). 

  • Il est primordial pour les équipes des Ressources Humaines de connaitre les agents pour obtenir plus d'engagement et de rétention.

  • Aujourd'hui, les managers et les RH ne basent pas assez leurs décisions sur des données RH. En effet, moins de la moitié (47%) des managers utilisent des données chiffrées ou des KPIs pour prendre des décisions liées à la rémunération ou aux promotions des membres de leur équipe.

  • Vous souhaitez en savoir plus sur nos offres ou simplement échanger avec un expert sur votre projet digital RH ?

En savoir plus

 

ATTENTION : 3 points de vigilance sont à observer dans le traitement de vos données stratégiques RH. Les datas sociales sont soumises à des contraintes réglementaires fortes et des évolutions fréquentes, aussi doivent‐elles faire l’objet d’un contrôle permanent. Pour connaître les trois étapes incontournables à ne jamais négliger, c’est par ici.

 

Communiquer auprès des agents

🏁 Votre projet de dématérialisation RH touche à sa fin. Pour autant, tout n’est pas fini ! Il s’agit à présent de partager les résultats obtenus et de communiquer sur les nouveaux processus RH en place afin de garantir la bonne adhésion des utilisateurs et faciliter l’adoption des outils. 🗣️

Lire l'article

 

3, 2,1… Dématérialisez !

UKG et Eksaé sont deux experts du service public et proposent des solutions sur‐mesure de digitalisation RH. Parlez‐nous de votre projet ! 👂

 

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Nous avons conçu cette série d'emails, avec nos experts UKG (l'avenir de PeopleDoc) et ARAGO Consulting, pour vous permettre d’accéder à toutes les ressources dont vous avez besoin sur la dématérialisation de la fonction RH avec PeopleDoc for SuccessFactors (devenu UKG HR Service Delivery for SuccessFactors).
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