Début juin, la société Derichebourg Multiservices recevait le Trophée d’Or des Victoires des leaders du capital humain, dans la catégorie Digitalisation et e-RH. Pour en savoir plus sur les initiatives du groupe, le Blog de la digitalisation RH est parti à la rencontre de Romain-Xavier Lavaud, responsable Projets et Marketing RH au sein de cette organisation qui compte une équipe de 150 professionnels RH au niveau global pour gérer pas moins de 37 000 collaborateurs ! L’occasion également de revenir sur la vision RH portée par Derichebourg Multiservices, spécialiste du Facility Management.

Un trophée au cœur de la conduite du changement

📖 Voir Glossaire : Conduite du changement RH

« Un regard extérieur indique que nos initiatives digitales, et notamment sur le volet RH, sont pertinentes. Obtenir le Trophée d’or donne en quelque sorte une légitimité à nos actions. Et nous permet de renforcer notre communication auprès de tous nos collaborateurs », déclare Romain-Xavier Lavaud, responsable Projets et Marketing RH chez Derichebourg Multiservices.

En effet, si les projets récompensés par les Victoires des leaders du capital humain (organisées par le groupe Leaders League), permettent d’inspirer les entreprises en quête d’idées innovantes, il contribue aussi à valoriser les efforts menés par les équipes RH auprès des collaborateurs.

« Ce concours, nous a permis de remettre en lumière notre projet et d’attirer une nouvelle fois l’attention de nos collaborateurs. En effet, ils connaissent déjà les actions menées par nos équipes RH, car ils reçoivent nos communications directement dans leur coffre-fort électronique par exemple, précise Romain-Xavier Lavaud. Nous leur détaillons ainsi l’offre de services RH et les bienfaits de la digitalisation : un service RH proche d’eux, et ce, même s’ils vivent sur un territoire enclavé, loin de leur agence de rattachement administrative, etc. »

Nul doute, la communication RH reste un facteur clé d’une conduite du changement efficiente. Car susciter l’adhésion autour d’un projet de digitalisation RH n’est pas chose aisée, « et tous les profils sont concernés ». « Nous avons des collaborateurs friands de ces évolutions. D’autres sont plus réticents, mais à renfort d’accompagnement et d’explication, ils comprennent l’intérêt pour eux et adhèrent au projet. Il y a également ceux qui attendent de voir parce qu’ils se sentent plus à l’aise avec les processus traditionnels. Ils se laisseront probablement convaincre en voyant qu’un collègue a eu une réponse à sa demande RH en 24 heures alors que pour eux cela aura pris une semaine par exemple. Nous avons également une population de collaborateurs peu familière aux outils digitaux, « numériquement distants ». Nous avons donc mis en place un SAV RH, composé d’une équipe dédiée pour répondre aux questions de nos collaborateurs soit par téléphone, soit par email. Parallèlement, nous avons lancé des formations en informatique ou plus spécifiquement sur les outils que nous utilisons, dans un souci d’inclusion digitale », souligne l’expert en marketing RH.

Et les résultats sont là : « Le taux d’accession aux outils augmente. La part des collaborateurs qui utilisent tous les outils croît de manière importante. Plus de 95% de collaborateurs connectés en ce qui concerne le coffre-fort et plus de 20 000 contrats électroniques établis par nos managers et par an. Et les retours du terrain sont très positifs. »

Le projet RH : Horizon 2022

Derichebourg Multiservices est engagé depuis plusieurs années dans une réflexion globale sur la transformation de son organisation. Romain-Xavier Lavaud tient à souligner que le digital demeure un moyen et non un but en soi. Aussi, la stratégie du groupe, et notamment des RH, s’inscrit dans un document d’orientation intitulé Horizon 2022 qui détaille les grands chantiers à mener autour de :

  • l’excellence de service (prestation de service auprès des clients) ;
  • du développement et la valorisation auprès des collaborateurs des sujets de la diversité des effectifs ;
  • du développement d’une politique RH œuvrant pour l’égalité des chances ;
  • du développement d’une politique d’emploi responsable, notamment au niveau des partenariats avec des structures d’insertion ;
  • de l’amélioration globale de la qualité de vie au travail (QVT) ;
  • du développement des compétences et la généralisation de la formation à tous les collaborateurs ;
  • de la mobilité interne ;
  • des achats responsables (fournitures, produits…).

« Le digital nous a permis d’assurer une plus grande proximité avec nos collaborateurs. Il est aussi venu simplifier nos process d’administration et de paie sur des questions récurrentes, ce qui permet à la filière RH de se concentrer sur la compétence et la gestion des carrières. En clair, favoriser la performance, la sécurisation des données, et l’accompagnement des collaborateurs dans la transformation de nos modes de travail. »

Aujourd’hui, 92 % des collaborateurs sont heureux de travailler au sein de Derichebourg Multiservices, rapporte la dernière enquête QVT menée par l’organisation.

Focus sur la digitalisation RH chez Derichebourg Multiservices

        Afin de réussir la transformation digitale du département RH, Derichebourg Multiservices a d’abord réfléchi son parcours collaborateur, puis s’est mis en quête de trouver les meilleurs outils digitaux pour répondre aux exigences du groupe.

« Notre feuille de route était d’avoir un SIRH pour gérer l’ensemble des demandes de nos collaborateurs avec des outils qui nous permettraient de faire du reporting, de trouver facilement un document, de gagner du temps et d’améliorer nos performances », explique Xavier-Romain Lavaud.

C’est désormais chose faite ! A partir du moment où un candidat postule au sein de l’entreprise, il accède à un espace Cloud sur lequel il peut déposer ses documents. Si le candidat est retenu, ses données servent ensuite à la création automatique de son contrat de travail. Celui-ci lui est envoyé et signé de manière électronique. Enfin, le document est stocké dans le dossier collaborateur dématérialisé. « 9 contrats sur 10 sont signés dans la journée qui suit l’édition du contrat, rapporte Romain-Xavier Lavaud. Hier, avec un contrat remis par le manager ou par voie postale, la signature n’arrivait pas en moins de 24 heures après l’édition du contrat, c’est une certitude. »

Un véritable avantage pour cette entreprise spécialiste du Facility Management, qui peut éditer des contrats « de très courtes durées, un à deux jours », souligne notre interlocuteur. Et de préciser : « Sur un contrat de travail très temporaire, borné dans le temps, il pouvait être difficile de rencontrer le collaborateur, de lui laisser le temps de prendre connaissance de son contrat et faire en sorte qu’il ramène le document avant la fin de sa mission. »

Le digital nous permet aussi d’accompagner nos collaborateurs dans leur montée en compétences. Avec Derichebourg Academy, les formations, en ligne, sont accessibles à tou(te)s. L’Academy permet aussi de connaitre les différents métiers du Groupe, de candidater sur l’un d’eux et d’être accompagné pour la prise de poste. 5 000 collaborateurs ont déjà rejoint les bancs de Derichebourg Academy.

La digitalisation RH a un autre bénéfice de taille : « Fini les armoires d’archives et les impressions de dossiers collaborateurs. La modernisation de nos modes de travail, grâce au digital, permet aujourd’hui un meilleur accompagnement des équipes RH auprès des collaborateurs », se félicite le professionnel RH.

Et demain ?

« Sur le volet digital, nous avons déployé les outils qui nous permettent d’assurer un socle de base sur les prestations RH offertes à nos collaborateurs. Désormais, nous allons lancer des projets pour apporter du plus », explique Romain-Xavier Lavaud. En effet, notre défi de demain porte sur les compétences. En tant que leader du Facility Management nous nous devons d’assurer une agilité dans le développement et le placement des compétences de nos collaborateurs au service des besoins de notre client. Nous allons être de plus en plus challengés sur ce sujet. Pour y répondre, nous devons assurer l’inclusion digitale de nos collaborateurs pour assurer un suivi de l’évolution des outils, notamment au moyen d’une application ; et identifier les talents, ou les compétences recherchées, avec un outil de gestion des carrières.

Quelles sont les étapes clés d'un projet de digitalisation RH ? De l'origine du projet au bilan, découvrez les moments majeurs à prendre en compte ainsi que les points de vigilance à respecter.

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