Afin de faciliter le partage d’information entre ses 37 bureaux RH répartis sur le territoire, Mazars s’est intéressé dès les années 2014 à la dématérialisation du dossier collaborateur et à la signature électronique. Durant l’été 2020, les équipes RH ont écrit une nouvelle page de la transformation digitale de leur organisation en devenant les bêta testeurs de Smart Document Classification. Cette nouvelle fonctionnalité de UKG leur a permis de diviser par deux le temps de classement d’un document. Explications.



Mazars ou les deux pieds dans l’innovation RH en continu

📖 Voir Glossaire : Dématérialisation des documents RH

S’il existait un art de cultiver l’innovation RH, Mazars ferait indéniablement partie des maîtres en la matière. Car le groupe international indépendant d’audit, de conseil et de services aux entreprises a fait de l’innovation RH une valeur forte de son organisation, matérialisée par des actions concrètes : collaboration avec l’écosystème startup, test de nouveaux outils digitaux, mise en place de nouvelles pratiques RH… « Lorsque nous avons l’opportunité d’expérimenter de nouveaux outils qui répondent à nos enjeux de digitalisation et de dématérialisation des documents, nous nous lançons », explique Sandrine Vassal, responsable Service du personnel et mission handicap.

Aussi, lorsque les équipes RH de Mazars ont eu l’opportunité de devenir les bêta testeurs d’une nouvelle fonctionnalité développée par UKG grâce au Machine learning, celles-ci ont bondi sur l’occasion. Et pour cause, avec près de 3 700 collaborateurs en France et 280 000 documents à gérer, une classification automatique des documents aussi rapide qu’efficace représente un objectif phare pour ce grand groupe d’audit qui a à cœur d’optimiser ses processus RH.

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Dès juillet 2020, un nouveau module, Smart Document Classification, est donc venu compléter la solution UKG Document Manager utilisée quotidiennement par les équipes RH pour gérer les dossiers collaborateurs dématérialisés. Le but : éliminer les tâches à faible valeur ajoutée lors du classement d’un document. « Jusqu’alors, nos équipes RH devaient cliquer sur un menu déroulant et choisir s’il s’agissait bien d’un relevé d’identité bancaire, une pièce d’identité, un justificatif d’un événement familial (déclaration de grossesse, naissance, décès…), une attestation de sécurité sociale, etc. Cela peut être n’importe quel document qui constitue la vie administrative d’un salarié », déclare l’experte RH. Au total, les équipes de Mazars jonglent avec pas moins de 80 types de documents.

« Et il y a ce qu’on appelle une bonne distribution », renchérit Bertrand Compère, Product Owner – Data (Machine Learning) chez UKG qui a conduit le projet. « Cela signifie qu’il y a environ le même nombre de documents par type de document », précise-t-il. Des conditions optimums pour éprouver la fiabilité du module.

 

Retrouvez également Bertrand Compère dans cette Masterclass intitulée Mythes, légendes et réalités de l'IA appliquée aux RH : La conduite du changement au coeur de la transformation RH

 


Smart Document Classification : un été pour tout changer

« Il y a eu quatre grandes étapes réalisées au cours de l’été 2020 », se souvient Bertrand Compère :

  • L’étude des données
  • L’entraînement d’un modèle de “Machine Learning”
  • La mise en production
  • La phase bêta.

« On pourrait ajouter une cinquième étape : l’ajustement en temps réel, une sorte de mise à jour », précise le spécialiste.

« Au fur et à mesure que les équipes RH classaient des documents, l’outil a affiné sa reconnaissance de chaque type de document », souligne Sandrine Vassal. Et de poursuivre : « In fine, l’outil a classé quelque 12 000 documents sur les six derniers mois. C’est un chiffre impressionnant. Le nombre de documents à traiter peut grimper rapidement. C’était le cas en septembre, nous avons accueilli environ 350 à 400 nouveaux collaborateurs. Dans le cadre de la gestion de tous ces dossiers d’embauche, la prédiction des documents nous a offert un gain de temps phénoménal. Nous avons divisé par deux le temps de classement, ce qui a bien évidemment augmenté le nombre de documents classés et réduit les erreurs ! Les professionnels RH n’ont plus besoin de rechercher au sein du menu déroulant le bon intitulé. Le niveau de précision est tel, qu’il leur suffit aujourd’hui de valider le type de document proposé. Nous avons gagné en confort de travail, c’est évident. »

L’outil Smart Document Classification reconnaît même des documents susceptibles de se présenter sous différents formats. Tout est une question d’entraînement ! « En effet, les déclarations de grossesse par exemple varient selon qu’elles sont produites par un médecin, la sécurité sociale ou un autre organisme », explique notre interlocutrice. Pour autant, même si les formats diffèrent, les informations renseignées sont bel et bien similaires d’un document à l’autre. « Nous entraînons le modèle afin qu’il apprenne que les informations ne sont pas toujours présentées dans le même ordre et que pour autant, le type de document est bien identique », détaille Bertrand Compère.

« A terme, nous aurons une uniformisation du classement des documents, ce qui permettra aussi d’y voir plus clair et de faciliter les recherches de documents. Les perspectives à l’échelle du groupe sont très intéressantes », conclut Sandrine Vassal.

Le dossier collaborateur dématérialisé simplifie le quotidien des équipes RH. Il répond aux enjeux de productivité RH et de respect de la conformité. Pour en savoir plus, regardez notre webinar animé par des experts.

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