Si la transformation digitale nous a appris une chose, c’est bien la nécessité pour les entreprises de s’adapter en continu afin de répondre aux besoins et aux attentes de leurs clients externes. Mais aussi de leurs clients internes, les collaborateurs, et ce, afin de booster les performances globales de l’organisation. Moderniser et simplifier les processus RH apparaît comme un prérequis.

« La robotisation des tâches chronophages et répétitives qui est permise par la mise en place de solutions innovantes, ou le fait de ne pas avoir à saisir la même information dans différents outils, permet aux équipes RH de gagner du temps et de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des talents ou l’accompagnement des collaborateurs qui en ont le plus besoin », déclare Kenza El Khomri, Directrice des services chez UKG.

Pour aller plus loin, il convient d’analyser les données, de suivre l’évolution des indicateurs de performance et d’ajuster si besoin la stratégie pour améliorer ses résultats.

 

Exploiter et analyser les données au service d'une meilleure compréhension de l'entreprise

Piloter l’activité RH de manière efficace induit de disposer de données pertinentes et de tableaux de bord faciles à lire. Il est essentiel de connaître le nombre de demandes des collaborateurs, leur nature, les délais de réponse des équipes RH, le taux de fermeture des tickets des demandes collaborateurs, etc. Et d’être en capacité de voir en un coup d’œil ce qui fonctionne ou non afin de réagir au plus vite, en prenant des décisions éclairées, ciblées et stratégiques.

Lire aussi : Ressources humaines et usages de la data

Mais lorsqu’on parle d’exploitation des données et de vision analytique, 78 % des décideurs RH considèrent que leur fonction n’est pas mature sur ces sujets. 61 % des DRH utilisent différents tableaux Excel pour produire leurs indicateurs de performance… (Keyrus)

« On doit faire comme les commerciaux ont fait avec les CRM. On est passé d’outils qui faisaient juste un enregistrement d'actes commerciaux à des outils de gestion de la relation client. Les CRM regroupent la totalité des données, alimentent les différents systèmes et permettent de recevoir de l’information à travers un guichet unique. Toutes les infos sont mises à jour, fiables, au même endroit et gérées de façon dynamique. On doit faire la même chose dans les RH », déclare Sébastien Maire, Partner chez Palmer Consulting.

Centraliser les données et les analyser reste le meilleur moyen d’impacter positivement l’expérience des collaborateurs. Contrairement aux idées reçues, la création de tableaux de bord ne nécessite pas de compétences particulières. Aujourd’hui, les solutions innovantes proposent des fonctionnalités de reporting avancé et des tableaux de bord que les équipes RH peuvent configurer pour répondre à leurs besoins.

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Les bénéfices des technologies RH : réduction des coûts et des frictions, suppression des tâches inutiles, assurance de la continuité d'activité

Grâce aux données et leurs analyses, les équipes RH sont en mesure de répondre à au moins trois objectifs majeurs :

  • Améliorer la performance RH

Je veux monitorer les coûts
Je veux vérifier la pertinence de ma communication
Je veux fluidifier le travail d’équipe 
Je veux assurer la conformité réglementaire
Je veux optimiser la productivité et monitorer mon activité

  • Simplifier la vie des collaborateurs

Quelles sont les demandes les plus courantes ? Quelles sont les actualités partagées par l'équipe RH les plus lues ? Combien de documents vos collaborateurs doivent-ils signer ? Etc.

 

Les outils RH donnent de la visibilité sur l’expérience collaborateur et permettent d’utiliser les données pour mieux informer les collaborateurs. Il convient d’évaluer les données RH de la base de connaissances, un portail salarié qui permet aux équipes RH de partager des articles avec les collaborateurs, et d’adapter les contenus aux besoins et attentes réelles.

 

Avec la pandémie, la base de connaissances a démontré une fois de plus son utilité.

« Nous avons vu que beaucoup de nos clients ont créé des contenus dédiés à la situation COVID-19 et que les employés le lisent : + 25 000 % de vues entre février et mars [2020] ! Actuellement, les articles relatifs à la COVID-19 sont beaucoup plus populaires que les autres articles », déclare Alexis Charrier, responsable de l'équipe BI et Data Analytics chez UKG. Il ajoute : « Le nombre de demandes d'employés concernant la Covid-19 a augmenté très rapidement, avec une hausse de +6 900 % [sur la même période]. »

  • Booster la motivation des équipes

Selon Edgar Grospiron, « l’entreprise se doit de créer les conditions pour que les collaborateurs trouvent leur motivation. Tout le monde peut être adressé, mais il faut avoir en tête que si les trois leviers de motivation personnels sont universels, la motivation est une affaire très personnelle. »

• Le collaborateur doit avoir le sentiment de pouvoir réaliser des ambitions personnelles ;
• d’apporter sa touche grâce à ses talents et y prendre un certain plaisir ;
• et de monter en compétence et de s’accomplir professionnellement.

 

A la lumière de ces informations, il est important de partager les résultats de performances avec chacun, de manière individuelle et collective. Les retours d’expérience s’avèrent essentiels :

« Nous essayons de maximiser le plus possible les usages et les outils pour décharger les RH opérationnels de toutes les tâches où leur expertise n’est pas nécessaire » « Entre l’établissement du contrat de travail et la réception de celui-ci signé, il pouvait se passer dix jours. Il ne s’agissait pas de temps de travail effectif, mais bien de la durée sur laquelle pouvait se dérouler le processus. Aujourd’hui, il faut environ deux heures de temps cumulées », commente Florence Biltz, Responsable des Systèmes d’information et digital RH chez ENGIE Solutions.


« In fine, l’outil a classé quelque 12 000 documents sur les six derniers mois. C’est un chiffre impressionnant. Le nombre de documents à traiter peut grimper rapidement. C’était le cas en septembre, nous avons accueilli environ 350 à 400 nouveaux collaborateurs. Dans le cadre de la gestion de tous ces dossiers d’embauche, la prédiction des documents nous a offert un gain de temps phénoménal. Nous avons divisé par deux le temps de classement, ce qui a bien évidemment augmenté le nombre de documents classés et réduit les erreurs ! Les professionnels RH n’ont plus besoin de rechercher au sein du menu déroulant le bon intitulé. Le niveau de précision est tel, qu’il leur suffit aujourd’hui de valider le type de document proposé. Nous avons gagné en confort de travail, c’est évident », explique Sandrine Vassal, responsable Service du personnel et mission handicap, chez Mazars France.

« En octobre 2021, 3 641 d’entre eux ont ouvert leur coffre- fort (contre 1500 sur 3 650 agents, un an plus tôt). Le processus est enclenché. Nous avons anticipé le calendrier des réformes car la dématérialisation des documents administratifs est obligatoire pour les fonctionnaires d’Etat mais pas encore pour les fonctionnaires territoriaux. Le coffre-fort représente pour nous un produit d’appel et nous avons une stratégie de diffusion de nos documents administratifs à destination des agents de l’ensemble de la Métropole et de la ville d’Orléans », raconte Jean-Marie Pénicaud, Administrateur Fonctionnel SIRH, Responsable du Pôle Système d'Information, de la Métropole d'Orléans. 

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Comprendre les attentes des collaborateurs pour offrir une qualité de service RH premium

Au travers des données, les équipes RH ont l'opportunité de mieux connaître les collaborateurs de l'entreprise, de répondre à leurs attentes, de favoriser l'engagement et d'augmenter le taux de rétention des talents.

Alors, que sait-on des collaborateurs et de leurs (nouvelles) attentes ?

Différentes études s'accordent sur le fait qu'ils veulent se sentir utiles au sein de leur entreprise, avoir de la reconnaissance, avoir la confiance de leur manager et de leur direction, ou encore un meilleur partage des informations.

Depuis la pandémie, les collaborateurs qui ont pu l'expérimenter, aspirent aussi à un mode d'organisation du travail mixant présentiel et distanciel. Au point, qu'une enquête dévoilée en décembre 2021, révèle que plus d'un salarié sur trois affirme qu'il cherchera un nouvel emploi si son employeur actuel lui impose de revenir à temps plein au bureau (Qualtrics).

 

Lire aussi : DRH, quelles sont les nouvelles attentes de vos collaborateurs ?

 

Il est certain que les attentes et les besoins des collaborateurs se révèlent très divers. Engager une démarche de marketing RH fait aujourd'hui partie des must-have de la boîte à outils RH.

Gabriel Dabi-Schwebel, co-auteur de 3 méthodes marketing pour les RH explique que "Les RH invitent l'entreprise à se repenser, à repenser ce qu'elle propose à ses collaborateurs, ce qu'elle fait pour les attirer, ce qu'elle fait pour les retenir. En cela, le marketing RH est un travail de long terme dans lequel il faut s'inscrire en étant authentique, objectif, en travaillant à plusieurs..."

Mathilde Le Coz, DRH de Mazars France, ajoute "Je crois beaucoup au marketing RH. Peut-être qu'on l'associe aux sujets com', paillettes, etc. Mais lorsque je parle de marketing RH, c'est la stratégie marketing, la méthodologie de travail. En RH, cibler ses interlocuteurs, segmenter ses programmes en fonction des besoins de ses clients, que ce soient des prospects, des candidats ou les collaborateurs de l'entreprise, j'y crois beaucoup. C'est le sens du service et c'est aussi la mesure du retour sur investissement. Les programmes que l'on met en place sont-ils efficients de manière qualitative et quantitative ?"

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