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La première attente d’un collaborateur n’est-elle pas de recevoir sa paie en temps et en heure ? Lorsqu’une catastrophe naturelle a mis en péril la sécurité d’un collaborateur et la qualité de son service RH, Total Petrochemicals a dû revoir ses processus. Récit.

Quand l’ouragan Harvey paralyse le service RH

Les formulaires papiers sont tout sauf pratiques, vous en conviendrez. Mais saviez-vous qu’ils pouvaient également porter atteinte à la sécurité de vos collaborateurs ? Suite à une mauvaise expérience, Michelle Morris, responsable de la paie et du département RH chez Total American Services, a décidé de mettre un terme à leur usage.

En août 2017, Harvey – l’ouragan le plus violent qu’aient connu les États-Unis depuis 2005 – s’abat sur Houston, au Texas. Situé au cœur de la ville, le siège de la société Total American Services ferme ses portes en prévision de la tempête qui ne devait durer que deux jours. Avant la fermeture, les professionnels RH font le nécessaire pour assurer la prochaine paie des salariés. Mais tout ne se passe pas comme prévu.

L’équivalent d’un mètre de pluie et des vents à plus de 200 km/h se sont abattus sur la ville, obligeant les collaborateurs à se calfeutrer chez eux pendant cinq jours. À mesure que le temps passe, le traitement de la paie des salariés payés à l’heure prend du retard. Mais comme le processus de gestion de la paie de Total repose sur des formulaires papier de demande de modification (Personnel Change Request ou PCR), les collaborateurs payés à l’heure – soit près de la moitié des 2 500 personnes employés aux États-Unis – risquent de ne pas recevoir leur salaire à temps.

Parce qu’un malheur n’arrive jamais seul

Pour Barbara, responsable de la paie, il est impensable de priver les employés de leur salaire. Ceux qui travaillent dans d’autres États n’ont aucune raison de pâtir des effets de l’ouragan ; et ceux qui sont sur place comptent probablement sur leur revenu pour les aider à faire face au deuxième sinistre naturel le plus coûteux de l’histoire du pays après l’ouragan Katrina.

Barbara et son mari décident donc de braver les inondations pour se rendre au bureau et ramener les formulaires PCR à l’abri chez eux. Barbara se met au travail, mais une coupure Internet l’empêche de continuer. Elle n’a pas d’autre choix que d’attendre, et personne d’autre n'est en capacité de prendre le relai, car elle seule possède les documents papier.

La nécessité du passage au numérique

Barbara a finalement pu traiter les formulaires à temps. Quand cette histoire est remontée aux oreilles de Michelle Moris, cette dernière a immédiatement décidé d’entamer un processus de digitalisation. Pour elle, « personne ne devrait jamais avoir à prendre de tels risques ».

Suite à l’ouragan Harvey, l’entreprise a décidé d’adopter une solution qui permettrait aux professionnels RH de créer, gérer et stocker les documents numériques des salariés en un seul endroit, pour que n’importe quel utilisateur autorisé puisse y accéder, n’importe quand et depuis n’importe où. Michelle et son équipe ont choisi PeopleDoc Employee File Management (EFM) : non seulement cette solution répondait à tous leurs besoins, mais ils ont également apprécié l’interface et l’expérience utilisateur. « La plateforme est très esthétique, facile à utiliser et pas besoin de faire appel à l’équipe informatique pour intégrer un nouveau workflow ou un process de sécurité : on peut tout faire soi-même », a-t-elle confié.

Les fonctionnalités de sécurité conçues pour la fonction RH ont également été très utiles. « Les demandes juridiques que nous recevons viennent la plupart du temps de l’extérieur, et nous devons envoyer des documents à des avocats qui se trouvent également hors de l’entreprise. Plus besoin de compresser et d’encrypter ces documents : il nous suffit maintenant de les déposer sur la plateforme, et ce en toute sécurité. » Les équipes RH peuvent également gérer les accès à la plateforme en fonction des types de documents et des rôles utilisateurs.

Total avait trouvé la solution qui lui convenait : PeopleDoc EFM ; il était maintenant temps de passer à la phase d’implémentation. À la grande surprise de Michelle, le processus d’implémentation s’est déroulé très simplement : « J’avais déjà installé des logiciels de gestion des documents par le passé, mais cette fois c’était très différent : il s’agit de loin du système le plus simple et le plus convivial que j’ai vu. Avant, nous devions souvent faire appel à l’équipe informatique pour nous aider à définir les paramètres de conservation et les types de documents. Avec PeopleDoc, tout peut être géré au niveau des RH », a-t-elle déclaré.


Étendre les avantages aux services partagés

Comme vous pouvez vous en douter, les premiers documents RH numérisés ont été les PCR, dont les équipes RH avaient besoin pour traiter la paie le soir où l’ouragan Harvey a éclaté. Mais la transformation a rapidement été étendue à toute l’entreprise, avec l’intégration de PeopleDoc EFM au sein de Total Shared Service Company, une entité à part chargée de gérer tous les services partagés de l’entreprise, y compris les RH.

Le centre de services partagés de Total est actuellement en train de numériser d’autres documents papier, notamment les formulaires utilisés pour mettre à jour les informations collaborateurs lors des mutations ou des promotions professionnelles. Avant, ces documents devaient être scannés, puis envoyés par email à la personne concernée. Grâce à l’automatisation des processus, les équipes RH peuvent désormais réaliser toutes ces tâches par voie numérique dans PeopleDoc EFM – fini le papier !

Le département RH découvre peu à peu tous les aspects de l’entreprise que le numérique peut améliorer. Pour Michelle, « l’environnement de staging de PeopleDoc EFM est particulièrement pratique : si quelqu’un vient me voir pour me suggérer d’utiliser telle ou telle fonctionnalité PeopleDoc, je peux lui répondre "Ok, Essayons !". La plateforme est vraiment intuitive ».


Faire place nette dans le bureau d’Angie

Pour aller plus loin, Michelle étudie l’ensemble des processus de travail de ses collaborateurs. En cartographiant les processus, elle constate que tous génèrent des documents qui finissent au même endroit : dans le bureau d’Angie. En effet, la représentante RH chargée de constituer et de gérer les dossiers collaborateurs stocke tous ces dossiers dans un caisson de rangement plein à craquer près de son bureau.

Michelle et son équipe ont hâte de ne plus avoir à fouiller dans le bureau de leur collègue pour retrouver un dossier. Leur but est simple : « Pour chaque nouveau processus, remplacer l’étape « bureau d’Angie » par « plateforme PeopleDoc ».

 

 

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