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Privacy Notice

 

English version available here.

 

Protection de vos Données Personnelles

UKG Inc. qui comprend Ultimate Software, Kronos et ses filiales, dont PeopleDoc (collectivement, "UKG", "nous" et/ou "notre") s'engagent à la protection de la vie privée des visiteurs de notre site web ("Visiteurs") et des utilisateurs des services de UKG ("Utilisateurs" et/ou "vous") en tant qu'employé ou candidat de UKG ou de l'un de ses clients.

 

1. Portée

1.1. Que couvre cette Notice?

1.2. Quelle est la Notice de Confidentialité applicable ?

1.3. Liens vers des sites web autres que ceux de l'UKG 

2. Sources de Données Personnelles

2.1. Visiteurs du site web

2.2. Les Enfants

2.3. Candidats à un poste ou Salariés d'UKG

2.4. Les informations des clients (et les informations de leurs Salariés et Candidats à un poste)

2.5. Utilisateurs de l'application mobile

2.6. Activité du site web, Cookies et autres technologies de traçabilité

2.7. Fonctionnalités des réseaux sociaux et Widgets

3. Utilisation des Données Personnelles

3.1. Visiteurs du site web

3.2. Candidats à un poste ou Salariés d'UKG

3.3. Les informations des clients (et les informations de leurs Salariés et Candidats à un poste)

3.4. Activité du site web, Cookies et autres technologies de traçabilité

3.5. Application mobile

4. Divulgation de Données Personnelles

4.1. Affiliés et Subsidiaires

4.2. Parties Tiers ( Fournisseurs/Prestataires de Services)

4.3. Divulgations Supplémentaires

5. Transferts de Données Personnelles

5.1. Les Transferts Internationaux

5.2. Privacy Shield

5.3. APEC

5.4. Conflit de Terminologie

6. Conservation des Données Personnelles

7. Cookies et autres technologies de traçabilité

7.1. Que sont les Cookies ?

7.2. Comment gérer l'utilisation des Cookies ?

7.3. Gestion des Flash Cookies

7.4. Gestion des Cookies via votre Navigateur

7.5. Cookies Publicitaires et Analytiques

8. Données biométriques

9. Droits des Personnes Concernées

9.1. l'Exercice de vos Droits

9.2. Visiteurs du site web

9.3. Candidats à un poste ou Salariés d'Ultimate

9.4. Candidats à un poste ou Salariés Kronos

9.5. Les candidats et les salariés de nos clients

9.6. Refus des Demandes

9.7. Résolution des Conflits

10. Sécurité

11. Mise en œuvre et Vérification

12. Les Modifications à cette Notice de Confidentialité

13. Coordonnées de Contact

14. Résidents de Californie - California Privacy Notice (CCPA)

 

1. Portée

Cette Notice de Confidentialité ("Notice") décrit les pratiques de UKG en matière de protection de la vie privée en relation avec l'utilisation des sites Web, des produits, des services et de toutes applications associées ("Services") de UKG. La Notice fournit également des informations sur les choix que vous avez concernant la collecte ou l'utilisation de vos Données Personnelles ("Données") et les droits qui vous sont garantis, y compris la possibilité de consulter ou de mettre à jour les Données vous concernant.

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1.1. Que couvre cette Notice ?

Cette Notice s'applique aux Données fournies ou collectées par l'utilisation des services de UKG par les clients, les salariés, les candidats à un poste et/ou les visiteurs du site Web. Dans le cadre de cette Notice, les Données désignent les informations collectées par UKG, relatives à une personne physique identifiée ou identifiable.

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1.2. Quelle est la Notice de Confidentialité applicable?

La Notice du client s'applique lorsque vous :

  • Utilise une page de connexion qui porte la marque du client ; et
  • Vous êtes un candidat qui crée un profil ou qui postule à un poste chez notre client.

Cette Notice s'applique lorsque vous :

  • Utilise une page de connexion portant la marque UKG; et
  • Vous êtes un candidat qui crée un profil ou qui postule à un poste chez UKG.

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1.3. Liens vers des sites web autres que UKG

Les sites Web de UKG peuvent contenir des liens vers des sites tiers pour votre commodité et/ou votre information. Lorsque vous accédez à ces liens, vous quittez le site web de UKG et êtes redirigé vers un site tiers. UKG ne contrôle pas les sites tiers. Les pratiques des tiers en matière de protection de la vie privée peuvent différer de celles de UKG. Nous ne soutenons ni ne faisons aucune représentation concernant les sites Web de tiers. Lorsque vous partagez des Données avec des sites web tiers, le traitement de ces Données par des tiers n'est pas couvert par la présente Notice. Nous vous encourageons à consulter la notice de confidentialité de tout site Web ou de toute entreprise avant de partager vos Données avec eux.

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2. Sources de Données Personnelles

Information que nous collectons:
UKG collecte des Données plusieurs sources, notamment :

  • Directement d'un visiteur du site web, d'un prospect, d'un client, d'un candidat ou d'un salarié ;
  • Directement ou indirectement par les visiteurs du site, les clients, les fournisseurs, les prestataires de services ou d'autres tiers; et
  • De votre utilisation, visite ou activité sur l'un de nos sites web ou produits.

Veuillez consulter chaque section ci-dessous afin d'en savoir plus sur la façon dont UKG collecte les Données et sur la nature des Données collectées.

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2.1. Visiteurs du site web

Comment nous collectons les Données?
UKG collecte des informations sur les visiteurs de son site Web lorsque ceux-ci visitent notre site et lorsqu'ils choisissent de fournir des informations. Par exemple, nous collectons des Données lorsque vous visitez notre site web et lorsque vous nous contactez via notre site web, que vous nous communiquez votre e-mail, votre téléphone ou d'autres informations similaires, telles que les informations que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à un webinaire.

Qu'est-ce qui est collecté ?
Les Données collectées sur les visiteurs d'un site Web comprennent notamment:

  • Nom et Prénom;
  • Entreprise;
  • Titre du poste;
  • Adresse;
  • Numéro de téléphone; et
  • Adresse e-mail.

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2.2. Les Enfants

Comment nous collectons les Données?
Nous ne recueillons pas intentionnellement de Données auprès d'enfants de moins de 13 ans. Si vous avez moins de 13 ans, veuillez ne pas soumettre de Données à l'UKG. Si vous avez des raisons de croire qu'un enfant de moins de 13 ans a fourni ses données à l'UKG, veuillez nous contacter conformément à l'article 13 du présente Notice, et nous nous engageons à supprimer ces informations de nos bases de données.

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2.3. Candidats à un poste ou Salariés d'UKG

Comment nous collectons les Données?
UKG collecte des Données sur un candidat lorsque la candidature à un poste chez UKG est complétée. En outre, UKG collecte des informations sur les personnes qui créent un profil sur notre site web, indépendamment du fait qu'une demande soit ou non complétée.

Si vous êtes embauché par UKG suite à une candidature, des informations supplémentaires sont collectées pendant la procédure onboarding et tout au long de la relation de travail. Nous pouvons également collecter des informations que vous avez volontairement rendues publiques et/ou partagées sur des comptes visibles par le public, tels que les plateformes de réseaux sociaux.

Qu'est-ce qui est collecté?
Les Données collectées sur un candidat ou un salarié de UKG comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants:

  • Identifiants personnels (nom, prénom, adresse, âge, date de naissance, numéro de sécurité sociale);
  • Informations professionnelles ou liées à l'emploi (relevé d'emploi, salaire);
  • Information sur l'éducation ; et
  • Coordonnées personnelles/professionnelles.

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2.4. Les informations des clients (et les informations de leurs Salariés et Candidats à un poste)

Comment nous collectons les Données?
En utilisant nos produits et services, nos clients sont seuls responsables de la détermination des Données collectées concernant leurs salariés ou les candidats à un poste. UKG traite les informations uniquement sous la direction de ses clients et n'a aucune relation directe avec les personnes ( salariés et candidats de nos clients) dont nous traitons les Données. Les informations peuvent être collectées par le biais de notre solution SaaS, par les membres de notre équipe de support qui fournissent une assistance aux clients, ou par des sous-traitants engagés par UKG pour vous fournir les services. Pour les employés des clients qui utilisent les terminaux Kronos avec un dispositif biométrique ou de scannage des doigts pour le chronométrage des employés, veuillez consulter la section "Données biométriques" de la présente Notice.

Qu'est-ce qui est collecté?
Les Données traitées par l'UKG pour le compte de ses clients varient, mais comprennent des informations telles que le nom, le nom de la société, l'adresse, l'adresse e-mail, les informations sur les emplois du temps et les présences, et les numéros de sécurité sociale.Veuillez contacter votre employeur ou la société auprès de laquelle vous avez fait votre demande pour en savoir plus sur les informations qu'ils recueillent pour les produits et services de l'UKG.

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2.5. Utilisateurs de l'application mobile

Comment nous collectons les Données?
UKG collecte des données personnelles sur un utilisateur de notre application mobile lorsque celui-ci choisit de fournir ces informations. Nous collectons également des informations sur vous en utilisant un software d'analyse mobile.

Qu'est-ce qui est collecté?
Notre application mobile peut enregistrer des informations concernant la fréquence d'utilisation de l'application, les événements qui se produisent au sein de l'application, l'utilisation agrégée, les données de performance, votre localisation, le type de dispositif utilisé et la localisation du téléchargement de l'application. Nous ne lions pas les informations que nous stockons dans le logiciel d'analyse à toute Donné que vous soumettez dans l'application mobile.

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2.6. Activité du site web, Cookies et autres technologies de traçabilité

Comment nous collectons les Données?
UKG collecte des informations via l'utilisation de logiciels de traçage de sites web, ainsi que de votre utilisation ou activité sur l'un de nos sites web, en utilisant des cookies et d'autres technologies de traçabilité.

Qu'est-ce qui est collecté?
Le logiciel de traçage du site Web saisit automatiquement les informations techniques qui sont stockées dans les fichiers-journaux de notre serveur. Par exemple, lorsque vous visitez nos sites Web, nos partenaires et nous-mêmes stockons et accédons à des informations non sensibles provenant de votre dispositif, telles que des cookies ou un identifiant unique de dispositif, et traitons des Données telles que votre adresse IP, le fabricant et le modèle du dispositif, le type de navigateur utilisé, les pages Web visitées et le temps passé sur notre site web

Pour en savoir plus sur notre utilisation des cookies et autres technologies de traçabilité, veuillez consulter notre section Cookies et autres technologies de traçabilité.

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2.7. Fonctionnalités des réseaux sociaux et Widgets

Comment nous collectons les Données?
Nos sites web peuvent inclure des fonctionnalités de réseaux sociaux, tels que des liens vidéo, des boutons "J'aime" et des widgets tels que des boutons "Partager" ou des mini-programmes interactifs, et peuvent installer un cookie pour permettre à la fonctionnalité de fonctionner. Les fonctionnalités de réseaux sociaux et les widgets peuvent être hébergés par une tierce partie ou directement sur nos sites web. Votre utilisation et vos interactions avec ces fonctionnalités sont à votre discrétion et sont régies par la politique de confidentialité des sociétés qui les fournissent.

Qu'est-ce qui est collecté?
Ces fonctionnalités peuvent collecter vos Données telles que votre adresse de Données et la page du site web que vous visitez.

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3. Utilisation des Données Personnelles

Pourquoi nous utilisons vos informations personnelles:

UKG utilise les Données à plusieurs fins, notamment:

  • Pour communiquer avec vous au sujet de nos produits et/ou services;
  • Pour accomplir la (les) finalité(s) pour laquelle (lesquelles) les informations ont été collectées/ fournies, y compris la fourniture de produits et/ou de services contractuellement obligatoires;
  • Améliorer notre site web, nos produits et nos services par des essais, des recherches, des analyses et le développement de produits;
  • À des fins de sécurité, notamment pour empêcher tout accès ou toute divulgation non autorisés, pour maintenir l'exactitude des données, pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données et pour n'autoriser que l'utilisation appropriée de vos données ; et
  • Se conformer à toutes les obligations légales et réglementaires applicables.

Veuillez consulter chaque section ci-dessous pour en savoir plus sur la façon dont nous utilisons les Données.

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3.1. Visiteurs du site web

Comment nous collectons les Données?
Les Données que vous fournissez lorsque vous utilisez notre site Web seront utilisées conformément à la présente Notice. Nous utilisons vos Données pour répondre aux demandes d'informations sur nos produits et services et pour vous permettre de vous inscrire et de participer aux événements que nous sponsorisons (y compris les webinaires)

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3.2. Candidats à un poste ou Salariés d'UKG

Comment nous utilisons vos Données Personnelles ?
Nous utilisons les données personnelles de nos candidats et de nos salariés à des fins commerciales légitimes en matière de ressources humaines, par exemple :

  • Administration des salaires;
  • Remplir les postes vacants;
  • Tenir des registres précis des avantages sociaux;
  • Conformité aux exigences gouvernementales en matière de rapports;
  • Gestion des performances;
  • Provision de l'accès au réseau de l'entreprise;
  • Authentification des personnes ; et
  • Gestion de la sécurité, de la santé et de la sûreté.

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3.3. Les informations des clients (et les informations de leurs Salariés et Candidats à un poste)

Comment nous utilisons vos Données Personnelles ?
Nous utilisons vos données pour vous fournir les services que l'UKG est contractuellement obligé de vous fournir, pour améliorer ces services ou pour communiquer avec vous au sujet de nos produits ou services. Pour les employés des clients qui utilisent les terminaux Kronos avec un dispositif biométrique ou de scannage des doigts pour le chronométrage des employés, veuillez consulter la section des Données Biométriques de cette Notice.

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3.4. Activité du site web, Cookies et autres technologies de traçabilité

Comment nous utilisons vos Données Personnelles ?
Afin d'améliorer le contenu et le format de notre site, UKG utilise un logiciel de suivi de site web pour capturer automatiquement les informations techniques qui sont ensuite stockées dans les fichiers journaux de notre serveur.

UKG et ses partenaires utilisent également des cookies et d'autres technologies de traçabilité pour mesurer les préférences des visiteurs de notre site Web, analyser les tendances, administrer le site Web, suivre les mouvements des utilisateurs sur le site et collecter des informations démographiques sur l'ensemble de notre base d'utilisateurs. Pour en savoir plus, veuillez consulter notre section Cookies ci-dessous.

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3.5. Application mobile

Comment nous utilisons vos Données Personnelles ?
UKG utilise un logiciel d'analyse mobile pour nous permettre de mieux comprendre les fonctionnalités de notre logiciel mobile sur votre portable. Nous ne lions pas les informations que nous stockons dans le logiciel d'analyse à toute Donnée que vous soumettez dans l'application mobile.

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4. Divulgation de Données Personnelles

Nous ne vendons jamais les Données à des tiers. Veuillez consulter chacune des sections ci-dessous pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons divulguer vos Données

4.1. Affiliés et Subsidiaires

Nous pouvons partager vos Données avec nos affiliés et filiales afin de fournir un produit ou un service ou d'effectuer une tâche que vous avez demandée.

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4.2. Parties Tiers ( Fournisseurs/Prestataires de Services)

Nous pouvons nous engager avec des parties tiers ( fournisseurs et/ou prestataires de services) afin de fournir un produit ou un service (ou d'effectuer certaines fonctions telles que l'amélioration et/ou la fourniture de nos offres de produits et services) ou d'accomplir une tâche que vous avez demandée.

Nous avons conclu des contrats avec des parties tiers ( fournisseurs et/ou prestataires de services) pour qu'elles remplissent certaines fonctions pour notre compte, et uniquement sur nos instructions. Nos tiers sont liés par des contrats de confidentialité, n'ont accès à vos Données Personnelles que dans la mesure nécessaire pour fournir ces services contractuels et ne sont autorisés à traiter vos Données Personnelles que conformément à nos instructions (et aux fins que nous divulguons).

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4.3. Divulgations Supplémentaires

UKG pourrait divulguer vos données personnelles si nous estimons en toute bonne foi qu'une telle action est nécessaire pour:

  • Respecter la loi ou la procédure légale;
  • Protéger et défendre nos droits et nos propriétés;
  • Protection contre l'utilisation abusive ou non autorisée de notre site Web ; ou
  • Protéger la sécurité personnelle ou la propriété de nos utilisateurs ou du public (entre autres mesures, cela signifie que si vous fournissez de fausses informations ou tentez de vous faire passer pour quelqu'un d'autre, les informations vous concernant peuvent être divulguées dans le cadre de toute enquête sur vos actions).

Sauf indication contraire dans la présente Notice, nous nous engageons à ne pas communiquer vos Données à des tiers inconnus ou non affiliés, et à ne pas les croiser avec celles d'autres clients ou entités.

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5. Transferts de Données Personnelles

5.1.Les Transferts Internationaux

UKG se conforme au Règlement général sur la Protection Des données ("RGPD") de l'Union Européenne ("UE") concernant le transfert de Données de l'UE vers les États-Unis. Pour les transferts de Données provenant de l'UE vers UKG pour traitement par UKG dans une juridiction autre que celle de l'UE, de l'EEE ou des pays reconnus par la Commission Européenne offrant une protection "adéquate" des données, UKG s'engage à (a) fournir au moins le même niveau de protection de la vie privée pour les Données provenant de l'UE que celui requis par les États-Unis - de l'UE et des États-Unis ; ou (b) utiliser las Clauses Contractuelles Types ("CCTs") Responsable du Traitement - Sous-traitant actuellement en vigueur. Dans la plupart des cas, UKG utilisera les CCTs approuvées par la Commission Européenne comme mécanisme juridique pour les transferts transfrontaliers de Données depuis l'UE.

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5.2. Privacy Shield

UKG se conforme au cadre de protection de la vie privée entre l'Union européenne et les États-Unis et au cadre de protection de la vie privée entre la Suisse et les États-Unis (Privacy Shield) tel qu'établi par le Département américain du commerce concernant la collecte, l'utilisation et la conservation des données personnelles transférées depuis l'Union européenne, le Royaume-Uni et/ou la Suisse, selon le cas. UKG a certifié au Département du Commerce qu'il adhère aux principes du Privacy Shield en ce qui concerne ces informations. Pour en savoir plus sur le programme Privacy Shield, et pour consulter notre certification, veuillez visiter le site Privacy Shield website.

UKG est responsable pour le traitement des Données que nous recevons, définies comme toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur les Données, de manière automatique ou non, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou mise à disposition, l'alignement ou la combinaison, le blocage, l'effacement ou la destruction, qu'elle reçoit, en respectant le cadre de protection de la vie privée applicable, et, à l'occasion, qu'elle transfère ensuite à un tiers agissant en tant qu'agent pour son compte. UKG se conforme aux principes du Privacy Shield pour tous les transferts ultérieurs de Données depuis l'UE, le Royaume-Uni et/ou la Suisse, y compris les dispositions relatives à la responsabilité en cas de transfert ultérieur.

En ce qui concerne les Données reçues ou transférées conformément aux cadres du Privacy Shield, UKG est soumis aux pouvoirs d'application réglementaire de la Commission fédérale du commerce des États-Unis. Dans certaines situations, UKG peut être tenu de divulguer des données personnelles en réponse à des demandes légitimes des autorités publiques, notamment pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou d'application de la loi.

Si vous avez un problème non résolu concernant la confidentialité ou l'utilisation des données que nous n'avons pas traité de manière satisfaisante, veuillez contacter notre fournisseur tiers de règlement des litiges basé aux États-Unis (gratuitement) à https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Sous certaines conditions, plus détaillées sur le Privacy Shield website, vous pouvez invoquer l'arbitrage obligatoire lorsque les autres procédures de règlement des litiges ont été épuisées.

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5.3. APEC

Les pratiques de UKG en matière de protection de la vie privée, décrites dans cette Notice, sont conformes au système de règles transfrontières de protection de la vie privée de l'APEC (CBPR). Le système CBPR de l'APEC fournit un cadre aux organisations pour assurer la protection des données personnelles transférées entre les économies participantes de l'APEC. Pour plus d'informations sur le cadre de l'APEC, veuillez consulter ici.

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5.4. Conflit de Terminologie

En cas de conflit entre les termes de la présente Notice et le mécanisme de transfert adéquat applicable pour le transfert transfrontalier de données personnelles de l'UE, de la Suisse ou du Royaume-Uni vers les États-Unis (tel que les CCTs ou le Privacy Shield UE-États-Unis ou le Privacy Shield Suisse-États-Unis), la formulation spécifiée dans le mécanisme de transfert adéquat prévaudra.

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6. Conservation des Données Personnelles

UKG ne conservera les Données que pendant le délai nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ces données ont été collectées ou pendant la durée requise ou autorisée par les lois applicables (y compris la résolution des conflits) et conformément aux contrats conclus avec nos clients

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7. Cookies et autres technologies de traçabilité

7.1. Que sont les Cookies?

Un cookie est une petite quantité de données que notre site web place sur votre ordinateur et que nous pouvons récupérer par la suite. Le cookie ne peut pas être lu par un autre site que le nôtre. Comme indiqué dans notre section sur les Utilisation de vos Données Personnelles, nous utilisons les cookies à des fins administratives, notamment pour enregistrer vos préférences, ce qui nous permet d'offrir une meilleure expérience aux visiteurs de notre site Web.

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7.2. Comment gérer l'utilisation des Cookies ?

Ultimate Software Privacy Center : Lorsque vous visitez notre site web, vous pouvez faire des choix sur notre utilisation des cookies, en naviguant au bas de notre site web et en cliquant sur "consentement de cookies" ou en cliquant sur "En savoir plus" sur la bannière pop-up. Vous avez également la possibilité de consulter nos partenaires existants et d'autoriser ou de bloquer leur collecte et leur utilisation de vos Données.

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7.3. Gestion des Flash Cookies

Pour gérer les cookies Flash, veuillez cliquer sur ici.

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7.4. Gestion des Cookies via votre Navigateur

Vous pouvez surveiller l'utilisation des cookies sur votre ordinateur en configurant votre navigateur Web de manière à être informé de la présence de cookies, ou vous pouvez empêcher leur installation complète. La partie "aide" de la barre d'outils de la plupart des navigateurs vous indiquera comment empêcher votre navigateur d'accepter de nouveaux cookies, comment faire en sorte que le navigateur vous informe lorsque vous recevez un nouveau cookie, ou comment désactiver complètement les cookies. Veuillez comprendre que si vous désactivez l'utilisation des cookies sur votre ordinateur, vous risquez de ne pas pouvoir accéder à certaines parties ou certains services de nos sites web.

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7.5. Cookies Publicitaires et Analytiques

Nous travaillons avec des tiers pour gérer notre publicité sur d'autres sites. Ces tiers peuvent utiliser des cookies ou d'autres technologies similaires pour vous fournir de la publicité en fonction de vos activités de navigation et de vos intérêts. Nous utilisons Google Analytics standard pour l'analyse générale des sites. Pour en savoir plus sur la manière dont Google utilise les données des sites qui utilisent ses services, cliquez ici.

Nous avons également mis en place les fonctionnalités suivantes de Google Analytics Advertising pour notre publicité payante :

  • Remarketing avec Google Analytics;
  • Google Display Network Impression Reporting;
  • Google Analytics Demographics and Interest Reporting ; et
  • Services intégrés qui requièrent que Google Analytics collecte des données à des fins publicitaires, y compris la collecte de données via des cookies et des identifiants publicitaires.

Si vous souhaitez vous désinscrire des fonctionnalités de publicité de Google Analytics que nous utilisons, cliquez ici.

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8. Données Biométriques

Comme indiqué précédemment, l'UKG ne collecte ni ne contrôle les données relatives aux employés des clients. Pour les clients qui utilisent des terminaux Kronos équipés d'un dispositif biométrique ou de scanning du doigt, la collecte des données de scanning du doigt des employés du client est effectuée et contrôlée par le client. Nos clients collectent ces données d'employés en utilisant les dispositifs de scannage du doigt et les logiciels connexes, et stockent les données soit sur le site contrôlé par le client, soit sur un espace sécurisé (conformément à la législation applicable) mis à disposition par Kronos dans un environnement en cloud à cette fin. Ces données sont utilisées par le client pour la vérification des employés dans le cadre de la comptabilisation du temps de travail de ses employés. Ces données consistent uniquement en des templates créés à partir d'algorithmes mathématiques, et non en des empreintes digitales. Les données de scan du doigt des employés du client, ou les templates tels que décrits ci-dessus, peuvent faire partie des données des employés du client collectées ou stockées par les clients de Kronos. Une copie de la politique de sécurité des données de Kronos applicable à l'espace sécurisé sur lequel les clients peuvent stocker les données des employés est accessible à l'adresse suivante : www.kronos.com/security. Kronos a mis en place des mesures raisonnables pour réduire au minimum son accès aux données des employés de ses clients par scanner du doigt. Dans les rares cas où Kronos accède aux données de ses clients sur les employés (par exemple pour l'assistance technique), elle le fait sur instruction du client et selon des procédures de traitement strictes, et Kronos détruit définitivement ces données rapidement après que la finalité spécifique de l'accès aux données a été satisfaite. Les clients sont responsables de la destruction des données de scanners des employés du client qu'ils collectent, contrôlent, possèdent ou stockent. Toute question concernant les données biométriques ou les données de scanners d'employés des clients, y compris tout délai de conservation ou processus de destruction applicable, doit être adressée à l'employeur concerné.

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9. Droits des Personnes Concernées

UKG prendra des mesures appropriées pour s'assurer que toutes les Données de ses salariés, des candidats à un poste et des visiteurs de son site Web sont exactes et complètes pour l'utilisation prévue. Comme indiqué précédemment, nous n'utiliserons les Données que dans le respect des objectifs pour lesquels ces données ont été collectées, conformément à la loi ou à ce que vous pourriez autoriser par la suite.

Conformément à la législation en vigueur, nous vous permettons d'exercer tout ou partie des droits suivants concernant la collecte, l'utilisation et le partage de vos Données:

    • Accédez aux Données que nous conservons à votre sujet;
    • Mettez à jour ou corrigez toute Donnée inexacte ou incomplète vous concernant;
    • Demande de suppression de Données;
    • Objet ou restriction du traitement de vos Données;
    • Recevoir les Données que vous avez fournies à UKG, dans un format exploitable, ce qui vous permet de les transférer à une autre organisation si vous le souhaitez.
    • Ne pas faire l'objet d'une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques à votre égard ou qui vous affecte de manière similaire et significative ; et
    • Déposez une plainte directement auprès de l'autorité de contrôle compétente sur la manière dont nous traitons vos Données.

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9.1.l'Exercice de vos Droits

Afin de protéger votre vie privée et votre sécurité, nous prenons des mesures adéquates pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à vos Données. Veuillez suivre les instructions ci-dessous en fonction de votre relation avec UKG, et fournir les informations demandées afin de nous permettre de traiter votre demande de manière adéquate. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable.

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9.2. Visiteurs du site web

Si vous êtes un résident de l'UE, de la Suisse ou du Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l'accès à vos Données, et/ou demander la suppression (droit à l'oubli) de vos Données précédemment fournies, vous pouvez soumettre votre demande par courrier électronique à privacy@people-doc.com.

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9.3. Candidats à un poste ou Salariés d'Ultimate

Si vous êtes un salarié ou un ancien salarié de Ultimate et que vous résidez dans l'UE, en Suisse ou au Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l'accès à vos Données Personnelles, et/ou demander l'effacement (droit à l'oubli) des Données précédemment fournies, vous pouvez soumettre votre demande par courrier électronique à privacy@people-doc.com. Dans le e-mail, veuillez indiquer le droit que vous exercez. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit comporter les éléments suivants :

  • Votre nom et prénom et l'adresse e-mail associée à votre profil;
  • le numéro de téléphone préféré pour vous contacter ; et
  • Votre date d'embauche, qui peut être trouvée par les salariés actuels ou anciens (jusqu'à un an après la cessation d'emploi) dans votre profil, ou sur votre lettre d'offre. Nous demandons que votre date d'embauche soit fournie dans le format JJ/MM/AA.
  • >

Si vous avez déjà fait une candidature pour un poste chez UKG ( les candidats à un poste) et que vous résidez dans l'UE, en Suisse ou au Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l'accès à vos Données, et/ou demander a suppression (droit à l'oubli) des Données fournies précédemment, vous pouvez soumettre votre demande e-mail à privacy@people-doc.com. Dans l'e-mail, veuillez indiquer le droit que vous exercez. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit comporter les éléments suivants :

  • Votre nom et prénom et l'adresse e-mail associée à votre profil;
  • le numéro de téléphone préféré pour vous contacter ; et
  • Le nombre d'offres de postes que vous avez postulé chez UKG, ainsi que la désignation du poste associé à chaque candidature, qui se trouvent dans votre profil, sous l'onglet Candidatures..

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9.4. Candidats à un poste ou Salariés Kronos

Si vous êtes un employé actuel ou ancien de Kronos et que vous résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, contactez votre contact des ressources humaines de Kronos pour comprendre, accéder, modifier et/ou contrôler les données à caractère personnel qui ont été fournies à Kronos dans le cadre de l'emploi. Si vous avez déjà postulé à un emploi auprès de Kronos (candidats à un emploi) et que vous résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, contactez votre recruteur Kronos ou votre contact des ressources humaines Kronos, selon le cas, pour comprendre, accéder, modifier et/ou contrôler les données à caractère personnel qui ont été fournies à Kronos dans le cadre de votre candidature à un emploi.

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9.5. Les candidats et les salariés de nos clients

En traitant les Données pour le compte d'un client, UKG n'a pas de relation commerciale directe avec les personnes dont elle traite les Données(candidats ou salariés du client).

Si vous êtes ou avez été employé ou candidat à un poste chez l'un des clients de UKG, veuillez contacter directement votre employeur/ancien employeur/société auprès de qui vous avez postulé afin d'exercer vos droits relatifs à vos Données. En tant que sous-traitant, UKG ne répond pas aux demandes des candidats ou des salariés de ses clients, sauf si ce client n'est plus en activité.

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9.6. Refus des Demandes

UKG peut refuser une demande relative aux droits de la personne concernée, comme le permet la loi applicable. UKG s'efforcera de vous informer dans les meilleurs délais de toute décision et des raisons du refus

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9.7. Résolution des Conflits

Conformément à cette notice, UKG enquêtera et entreprendra de résoudre les plaintes et les disputes concernant l'utilisation et la divulgation de vos Données. En outre, UKG accepte de coopérer avec les Autorités de Protection des Données au sein de l'UE et avec le Commissaire Fédéral à la Protection des Données et à l'Information en Suisse, ou avec des représentants autorisés pour les litiges spécifiques aux informations sur les Ressources Humaines reçues de l'UE, du Royaume-Uni et de la Suisse.

Tout litige ou problème lié à la protection de la vie privée qui ne peut toujours pas être résolu à votre satisfaction sera traité conformément aux procédures de règlement des litiges applicables par l'intermédiaire de notre fournisseur de services de règlement des litiges tiers basé aux États-Unis (gratuit) à l'adresse https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Nous vous encourageons fortement à nous faire part de toute plainte que vous pourriez avoir concernant la présente Notice de confidentialité et/ou notre activation de cette Notice avant de passer à la procédure d'arbitrage décrite dans le paragraphe précédent.

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10. Sécurité

Afin d'empêcher tout accès ou toute divulgation non autorisés, de maintenir l'exactitude des Données et de ne permettre que l'utilisation appropriée de vos Données, UKG utilise des contrôles et des procédures physiques, techniques et administratives pour sauvegarder les informations que nous collectons.

Pour protéger la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience de vos Données, nous utilisons une variété de contrôles d'accès physiques et logiques, de firewalls, de systèmes de détection/prévention des intrusions, de surveillance du réseau et des bases de données, d'anti-virus et de systèmes de sauvegarde. Nous utilisons des sessions chiffrées lors de la collecte ou du transfert de Données sensibles via nos sites Web.

Nous limitons l'accès à vos Données aux personnes qui ont un objectif opérationnel spécifique pour la conservation et le traitement de ces informations. Nos collaborateurs qui ont été autorisés à accéder à vos Données sont sensibilisés à leurs responsabilités en matière de protection de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité de ces informations et ont reçu une formation et des instructions sur la manière de procéder.

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11. Mise en œuvre et Vérification

UKG évaluera périodiquement ses opérations pour valider la conformité avec la présente Notice.

Lorsque nous avons connaissance qu'un de nos collaborateurs ou des tiers utilise ou divulgue des Données d'une manière contraire à la présente Notice, nous prendrons des mesures adéquates pour empêcher ou arrêter l'utilisation ou la divulgation. Nous tenons nos collaborateurs et les tiers responsables du maintien de la confiance que nos clients nous accordent.

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12. Les Modifications à cette Notice de Confidentialité

La présente Notice décrit nos politiques actuelles de protection des données personnelles approuvées le 21 août 2020. UKG se réserve le droit de modifier ou d'amender cette Notice à tout moment, conformément aux lois en vigueur. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les dernières informations sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée

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13. Coordonnées de Contact

À tout moment, vous pouvez contacter Ultimate pour toute question ou demande concernant la présente Notice à  privacy@people-doc.com. Il est également possible de soumettre des réponses par écrit à:


The UKG Software Group
Attention: Vice President of Privacy, Risk & Compliance
2000 UKG Way
Weston, FL 33326

Les personnes résidant dans l'UE peuvent contacter le délégué à la protection des données (DPD) par e-mail à privacy@people-doc.com. Le DPD représente également UKG Software en Europe et est situé à

The UKG Software Group
Attention: DPD
53 rue d’Hauteville
75010 Paris, France


En ce qui concerne Kronos, vous pouvez également contacterprivacy@kronos.comà tout moment. Des réponses écrites peuvent également être soumises a:

Kronos Incorporated
Attn: Privacy Officer
900 Chelmsford St.
Lowell, MA 01851

Ou, pour ceux qui résident dans l'UE :

Kronos Systems Limited
Attn: Law Department
The Capitol Building
2nd Floor, South Wing
Oldbury, Bracknell
UK RG12 8FZ
Phone: +44 118 978 9784


UKG répondra à toute correspondance dans un délai raisonnable, y compris dans la mesure requise par le droit applicable.

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14. Résidents de Californie - California Privacy Notice (CCPA)

La California Consumer Privacy Act ("CCPA") prévoit certains droits liés à la vie privée pour les résidents de Californie. Veuillez cliquer ici pour en savoir plus sur les pratiques de UKG en matière de protection de la vie privée et sur le respect de la CCPA.

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Dernière mise à jour : Septembre 2020

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