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PeopleDoc Services Data Privacy Policy

Politique de Confidentialité des Services PeopleDoc 

 

Date de la dernière révision : mars 2018

 

PeopleDoc (« nous ») s'engage à protéger la vie privée des personnes (les « Utilisateurs » et/ou « vous ») qui s'inscrivent pour utiliser les Services PeopleDoc (« Services ») au nom des clients de PeopleDoc (« Clients »).

En d'autres termes : PeopleDoc : nous. Vous = Utilisateurs des Clients PeopleDoc.

Pour faciliter la lecture de ce document, nous avons séparé le texte en deux :

  • Le texte à prendre en compte juridiquement (« texte légal ») ; et
  • Une autre formulation « en d’autres termes », avec le texte non contraignant « langage simplifié ». Nous espérons que cela vous aidera à avoir une bonne compréhension de ce que nous vous offrons, ce que vous pouvez attendre de nous et ce que nous attendons de vous

En d'autres termes Nous avons créé cette colonne « texte simplifié » pour vous aider à mieux comprendre nos pratiques, mais le texte à prendre en compte est celui en langage juridique.

Cette politique décrit les informations que nous recevons et traitons (« Données ») et comment celles-ci sont utilisées. Pendant que vous lisez cette politique, n'oubliez pas que l'utilisation des Données reçues et traitées par les Services est et sera toujours limitée aux fins de la prestation des Services pour lesquels le Client a contractualisé avec PeopleDoc, nous ne vendons pas vos Données à des fins marketing.

En d'autres termes : Nous ne vendons pas ni ne vendrons vos données à des fins marketing. Point.

Nous savons que vous vous souciez de l'utilisation et du partage de vos Données, et nous apprécions votre confiance. Sachez que nous en prendrons la plus grande attention et le plus grand soin. En utilisant nos Services, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente Politique de Confidentialité.

En d'autres termes En utilisant les services, vous reconnaissez avoir lu et accepté cette politique.

 

1.  Les Données que nous recevons

Selon les Services que vous utilisez, différents types de Données vous concernant sont traitées.

À l'exception des services MyPeopleDoc, nous recueillons des Données selon les instructions de nos Clients, et nous n'avons pas de relation directe avec les personnes dont nous traitons les Données.

Lorsque vous vous enregistrez auprès de PeopleDoc, des informations vous concernant sont nécessaires telles que votre nom, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone et votre adresse email. Certaines informations qui nous sont fournies peuvent vous identifier individuellement, ces informations peuvent être désignées dans la présente Politique de Confidentialité comme étant des « Données Personnelles ».

En d'autres termes : Les principales données que nous recueillons auprès des utilisateurs sont : nom, nom de l'entreprise, numéro de téléphone et adresse email.

Nous traitons également les données que certains Utilisateurs peuvent nous fournir lorsqu'ils utilisent nos Services, par exemple lorsqu'ils utilisent la fonctionnalité de partage d’un document à votre destination, lorsqu’ils vous envoient un message ou lorsqu’ils téléchargent, synchronisent ou importent vos coordonnées.

Nous pouvons envoyer des annonces relatives aux services de PeopleDoc. Vous ne pouvez pas désactiver les emails liés aux services si cela fait partie des Services PeopleDoc qui vous sont offerts.

En d'autres termes : Nous pouvons vous envoyer des emails liés au service, cela peut faire partie du service que vous utilisez.

Si vous souhaitez vous abonner à notre newsletter, nous utiliserons votre nom et votre adresse électronique pour vous l’envoyer. Vous pouvez choisir d'arrêter de recevoir notre newsletter d'information ou les courriels de marketing en suivant les instructions de désinscription contenues dans chacun desdits courriels. Vous pouvez également nous contacter directement.

En d'autres termes : L'abonnement à la newsletter peut être facilement annulé - les instructions correspondantes figureront dans le courrier électronique que vous aurez reçu.

 

2. Données Sensibles

Nous ne collectons ni ne conservons intentionnellement des renseignements médicaux, vos opinions politiques, vos croyances religieuses ou philosophiques ou toute autre information délicate, et nous ne souhaitons pas que vous fournissiez ce type de renseignements. S’il s’avérait que vous décidiez de nous envoyer de telles données sensibles (dans le cadre d’une finalité spécifique et en respectant les principes de confidentialité et proportionnalité), nous ne pourrons pas en être tenus pour responsables et vous convenez explicitement que nous traiterons, malgré nous, ces données dans l'EEE, aux États-Unis et dans d'autres pays. Vous ne pourrez pas tenir PeopleDoc pour responsable de tout non-respect potentiel aux règlementations locales et spécifiques aux traitement des données sensibles.

En d'autres termes : Nous ne recueillons pas et nous ne souhaitons pas que vous nous fournissiez les données suivantes : toute information concernant votre état médical ou de santé, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques ou d'autres informations sensibles. Si malgré tout vous nous en transmettez, il en va de votre responsabilité.

 

3. Comment les données sont utilisées ?

Nous utilisons les Données pour nous aider à vous fournir nos services et le support nécessaire. Cela signifie que nous utilisons les Données que nous recevons pour vérifier les comptes et leur activité, et, pour promouvoir la sécurité de nos services. Dans ce cadre, nous enquêtons sur les éventuelles activités suspectes ou violations de nos conditions générales ou de nos politiques. Nous travaillons dur pour protéger votre compte en utilisant nos équipes d'ingénieurs, des systèmes automatisés et des technologies de pointe comme le chiffrement.

En d'autres termes : Nous utilisons également les données pour vous protéger et protéger votre compte.

Nous utilisons les données notamment pour :

  • Vous fournir la possibilité de visualiser un contenu protégé

  • Vous fournir le support à la clientèle de PeopleDoc

  • Vous soumettre des questionnaires et des enquêtes nous permettant d’améliorer nos produits et nos services

  • Recruter des utilisateurs pour effectuer des tests d’utilisation

  • Personnaliser nos communications (emails, newsletters, etc.) et les Services selon vos préférences (vous permettant de demander des informations spécifiques sur nos produits et nos services par exemple)

  • Vous fournir, via téléchargement, notre documentation produit ou tout autre support de communication produit par PeopleDoc et/ou avec des partenaires tiers (par exemple : livre blanc, etc.)

  • Vous permettre de vous inscrire à des événements organisés par nous et/ou en collaboration avec des partenaires

  • Le cas échéant, vous autoriser à transmettre des informations à un tiers.

Vous ne devez jamais partager les Données liées à votre compte PeopleDoc avec quiconque, y compris votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Nous vous recommandons d'utiliser un mot de passe unique pour votre compte PeopleDoc (mot de passe qui n'est pas associé à d'autres sites web). Nous vous conseillons de vérifier votre compte PeopleDoc régulièrement pour vous assurer que vos Données n'ont pas été altérées ou modifiées.

En d'autres termes : Ne partagez pas vos informations avec n’importe qui. Faites attention aux mots de passe que vous créez.

Toute activité suspecte concernant votre compte, y compris les messages automatisés ou les appels téléphoniques de tiers que vous ne pouvez pas identifier, doivent être signalés à votre employeur et à PeopleDoc en suivant les informations de la rubrique Comment contacter PeopleDoc ci-dessous.

En d'autres termes : Si vous pensez qu'il y a un problème avec votre compte, faites-le nous savoir.

 

4. Comment et pourquoi nous partageons les données que nous recevons

Nous travaillons avec des sociétés tierces, ou sous-traitants, qui nous aident à fournir et à améliorer nos services. Nous transférons des informations à ces sous-traitants qui nous aide à développer notre activité. Ceux-ci peuvent notamment nous fournir des services relatifs à nos infrastructures techniques en analysant la façon dont nos services sont utilisés, ou encore nous fournir un service clients ou mener des recherches et des sondages. Ces sous-traitants doivent se conformer à des obligations strictes en matière de traitement des Données relatives aux services, et ce, conformément à la présente Politique de Confidentialité, et à la législation applicable.

En d'autres termes : Nous travaillons avec d'autres entreprises pour rendre votre expérience aussi satisfaisante que possible. Ces entreprises offrent le même niveau de respect de données que nous, c'est pourquoi nous leur faisons confiance.

Nous ne permettrons pas que vos données, y compris les Données Personnelles, soient accessibles à d'autres personnes que celles prévues dans la présente politique de confidentialité et dans le cadre de la fourniture de nos services. Pour être encore plus précis, nous ne vendons, ne louons, n’échangeons ou ne partageons pas vos données, y compris les Données Personnelles, avec des tiers sans votre autorisation préalable, ni à d'autres fins que celles demandées ou acceptées.

En d'autres termes : Nous ne mettons pas vos données à disposition d’entreprises ou de personnes non habilitées et n’ayant pas à avoir un droit d'accès dans le cadre de la fourniture de nos services.

Si nous sommes impliqués dans une fusion, une acquisition ou une vente de la totalité ou d'une partie de nos actifs, vos données peuvent être transférées à l’acquéreur et vous serez informé de tout transfert de propriété ayant des conséquences sur le traitement ou l’utilisation de vos Données, ainsi que les choix dont vous pourriez disposer par rapport à ce changement.

En d'autres termes : Vous serez toujours informé des modifications apportées quant au traitement de vos données.

 

5. La conservation des données

Nous conservons les Données que nous traitons sur les Utilisateurs pendant le temps nécessaire pour fournir les services ou répondre aux demandes. Nous ne conservons et utilisons ces Données que si cela est nécessaire pour se conformer aux accords de PeopleDoc, aux obligations légales et au règlement des différends. Aucune Donnée n'est conservée autrement que dans l’objectif initial décrit dans cette politique.

En d'autres termes : Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire et pour les finalités convenues dès le départ.

Si vous êtes un employé d'un de nos clients et que vous ne souhaitez plus utiliser nos Services, veuillez contactez ce client. Vous interagissez directement avec votre employeur.

En d'autres termes : Si vous êtes un employé actuel d'un de nos Clients, contactez-les directement pour des questions de conservation de données.

 

6. Comment gérer ou supprimer vos Données ?

Si vous demandez l'accès, la correction, la modification ou la suppression de données inexactes, vous devez en faire la demande à votre employeur. Si vous cherchez à accéder, à corriger, à modifier ou à supprimer des Données qui ne sont plus reliées à votre employeur, vous pouvez nous contacter sur Comment contacter PeopleDoc. Les utilisateurs sont généralement en mesure de supprimer les Données sans notre participation, cependant, si vous demandez à PeopleDoc de supprimer les Données, nous répondrons à cette demande dans un délai raisonnable, compte tenu du risque lié au maintien de ces Données.

En d'autres termes : Vous pouvez accéder, corriger, modifier ou supprimer vos données, et nous contacter si vous ne pouvez pas le faire vous-même.

7. Demandes légales concernant vos Données

Nous pourrions partager vos informations afin de répondre aux enquêtes, aux ordonnances judiciaires, aux procédures judiciaires, à l'enquête, à la prévention ou à l'action contre les activités illégales, les fraudes présumées ou les situations comportant des menaces potentielles pour la sécurité physique de toute personne, violations des Conditions d'Utilisation de PeopleDoc ou autre cas prévu par la loi.

En d'autres termes : Si quelque chose ne va pas et qu'une autorité requiert vos données, nous devrons peut-être les transmettre à cette autorité.

 

8. Trackers

Lorsque vous naviguez dans les Services, des informations sont susceptibles d'être enregistrées ou lues dans votre terminal par l’intermédiaire des cookies selon les choix effectués dans votre navigateur.  Nous utilisons des services d'analyse Web qui utilisent des « cookies », des fichiers texte qui sont enregistrés sur votre ordinateur et permettent d'analyser l'utilisation d'un site. Les informations relatives à votre utilisation de ce site (y compris votre adresse IP) générées par le cookie sont transférées vers un serveur et enregistrées sur ce dernier.

Ces services utilisent ces informations pour évaluer votre utilisation des Services afin de compiler des rapports sur les activités du site pour PeopleDoc. Ces services peuvent également transférer ces informations à des tiers, dans la mesure où cela est légalement spécifié ou dans la mesure où des tiers traitent ces données pour leur compte. Ces services ne connectent en aucun cas votre adresse IP à d'autres données enregistrées par eux.

Avec l’acceptation de cette Politique vous déclarez que vous consentez au traitement des Données collectées à votre sujet par ces services de la manière décrite ci-dessus, et aux fins décrites ci-dessus.

Google Analytics: vous pouvez vous opposer à la collecte de données par Google Analytics sur leur page d'opposition.

Hotjar: vous pouvez vous opposer à la collecte de données par Hotjar sur leur page d'opposition.

PeopleDoc s’engage en conséquence à obtenir, dans le respect des dispositions légales, votre consentement préalable pour la mise en place de tout traceur nécessitant votre information et accord préalables.

En d'autres termes : Nous utilisons des services d'analyse Web qui utilisent des « Traceurs » pour évaluer et améliorer nos services. Vous pouvez vous désabonner de ces services d'analyse en suivant les liens indiqués ci-dessus.

 

9. Espace Économique Européen

Les données collectées dans l'Espace Économique Européen (« EEE ») peuvent être transférées vers des pays extérieurs à l'EEE aux fins décrites dans la présente Politique de Confidentialité. Nous suivons les principes du droit de l'Union Européenne et nous obtenons non seulement en obtenant votre consentement pour légitimer les transferts de données de l'EEE vers les États-Unis et d'autres pays, mais aussi en concluant des accords contenant des clauses contractuelles types établies par la Commission européenne ou tout autre moyen conférant des garanties appropriées au sens du droit de l'Union Européenne. Vous pouvez nous contacter à l'aide des informations fournies ci-dessous pour toute question ou préoccupation concernant le transfert de Données en dehors de l'EEE.

En d'autres termes : Vous êtes citoyen européen vivant en Europe ? Nous pouvons transférer vos données, mais ne vous inquiétez pas, nous avons des accords en place afin que tout le monde respecte vos Données comme nous les respectons.

 

10. Notification de sécurité et de violation

Nous avons des engagements relatifs à la sécurité de nos Services et nous avons mis en place des mesures physiques, administratives et techniques visant à empêcher l'accès non autorisé à vos Données. Nos politiques de sécurité couvrent la gestion de la sécurité pour les opérations internes et nos Services. Ces politiques, certifiées ISO/CEI 27001 : 2013, régissent tous les domaines de sécurité applicables aux Services et s'appliquent à tous les employés de PeopleDoc. Vous pouvez vérifier notre certificat ISO/CEI 27001 : 2013 ici.

En d'autres termes : Nous sommes très engagés dans la sécurité, tellement engagés que nous avons un certificat ISO pour cela !

Nous évaluons et répondons rapidement aux incidents qui créent des soupçons de manipulation non autorisée des Données. L'équipe globale de sécurité de l'information et l'équipe juridique de PeopleDoc sont informées de ces incidents et, selon la nature de l'activité, définissent des processus et les modalités d'intervention pour faire face aux incidents. Si nous déterminons que vos Données ont été détournées ou autrement acquises de manière erronée par un tiers, nous vous en informerons sans délai.

En d'autres termes : Nous avons une équipe formidable qui surveille toutes les activités suspectes et nous travaillons dur pour qu'elles ne se produisent pas.

Les Services de PeopleDoc ne sont pas conçus pour les personnes de moins de treize (13) ans ou pour des mineurs tels que définis dans les lois ou règlements locaux. Nous ne collectons ni ne conservons volontairement de l'information sur ces personnes. Si vous croyez que nous avons pu recueillir des données auprès de personnes âgées de moins de 13 ans ou d'un mineur tel que défini dans votre pays, veuillez-nous en informer via Comment contacter PeopleDoc. Nous prendrons alors les mesures appropriées pour investiguer et, le cas échéant, supprimer ces informations.

En d'autres termes : Des enfants ! Nous les aimons, mais leurs données ne sont pas destinées à être ici. Faites-nous savoir si vous pensez que des données sur des mineurs ont été collectées.

 

11. Modifications apportées à cette Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour – et surtout améliorer – cette Politique de Confidentialité de temps en temps, en ayant à l'esprit de ne jamais rétrograder les niveaux de sécurité déjà fournis. Vous serez informé de tout changement important dans la manière dont nous traitons vos Données et nous vous donnerons accès à la Politique de Confidentialité révisée avant que vous ne continuiez à utiliser nos Services.

En d'autres termes : Nous vous informerons si quelque chose d’important change dans cette politique, nous vous conseillons à consulter cette politique régulièrement.

Nous vous encourageons également à consulter périodiquement la Politique de Confidentialité pour obtenir les toutes dernières informations sur nos pratiques de confidentialité et à nous contacter pour toute question. 

En d'autres termes : À bientôt ! C'est toujours un plaisir. 

 

12. Comment contacter PeopleDoc

Si vous avez des questions sur cette politique, envoyez-nous un email sur privacy@people-doc.com.

En d'autres termes : Contactez-nous !

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